无纸化应付账款：实施指南

切换至无纸化 应付账款 是令人生畏的。这通常意味着将多年的数据数字化、培训员工并改变工作流程。然而，这种改变可以带来巨大的回报。

考虑一下： 列夫维尔研究 发现 50% 的企业因审批周期过长而面临延迟付款和错过折扣的问题。令人震惊的是，79% 的中小企业和 68% 的中型市场公司将手动数据输入和低效流程视为其主要痛点。对于大型企业来说，主要问题是大多数发票都是纸质形式，其中 60% 的企业遇到此困难。

这些数字强调需要一种更有效、更精简的方式来处理 发票, 采购订单及 支付。采用无纸化应付账款流程可以成为解决方案吗？在这篇文章中，我们将深入探讨其中的原因。我们还将指导您过渡到无纸化系统，并分享有关无缝转变的宝贵技巧。

什么是无纸化应付账款？

无纸化应付账款一词是指完全数字化的应付账款流程，无需纸质发票。它涉及到 AP部门 利用技术将发票和相关文件数字化，实现审批流程自动化，并通过电子方式进行支付。

您可以创建一系列专用工具或综合无纸化应付账款软件的技术堆栈，以在一个地方管理所有方面。无论哪种方式，目标都是消除手动步骤，减少出错的机会，并提高速度和效率。

每个企业都希望能够按时向供应商付款并获得提前付款的折扣。但文书工作和官僚主义常常成为阻碍。添加 Excel 和电子邮件，很容易丢失发票、错过付款或延迟报告。

这就是无纸化改变游戏规则的地方。它可以帮助企业管理更多发票，而无需增加员工或延长工作时间。上面的樱桃？一个标准化的 美联社工作流程 随着时间的推移，您可以进行调整以获得更高的效率。

为什么应付账款需要无纸化？

处理一张发票可能会花费您 15 到 40 美元之间的费用。但这是一线希望： 亚洲投资管理协会报告 据透露，自动发票可以降低 29.2% 的成本。假设您每月处理 10,000 张发票，每张发票 10 美元。每年大约节省 300,000 万美元。

现在考虑一下：大约三分之一的受访企业能够进一步降低发票处理成本：高达 50%。这意味着每年可节省 600,000 美元。令人印象深刻，对吧？然而，无纸化的好处不仅仅是省钱。

转向无纸化可以让您的团队优先考虑战略任务。它最大限度地减少人为错误并提高合规性。它通过及时付款来平滑供应商关系。更不用说对环境的影响了。通过无纸化，您可以显着减少公司的碳足迹。

无纸化应付账款系统如何运作？

如果问 AP 职员他们最不喜欢的任务是什么，他们很可能会告诉你：手动数据输入。它无处不在。从输入发票数据到跟踪付款和核对账户，这样的例子不胜枚举。有了无纸化应付账款系统，这种斗争在很大程度上就被消除了。

但这还不是全部。让我们看看无纸化应付账款系统如何运作，以及它如何简化 AP 工作流程的不同方面。

1. 捕获信息并将文档数字化

您可能会从各种渠道收到采购订单、收据和发票——电子邮件、Dropbox、Google Drive、邮寄甚至传真。通常，您需要手动输入此数据或将纸质文档扫描到系统中。这个过程非常耗时，容易出错，并且会延迟供应商付款。

Nanonets 等无纸化应付账款系统具有 AI-OCR（光学字符识别）、预设规则和自动化工作流程等功能。您可以轻松地从任何渠道捕获文档数据。系统在数据到达后立即扫描、提取和验证数据，然后将其数字化。

结构化或非结构化、不同的货币、税收法规和语言——这些都不重要。系统可以处理这一切。您的团队不会盯着 Excel 工作表，手动交叉检查数字。相反，数据将是容易获得、准确且易于搜索的。

2. 自动化审批和匹配工作流程

下一步是让文件获得批准。这通常涉及以物理方式或通过电子邮件将它们发送给负责方，以在传统设置中获得批准。 AP 职员通常必须反复跟进，以确保及时批准。

此外，发票必须与相应的采购订单和收货单相匹配，以避免重复发票、欺诈和错误。它通常涉及手动提取每个文档、打印它们并逐行比较它们。这不是世界上最有趣的工作，当然也不是最有效率的。

当您切换到无纸化应付账款系统时，整个过程都是自动化的。系统根据预定义的审批规则将文档发送给正确的人员。借助 Nanonets，您可以为审批者设置自动提醒和警报，确保他们按时签核。自动状态更新有助于参与审批流程的所有各方实现更透明、更高效的沟通流程。这些更新可以轻松跟踪进度并确保每个人都了解文档的当前状态。

