كيف يمكن أن تساعد أتمتة AP في توسيع نطاق أعمالك؟

مع توسع الشركات، يزداد حجم المعاملات وتعقيد العمليات المالية والحاجة إلى إدارة التدفق النقدي الاستراتيجي. هذا هو المكان الذي تظهر فيه أتمتة الحسابات الدائنة (AP) كأداة مهمة، ليس فقط لإدارة المدفوعات ولكن كأداة استراتيجية لتوسيع نطاق أعمالك.

تتضمن AP Automation الاستفادة من التكنولوجيا لتبسيط العمليات المرتبطة بإدارة الحسابات الدائنة للشركة وتحسينها وأتمتتها. إنه تحول من المعالجة اليدوية التقليدية للنفقات الصادرة إلى نهج رقمي أكثر كفاءة. يعد هذا التحول أمرًا محوريًا بالنسبة للشركات التي تتطلع إلى التوسع، لأنه يؤثر بشكل مباشر على مجالات مثل الكفاءة التشغيلية والدقة المالية وعلاقات البائعين والامتثال التنظيمي واتخاذ القرارات الإستراتيجية.

ومع ذلك، فإن رحلة دمج أتمتة AP في الأعمال التجارية المتنامية لا تقتصر فقط على اعتماد برامج جديدة. إنه يتضمن فهم الطرق الدقيقة التي تتقاطع بها هذه التكنولوجيا مع الجوانب المختلفة لعمليات عملك. بدءًا من استلام الفواتير وحتى إدارة الموافقات والوفاء بالمدفوعات وضمان الممارسات المحاسبية المناسبة، يمكن تحسين كل خطوة في عملية AP من خلال الأتمتة.

في هذه المقالة، نتعمق في الجوانب الهامة لأتمتة AP التي تعتبر ضرورية للشركات التي تركز على التوسع. سنستكشف المقاييس الرئيسية التي يجب مراقبتها، والعمليات التي يجب مراعاتها عند التوسع، وما الذي يجب البحث عنه في برنامج أتمتة AP، مما يوفر خريطة طريق للشركات للتغلب على تحديات النمو بدعم من حلول AP المتقدمة.

ما هي أتمتة الحسابات الدائنة؟

تشير أتمتة الحسابات الدائنة (AP) إلى العملية التي تعمل فيها حلول البرامج وتقنيات الأتمتة على تبسيط كل خطوة من عملية AP، بدءًا من دفع الفواتير وحتى حسابات الضرائب وإدارة الموردين. ويضمن هذا التحول من العمليات اليدوية إلى العمليات الآلية إكمال المهام بكفاءة أكبر، مما يقلل الوقت المستغرق في إدخال البيانات والتحقق من الأخطاء البشرية وحل التناقضات. تعد أتمتة AP ضرورية للشركات التي تتطلع إلى تحسين السلامة المالية الشاملة لشركتها

كيف يمكن أن تساعد أتمتة AP في توسيع نطاق أعمالك؟

تعد أتمتة الحسابات الدائنة (AP) بمثابة محور أساسي للشركات التي تهدف إلى التوسع بكفاءة. في جوهرها، تتضمن أتمتة AP استخدام التكنولوجيا لتبسيط وتحسين عملية إدارة المدفوعات الصادرة للموردين والبائعين. لا يعد هذا التحول الرقمي لعملية AP مجرد تحول في كيفية معالجة المدفوعات، ولكنه تغيير أساسي في كيفية إدارة الشركات لعملياتها المالية.

1. استلام الفواتير

غالبًا ما تواجه الشركات المتوسعة طوفانًا من الفواتير بتنسيقات مختلفة، من الورقية إلى الرقمية، وأنواع وهياكل المستندات المختلفة داخل كل منها. تستخدم أتمتة AP تقنيات مثل التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) والذكاء الاصطناعي لرقمنة البيانات الأساسية واستخراجها من الفواتير بغض النظر عن تنسيقها.

