الحسابات الدائنة غير الورقية: دليل التنفيذ

التحول إلى اللاورقية حسابات قابلة للدفع أمر مخيف. غالبًا ما يعني ذلك رقمنة سنوات من البيانات، وتدريب موظفيك، وتغيير سير العمل لديك. ومع ذلك، فإن هذا التغيير يمكن أن يحقق مكافآت كبيرة.

فكر في ذلك: ليفيل ريسيرش وجدت أن 50% من الشركات تعاني من تأخر الدفعات وفقدان الخصومات بسبب دورات الموافقة المطولة. ومن المثير للدهشة أن 79% من الشركات الصغيرة والمتوسطة و68% من شركات السوق المتوسطة تشير إلى إدخال البيانات يدوياً والإجراءات غير الفعالة باعتبارها نقطة الضعف الرئيسية لديها. بالنسبة للمؤسسات الكبيرة، تكمن المشكلة الرئيسية في أن معظم الفواتير تصل في شكل ورقي، حيث يواجه 60% منها هذه الصعوبة.

تؤكد هذه الأرقام الحاجة إلى طريقة أكثر كفاءة وانسيابية للتعامل الفواتير, طلبات الشراءو المدفوعات. هل يمكن أن يكون اعتماد عملية الحسابات الدائنة غير الورقية هو الحل؟ في هذه المقالة، سوف نتعمق في السبب وراء ذلك. سنرشدك أيضًا حول الانتقال إلى نظام غير ورقي ونشاركك النصائح القيمة لتحقيق تحول سلس.

ما هي الحسابات غير الورقية المستحقة الدفع؟

يشير مصطلح الحسابات الدائنة غير الورقية إلى عملية AP رقمية بالكامل، مما يلغي الحاجة إلى الفواتير الورقية. أنها تنطوي على قسم AP الاستفادة من التكنولوجيا لرقمنة الفواتير والمستندات ذات الصلة، وأتمتة عملية الموافقة، وإجراء المدفوعات من خلال الوسائل الإلكترونية.

يمكنك إنشاء مجموعة تقنية من الأدوات المتخصصة أو برامج الحسابات الدائنة الشاملة غير الورقية لإدارة جميع الجوانب في مكان واحد. وفي كلتا الحالتين، الهدف هو التخلص من الخطوات اليدوية، وتقليل فرصة الخطأ، وزيادة السرعة والكفاءة.

تريد كل شركة أن تكون قادرة على الدفع لبائعيها في الوقت المحدد والحصول على خصومات على الدفعات المبكرة. لكن الأعمال الورقية والبيروقراطية غالبا ما تقف في الطريق. أضف Excel والبريد الإلكتروني إلى هذا المزيج، وسيكون من السهل فقدان الفواتير أو تفويت الدفعات أو تأخير التقارير.

هذا هو المكان الذي سيغير فيه الاستغناء عن الورق قواعد اللعبة. فهو يساعد الشركات على إدارة المزيد من الفواتير دون إضافة موظفين أو تمديد ساعات العمل. الكرز على القمة؟ موحدة سير عمل AP يمكنك تعديلها لتحقيق كفاءة أفضل بمرور الوقت.

لماذا تحتاج إلى الاستغناء عن الأوراق في الحسابات المستحقة الدفع؟

قد تكلفك معالجة الفاتورة ما بين 15 إلى 40 دولارًا. ولكن هنا هو الجانب المشرق: أ تقرير AIIM يكشف أن الفواتير الآلية يمكن أن تخفض التكاليف بنسبة 29.2%. لنفترض أنك تقوم بمعالجة 10,000 فاتورة شهريًا بقيمة 10 دولارات لكل فاتورة. وهذا ما يقرب من 300,000 دولار يتم توفيرها سنويًا.

الآن فكر في هذا: ما يقرب من ثلث الشركات التي شملتها الدراسة تمكنت من تقليل تكاليف معالجة الفواتير بشكل أكبر: نسبة مذهلة بلغت 50%. وهذا يعني توفيرًا سنويًا قدره 600,000 دولار. مثير للإعجاب، أليس كذلك؟ ومع ذلك، فإن فوائد الاستغناء عن الأوراق تمتد إلى ما هو أبعد من مجرد توفير المال.

