如何管理应付账款的内部控制

所有企业都必须熟练地管理欠其他人或实体的付款。 这个函数，简称为 应付账款，对于每个行业的业务运营、财务管理和长期关系建立都至关重要。 

应付账款团队必须找到速度和准确性之间的平衡，以便向正确的合作伙伴提供正确的付款 准时。 由于付款可能出现错误，因此需要在整个流程中实施多项应付账款控制措施。 应付帐款流程. 

应付账款内部控制经过精心制定、广泛实施和不断完善，以保护企业免受支付风险的影响，无论这些风险源自应付账款流程的哪个环节。 我们将研究不同类型的应付账款控制、应付账款内部控制最佳实践，以及如何在当今的数字环境中管理应付账款控制。

了解应付账款内部控制

在支付资金时——无论是支付给退货的客户、发送原材料的供应商，还是征收税款或费用的政府实体——重要的是处理错误不会妨碍支付。 欠款的企业将发送发票，该发票将由 AP 团队处理，然后 AP 团队将资金发送给发票所有者。 一旦资金结清，流程就完成了，业务就可以照常进行。 

应付账款的内部控制 是一组标准和要求，可提高 AP 流程的效率、降低与该功能相关的业务风险并优化长期现金管理。 简而言之，一个 高效、高效的AP团队 将对每个下游业务功能产生积极影响。 

应付账款风险

应付帐款 风险远远超出逾期付款和业务关系受损的范围； 如果足够严重，企业的生存能力可能会因应付账款问题而受到质疑。 此业务职能中的一些最大风险是：

• 舞弊
• 逾期或不完整付款
• 不遵守审计要求
• 发票管理不当
• 多付的款项

应付账款控制的业务功能

如果正确实施，应付账款内部控制会在整个流程中划分角色和职责，确保发票和付款的准确性，降低多次付款的风险，维护可审计的书面记录，并从始至终减少人为错误。 

有了正确的 AP 控制，企业领导者、客户和其他供应商就可以高枕无忧，因为他们知道欺诈风险很小，资金转移将迅速而准确，并且组织的财务管理是可靠的。 每个企业都应该优先考虑许多应付账款内部控制最佳实践； 让我们深入了解一下。

应付账款内部控制类型

应付账款内部控制分为三个主要子类别：付款义务控制、数据输入控制和付款输入控制。 每个类别都与付款流程中的主要步骤一致：验证收到的发票、确保内部正确记录数据以及向付款接收方支付正确金额的资金。 

支付控制的义务

第一种类型的应付账款内部控制以企业的付款义务为中心。 当收到的发票发送给企业时，企业必须 验证每张发票。 它们应与收到的货物或服务保持一致，并且不得与已处理的发票重复。 在此过程中，您的 AP 团队需要使用以下方法进行尽职调查：

1. 发票审批

根据您的组织结构，负责的确切角色 发票审批 可能会有所不同，但通常会有一个人或一小群人审查收到的发票，验证所欠金额是否正确，并批准该发票的付款。 

这可能比你想象的更难做到。 审批者需要知道购买了多少产品、商定的销售价格是多少以及是否已收到该产品。 通过发票、原始采购订单和发货收据，他们可以交叉核对信息以确保其准确性。

2. 采购订单批准

当企业决定进行采购时，采购团队应发布并批准采购 采购订单。 采购订单获得批准后，就会获得订单号并与供应商共享。 这使发票审批者可以在批准每张发票的付款之前进行简单的检查。 这是减少超支和管理费用预测的好方法。 

3. 三路匹配

将发票与采购订单进行比较并接收信息的过程称为 三向匹配。 这确保了所支付的物品已收到。 应在授权付款之前进行匹配。 

4. 重复发票或付款审核

最后一步是验证发票上的行项目的付款是否尚未发送给供应商。 它曾经是手动的，但现在，大多数企业依靠像 Nanonets 这样的软件工具来梳理他们的系统，搜索相关的发票号码和订单号，并标记任何重复的付款。  