系统还会自动将发票与采购订单和收货进行匹配。如果出现不匹配或差异，它会发出警报，让您尽早发现错误并避免付款延迟或纠纷。这种自动化减少了体力劳动，并显着降低了出错、欺诈活动和潜在财务损失的机会。

3. 以电子方式处理付款

处理付款通常涉及大量文件和文书工作。支票、汇票、银行汇票——凡是你能想到的。这些传统方法需要资源、增加处理时间并延迟供应商付款。

您的 AP 职员必须手动记录每笔付款，确保将正确的金额发送给正确的供应商。他们必须跟踪这些付款，对照银行对账单进行交叉核对，并在出现差异时予以解决。最后，他们必须煞费苦心地将这些付款与原始发票和总账进行核对。这个过程既耗时又容易出错。

但通过无纸化应付账款系统、无缝数据流和自动化工作流程可确保有效缓解这些挑战。它可以与您现有的银行或支付处理器集成，以促进顺利、安全的支付。您可以选择适合您的付款方式 — ACH、信用卡、电汇，甚至虚拟卡。

例如，Nanonets 与 Stripe 和 QuickBooks 集成，促进简化支付，同时保持您的财务记录最新。您可以根据现金流和供应商条款安排付款。

无纸化系统还可以自动记录每笔付款及其相应的发票和供应商详细信息。这意味着不再需要手动记录，也不再需要与银行对账单进行交叉核对。系统会实时标记任何差异（如果有），以便您的团队能够及时有效地解决这些问题。该系统还确保所有付款均根据原始发票和总账准确核对。

4.自动化报告和审计跟踪

对于基于纸质的系统，这些任务通常需要更多的时间和精力。您必须筛选成堆的发票、收据和其他文档，手动输入和交叉引用数据以生成报告。保持清晰的审计跟踪也是一个挑战，因为很容易丢失纸质文档。

通过无纸化系统，您的数据将自动存储在中央存储库中并进行管理。这使得数据检索和报告生成变得轻而易举。无论是月末结算、审计还是财务预测，您都可以立即访问所需的数据。

自动化的实时报告减少了手动数据整合所花费的时间。它还为您的财务运营提供宝贵的见解，帮助您识别趋势、检测异常并做出数据驱动的决策。

至于审计跟踪，系统会记录从发票接收到付款的所有活动，包括所有批准和更改。这种程度的透明度确保了问责制，简化了合规性，并使潜在问题或争议的调查变得更加容易。此外，与 ERP 或会计软件的集成可确保所有财务数据同步且最新，从而降低不准确和重复的风险。

5. 及时向供应商通报最新情况并保持透明度

在传统设置中，供应商关系管理可能非常具有挑战性。逾期付款、发票丢失和沟通不畅可能会导致您与供应商的关系紧张。另外，跟踪每个供应商的条款和偏好可能是一项艰巨的任务。

然而，无纸化应付账款系统简化了这一过程。更快的发票处理和审批意味着可以按时付款，从而提高供应商满意度。该系统还集中存储您的所有供应商信息，使其易于访问和管理。

自动化供应商门户允许供应商提交发票、跟踪付款状态并实时沟通，从而减少来回电子邮件或电话的需要。如果出现延误或差异，系统会自动向双方发送通知、警报和提醒，从而确保透明度并减少误解。

此外，系统可以适应每个供应商的不同付款条件、折扣或其他偏好，无缝管理这些变量。这可确保符合供应商的要求，并使您能够利用提前付款折扣或其他激励措施，优化您的现金流并加强您的供应商关系。

归根结底，过渡到无纸化应付账款系统不仅仅是节省成本和时间。它将您的 AP 流程转变为战略业务功能，以提高效率、透明度和控制力。

如何实施无纸化应付账款系统？

好的，您已经确信无纸化应付账款系统的好处了。您可以看到它如何改变您的财务运营、简化流程并增强控制。但如何实施呢？

以下是分步实施指南，可为您提供清晰的过渡路径：

第 1 步：评估当前流程

确定需要改进的领域以及您面临的挑战。有逾期付款吗？你觉得和解困难吗？是否经常出现错误？这些错误最常发生在哪里？

与您的团队交谈并收集他们的意见。他们的主要痛点是什么？他们大部分时间都花在什么事情上？他们认为流程中的哪些部分最具挑战性或最令人沮丧？此反馈可以帮助您了解无纸化应付账款系统的需求。