يتيح التحول إلى العمل غير الورقي لفريقك تحديد أولويات المهام الإستراتيجية. فهو يقلل من الأخطاء البشرية ويعزز الامتثال. إنه يسهل العلاقات مع البائعين من خلال الدفع الفوري. ناهيك عن التأثير البيئي. من خلال الاستغناء عن الورق، يمكنك تقليل البصمة الكربونية لشركتك بشكل كبير.

كيف يعمل نظام الحسابات الدائنة غير الورقية؟

اسأل موظفي AP عن المهمة الأقل تفضيلاً لديهم، ومن المرجح أن يخبروك: إدخال البيانات يدويًا. انها في كل مكان. بدءًا من إدخال بيانات الفاتورة وحتى تتبع المدفوعات وتسوية الحسابات، تطول القائمة. ومع وجود نظام غير ورقي للحسابات الدائنة، تم القضاء على الكثير من هذا الصراع.

ولكن هذا ليس كل شيء. دعونا نلقي نظرة على كيفية عمل نظام الحسابات الدائنة غير الورقية وكيف يمكنه تبسيط الجوانب المختلفة لسير عمل AP الخاص بك.

1. التقاط المعلومات ورقمنة المستندات

قد تتلقى طلبات الشراء والإيصالات والفواتير من قنوات مختلفة - البريد الإلكتروني أو Dropbox أو Google Drive أو البريد أو حتى الفاكس. ستحتاج عادةً إلى إدخال هذه البيانات يدويًا أو مسح المستندات الورقية ضوئيًا في نظامك. تستغرق هذه العملية وقتًا طويلاً، وعرضة للأخطاء، وتأخير مدفوعات البائع.

تتميز أنظمة الحسابات الدائنة غير الورقية مثل Nanonets بميزات مثل AI-OCR (التعرف البصري على الأحرف)، وقواعد محددة مسبقًا، وسير العمل الآلي. ستكون قادرًا على التقاط بيانات المستند من أي قناة دون عناء. يقوم النظام بمسح البيانات واستخراجها والتحقق من صحتها بمجرد وصولها ومن ثم تحويلها إلى صيغة رقمية.

عملات منظمة أو غير منظمة، ولوائح ضريبية، ولغات مختلفة - لا يهم. يمكن للنظام التعامل مع كل شيء. لن يقوم فريقك بالتحديق في أوراق Excel، أو التحقق من الأرقام يدويًا. وبدلاً من ذلك، ستكون البيانات متاحة بسهولة ودقيقة ويمكن البحث فيها بسهولة.

2. أتمتة الموافقة ومطابقة سير العمل

والخطوة التالية هي الحصول على الموافقة على الوثائق. يتضمن هذا غالبًا توجيهها فعليًا أو عبر البريد الإلكتروني إلى الأطراف المسؤولة للموافقة عليها في الإعدادات التقليدية. غالبًا ما يتعين على كتبة AP المتابعة بشكل متكرر لضمان الموافقات في الوقت المناسب.

بالإضافة إلى ذلك، يجب مطابقة الفواتير مع أوامر الشراء وإيصالات البضائع المقابلة لتجنب الفواتير المكررة والاحتيال والأخطاء. غالبًا ما يتضمن ذلك سحب كل مستند يدويًا وطباعته ومقارنته سطرًا بسطر. إنها ليست الوظيفة الأكثر متعة في العالم، وبالتأكيد ليست الأكثر كفاءة.

عند التبديل إلى نظام حسابات الدفع غير الورقية، تتم هذه العملية برمتها تلقائيًا. يقوم النظام بتوجيه المستندات إلى الأفراد المناسبين بناءً على قواعد محددة مسبقًا للموافقة عليها. باستخدام Nanonets، يمكنك إعداد تذكيرات وتنبيهات تلقائية للمعتمدين، مما يضمن تسجيل خروجهم في الوقت المحدد. تسهل تحديثات الحالة التلقائية عملية اتصال أكثر شفافية وكفاءة لجميع الأطراف المشاركة في عملية الموافقة. تسمح هذه التحديثات بتتبع التقدم بسهولة والتأكد من أن الجميع على علم بالحالة الحالية للمستندات.

