需要衡量的 6 大应付账款 KPI

通过实际应用正确的关键绩效指标来提高您的组织效率！ 

彼得·德鲁克曾经说过， “如果你不衡量它，你就无法改进它。” 

跟踪公司应付帐款部门的绩效需要比仅仅跟踪过期发票数量付出更多的努力！ 

管理 AP 团队的战略方法可以让您的企业面临大量利润丰厚的机会，同时还可以避免以下问题：公司内部现金流不佳、与供应商的关系存在争议以及额外收入来源为零； 今天，我们将向您展示如何采用某些 KPI 最终帮助您的 AP 团队提高效率。

什么是 KPI？ 

KPI 是术语“关键绩效指标”的缩写。 顾名思义，KPI 是一段时间内任何特定目标绩效的量化指标。 

企业主和训练有素的专业人员经常对关键绩效指标和指标这两个术语感到困惑。 以下是两者的区别： 

关键绩效指标对您的整体业务成果具有积极影响。 它们在支持您的整体业务战略并找出有助于业务长期发展的重要因素方面发挥着关键作用。 例如：批准发票所需的平均时间和应付账款天数。 

另一方面，指标是衡量企业日常活动的工具，有助于支持关键绩效指标。 它们本身并不是一项关键措施，但仍可能对您的业务产生轻微影响。 指标的示例可以是 – 直通发票的百分比和发票自动化的投资回报率。 

有多种关键绩效指标可以证明对您的业务有益。 虽然有些企业喜欢跟踪每月可衡量的进展，但另一些企业则喜欢有更多的长期愿景。 以下是您应该了解的一些常见 KPI 类型： 

操作： 这些 KPI 有助于在更短的时间内衡量您的业务绩效，同时主要关注业务流程。 示例：财务报告错误率、每个员工生成的报告。 

领先与落后： 领先指标有助于跟踪您的业务增长和未来业务成果。 而滞后的 KPI 有助于跟踪您过去的业务决策。 两者的结合可以催生出出色的商业战略。 示例：每个用户的平均收入。 

功能： 一些关键绩效指标可能与会计、财务等特定职能相关。例如：会计成本、应付账款周转率。 

战略： 这些有助于监控您的长期业务目标。 示例：市场份额和投资回报率。

为什么 KPI 对于应付账款 AP 团队很重要？

关键绩效指标是衡量应付账款团队的进度是否与公司整体业务目标相符的关键指标。 AP 团队越来越多地在企业中使用 KPI 的一些关键原因是： 

1. 减少风险因素： KPI 在表明组织的健康状况方面可以发挥至关重要的作用。 从长远来看，它们可以帮助减少财务风险因素并使您的企业盈利。 
2. 协调您的团队： 确保您和您的 AP 团队始终按计划完成月末账簿结算，并且作为经理，您可以评估是否需要添加资源（人员或软件）来提高绩效。 
3. 跟踪进度： KPI 确保 AP 团队中的每位员工都对自己的进步负责。 这也有助于团队经理以更系统的方式推动工作。 
4. 调整你的策略： 通过清楚地记录什么对业务有效、什么无效，您可以将业务战略引向正确的方向并进行相应的工作。

KPI可以为AP团队解决哪些痛点？

如果您是 AP 经理，您就会知道管理供应商关系、跟踪发票和管理流动性有多么困难。 大多数企业将 AP 团队视为典型的收入闷棍。 

应付账款部门是每个业务领域的重要组成部分。 即使该部门处理的业务职能出现最轻微的错误，也可能给公司带来重大挫折。 

关键绩效指标可以更深入地了解业务运营，从而帮助找到问题的全面解决方案。 

例如，像“平均付款时间”这样的高 KPI 可能表明由于公司没有足够的现金流而延迟向业务供应商付款。 因此，这可以作为企业创收存在问题的指标。 

另一个可以帮助您了解 KPI 对于 AP 团队重要性的例子是公司处理的发票数量。 如果您的公司与竞争对手相比拥有更多的发票，那么这意味着您正在与太多的供应商合作。 因此，您又会错过整合业务带来的惊人折扣。 