第 2 步：定义您的需求和目标

了解当前的情况和挑战后，请确定您希望通过新系统实现什么目标。您想加快发票处理速度吗？提高准确度？增加透明度？减少开支？

设定清晰、可衡量的目标。例如，您可能希望将发票处理时间减少 50% 或在付款对账中实现 100% 的准确性。然后，确定您的功能需求。您需要审批工作流程吗？与您现有的 ERP 或会计软件集成怎么样？您想要实时报告和分析吗？供应商门户？

还要考虑未来的需求。随着您的业务发展，您可能需要加入更多供应商、处理更多发票或遵守其他法规。确保您选择的系统可以扩展并适应这些变化。

第 3 步：研究和评估潜在的解决方案

开始研究可用的无纸化应付账款系统。查看产品描述、博客文章、客户评论、案例研究和演示视频。如果可能的话，参加网络研讨会或产品演示。

市场上有许多无纸化应付账款系统。有些是独立系统，而另一些则可以与您的 ERP 或会计软件集成。考虑各种因素，例如系统的功能、易用性、可扩展性、安全性、客户支持和成本。

寻找专门满足您需求的功能。例如，如果您遇到延迟付款的问题，请选择具有自动提醒和审批工作流程的系统。如果存在数据输入错误的问题，请选择具有先进 OCR 技术的系统，以实现准确、自动的数据提取。

步骤 4：规划并执行实施过程

您选择的应付账款系统的实际实施是关键的一步。它涉及安装或设置软件、迁移现有数据、设置工作流程以及培训员工。

以下是实施过程中需要考虑的事项清单：

• 数据迁移： 确保所有现有数据准确、安全地传输到新系统。这包括供应商信息、发票数据、付款历史记录和其他相关数据。
• 工作流程设置： 配置系统以反映您所需的工作流程和审批流程。确保系统的设置能够满足您的特定需求和要求。
• 整合： 如果您的新系统需要与其他软件（例如您的 ERP 或会计系统）集成，请确保这些集成设置正确并经过彻底测试。
• 训练： 为您的团队提供全面的培训，以确保他们了解如何有效地使用新系统。这可以包括一对一的会议、小组研讨会，甚至是自定进度的在线教程。
• 测试： 在上线之前，彻底测试系统以识别并修复任何潜在问题。这包括检查数据迁移的准确性、测试工作流程、验证集成以及确保系统用户友好且功能齐全。
• 客户支持： 确保您拥有可靠的支持系统。这可以来自供应商的客户支持团队或内部 IT 团队。最好有一个能够在实施期间或实施后期间快速解决任何问题的人。

第 5 步：监控和优化性能

一旦您的无纸化应付账款系统启动并运行，就必须持续监控其性能并确定需要改进或优化的领域。

以下是您可能想要跟踪的 KPI 列表：

发票处理时间： 它衡量从收到发票到付款所需的时间。更短的处理时间可以表明更高效的过程。

每张发票的成本： 这将计算处理发票的总成本。较低的成本表明系统更加高效且更具成本效益。

发票准确率： 该 KPI 衡量无错误处理的发票的百分比。更高的准确率意味着代价高昂的错误的减少。

发票异常率： 这跟踪由于差异或错误而需要手动干预的发票的百分比。较低的异常率可以表示流程更加简化和自动化。

审批周期： 这衡量的是从收到发票到获得批准所需的时间。减少这个时间可以加快整个应付账款流程。

此外，定期审查系统及其对您业务的影响。了解您的团队是否实现了他们的目标？是否存在任何问题或障碍？您的团队需要额外的培训吗？该系统是否因及时付款和更好的沟通而帮助改善了他们与供应商的关系？

无纸化应付账款系统最佳实践

无纸化需要纪律和一致性才能真正有效。您可能已经建立了处理纸质应付账款的标准做法 - 将高于特定阈值的发票发送给管理层批准，将所有发票存储在特定的文件柜中等。

同样，在过渡到无纸化系统时，您应该建立某些最佳实践来最大化您的新数字系统。

1.自动化数据导入

如果您的团队手动将所有发票上传到无纸化系统，那将是一件很痛苦的事情。不断刷新电子邮件收件箱并扫描附件几乎没有效率。

相反，拥有自动数据导入功能将节省您的时间并减少出错的机会。 它还将确保发票顺利流入系统，没有任何瓶颈或延迟。

Nanonets 提供了一整套自动导入选项，包括电子邮件、API 集成、OneDrive、Google Drive、Dropbox 和 Zapier。无论您的发票来自何处，您都可以轻松地将其自动导入系统。