كما يقوم النظام تلقائيًا بمطابقة الفواتير مع أوامر الشراء وإيصالات البضائع. في حالة وجود عدم تطابق أو تناقض، فإنه يطلق تنبيهًا، مما يسمح لك باكتشاف الأخطاء مبكرًا وتجنب تأخير الدفع أو النزاعات. تعمل هذه الأتمتة على تقليل العمل اليدوي وتقليل فرص الخطأ والنشاط الاحتيالي والخسارة المالية المحتملة بشكل كبير.

3. معالجة المدفوعات إلكترونياً

تتضمن معالجة المدفوعات عادةً الكثير من الأوراق والأوراق. الشيكات، والحوالات المالية، والمسودات المصرفية - سمها ما شئت. تتطلب هذه الطرق التقليدية موارد، وتزيد من وقت المعالجة، وتؤخر مدفوعات البائع.

يتعين على موظفي AP الخاص بك تسجيل كل دفعة يدويًا، مما يضمن إرسال المبلغ الصحيح إلى البائع المناسب. سيتعين عليهم متابعة هذه المدفوعات، والتحقق من البيانات المصرفية وحل التناقضات عند ظهورها. وأخيرًا، سيتعين عليهم تسوية هذه المدفوعات بعناية مع الفواتير الأصلية ودفتر الأستاذ العام. هذه العملية تستغرق وقتا طويلا وعرضة للخطأ.

ولكن مع وجود نظام غير ورقي للحسابات الدائنة، يضمن التدفق السلس للبيانات وسير العمل الآلي تخفيف هذه التحديات بشكل فعال. يمكن أن يتكامل مع البنك الحالي أو معالج الدفع الخاص بك لتسهيل الدفع بسلاسة وأمان. يمكنك اختيار طريقة الدفع التي تناسبك — ACH، أو بطاقة الائتمان، أو التحويل البنكي، أو حتى البطاقات الافتراضية.

على سبيل المثال، تتكامل Nanonets مع Stripe وQuickBooks، مما يسهل عمليات الدفع المبسطة مع الحفاظ على تحديث سجلاتك المالية. يمكنك جدولة الدفعات وفقًا لتدفقاتك النقدية وشروط البائع.

يمكن للأنظمة غير الورقية أيضًا تسجيل كل دفعة تلقائيًا والفاتورة المقابلة لها وتفاصيل البائع. وهذا يعني عدم وجود المزيد من التسجيل اليدوي ولا مزيد من التدقيق في البيانات المصرفية. يقوم النظام بوضع علامة على التناقضات، إن وجدت، في الوقت الفعلي، مما يسمح لفريقك بحلها بسرعة وكفاءة. ويضمن النظام أيضًا تسوية جميع المدفوعات بدقة مع الفواتير الأصلية ودفتر الأستاذ العام.

4. أتمتة التقارير ومسارات التدقيق

مع الأنظمة الورقية، غالبًا ما تتطلب هذه المهام المزيد من الوقت والجهد. سيتعين عليك التدقيق في مجموعات الفواتير والإيصالات والمستندات الأخرى، وإدخال البيانات يدويًا وإسنادها الترافقي لإنشاء التقارير. يمثل الحفاظ على مسار تدقيق واضح تحديًا أيضًا، حيث أنه من السهل فقدان مسار المستندات الورقية.

باستخدام نظام غير ورقي، يتم تخزين بياناتك وإدارتها تلقائيًا في مستودع مركزي. وهذا يجعل استرجاع البيانات وإنشاء التقارير أمرًا سهلاً. سواء كان الأمر يتعلق بإقفال نهاية الشهر، أو التدقيق، أو التنبؤ المالي، يمكنك الوصول على الفور إلى البيانات التي تحتاجها.

تعمل التقارير الآلية في الوقت الفعلي على تقليل الوقت المستغرق في الدمج اليدوي للبيانات. كما أنه يوفر رؤى قيمة لعملياتك المالية، مما يساعدك على تحديد الاتجاهات واكتشاف الحالات الشاذة واتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات.