ويضمن ذلك استلام الفواتير وتسجيل الدخول إلى النظام بسرعة ودقة، مما يمهد الطريق لعملية AP أسرع وأقل عرضة للأخطاء. فهو لا يعمل على تحسين الكفاءة فحسب، بل يقلل أيضًا من فرصة فقدان الفواتير أو التغاضي عنها، وهو أمر بالغ الأهمية لتجنب الدفعات المتأخرة والحفاظ على علاقات جيدة مع البائعين.

2. معالجة الفاتورة

بعد استلام الفواتير، يجب معالجتها. يتضمن ذلك التحقق من تفاصيل الفاتورة، ومطابقتها لأوامر الشراء، والتأكد من استلام البضائع أو الخدمات التي تم إصدار فاتورة بها. يدويًا، هذه مهمة تستغرق وقتًا طويلاً وعرضة للأخطاء. 

ومع ذلك، تتعامل أنظمة أتمتة AP مع هذه العمليات بسرعة وبدقة أكبر. ويمكنهم مطابقة الفواتير تلقائيًا مع أوامر الشراء المقابلة والإبلاغ عن أي اختلافات للمراجعة. وهذا لا يؤدي إلى تسريع وقت المعالجة فحسب، بل يقلل أيضًا من احتمالية المدفوعات الزائدة أو الاحتيال.

3. عملية الموافقة

في أي عمل تجاري، وخاصة تلك التي تمر بعملية التوسع، يعد وجود عملية موافقة قوية وفعالة للفواتير أمرًا بالغ الأهمية لضمان عدم تجاوز الميزانيات المالية. تعمل أدوات أتمتة AP على تبسيط هذه العملية عن طريق توجيه الفواتير تلقائيًا إلى الشخص أو القسم المناسب للموافقة عليها، بناءً على قواعد محددة مسبقًا. 

ويضمن سير العمل الآلي هذا الموافقة على الفواتير في الوقت المناسب، مما يمنع الاختناقات. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يوفر رؤية أكبر لعملية الموافقة، مما يسهل تتبع حالة الفواتير ومحاسبة الإدارات في حالة التأخير.

4. الوفاء والدفع

بمجرد الموافقة على الفواتير، فإن الخطوة التالية هي إتمام عملية الدفع. يمكن لأتمتة AP جدولة الدفعات لتفعيل الموافقة اللاحقة، استنادًا إلى شروط البائع واعتبارات التدفق النقدي للأعمال، مما يضمن الاستخدام الأمثل للموارد المالية. 

يمكن لمعالجة الدفع الآلي هذه التعامل مع طرق الدفع المختلفة، بدءًا من التحويلات الإلكترونية إلى الشيكات، ويمكنها أيضًا تقديم خيارات الدفع المبكر للاستفادة من الخصومات (إذا قدمها الموردون للدفع المبكر). يعد هذا المستوى من التحكم والكفاءة في إدارة التدفقات النقدية الصادرة ميزة كبيرة لتوسيع نطاق الأعمال.

5. التسجيل والمحاسبة

الخطوة الأخيرة في عملية AP هي تسجيل المعاملات في النظام المحاسبي للشركة. تتكامل حلول أتمتة AP بسلاسة مع برامج المحاسبة، مما يضمن تسجيل جميع المدفوعات بدقة في الوقت الفعلي. يلغي هذا التكامل الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا، مما يقلل من مخاطر الأخطاء ويضمن تحديث السجلات المالية دائمًا. 

تعد البيانات المالية الدقيقة وفي الوقت المناسب أمرًا بالغ الأهمية لتحليل الأعمال واتخاذ القرار، خاصة في الأعمال التجارية التي تكون فيها الإدارة المالية مسألة استراتيجية، وهي ضرورية لتمكين النمو المستدام.