同样，许多支付指标可能意味着您的企业正在参与恶意 AP 行为。 例如，如果您想跟踪您的团队处理一张发票的成本，您可以跟踪 – 每张发票的成本。 

您是否知道 AP 团队处理纸质发票需要近 25 天的时间？ 现在，如果您不想落入这个跟踪范围，那么您可以跟踪交货时间！

需要跟踪的重要 KPI 是什么？ 

使用关键绩效指标实现内部业务目标并与您的业务竞争对手进行比较！ 

1. 每张发票的应付账款成本 

如果您确信要使用 KPI 来衡量 AP 团队的进度，那么您想到的第一个 KPI 就是 – 每张发票的应付帐款成本。 

现在，这是一个关键绩效指标，可能因企业和行业的不同而有所不同。 因此，值得您花每一秒的时间来衡量它。 正如您可能从其名称中看出的那样，每张发票成本用于计算 AP 部门处理一张发票的成本。 

它是通过将部门承受的总费用除以给定时间内处理的发票数量来衡量的。 为了获得更准确的 KPI 数字，在计算过程中考虑直接成本和间接成本非常重要。 

计算时要包含的成本：IT基础设施和软件支持成本、AP部门所有员工的成本、审批人的时间以及以滞纳金形式产生的任何额外成本等。 

每张发票的成本较高可能是由于 AP 部门本身效率低下（主要是由于手动任务）、与供应商在发票方面经常出现分歧或培训不合格造成的。 

公式 = AP部门总费用/个数处理的发票数量 

总费用必须包括您可能想到的所有人员和基础设施成本以及其他管理费用。 没有。 发票的数量应包括规定时间段内所有计划的、已处理的和已付款的发票。 

行业标杆： 手动处理一张发票将花费您 12-30 美元。 对于某些组织，它可能会上涨至 40 美元。 

2. 平均付款时间 

如果您正在衡量每张发票的成本，那么也请抽出一些时间来衡量您的 AP 团队的平均付款时间！ 

要衡量这个KPI，您需要首先计算AP团队处理发票所花费的总时间。 部门收到发票后，计算该指标的时间就开始计时，直到指定供应商收到付款为止。 

AP 团队处理发票所需的时间越长，每张发票成本 KPI 就越高。 

通俗地说，您的 AP 团队处理过去发票的速度越快，新发票到达时遇到的麻烦就越少。 不同公司的目标平均付款时间可能有所不同，主要取决于他们持有现金的政策。 这里重要的是要了解该指标可以让您深入了解公司的现金流。 

公式 = 处理发票所花费的总时间/处理的发票数量 

行业标杆：这是一个可变指标，平均为 3.7 – 12.2 天。 

3. 每张发票的平均时间

如您所知，如果您缓慢处理发票，您的企业可能会开始亏损而不是赚钱。 每张发票平均处理时间较长的一些主要原因可能是： 

过于详尽的工作流程： 过于复杂的工作流程不仅会给 AP 团队带来麻烦，也会给所有跨部门工作的部门带来麻烦。 

延迟发票验证： 尽管发票在正确的时间到达正确的业务办公桌上，但大多数发票都连续几天未经批准地放在办公桌上。 

耗时编码： 由于使用旧版软件或仔细检查发票中的每个参考，发票处理的延迟时间会逐渐增加。 

每张发票的平均处理时间还取决于企业规模及其行业领域。 正如您现在可能已经猜到的那样，如果处理单张发票的平均时间很长，那么您的团队就会陷入平均付款时间和每张发票成本较高的恶性循环。 

公式 = 花费在键入+重新键入+材料审查+识别路线检查点+批准+汇款+对账+通信更新上的时间。 

行业标杆： 中小型企业可能需要大约 25 天来手动处理一张发票。 

4. 每名 AP 员工每天处理的发票数量 

衡量您和您的 AP 团队绩效的另一个关键 KPI 是每位员工每天处理的发票数量。 这将帮助您了解 AP 团队的优势以及他们需要改进的灰色区域。 

AP 团队员工处理发票所花费的时间也会显着影响其他业务部门。 除非员工将发票提交到 ERP 系统，否则任何其他部门都无法评估其进展。 

这种延迟可能导致的其他主要问题包括错过供应商折扣、现金流管理不善、企业与供应商关系中断等。 

在这里，您还需要考虑每个 AP 工作人员正在处理的处理任务。 

行业标杆： AP 员工平均每小时处理大约 5 张发票。 这相当于每天 42 张发票！ 

5. 发票异常率 

发票数据和采购订单中的差异或发票审批流程中的瓶颈可能会导致异常。 发票异常的典型示例是发票处理出现路由错误或存在待审批。 这可能会延迟发票付款流程，甚至可能导致重复付款等恶意 AP 行为。 