أما بالنسبة لمسارات التدقيق، فيقوم النظام بتسجيل جميع الأنشطة، بدءًا من استلام الفاتورة وحتى الدفع، بما في ذلك جميع الموافقات والتغييرات التي تم إجراؤها. ويضمن هذا المستوى من الشفافية المساءلة، ويبسط الامتثال، ويجعل التحقيق في القضايا أو النزاعات المحتملة أسهل. علاوة على ذلك، تضمن عمليات التكامل مع نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو برنامج المحاسبة لديك مزامنة جميع البيانات المالية وتحديثها، مما يقلل من مخاطر عدم الدقة والازدواجية.

5. حافظ على تحديث البائعين والحفاظ على الشفافية

في الإعدادات التقليدية، يمكن أن تكون إدارة علاقات الموردين صعبة للغاية. يمكن أن تؤدي الدفعات المتأخرة والفواتير المفقودة وسوء التواصل إلى توتر علاقتك مع البائعين. بالإضافة إلى ذلك، قد يكون تتبع شروط وتفضيلات كل مورد أمرًا شاقًا.

ومع ذلك، فإن نظام الحسابات الدائنة غير الورقية يبسط هذه العملية. إن معالجة الفواتير والموافقة عليها بشكل أسرع تعني أن الدفعات تتم في الوقت المحدد، مما يعزز رضا البائع. يقوم النظام أيضًا بتخزين جميع معلومات البائع الخاصة بك مركزيًا، مما يسهل الوصول إليها وإدارتها.

تتيح بوابات الموردين الآلية للبائعين إرسال فواتيرهم وتتبع حالة الدفع والتواصل في الوقت الفعلي، مما يقلل الحاجة إلى رسائل البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية ذهابًا وإيابًا. يتم إرسال الإخطارات والتنبيهات والتذكيرات التلقائية إلى كلا الطرفين في حالة التأخير أو التناقضات، مما يضمن الشفافية ويقلل من سوء الفهم.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن للنظام استيعاب شروط الدفع المختلفة أو الخصومات أو التفضيلات الأخرى لكل مورد، وإدارة هذه المتغيرات بسلاسة. ويضمن ذلك الامتثال لمتطلبات البائع الخاص بك ويمكّنك من الاستفادة من خصومات الدفع المبكر أو الحوافز الأخرى، مما يؤدي إلى تحسين التدفق النقدي لديك وتعزيز علاقاتك مع الموردين.

في نهاية المطاف، لا يقتصر الانتقال إلى نظام الحسابات الدائنة غير الورقية على توفير التكلفة والوقت فحسب. يتعلق الأمر بتحويل عملية AP الخاصة بك إلى وظيفة عمل إستراتيجية تعمل على زيادة الكفاءة والشفافية والتحكم.

كيف يمكنك تطبيق نظام الحسابات الدائنة غير الورقية؟

حسنًا، أنت مقتنع بفوائد نظام الحسابات الدائنة غير الورقية. يمكنك أن ترى كيف يمكنها تحويل عملياتك المالية، وتبسيط العمليات، وتعزيز السيطرة. ولكن كيف يمكنك المضي قدمًا في تنفيذها؟

فيما يلي دليل التنفيذ خطوة بخطوة ليمنحك مسارًا واضحًا نحو عملية النقل:

الخطوة 1: تقييم عمليتك الحالية

حدد المجالات التي تحتاج إلى تحسين والتحديات التي تواجهها. هل هناك دفعات متأخرة؟ هل تجد المصالحة صعبة؟ هل توجد أخطاء متكررة، وأين تحدث هذه الأخطاء في أغلب الأحيان؟

تحدث إلى فريقك واجمع مدخلاتهم. ما هي نقاط الألم الأساسية لديهم؟ في ماذا يقضون معظم وقتهم؟ ما هي أجزاء العملية التي يجدونها أكثر تحديًا أو إحباطًا؟ يمكن أن تساعدك هذه التعليقات في فهم ما تحتاجه من نظام الحسابات الدائنة غير الورقية.