مقاييس الحسابات الدائنة للمراقبة

من أجل تحديد ما إذا كان تمرين أتمتة AP ناجحًا، من الجيد للشركات أن تحدد مسبقًا كيفية تتبع ذلك والتحقق منه. الموضحة أدناه هي المقاييس والمؤشرات الرئيسية لتحديد مقدار التحسين الذي تجلبه أتمتة AP إلى الأعمال. يعد تتبع هذه المقاييس باستمرار، قبل وبعد وأثناء عملية AP، أمرًا أساسيًا لاتخاذ قرارات مستنيرة تؤثر على الإستراتيجية المالية للشركة ونزاهتها.

1. وقت معالجة الفاتورة: يقيس هذا المقياس الوقت المستغرق من استلام الفاتورة حتى الموافقة عليها. تشير أوقات المعالجة الأقصر إلى كفاءة أعلى وإدارة أفضل للتدفق النقدي.
2. التكلفة لكل فاتورة تمت معالجتها: يعد هذا مقياسًا مهمًا لفهم الكفاءة التشغيلية لقسم AP الخاص بك. ويشمل جميع التكاليف المرتبطة بمعالجة الفاتورة، مثل تكاليف العمالة والنفقات العامة والتكنولوجيا.
3. نسبة الفواتير الإلكترونية: يمكن أن يشير تتبع نسبة الفواتير الإلكترونية مقابل الفواتير الورقية إلى مستوى التكامل الرقمي في عملية AP الخاصة بك. عادةً ما ترتبط النسبة المئوية الأعلى للفواتير الإلكترونية بكفاءة أكبر وانخفاض تكاليف المعالجة.
4. نسبة دوران الحسابات الدائنة: تقيس هذه النسبة عدد المرات التي تدفع فيها الشركة لمورديها خلال فترة محددة. يمكن أن تشير نسبة الدوران المرتفعة إلى علاقات جيدة مع الموردين ولكنها تحتاج أيضًا إلى موازنتها مع اعتبارات التدفق النقدي.
5. معدل الاستثناء: يتتبع معدل الاستثناء النسبة المئوية للفواتير التي تنحرف عن المعالجة القياسية - على سبيل المثال، الفواتير التي تتطلب موافقة إضافية أو التي تحتوي على تناقضات. يشير معدل الاستثناء الأقل إلى عملية AP أكثر انسيابية.

توفر مراقبة هذه المقاييس رؤى قيمة حول كفاءة وفعالية عمليات AP الخاصة بك، وتوجيه التحسينات والقرارات الإستراتيجية.

العمليات التي يجب مراعاتها عند توسيع نطاق عملك

أثناء محاولة توسيع نطاق الأعمال بكفاءة، من الضروري الاهتمام جيدًا بالمجالات الموجودة في عملية AP والتي يمكن أن تؤثر بشكل كبير على الكفاءة الإجمالية. فيما يلي بعض المكونات الأساسية وأفضل الممارسات التي يجب وضعها في الاعتبار:

1. مركزية وظائف AP: مع توسع نطاق الأعمال، يمكن أن تؤدي وظائف AP المركزية إلى قدر أكبر من التحكم والتوحيد والكفاءة. يتضمن ذلك وجود نظام مركزي لإدارة الفواتير ومعالجتها والموافقة عليها والمدفوعات.
2. تطوير علاقات قوية مع الموردين: يمكن أن يؤدي تطوير علاقات قوية مع الموردين ومراجعة شروط الموردين بانتظام إلى ظروف أكثر ملاءمة، مثل الخصومات أو شروط الدفع الأفضل، والتي تعتبر حيوية لتوسيع نطاق الأعمال. إن الدفع للموردين في الوقت المحدد، أو قبل الموعد المحدد، يزيد من فرص الخصومات والشروط المواتية التي قد تكون كبيرة في مرحلة النمو.
3. دمج AP مع أنظمة الأعمال الأخرى: يضمن تكامل أتمتة AP مع أنظمة الأعمال الأخرى، مثل ERP أو CRM، اتساق البيانات ويوفر رؤية شاملة للسلامة المالية للشركة.
4. تنفيذ التحليلات المتقدمة: يمكن أن تؤدي الاستفادة من التحليلات للحصول على رؤى حول أنماط الإنفاق وأداء الموردين والمجالات المحتملة لتوفير التكاليف إلى تغيير قواعد اللعبة في عملية صنع القرار والتخطيط الاستراتيجي والصحة المالية للشركة.
5. المراجعة المنتظمة والتحسين: تضمن المراجعة المستمرة وتحسين عمليات AP أن تظل فعالة ومتوافقة مع احتياجات العمل المتطورة.

