Microsoft Power Automate 终极教程指南

由柏拉图重新发布

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Microsoft Power Automate 拥有庞大的模板库。让我们为本教程选择一个简单的，其中 我们会将 Gmail 附件保存到我们的 Google Drive 文件夹中。

步骤1： 转到模板部分。如果您搜索“Gmail”，您应该会在第一行找到我们正在讨论的模板。如果没有，请向下滚动以搜索它。

步骤2： 选择模板后，系统会要求您关联您的帐户。链接您的帐户，当连接器前面出现两个绿色勾号时，您可以单击创建流程。

步骤3： 进入屏幕后，您将在屏幕上看到流程的详细信息。让我们选择编辑以查看工作流程。

步骤4： 选择合适的变量。您想只考虑发送到您的收件箱的电子邮件还是只考虑促销信息？查看下拉菜单中的选项。

步骤5： 假设您希望每次发生此流程时都收到通知。我将继续添加另一个步骤，在该步骤中我收到一封电子邮件，说您的附件已上传。

步骤6： 选择 Gmail，然后选择发送电子邮件 (V2)。填写详细信息。

对于电子邮件正文，不要忘记查看动态内容。您可以输入发件人电子邮件、电子邮件主题行和其他动态内容以跟踪通知。

步骤7： 完成后，保存它。在顶部栏上，单击 Flow Checker 以查看是否有任何错误或警告。如果没有，请转到下一个选项，即测试。尝试向您在步骤中提到的电子邮件 ID 发送测试电子邮件。

步骤8： 要检查您的流程进度 – 选择“我的流程”并选择您刚刚创建的流程。在底部，您会看到一个显示 28 天运行历史记录的选项卡。如果状态显示成功，则您的流程可以正常工作。

您可以对其他模板执行类似的步骤。所有 Microsoft Flow 模板都创建了易于使用的预定义步骤。

Microsoft Power Automate 的主要用例之一是创建自动化的业务流程。现在，业务流程可以是任何东西：

或任何其他可以转换为流程图的过程。

业务流程分为阶段和步骤。阶段是主要的检查点。在每个阶段下，您都可以执行多个步骤。完成所有步骤后，该过程将进入下一阶段。

您还可以在流程中包含条件分支、循环和验证器，这使得它们使用起来更加复杂。

让我们试着看看制作一个业务流程从头开始。让我们拿起一些令人兴奋的东西。让我们尝试创建一个发票处理 Power Automate 中的流程。

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Microsoft Power Automate 教程：如何从头开始创建发票处理流程？

在开始处理 Microsoft Power Automate 中的流程之前，我们将首先查看我们需要的所有步骤、数据集、表和连接器。在开始在 PowerApps 中创建业务流程之前，我们需要设置所有其他内容。