الخطوة الثانية: تحديد احتياجاتك وأهدافك

بمجرد فهم وضعك الحالي والتحديات التي تواجهك، حدد ما تريد تحقيقه من خلال نظامك الجديد. هل تريد تسريع معالجة الفاتورة؟ تحسين الدقة؟ زيادة الشفافية؟ خفض التكاليف؟

ضع أهدافًا واضحة وقابلة للقياس. على سبيل المثال، قد ترغب في تقليل وقت معالجة الفاتورة بنسبة 50% أو تحقيق دقة بنسبة 100% في تسوية الدفع. ثم حدد متطلباتك الوظيفية. هل تحتاج إلى سير عمل الموافقة؟ ماذا عن التكامل مع نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو برنامج المحاسبة الموجود لديك؟ هل تريد التقارير والتحليلات في الوقت الحقيقي؟ بوابة الموردين؟

النظر في الاحتياجات المستقبلية كذلك. مع نمو أعمالك، قد تحتاج إلى ضم المزيد من الموردين، أو التعامل مع كميات أكبر من الفواتير، أو الالتزام بلوائح إضافية. تأكد من أن النظام الذي تختاره يمكنه التوسع والتكيف مع هذه التغييرات.

الخطوة 3: البحث وتقييم الحلول المحتملة

ابدأ بالبحث عن أنظمة الحسابات الدائنة غير الورقية المتاحة. انظر إلى أوصاف المنتج ومنشورات المدونة ومراجعات العملاء ودراسات الحالة ومقاطع الفيديو التجريبية. احضر ندوات عبر الإنترنت أو عروض توضيحية للمنتج إن أمكن.

هناك العديد من أنظمة الحسابات الدائنة غير الورقية المتاحة في السوق. بعضها عبارة عن أنظمة مستقلة، بينما يمكن دمج البعض الآخر مع نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو برنامج المحاسبة الخاص بك. ضع في اعتبارك عوامل مختلفة مثل ميزات النظام وسهولة الاستخدام وقابلية التوسع والأمان ودعم العملاء والتكلفة.

ابحث عن الميزات التي تلبي احتياجاتك على وجه التحديد. على سبيل المثال، اختر نظامًا يحتوي على تذكيرات تلقائية وسير عمل الموافقة إذا كنت تعاني من التأخر في الدفع. إذا كانت أخطاء إدخال البيانات تمثل مشكلة، فاختر نظامًا مزودًا بتقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) المتقدمة لاستخراج البيانات بشكل آلي ودقيق.

الخطوة 4: تخطيط وتنفيذ عملية التنفيذ

يعد التنفيذ الفعلي لنظام الحسابات الدائنة الذي اخترته خطوة حاسمة. يتضمن ذلك تثبيت البرنامج أو إعداده، وترحيل بياناتك الحالية، وإعداد سير العمل، وتدريب موظفيك.

فيما يلي قائمة مرجعية بالأشياء التي يجب مراعاتها أثناء عملية التنفيذ:

• ترحيل البيانات: تأكد من نقل جميع بياناتك الحالية بدقة وأمان إلى النظام الجديد. يتضمن ذلك معلومات البائع وبيانات الفاتورة وسجل الدفع والبيانات الأخرى ذات الصلة.
• إعداد سير العمل: قم بتكوين النظام ليعكس سير العمل وعمليات الموافقة المطلوبة. تأكد من إعداد النظام للتعامل مع احتياجاتك ومتطلباتك المحددة.
• دمج: إذا كان نظامك الجديد يحتاج إلى التكامل مع برامج أخرى (مثل نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو نظام المحاسبة لديك)، فتأكد من إعداد عمليات التكامل هذه بشكل صحيح واختبارها بدقة.
• تدريب: قم بتوفير تدريب شامل لفريقك للتأكد من فهمهم لكيفية استخدام النظام الجديد بفعالية. يمكن أن يشمل ذلك جلسات فردية، أو ورش عمل جماعية، أو حتى برامج تعليمية ذاتية عبر الإنترنت.
• الاختبار: قبل بدء البث المباشر، قم باختبار النظام بدقة لتحديد أي مشكلات محتملة وإصلاحها. يتضمن ذلك التحقق من دقة ترحيل البيانات، واختبار سير العمل، والتحقق من عمليات التكامل، والتأكد من أن النظام سهل الاستخدام وعملي.
• الدعم: تأكد من أن لديك نظام دعم موثوقًا به. يمكن أن يكون ذلك من فريق دعم العملاء الخاص بالمورد أو فريق تكنولوجيا المعلومات الداخلي. سيكون من الأفضل أن يكون لديك شخص يمكنه حل أي مشكلات بسرعة أثناء فترة التنفيذ أو ما بعد التنفيذ.