2. 采用智能数据捕获和提取

当您的业务发展时，您可能会收到各种格式、样式、货币和语言的发票。您不能依靠简单的 OCR 和手动数据输入来处理复杂的问题。

AP 部门需要一个智能数据捕获和提取系统来了解复杂性并做出相应调整。这样，您就可以快速准确地处理各种发票。

Nanonets 结合了人工智能和一流的 OCR，可以准确地从发票中提取必要的信息，无论格式或语言如何。结构化、半结构化或非结构化数据——纳米网都可以处理。这确保您可以与不同的供应商合作，而不会出现任何数据缺口或不准确的情况。

3.实施自动化审批工作流程

采购订单、发票和其他财务文件在处理之前通常需要多次批准。手动审批工作流程可能缓慢、不透明、容易受到欺诈，并可能导致错过付款期限。

自动化审批工作流程可以加快这一过程，同时提高透明度。您可以根据发票金额、部门、项目或任何其他条件设置自定义审批顺序。

借助 Nanonets，您可以根据您的业务需求自定义审批工作流程。您可以设置自动路由和审批层次结构的规则，以确保正确的发票在正确的时间到达正确的审批人。通过实时状态更新、自动警报和提醒，您可以清楚地跟踪每张发票的进度、保持透明度并防止任何延迟或错过付款。

4. 设置集成以消除数据孤岛

想象一下花费数小时手动将数据从 AP 系统传输到支付系统、会计系统或 ERP。这不仅耗时，而且容易出错。如果发票金额中额外添加零或漏掉小数点怎么办？

不同系统之间的集成对于确保无缝数据传输并避免任何错误至关重要。它不仅有助于节省时间，而且通过自动三向匹配和协调，还提高了数据的准确性和可靠性。

Nanonets 旨在与其他系统良好配合。它支持与流行的会计、ERP 和支付系统集成，包括 QuickBooks、SAP、Oracle 等。来自 Nanonets 的数据可以轻松地与这些系统实时同步，消除数据孤岛，确保数据传输顺畅、无差错。这样，您可以更多地关注策略，而不是手动数据输入。

5.定期审核和优化您的系统

为了确保您的无纸化系统以最佳状态运行，有必要定期审核和审查系统的性能。如果您跟踪准确性、处理时间和错误率等关键指标，并关注用户反馈，这将会有所帮助。

定期审核不仅可以帮助您发现问题和瓶颈，还可以发现改进的机会。根据这些见解优化您的系统将确保它随着您的业务的发展和增长而继续满足您的需求。

Nanonets 提供强大的实时分析和报告功能来监控您的 AP 流程。借助切实可行的见解，您可以不断提高系统性能、减少错误、提高速度并提高整体效率。

5. 优先考虑安全性和合规性

维护财务数据的安全是一项不容妥协的要求。同样，确保遵守各种法律法规对于避免处罚和法律问题至关重要。

您的无纸化 AP 系统应具有强大的数据安全措施，例如加密、安全数据存储和用户身份验证。它还应该足够灵活，以适应监管要求的变化。

Nanonets 提供高级安全性以确保您的敏感数据安全。它符合全球隐私标准，包括 GDPR 和 CCPA。它使用数据加密和安全云存储等先进的安全措施。 Nanonets 的审计跟踪还保留每项操作的清晰记录，帮助您确保责任和法规遵从性。

最后的思考

过渡到无纸化 AP 流程并非易事。它涉及仔细的计划、战略和实施。然而，使用正确的工具和有效的策略，好处大于挑战。从提高效率和透明度到节省成本和提高安全性，无纸化 AP 系统的优势是无可争议的。

通过利用纳米网的力量，企业可以简化其 AP 流程，实现其运营目标，并为未来的增长做好准备。它减少了体力劳动和相关错误，加速了发票审批流程，提高了数据准确性，并促进无缝系统集成。 Nanonets 非常注重安全性和合规性，为企业提供可靠的解决方案，帮助他们自信地过渡到无纸化环境。

通往无纸化 AP 的道路可能很复杂，但有了 Nanonets，就值得踏上这条道路。未来的机遇——提高效率、降低成本、透明度和数据安全——使得这一旅程对于旨在在数字优先世界中保持竞争力的企业至关重要。

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• Sumber: https://nanonets.com/blog/paperless-accounts-payable/