所以我们的流程很简单，我们要创建一个流程

当我们在收件箱中收到发票时 -> 从发票中提取数据 -> 将信息存储在 Excel 中的表格中

在我们的例子中，我们将需要以下内容：

同轴连接器：Gmail、一个驱动器、Excel
人工智能模型: 发票处理模型
表: 带有正确标题的 Excel

因此，让我们先从创建 AI 模型开始。

构建人工智能模型

步骤1： 选择 AI Builder 并选择自定义以从标准化文档中提取数据，然后单击开始。

您需要拥有此步骤的 AI Builder 许可证

第一步： 您将被重定向到操作项列表。选择所有与您相关的选项。在我们的例子中，我们假设发票是相当标准化的，因此我们将选择第一个选项

在 Microsoft Power Automate 教程中构建 AI 模型

第 3 步：添加变量

在下一步中，选择您要从发票中提取的信息类型。在这种情况下，预先规划变量会派上用场。

在 Microsoft Power Automate 教程中的 AI 模型中添加变量

在我们的例子中，我们想为发票编号、发票数据和总金额选择字段。我们还可以选择单页表来选择发票中提到的所有项目的整个表。

对于单个表，请确保提及列数并正确重命名。

在 Microsoft Power Automate 教程中的 AI 模型中添加表格

列出要提取的所有信息后，选择完成并选择下一步。

第 4 步：添加集合

集合是具有相同格式的文件集。在不同的集合中上传来自同一供应商的发票。上传文档后，选择字段和表格以反映您需要的值。

打开您上传的任何文档。选择检测词以查看自动检测到的字段。将鼠标悬停在要选择的字段上。然后选择每个字段的值。

在 Microsoft Power Automate 教程中的 AI 模型中添加集合

提示：对于表格，请确保将表格分为列和选项卡，并正确命名标题。

对所有集合中的所有已上传发票执行相同的步骤。

步骤5： 完成后，选择训练模型。然后选择转到您的模型。该列表应显示您的模型以及您在开始时提供的名称。

至此，我们的 AI 模型就完成了。让我们尝试创建一个流程，我们将使用 AI 模型从我们的电子邮件附件中提取数据并将信息保存在 Excel 中。

步骤6： 转到流，选择创建自动流。并选择您想要的触发器。在这种情况下，我们将选择在 Gmail 上接收电子邮件并选择创建。

步骤7： 您会看到仅添加了 Gmail 触发器的流程。选择所需的选项。我将添加一个过滤器，其中处理主题行中带有发票的电子邮件并带有附件。

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步骤8： 添加下一步以使用 AI 构建器处理发票。选择 +New Step 并选择 AI builder。选择“从文档中提取自定义信息”，然后从下拉列表中选择您的 AI 模型。添加文档类型并为表单选择附件内容。

步骤9： 选择新建操作并选择 Excel。选择添加新行，因为您想从发票中提取信息并将数据添加到 Excel 文档的新行中。

提示：在此处开始此任务之前，请确保创建具有正确行和列的 Excel。

步骤10： 从下拉列表中输入您的excel、表格和列数据的所有位置。在这里，您将从发票中提取的数据分配到 Excel 中的正确列。

步骤11： 完成后，选择保存并通过向流程中提到的电子邮件发送带有发票的电子邮件来测试流程。您可以通过检查我的流或监控 > 云流活动来检查流的活动和进度。

为了添加更多检查、验证和批准，我们需要添加更多步骤。

一些可以帮助您创建复杂业务流程的相关视频：

使用 Microsoft Power Automate 的限制

新手用户比较难

Microsoft Power Automate 易于用于两步连接，例如连接 Youtube 和 Twitter、电子邮件和团队聊天等。但是当您尝试业务流程时，该过程会变得越来越困难。整个过程跨多个平台设置，可能需要 WDL 或创建 JSON 文件等知识，这对于非编码人员来说有点混乱。

需要 Office 365 才能使用

如果您的组织使用 Microsoft Office 365，那太好了，您将拥有大部分开始使用的工具。但是，如果您没有，则必须购买一个，因为要使用 Microsoft PowerApps 你需要执照.

需要业务流程的管理员访问权限

创建业务流程时，您将使用需要管理员权限的 Dataverse（之前称为 Common Dataverse）。如果没有管理员访问权限，您将无法使用业务流程的所有功能。

不是独立的应用程序

Microsoft Power Automate 不是独立的应用程序。它可通过 Microsoft Power Apps 获得。

安全问题

攻击者可以使用自动化工作流程下载公司数据、提取密码或向您的客户发送恶意应用程序。在一种情况下，微软宣布他们发现攻击者从跨国公司组织下载数据超过 200 天。 Microsoft Power Automate 流绕过安全网关，这使得有权访问单个公司电子邮件的任何第三方都可以访问整个公司的数据。

难以控制对 Power Automate 的访问

如果您的公司向所有员工提供 Office 365 许可证，并且有几个人能够创建工作流，则很难控制许可证限制。

数据备份保留 30 天

您的工作流程数据仅在系统中保留 30 天。如果您使用工作流来维护审计日志和与合规性相关的活动，这将变得很困难。

仅支持顺序工作流程

您将在 Microsoft Power Automate 中创建的所有工作流都必须是连续的，并且需要一个接一个地执行。添加循环很困难，并且通常需要大量工作。

工作流程的限制

每个工作流只能使用 250 个操作（免费试用用户约为 90 个）。如果您使用循环一次又一次地检查条件，限制可能会很快耗尽。

Microsoft Power Automate 在某些情况下可能不直观。例如，

连接是通过数据下的选项添加的，而不是导航菜单中的连接器选项。
没有保存选项。有一个另存为选项，但会保存现有工作流程的副本。
错误消息频繁出现，并且错误未附有对错误原因的正确解释。如果您在未解决错误的情况下保存，您将丢失整个过程。
Power 自动化工作流程可以在没有警告的情况下运行，并且没有选项可以阻止它。