الخطوة 5: مراقبة الأداء وتحسينه

بمجرد تشغيل نظام الحسابات الدائنة غير الورقية لديك، فمن الضروري مراقبة أدائه بشكل مستمر وتحديد مجالات التحسين أو التحسين.

فيما يلي قائمة بمؤشرات الأداء الرئيسية التي قد ترغب في تتبعها:

وقت معالجة الفاتورة: يقيس هذا الوقت المستغرق من استلام الفاتورة حتى دفعها. يمكن أن يشير وقت المعالجة الأقصر إلى عملية أكثر كفاءة.

التكلفة لكل فاتورة: هذا يحسب التكلفة الإجمالية لمعالجة الفاتورة. تشير التكاليف المنخفضة إلى نظام أكثر كفاءة وفعالية من حيث التكلفة.

معدل دقة الفاتورة: يقيس مؤشر الأداء الرئيسي هذا النسبة المئوية للفواتير التي تمت معالجتها دون أخطاء. تشير معدلات الدقة الأعلى إلى انخفاض الأخطاء المكلفة.

معدل استثناء الفاتورة: يقوم هذا بتتبع النسبة المئوية للفواتير التي تتطلب التدخل اليدوي بسبب التناقضات أو الأخطاء. يمكن أن يشير معدل الاستثناء الأقل إلى عملية أكثر بساطة وأتمتة.

مدة دورة الموافقة: يقيس هذا الوقت المستغرق منذ استلام الفاتورة وحتى الموافقة عليها. يمكن أن يؤدي تقليل هذا الوقت إلى تسريع عملية الحسابات الدائنة بالكامل.

بالإضافة إلى ذلك، قم بإجراء مراجعات منتظمة للنظام وتأثيره على عملك. اكتشف ما إذا كان فريقك يحقق أهدافه؟ هل هناك أي مشاكل أو حواجز على الطريق؟ هل هناك تدريب إضافي مطلوب لفريقك؟ هل ساعد النظام في تحسين علاقاتهم مع البائعين بسبب الدفع في الوقت المناسب والتواصل الأفضل؟

أفضل ممارسات نظام الحسابات الدائنة غير الورقية

يتطلب الاستغناء عن الورق الانضباط والاتساق لجعله فعالاً حقًا. قد تكون لديك بالفعل ممارسات قياسية تم وضعها للتعامل مع الحسابات الورقية المستحقة الدفع - توجيه الفواتير فوق حد معين للموافقة الإدارية، وجميع الفواتير المخزنة في خزانة ملفات محددة، وما إلى ذلك.

وبالمثل، عند الانتقال إلى نظام غير ورقي، يجب عليك إرساء أفضل الممارسات المعينة لتحقيق أقصى استفادة من نظامك الرقمي الجديد.

1. أتمتة استيراد البيانات

سيكون الأمر مؤلمًا إذا قام فريقك بتحميل جميع الفواتير يدويًا إلى نظامك غير الورقي. إن تحديث صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك باستمرار والمسح عبر المرفقات ليس بالأمر الفعال.

وبدلاً من ذلك، فإن وجود ميزة استيراد البيانات تلقائيًا سيوفر لك الوقت ويقلل من فرص الخطأ. كما سيضمن التدفق السلس للفواتير إلى النظام دون أي اختناقات أو تأخير.

تقدم Nanonets مجموعة كاملة من خيارات الاستيراد التلقائي، بما في ذلك البريد الإلكتروني وتكامل واجهة برمجة التطبيقات وOneDrive وGoogle Drive وDropbox وZapier. بغض النظر عن مصدر فواتيرك، يمكنك بسهولة استيرادها إلى النظام تلقائيًا.

