几年前,供应商和买家在拍卖行排队进行拍卖和交易,亲自谈判以最优惠的价格找到最好的产品(对双方而言)。不言而喻,互联网扼杀了日常 B2B 招标的拍卖行,但这种模式仍然存在。尽管谈判是数字化且遥远的,但大多数供应商和采购商都经历了手动、人为驱动的过程。过去十年,采购基本上是模拟系统数字化管理。
但人工智能 (AI)、机器学习 (ML) 和自动化正在以一种戏剧性的方式改变这一框架,就像从拍卖场转移到笔记本电脑一样。它被称为 电子招标 or 招标, 它正在改变公司管理他们的方式 采购周期 以一种更省时、更少压力的方式,并且最终对各方来说在很多方面都更安全。
电子招标彻底改变了企业的处理方式 采购到付款流程。这是一个数字化、精简且高效的流程,消除了耗时且容易出错的文书工作。
但电子招标到底是如何运作的,它有什么好处呢?这就是我们将在这本易于理解的指南中探讨的内容。让我们深入研究电子投标及其优点,并讨论如何自动化您的电子投标流程。
什么是电子招标?
电子招标是提交商品、服务或项目投标和建议的在线流程。电子招标旨在最大限度地提高采购过程的效率和透明度。这是一种数字化采购方法,涉及在线发布、邀请、接收和评估投标。
如上所述,电子招标是从传统采购行为(实时谈判或长时间的来回)到在线人工智能驱动模型的全面过渡。供应商和买家利用托管电子投标系统的中间人,而不是拍卖块。这是很重要的一点 - 考虑到您不必购买和安装昂贵的硬件或导航复杂的软件系统,适应新模型很简单。在大多数情况下,用户体验就像您期望的任何在线交易一样。
电子招标涵盖了标准招标的整个生命周期,但是是自动化的。我们稍后将了解电子招标如何运作的具体细节,但简而言之,采购方提交标准文件,电子招标平台在幕后工作,将合适且合格的供应商与买方结合起来同时满足一系列文档和合规性要求。
电子招标如何运作?
电子招标 允许 投标人根据征求建议书 (RFP) 提交信息 在规定的期限内。它涉及 生成、交换文件 电子签名 和 消息及 评估供应商 以获得采购机会。
通过电子招标平台招标时,采购商会发出标准的建议书/报价请求(RFP/询价)、招标邀请书 (ITT) 或邀请招标通知书 (NIT)。此外,律师可以通过包含预面试调查问卷来对申请人进行预筛选,并且如果在线采购平台允许,通常可以排除某些属性。
其次,在线招标有助于轻松筛选和参与。采购员工可以深入研究文档,直接从平台对潜在供应商进行尽职调查,并联系供应商进行进一步讨论。通过挖掘电子邮件线程和附件来查找特定数据点的日子已经一去不复返了,因为整个 采购生命周期 居住在一个集中中心。
同样,电子招标或在线招标平台允许评审者根据供应商的尽职调查和每个供应商提供的产品“排列和堆叠”供应商。这有助于创建一站式候选名单,以便轻松比较选择或将链条发送给高层领导以获得最终批准。
最后,对于许多在线招标平台,一旦采购方想要向特定供应商扣动扳机,流程就会在获得批准后自动触发。这包括发送或确认预先协商的最终条款以及合规和记录管理所需的最终文件。
现实世界中的电子招标
网络招标主要在最高级别进行,即企业对政府(B2G)和企业对企业(B2B)。这些实体通常规模庞大且由于其范围而固有的官僚主义,在管理采购和投标时通常会遇到最大的摩擦。为此,在线招标改变了这些大规模运营的游戏规则。
B2G网络招标
全球各国政府越来越多地转向电子招标平台来管理招标。由于监管和法律问题对于政府采购至关重要,因此将采购生命周期保持在一个集中、可访问、记录齐全的平台上可以消除与传统招标系统相关的许多令人头疼的问题。同样,对成本效率的持续关注意味着电子招标是减少纸张浪费以及节省无数员工工作时间的首选。
尽管电子招标平台近年来扩大了其范围和影响范围,但十多年来它们一直是政府合同的关键。早在 2007 年,伦敦官员就使用电子招标服务对 2,000 多份工作合同进行招标,以准备和支持 2012奥运会.