公式 = 发票异常率/已处理发票数量*100 

行业标杆： 行业平均发票异常率约为24.6%。 

6. 在付款条件下处理的发票百分比（现金流优化） 

该指标计算公司按时支付的供应商发票数量。 它跟踪在发票条款内或之前列出的日期支付的发票数量。 该指标的值较低可能表明手动发票处理容易出错、供应商发票相关指南不明确以及 AP 员工培训不合格。 

为了帮助您轻松关注上述 KPI，我们编制了一系列指南。 以下是跟踪 AP 团队关键绩效指标的方法： 

定义您的短期和长期业务目标，以监控您公司的收入是增长还是停滞。 

为了深入了解 KPI 监控，您需要完全访问历史和实时数据。 

为每个指定指标选择正确的可视化效果。 您可以使用多种类型的图表、图形和仪表板来可视化您的业务数据。 投资于跟踪 KPI 的正确创新将帮助您做出有利可图的业务决策。 

选择有凝聚力的 KPI 来补充可视化并设定正确的基准。 使用您选择的 KPI 基准，让利益相关者测试指标。

您如何跟踪 KPI？ 

为了帮助您轻松关注上述 KPI，我们编制了一系列指南。 以下是跟踪 AP 团队关键绩效指标的方法： 

定义您的短期和长期业务目标，以监控您公司的收入是增长还是停滞。 

为了深入了解 KPI 监控，您需要完全访问历史和实时数据。 

为每个指定指标选择正确的可视化效果。 您可以使用多种类型的图表、图形和仪表板来可视化您的业务数据。 投资于跟踪 KPI 的正确创新将帮助您做出有利可图的业务决策。 

选择有凝聚力的 KPI 来补充可视化并设定正确的基准。 使用您选择的 KPI 基准，让利益相关者测试指标。

自动化如何提高 KPI？ 

推动您公司的内部成功并发现尖端技术来帮助巩固您的业务！ 

对于许多企业来说，会计是一项艰巨的任务。 即使经过一轮又一轮的手动数据处理，您仍然会留下更多的公司数据来排序！ 这就是为什么企业正在走向自动化时代。 

随着技术的出现，今天可以同时节省资金并提高业务效率。 它不仅可以减轻您的一些管理公司职责，还可以以更加结构化的格式为您提供重要的业务数据。 

以下是您必须跟上这一趋势的六个令人信服的理由！ 

节省时间： 如果您是 AP 经理，那么您会熟悉缓慢的手动处理会对您的 AP KPI 造成多么痛苦的影响。 自动化您的应付账款流程有助于以更高的准确性和更短的时间完成一些日常任务，例如输入数据和检查采购表格。 

无差错发票处理： 我们人类很容易出错，而人工智能则不然。 自动化 AP 流程可无限重复 AP 任务，且零错误。 

访问数字化文档： 使用自动化 AP 流程的另一个主要优势是您不必担心填写重要的文书工作。 通过自动化，您可以从一开始就直接创建数字化文档，并告别跟踪、扫描和通过电子邮件发送采购订单的麻烦。

数据验证： KPI 跟踪系统使您能够通过监控图表和其他统计数据来进行必要的业务更改。 您还可以通过数据验证来绘制业务进度图表。 

提高生产力： AP 流程自动化的最大优势之一是您可以将自己从繁琐的手动任务中解脱出来，专注于更重要的业务任务。 

改进的辅助功能： 通过数字化，您可以将 AP 流程转移到云端，不再担心将文件归档到正确的柜子中！

使用 Flow Nanonets 等软件可以轻松实现自动化，该软件可以处理端到端应付账款流程，并帮助您将效率提高 10 倍。 您可以自动化发票、审批和付款流程。 与 Quickbooks 等 ERP 实时同步数据，以便对 AP 流程进行协调、监控和分析。

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自动化应付账款

结论：使用 Paypal 电汇

了解如何更具战略性地实现应付账款目标

自动化对于 AP 团队的 AP 流程数字化的重要性不容忽视。 

通过管理繁琐的手动任务和数字化重要的文书工作来提高团队效率，体验自动化的力量！ 

Nanonets 可以帮助您有效地管理您的应付帐款团队，以便您可以花时间从前台领导您的业务！ 通过深度学习的力量，您可以轻松地从任何您想要的文档中捕获任何工业数据！ 

自动执行日常手动任务，例如在柜子中归档发票、扫描采购订单等等！ 

从多种资源捕获数据并利用它们来提升您的 AP 团队！ 

获得对模板无关解决方案的独家访问权，这些解决方案有助于连接不同信息之间的点。 

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• Sumber: https://nanonets.com/blog/top-6-ap-kpis/