OCR 工具不先进

AI Builder 下用于数据提取的 OCR 工具不如市场上的其他工具先进。 [来源]

培训材料和客户支持达不到标准

培训材料是通用的，这使得新用户难以导航。 Microsoft Power Automate 平台提供的课程也是基础课程。内容专家在 Youtube 和其他渠道创建的内容比文档更好。客户支持指向通用文章，而没有深入探讨核心问题。 [来源]

无法将输出从一个流发送到第二个流

您无法在第一个流程之后添加第二个流程以继续，因此如果您想向主要流程添加其他步骤，您必须从头开始创建新的工作流程。

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用于业务流程自动化的 Nanonets

Nanonets 是一个无代码自动化平台，可帮助企业在没有 IT 团队的情况下通过智能工作流自动执行手动任务。 Nanonets 为其用户提供直观的界面、拖放模块和广泛的客户支持，使业务流程自动化变得轻而易举。此外，您无需任何外部帮助即可在 1 天内设置 Nanonets！

Nanonets 是一个具有 GDPR 和 SOC2 认证的安全平台。通过基于角色的访问选项，您可以控制谁可以创建工作流并获得对公司数据的访问权限。

[嵌入的内容]

以下是使 Nanonets 成为业务流程自动化的完美选择的一些特性：

现代 UI 可视化编辑器，带有拖放元素，可创建您选择的工作流程
先进的 OCR API，以 >95% 的准确率提取数据。
通过 API 和 Zapier 与 5000 多个应用程序集成。
严格 无代码 环境——无需编写单个代码来自动化业务流程
可用于满足您要求的云和本地托管选项。
为平台上采取的每项行动维护数据日志，并为每次审计做好准备。
直接在收件箱中向相关利益相关者提供自动更新
基于角色的访问控制，限制平台访问并提高安全性
无隐藏费用
24×7 在线聊天支持和个人客户经理
从预建模板中选择或在 15 分钟内创建您自己的模板

纳米网是 Capterra 和 G4.9 评分 2. 超过 1000 家全球企业使用 Nanonets 来自动化手动文档流程。 Nanonets 可用于金融、物流、银行、BPO 等行业，以自动化流程，例如

客户入职
KYC 流程
应付账款
文件验证
数据提取
数据增强
认证
费用管理
付款自动化
文件管理
数字化文件

更多。

如果您使用发票和收据或担心身份验证，请查看 Nanonets 在线 OCR or PDF文本提取器 从 PDF 文档中提取文本 免费。点击下面了解更多信息 Nanonets 企业自动化解决方案.

Nanonets 上的发票自动化与 Power Automate

我们已经在上面提到的教程中看到了在 Power Automate 上自动处理发票的步骤。让我们看看如何在 Nanonets 上做到这一点。

教程：在 Nanonets 上自动处理发票

登录到您的 Nanonets 帐户。您将看到一个类似于下图所示的屏幕。

专注于屏幕底部，选择开始。选择 “发票”预制提取器 从屏幕上。

第 2 步：将发票添加到预训练的发票模型

选择发票和预建的提取器模型后，您将看到如下图所示的屏幕。您必须在下一步中上传您的发票。

点击 +上传文件按钮 导入您的发票。 Nanonets 允许您通过 Zapier 从电子邮件、DropBox、Google Drive、您的设备上传您的发票或创建您自己的 API 集成，而无需编写任何代码。选择您选择的数据源并上传发票。