2. توظيف التقاط البيانات واستخراجها بشكل ذكي

قد تتلقى فواتير بتنسيقات وأنماط وعملات ولغات مختلفة عندما ينمو عملك. لا يمكنك الاعتماد على التعرف الضوئي على الحروف البسيط وإدخال البيانات يدويًا للتعامل مع التعقيدات.

يحتاج قسم AP إلى نظام ذكي لالتقاط البيانات واستخراجها لفهم التعقيدات والتكيف وفقًا لذلك. بهذه الطريقة، يمكنك معالجة الفواتير المختلفة بسرعة وبدقة.

تجمع Nanonets بين الذكاء الاصطناعي والتعرف الضوئي على الحروف (OCR) الأفضل في فئته لاستخراج المعلومات الضرورية من الفواتير بدقة، بغض النظر عن التنسيق أو اللغة. البيانات المنظمة أو شبه المنظمة أو غير المنظمة - يمكن للشبكات النانوية التعامل معها كلها. وهذا يضمن أنه يمكنك العمل مع موردين متنوعين دون أي فجوات أو عدم دقة في البيانات.

3. تنفيذ سير عمل الموافقة الآلية

غالبًا ما تحتاج أوامر الشراء والفواتير والمستندات المالية الأخرى إلى موافقات متعددة قبل معالجتها. يمكن أن تكون عمليات سير عمل الموافقة اليدوية بطيئة، ومبهمة، وعرضة للاحتيال، وقد تؤدي إلى تفويت المواعيد النهائية للدفع.

يمكن أن تؤدي أتمتة سير عمل الموافقة إلى تسريع هذه العملية مع زيادة الشفافية. يمكنك إعداد تسلسلات الموافقة المخصصة بناءً على مبلغ الفاتورة أو القسم أو المشروع أو أي معايير أخرى.

باستخدام Nanonets، يمكنك تخصيص سير عمل الموافقة الخاص بك بناءً على احتياجات عملك. يمكنك إعداد قواعد للتوجيه التلقائي والتسلسلات الهرمية للموافقة لضمان وصول الفواتير الصحيحة إلى المعتمدين المناسبين في الوقت المناسب. من خلال تحديثات الحالة المباشرة والتنبيهات التلقائية والتذكيرات، يمكنك تتبع تقدم كل فاتورة بوضوح والحفاظ على الشفافية ومنع أي تأخير أو دفعات مفقودة.

4. قم بإعداد عمليات التكامل للتخلص من صوامع البيانات

تخيل أنك تقضي ساعات في نقل البيانات يدويًا من نظام AP الخاص بك إلى نظام الدفع أو نظام المحاسبة أو ERP. إنها لا تستغرق وقتًا طويلاً فحسب، بل إنها أيضًا عرضة للأخطاء. ماذا لو تمت إضافة صفر إضافي إلى مبلغ الفاتورة أو فقدان العلامة العشرية؟

يعد التكامل بين الأنظمة المختلفة أمرًا حيويًا لضمان نقل البيانات بسلاسة وتجنب أي أخطاء. فهي لا تساعد فقط في توفير الوقت، ولكن من خلال المطابقة والتسوية الآلية ثلاثية الاتجاهات، فإنها تعمل أيضًا على تحسين دقة البيانات وموثوقيتها.

تم تصميم شبكات النانو لتعمل بشكل جيد مع الأنظمة الأخرى. وهو يدعم التكامل مع أنظمة المحاسبة وتخطيط موارد المؤسسات (ERP) والدفع الشائعة، بما في ذلك QuickBooks وSAP وOracle وما إلى ذلك. ويمكن مزامنة البيانات من Nanonets بسهولة مع هذه الأنظمة في الوقت الفعلي، مما يؤدي إلى التخلص من صوامع البيانات وضمان نقل البيانات بسلاسة وخالية من الأخطاء. بهذه الطريقة، يمكنك التركيز بشكل أكبر على الإستراتيجية وتقليل التركيز على إدخال البيانات يدويًا.