数据输入控制

数据输入控制——尤其是大多数应用中使用的数字解决方案 会计和 FP&A 职能 – 是当今应付账款团队的关键内部控制。 确定您的付款义务后，数据输入控制就到位，以便将正确的数据输入您的应付账款软件。 无论您使用 ERP、自动化平台还是工具组合，都必须优先考虑准确的数据输入。 有两种方法可以导航应付账款的内部控制：

1. 批准前记录发票

通过这种方法，AP 团队从发件人收到发票后就会立即记录发票及其相应的借方。 然后通过审批流程发送，通常会加快处理速度和资金支付速度。

2. 批准后记录发票

如果您担心重复付款，请选择在经过适当机构内部批准后将发票记录在您的系统中。 如果您过于谨慎，这是推荐的方法。 

3. 付款输入控制

应付账款流程的最后一种主要内部控制类型是所有付款录入控制。 这些重点是发送与已批准并上传到您的系统的发票相关的付款。 此类别中的应付账款控制包括：

4. 职责分离

不要指派同一个人准备和签署支票； 将它们分开以创建额外的安全层。 这也确保了第二个人在付款之前仔细检查所有内容。 这看似简单，但却在整体应付账款内部控制中发挥着重要作用。 

5. 手动支票签名

远离签名印章，并强制所有供应商付款采用老式的手动支票签名。 邮票可能会被未经授权的个人使用，增加欺诈风险，并导致意外的重复付款。

6. 安全检查存储

将支票存储在与您的组织使用的任何签名印章分开的锁定存储区域中。

7. 追踪支票号码

通过密切关注使用检查运行发送的所有支票，AP 团队可以确定是否有任何支票丢失，并通过适当的渠道标记问题。

8. 双重签名

如果没有针对超过一定金额的任何付款的双重签名政策，应付账款控制将是不完整的。 当大量资金面临风险时，经理或更高级别的管理人员可以充当有效的保障。

应付账款内部控制最佳实践

所有类别的 AP 控制都附带最佳实践建议。 及时了解当前应付账款内部控制最佳实践非常重要，尤其是当新技术在内部和外部改变 AP 流程时。 

最佳实践：支付义务控制

为了最大限度地避免支付控制义务，请务必使用一致的文档存储解决方案。 如果您的企业接受纸质发票，将它们保存在不同的地方，并且没有针对发票存放地点的标准流程，那么事情就会丢失。

相反，投资于 美联社软件 例如 Nanonets，它可以保留每张发票的数字副本、跟踪审批流程并将发票数据与组织内的其他系统进行匹配。 软件解决方案还可以标记重复项或在付款已发送时​​通知个人。 即使使用数字工具，也要确保避免利益冲突，并让多人参与审批和付款流程，以帮助分离角色和责任。 

最佳实践：数据输入控制

数据输入是人为错误的一个重要候选者。 您不必依赖 AP 工作人员手动输入每张发票或采购订单中的信息，而是将文档扫描到文档阅读工具中，该工具可以自动提取信息并将其分发到您使用的业务系统中。 Nanonets 的 Flow 定制为 消除手动数据输入 并与所有人无缝沟通 顶级 ERP、CRM 和其他业务工具。 

最佳实践：付款入口控制

为了与付款条目控制本身保持一致，请务必在流程中保持一定的职责分离。 您不希望批准发票的人同时也是撰写和签署支票的人； 在付款之前应该有另一双眼睛仔细检查一切。 更好的是，考虑改用 ACH 付款或电汇，而不是打印支票。 东西不会丢失，纸质记录坚不可摧，而且几乎可以立即收到付款。 

应付账款的内部控制可保护您的企业、供应商和客户

如果您渴望实施新的 AP 控制，但不确定从哪里开始。 坐下来从头到尾审核整个过程。 谁参与其中？ 从收到发票到付款为止的具体步骤是什么？ 目前的流程有哪些痛点？ 技术如何影响

一旦您将这些问题的答案作为基准，您就可以开始识别容易实现的目标和更复杂的更改，然后再开始实施。您将需要非常了解该功能的人员来帮助实施新的控制或更新的流程，但一旦完成，这些控制措施将保护您的企业以及与之相关的每个人或组织。

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• Sumber: https://nanonets.com/blog/internal-controls-for-accounts-payable/