选择发票并选择上传后，请在上传文件时等待一两分钟。上传后，您将在应用程序上看到所有文件，如下所示：

如果要上传更多文件，请选择 +上传文件 按钮在底部。

第 3 步：检查所有标签

发票模型从您的发票中提取所有必要的信息。单击任何文件时，您可以检查所有数据及其标签。

打开文件后，您可以在左侧屏幕上看到所有提取的数据、它们的标签以及它们在文档中的位置。

第 4 步：批准文件

完成所有更改后，批准文件以保存所有更改。完成此操作后，您将看到特定文件已通过验证。在Manual Review栏下的文档前面有一个检查。

您可以选择手动查看所有发票或继续从文件中提取数据。

要提取数据，请选择 下载提取的数据按钮 在屏幕底部。你会看到这样的屏幕。在提取的文件中选择您想要的字段，或者您可以选择导出所有字段以提取所有提取的数据。

选择要导出的字段后，向下滚动以选择文件类型。

或者，您也可以使用自动导出工作流，将提取的数据自动发送到选定的数据源。

从左侧的工作流选项，您可以为您的发票处理模型添加额外的检查。

提高数据质量

您可以使用可用选项增强提取的数据。

自动审批

添加步骤以添加审批利益相关者、数据库中发票的匹配条件、验证供应商并根据规则标记错误发票。

导出选项

您可以以各种格式导出数据，并通过 API 集成将 Nanonets 与您选择的软件连接起来。

Nanonets 与 Power Automate

我们已经了解了如何在 Nanonets 和 Power Automate 上执行类似的任务。通过这些步骤，我们看到了平台操作方式的一些差异。在这里，在下表中，我们将讨论 Microsoft Power Automate 和 Nanonets 平台的比较。

	纳米网	电源自动化
用户友好	使用可视化编辑器和直观的界面非常容易使用。	由于跨不同平台执行多个步骤，例如，初次使用的用户可能会感到困惑。 Power Automate、Power Apps、Dataverse
编码专长	无代码平台。无需编写一行代码。	拖放但跨多个应用程序可能会令人困惑
免费试用	是的。还存在一个永远免费的模型。	免费模型，但您需要使用 Microsoft 环境和有限的应用程序。
安保行业	具有 SOC2 和 GDPR 认证、基于角色的访问和受控数据环境的安全平台。	安全平台，但可被攻击者用来在流程绕过安全要求时提取公司信息。
无障碍	用户可以在旅途中轻松访问云数据。	用户可以通过应用程序访问存储在云端的数据。
复杂	通过拖放选项，它是易于使用的软件。甚至所有复杂的工作流程都可以在没有任何代码的情况下创建。	难以自动化复杂的流程。需要开发人员设置复杂的流程。
集成	可以通过 Zapier 与 5000 多个应用程序集成。	到目前为止可以与 500 多个连接器集成。
OCR 功能	准确率超过 95% 的高质量 OCR API	强大的 OCR 功能
业务流程工作流	可用于自动化业务流程的手动部分，如文档、审批、事件管理等。	可用于通过前端应用程序自动化数据捕获流程，以及自动化文档流程和审批。
定价	透明且简单的定价计划。计划从每月 499 美元起，处理每份额外文件的费用超过 0.1 美元。自定义选项可用。	访问 Microsoft Power Automate 的四种方法。有多种许可选项。每个流的费用从每月 500 美元起，OCR 功能（每月 500 美元）和 RPA 功能（每个流每月 100 美元）的附加插件会增加价格。
支持	24×7 聊天支持、电子邮件支持和单独的客户经理来解决所有查询。	没有实时聊天支持。直接支持选项每月 180 美元起。

想要自动化重复的手动任务？在提高效率的同时节省时间、精力和金钱！

Power Automate 是您和您的企业的正确选择吗？

Microsoft Power Automate 是否适合您的业务取决于以下提到的多个因素：

团队中开发人员的可用性

非编码人员可能无法充分利用 Microsoft Power Automate。您需要分配一些开发人员资源来执行复杂的操作、修复错误、集成工具并根据需要维护变量。

预算

Microsoft Power Automate 计划在每个用户和每个流类别下。每个用户，计划的性能都很差。每个流计划的性能最高，但该计划的成本约为 100 美元/流/月。这个价格将随着 AI builder 和其他 RPA 功能等附加组件而增加。如果我们考虑使用 AI builder 的 10 个流程，价格达到 1500 美元/月。而且它会不断增加，因为您无法控制谁创建了新的工作流程。