ما الذي تبحث عنه في برنامج أتمتة AP لتوسيع نطاق أعمالك

بلغت قيمة سوق حلول AP العالمية 2.6 مليار دولار أمريكي في عام 2021، ومن المتوقع أن تصل إلى 6.7 مليار دولار أمريكي بحلول عام 2032 بمعدل نمو سنوي مركب قدره 10%. على الرغم من وجود العديد من حلول أتمتة نقاط الوصول التي تغمر السوق، إلا أنه يجب على الشركة اختيار أحد الحلول وفقًا لاحتياجاتها وأهدافها وأنظمتها الحالية. فيما يلي بعض الميزات الأساسية التي نعتقد أنها يجب أن تكون أصلية في أي برنامج تختاره.

1. التدرجية: يجب أن يكون البرنامج قادرًا على التعامل مع كميات متزايدة من المعاملات دون انخفاض في الأداء، وهو أمر ضروري للشركات المتنامية.
2. قدرات التكامل: ابحث عن البرامج التي تتكامل بسهولة مع أنظمة المحاسبة الحالية لديك وبرامج الأعمال الأخرى لضمان التدفق السلس للبيانات.
3. واجهة سهلة الاستخدام: تعد الواجهة سهلة الاستخدام أمرًا بالغ الأهمية لضمان قدرة فريقك على استخدام البرنامج بكفاءة، مما يقلل من وقت التدريب وتكاليفه.
4. أمان قوي للبيانات: نظرًا للطبيعة الحساسة للبيانات المالية، يجب أن يكون لدى البرنامج بروتوكولات أمان قوية للحماية من خروقات البيانات.
5. مهام سير العمل القابلة للتخصيص: تعد القدرة على تخصيص سير العمل والتسلسلات الهرمية للموافقة في البرنامج أمرًا ضروريًا لتحقيق المرونة مع تطور عملك وحجمه وعملياته.
6. التحليلات وإعداد التقارير في الوقت الفعلي: توفر البرامج المتضمنة أدوات التحليل وإعداد التقارير رؤى قيمة لاتخاذ القرارات الإستراتيجية.
7. إدارة الامتثال: تأكد من أن البرنامج يتوافق مع اللوائح المالية ولوائح حماية البيانات ذات الصلة، وهو أمر بالغ الأهمية مع نمو أعمالك وربما توسعها في أسواق جديدة.

وفي الختام

يمكن أن يعزى نمو سوق أتمتة نقاط الوصول إلى عوامل مختلفة، بما في ذلك الطلب المتزايد على الحلول التي تعزز رؤية وكفاءة الأنظمة المالية داخل الشركات، والحاجة إلى تقليل أوقات المعاملات وتكاليفها.

لكن أتمتة AP هي أكثر بكثير من مجرد أداة لتحقيق الكفاءة في معالجة الفواتير والنفقات الصادرة. إنها أصل استراتيجي للشركات التي تتطلع إلى التوسع، ومن خلال تعزيز كفاءة عملية AP ودقتها وإدارة التدفق النقدي، تعمل أتمتة AP على تمكين الشركات من النمو بشكل مستدام وتعزيز العلاقات مع الموردين والخروج بنجاح.

• محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. تمكين نفسك. الوصول هنا.
• أفلاطونايستريم. ذكاء Web3. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
• أفلاطون كربون، كلينتك ، الطاقة، بيئة، شمسي، إدارة المخلفات. الوصول هنا.
• أفلاطون هيلث. التكنولوجيا الحيوية وذكاء التجارب السريرية. الوصول هنا.
• المصدر https://nanonets.com/blog/ap-automation-to-scale-your-business/