5. قم بمراجعة نظامك وتحسينه بانتظام

للتأكد من أن نظامك اللاورقي يعمل على النحو الأمثل، من الضروري إجراء تدقيق ومراجعة منتظمة لأداء النظام. سيكون من المفيد أن تتبع المقاييس الرئيسية مثل الدقة ووقت المعالجة ومعدلات الخطأ وكذلك الاهتمام بتعليقات المستخدمين.

لن تساعدك عمليات التدقيق المنتظمة على تحديد المشكلات والاختناقات فحسب، بل ستكشف أيضًا عن فرص التحسين. إن تحسين نظامك بناءً على هذه الأفكار سيضمن استمراره في تلبية احتياجاتك مع تطور عملك ونموه.

توفر Nanonets تحليلات قوية في الوقت الحقيقي وقدرات إعداد التقارير لمراقبة عمليات AP الخاصة بك. باستخدام الرؤى القابلة للتنفيذ، يمكنك تحسين أداء نظامك بشكل مستمر، وتقليل الأخطاء، وتحسين السرعة، وزيادة الكفاءة الإجمالية.

5. إعطاء الأولوية للأمن والامتثال

يعد الحفاظ على أمان بياناتك المالية مطلبًا غير قابل للتفاوض. وبالمثل، فإن ضمان الامتثال لمختلف القوانين واللوائح أمر بالغ الأهمية لتجنب العقوبات والمسائل القانونية.

يجب أن يتمتع نظام AP غير الورقي لديك بإجراءات قوية لأمن البيانات مثل التشفير والتخزين الآمن للبيانات ومصادقة المستخدم. كما ينبغي أن تكون مرنة بما يكفي لاستيعاب التغييرات في المتطلبات التنظيمية.

توفر Nanonets أمانًا عالي الجودة للحفاظ على أمان بياناتك الحساسة. وهو يتوافق مع معايير الخصوصية العالمية، بما في ذلك القانون العام لحماية البيانات (GDPR) وCCPA. ويستخدم تدابير أمنية متقدمة مثل تشفير البيانات والتخزين السحابي الآمن. تحتفظ مسارات التدقيق الخاصة بـ Nanonets أيضًا بسجل واضح لكل إجراء، مما يساعدك على ضمان المساءلة والامتثال التنظيمي.

الأفكار النهائية

إن الانتقال إلى عملية AP غير ورقية ليس بالمهمة البسيطة. وهو ينطوي على التخطيط الدقيق ووضع الاستراتيجيات والتنفيذ. ومع ذلك، فإن الفوائد تفوق التحديات باستخدام الأدوات الصحيحة والاستراتيجية الفعالة. بدءًا من زيادة الكفاءة والشفافية وحتى توفير التكاليف وتحسين الأمان، فإن مزايا نظام AP غير الورقي لا جدال فيها.

ومن خلال تسخير قوة الشبكات النانوية، يمكن للشركات تبسيط عمليات AP الخاصة بها، وتحقيق أهدافها التشغيلية، وإعداد نفسها للنمو المستقبلي. فهو يقلل من العمل اليدوي والأخطاء المرتبطة به، ويسرع عملية الموافقة على الفاتورة، ويعزز دقة البيانات، ويسهل عمليات تكامل النظام بسلاسة. ومن خلال تركيزها القوي على الأمان والامتثال، توفر Nanonets حلاً موثوقًا للشركات للانتقال بثقة إلى بيئة خالية من الأوراق.

قد يكون الطريق إلى AP غير ورقية معقدًا، ولكن مع شبكات النانو، فإن الأمر يستحق الشروع فيه. إن الفرص التي تنتظرنا - تحسين الكفاءة، وخفض التكاليف، والشفافية، وأمن البيانات - تجعل هذه الرحلة ضرورية للشركات التي تهدف إلى الحفاظ على قدرتها التنافسية في عالم رقمي أولاً.

• محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. تمكين نفسك. الوصول هنا.
• أفلاطونايستريم. ذكاء Web3. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
• أفلاطون كربون، كلينتك ، الطاقة، بيئة، شمسي، إدارة المخلفات. الوصول هنا.
• أفلاطون هيلث. التكنولوجيا الحيوية وذكاء التجارب السريرية. الوصول هنا.
• المصدر https://nanonets.com/blog/paperless-accounts-payable/