在这种情况下,该平台让建筑承包商和供应商了解当前和未来的合同,让他们在竞争性投标中处于最佳位置。与此同时,该流程将涉及数千份合同的整个流程整合到单一来源系统上,为伦敦官员节省了无数时间。此举还加强了合规性,并确保准确的记录保存至今仍可审计,从而使采购商免受诉讼或与竞争激烈的合同投标相关的其他问题的影响。
B2B网上招标
Thermo Fisher Scientific 是一家供应一系列医疗保健和科学研究设备的美国大型公司,是 B2B 电子招标领域的先驱用户。该公司发布了一份 案例研究 强调向数字采购模式的过渡如何有效地彻底改变其 B2B 采购 系统和流程。利用新兴技术,赛默飞世尔的客户可以解决他们最大的痛点:不同步的采购订单流程和繁琐的审批流程。使用新平台:
1. 用户安全地浏览 Thermo Fisher 的在线目录,并将商品添加到购物车。
2. 然后,订购团队将购物车提交给管理层审批。
3. 管理层在批准后通过系统推送电子采购订单。
4. 在整个过程中,整个企业的决策者都具有可见性,同时保留准确的记录以供以后使用。
虽然这种模式比电子招标更符合“采购和支付”,但流程和系统是可比的。在这种情况下,采购方会寻求独家供应商(Thermo Fisher)。只要将范围稍微扩大到第三方采购平台上托管的多个供应商,网络招标的效果就很明显。在这个假设中:
1、采购方在第三方电子招标平台提交投标请求。
2. 包括 Thermo Fisher 和竞争对手在内的供应商将其提案与数字目录或库存表一起发送。
3. 采购员工浏览每个机会,将选择范围缩小到候选名单,以供批准,然后做出最终决定。
在这种情况下,网络招标提供了与“采购并支付赛默飞世尔开发的平台具有一个关键优势:买方可以创造一种竞争性的投标氛围,而不是依赖单一来源供应商,确保以最低的价格获得最好的产品,同时满足采购商想要的任何其他规定(发布后) -购买支持、重复订单流程等)。
电子招标的好处
虽然我们的 Thermo Fisher 示例强调了采购团队的一些细粒度优势,但企业级战略优势在整个电子招标平台中脱颖而出 - 使团队层面的用户受益,同时从管理角度简化了事情:
- 节约成本: 电子招标的主要好处是您可以减少与模拟采购相关的劳动力成本以及材料成本。
- 更好的视角: 通过在闭环生态系统中评估每个供应商的优点,您可以轻松评估每个投标人相对于其他投标人的相对优势,而不是手动离散地分析提案。
- 文件和透明度: 由于整个流程都在平台内进行,因此每个人在范围和资格方面都达成共识。所有文档都无限期地存储在数字框架内或在采购后本地托管,以满足监管要求。此外,虽然不常见,但通过电子招标或在线招标平台维护记录有助于缓解和补救 供应商欺诈 当它确实发生时。
电子招标的挑战
当然,与任何新技术或新兴技术一样,绊脚石和摩擦是不可避免的。同样,除了简单地采用和集成技术之外,用户可能会发现电子招标与传统流程相比存在一些挑战:
- 学习曲线: 尽管大多数提供电子招标或电子招标服务的采购平台对于数字原住民来说都是直观且容易的,但您仍然需要让您的员工加入,以确保他们充分利用该服务并正确使用该系统。
- 为供应商提供更多的前期工作: 根据买方的规格,供应商可能需要完成比预期更多的预筛选文书工作或文件提交。
- 独特的出价限制: 一些供应商提供超出基本固定价格投标的创新定价结构。在这些情况下,电子招标平台可能不会促进这种定价机会,因为它不容易与其他投标人进行比较。
结论
电子招标已经存在了一段时间,但人工智能和自动化的发展在过去两年推动了该行业的高速发展。电子招标可以解决传统采购中常见的问题,帮助供应商和买家最大限度地利用机会,并获得适合手头任务的最互惠互利的合同。
特别是在政府合同领域,通过利用电子招标平台,官僚和监管要求的重要性日益增加。电子招标平台不会在评估投标之前筛选大量投标人文件来验证资格,而是根据买方的参数进行预先筛选。而且,由于所有文档都是永久托管的(如果平台保证),买家可以放心,因为他们拥有透明且可访问的书面记录。
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