相比之下，像 Nanonets 这样的工具每月花费 499 美元。查看 Nanonet 的定价计划。

岗位要求

您需要连接简单的工具还是要执行复杂的任务？您是否需要它来自动化纸质文档流程、为员工构建前端应用程序、连接业务软件等？根据您的要求，您需要评估其他工具以及 Microsoft Power Automate，评估您的体验并选择替代方案。

您可以考虑使用易于使用的自动化软件，例如 Nanonets。开始你的免费试用 or 申请免费产品参观.

微软环境

如果您已经在使用 Microsoft 环境，那么切换到 Power Automate 可能是一个简单的选择，因为 Microsoft Power Automate 可以轻松地与现有的 Microsoft 产品集成。连接其他应用程序可能有点棘手，有时连接器无法正常工作，您最终可能会丢失数据。

IT团队监督

为了防止许可证超额收费，IT 团队需要监督帐户活动，对创建工作流的人员保持警惕，并尝试不断检查恶意工作流。 IT 团队需要积极执行这些任务，以防止网络钓鱼活动。

强大的安全

就像我们上面讨论的那样，Microsoft Power Automate 存在一些安全漏洞。为了防止这种情况发生，你需要有一个非常强大的安全检查，一个积极的团队来寻找异常，并定期监控帐户的使用情况。

如果您有专门的资源，Microsoft Power Automate 可能是您的不错选择。

OCR 能力要求

Microsoft Power Automate 在 AI builder 下具有 OCR API。 OCR 模型与 Nanonets 等市场上的其他供应商不相上下。如果您严重依赖 OCR 功能来自动化您的手动流程，您可以选择 Nanonets 等选项。

使用 OCR 软件以 >95% 的准确度提取数据。开始你的免费试用 or 申请免费产品参观.

实施时间

由于管理员要求，Microsoft Power Automate 的实施可能会延迟。如果您想立即开始，没有延迟，这可能不是您业务的正确选择。

即使有了上述提示，您的团队也必须根据您的所有要求评估 Microsoft Power Automate，然后得出解决方案。根据指针，对于使用 Microsoft 环境的组织来说，Microsoft Power Automate 可能是一个不错的选择，因为它有很多 IT 人员忽略实施、流程较少且预算较高。

结论

由于效率、生产力和安全性的提高，业务流程自动化将成为未来企业的必需品。市场仍处于初期阶段，随着时间的推移，将随着更好的功能和改进而改善。企业现在需要开始采用该技术，以便在未来获得收益。

在本博客中，我们评估了两个软件，Microsoft Power Automate 和 Nanonets，用于业务流程自动化。我们看到了有关如何在两个平台上执行发票自动化的教程。

Microsoft Power Automate 可以为企业提供很多东西，从强大的集成到增强的连接选项（更像是 Zapier！）。随着软件的不断发展，看看该平台的新增功能将是有趣的。

常见问题解答

Microsoft Power Automate 是免费的吗？

Microsoft Power 并非对所有用户免费。您可以使用免费版本访问功能有限的 Microsoft Power Automate 平台。如果您的组织可以通过 Microsoft Office 365 订阅访问该平台，则该平台是免费的。

什么是 Power Automate 与 Microsoft Flow？

Microsoft Flow 是 Microsoft Power Automate 的旧版本。在品牌方面，Microsft Flow 和 Microsoft Power Automate 之间没有区别，但如果我们查看一些功能，这两个平台之间存在一些差异。

Microsoft Power Automate 具有云部署，不会像 Microsoft Flow 那样使您的系统负担过重。与其早期的对应版本 Microsoft Flow 相比，Microsoft Power Automate 是一个低代码环境。 Microsoft Flow 更倾向于创建基于规则的工作流，而 Microsoft Power Automate 则旨在增强组织中无人值守的机器人流程自动化。