প্রদেয় অ্যাকাউন্টগুলির জন্য অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণগুলি কীভাবে পরিচালনা করবেন

সমস্ত ব্যবসাকে অবশ্যই দক্ষতার সাথে অন্যান্য ব্যক্তি বা সংস্থার কাছে তাদের পাওনা অর্থপ্রদানগুলি পরিচালনা করতে হবে। এই ফাংশন, হিসাবে উল্লেখ করা হয় পরিশোধযোগ্য হিসাব, ব্যবসায়িক ক্রিয়াকলাপ, আর্থিক ব্যবস্থাপনা, এবং প্রতিটি শিল্পে দীর্ঘমেয়াদী সম্পর্ক নির্মাণের জন্য গুরুত্বপূর্ণ। 

সঠিক অংশীদারদের সঠিক অর্থপ্রদান পেতে অ্যাকাউন্ট প্রদেয় দলগুলিকে অবশ্যই গতি এবং নির্ভুলতার মধ্যে ভারসাম্য খুঁজে বের করতে হবে সময় উপর. অর্থপ্রদানের আশেপাশে ত্রুটির সম্ভাবনার জন্য বেশ কয়েকটি অ্যাকাউন্টের প্রদেয় নিয়ন্ত্রণগুলি প্রয়োগ করা প্রয়োজন অ্যাকাউন্ট প্রদেয় প্রক্রিয়া. 

প্রদেয় অ্যাকাউন্টের অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণগুলি সাবধানে বিকশিত করা হয়েছে, ব্যাপকভাবে প্রয়োগ করা হয়েছে এবং ব্যবসাগুলিকে অর্থপ্রদানের ঝুঁকি থেকে রক্ষা করার জন্য ক্রমাগত পরিমার্জিত করা হয়েছে, সেগুলি AP প্রক্রিয়া যেখানেই উদ্ভূত হোক না কেন। আমরা বিভিন্ন ধরনের AP কন্ট্রোল, অ্যাকাউন্ট প্রদেয় অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণের সর্বোত্তম অনুশীলন এবং আজকের ডিজিটাল ল্যান্ডস্কেপে কীভাবে AP নিয়ন্ত্রণগুলি পরিচালনা করতে হয় তা পরীক্ষা করব।

প্রদেয় অ্যাকাউন্টের অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ বোঝা

যখন তহবিল বিতরণের কথা আসে - তা সে একজন গ্রাহক যিনি রিটার্ন করেন, একজন বিক্রেতা যিনি কাঁচামাল পাঠাচ্ছেন, বা একটি সরকারী সংস্থা যা কর বা ফি সংগ্রহ করছে - এটি গুরুত্বপূর্ণ যে প্রক্রিয়াকরণ ত্রুটিগুলি পথে না আসে৷ যে ব্যবসার টাকা বকেয়া আছে সে একটি চালান পাঠাবে, সেই চালানটি AP টিম দ্বারা প্রক্রিয়া করা হবে এবং তারপর AP টিম চালানের মালিকের কাছে তহবিল পাঠাবে৷ তহবিল পরিষ্কার হয়ে গেলে, প্রক্রিয়াটি সম্পূর্ণ হবে এবং ব্যবসা স্বাভাবিক হিসাবে চলতে পারে। 

প্রদেয় অ্যাকাউন্টগুলির জন্য অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ মান এবং প্রয়োজনীয়তার একটি সেট যা AP প্রক্রিয়াগুলিকে আরও দক্ষ করে তোলে, ফাংশনের সাথে যুক্ত ব্যবসায়িক ঝুঁকি হ্রাস করে এবং দীর্ঘমেয়াদী নগদ ব্যবস্থাপনাকে অপ্টিমাইজ করে। শীঘ্রই রাখুন, একটি দক্ষ এবং কার্যকর এপি দল ইতিবাচকভাবে প্রতিটি নিম্নধারা ব্যবসা ফাংশন প্রভাবিত করবে. 

অ্যাকাউন্ট প্রদেয় ঝুঁকি

পরিশোধযোগ্য হিসাব ঝুঁকি দেরী অর্থপ্রদান এবং ক্ষতিগ্রস্ত ব্যবসায়িক সম্পর্ক অতিক্রম করে যথেষ্ট গুরুতর হলে, অ্যাকাউন্টের প্রদেয় সমস্যাগুলির কারণে ব্যবসার কার্যকারিতা প্রশ্নবিদ্ধ হতে পারে। এই ব্যবসা ফাংশনের মধ্যে সবচেয়ে বড় ঝুঁকি হল:

• প্রতারণা
• দেরী বা অসম্পূর্ণ পেমেন্ট
• অডিট প্রয়োজনীয়তা সঙ্গে অসম্মতি
• অনুপযুক্ত চালান ব্যবস্থাপনা
• overpayments

অ্যাকাউন্টস প্রদেয় নিয়ন্ত্রণের ব্যবসা ফাংশন

সঠিকভাবে প্রয়োগ করা হলে, প্রদেয় অ্যাকাউন্টের অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণগুলি পুরো প্রক্রিয়া জুড়ে ভূমিকা এবং দায়িত্বগুলিকে বিভক্ত করে, চালান এবং অর্থপ্রদানের নির্ভুলতা নিশ্চিত করে, একাধিক অর্থপ্রদানের ঝুঁকি হ্রাস করে, একটি পেপার ট্রেইল বজায় রাখে যা অডিট করা যেতে পারে এবং শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত মানবিক ত্রুটি হ্রাস করে৷ 

সঠিক AP নিয়ন্ত্রণের জায়গায়, ব্যবসায়িক নেতারা, গ্রাহকরা এবং অন্যান্য বিক্রেতারা প্রতারণার ঝুঁকি কম জেনে নিশ্চিন্তে ঘুমাতে পারেন, তহবিল স্থানান্তর দ্রুত এবং সঠিক হবে এবং আপনার সংস্থার আর্থিক স্টুয়ার্ডশিপ নির্ভরযোগ্য। অনেক অ্যাকাউন্ট আছে প্রদেয় অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ সর্বোত্তম অনুশীলন যা প্রতিটি ব্যবসার অগ্রাধিকার দেওয়া উচিত; চলুন তাদের মধ্যে পেতে.

প্রদেয় অ্যাকাউন্টের জন্য অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণের প্রকার

প্রদেয় অ্যাকাউন্টের অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণগুলি তিনটি প্রধান উপশ্রেণীতে বিভক্ত: অর্থ প্রদানের নিয়ন্ত্রণ, ডেটা এন্ট্রি নিয়ন্ত্রণ এবং অর্থপ্রদানের এন্ট্রি নিয়ন্ত্রণের বাধ্যবাধকতা। প্রতিটি বিভাগ অর্থপ্রদান প্রক্রিয়ার প্রধান পদক্ষেপগুলির সাথে সারিবদ্ধ করে: ইনকামিং ইনভয়েসগুলিকে যাচাই করা, ডেটা অভ্যন্তরীণভাবে সঠিকভাবে রেকর্ড করা হয়েছে তা নিশ্চিত করা এবং অর্থপ্রদান প্রাপকের কাছে সঠিক পরিমাণ তহবিল বিতরণ করা। 

বেতন নিয়ন্ত্রণের বাধ্যবাধকতা

ব্যবসার অর্থপ্রদানের বাধ্যবাধকতার আশেপাশে প্রদেয় কেন্দ্রগুলির অ্যাকাউন্টগুলির জন্য প্রথম ধরনের অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ৷ যখন ইনকামিং ইনভয়েসগুলি একটি ব্যবসায় পাঠানো হয়, তখন ব্যবসাটি অবশ্যই প্রতিটি চালান যাচাই করুন. সেগুলি প্রাপ্ত পণ্য বা পরিষেবাগুলির সাথে সারিবদ্ধ হওয়া উচিত এবং ইতিমধ্যে প্রক্রিয়াকৃত চালানের নকল হওয়া উচিত নয়৷ প্রক্রিয়ার এই অংশে, আপনার AP টিমকে নিম্নলিখিত পদ্ধতিগুলি ব্যবহার করে যথাযথ পরিশ্রম করতে হবে:

1. চালানের অনুমোদন

আপনার প্রতিষ্ঠানের কাঠামোর উপর নির্ভর করে, দায়িত্বে সঠিক ভূমিকা চালান অনুমোদন পরিবর্তিত হতে পারে, কিন্তু সাধারণত, একজন ব্যক্তি বা লোকদের একটি ছোট দল আছে যারা ইনকামিং ইনভয়েস পর্যালোচনা করে, বকেয়া পরিমাণ সঠিক কিনা তা যাচাই করে এবং সেই চালানের জন্য অর্থপ্রদান অনুমোদন করে। 

আপনি যা ভাবেন তার চেয়ে এটি করা কঠিন হতে পারে। অনুমোদনকারীকে একটি পণ্যের কতটা ক্রয় করা হচ্ছে, সম্মত বিক্রয় মূল্য কী এবং সেই পণ্যটি গৃহীত হয়েছে কিনা তা জানতে হবে। চালান, আসল ক্রয় আদেশ এবং শিপিং রসিদগুলির সাথে, তারা তথ্যের সঠিকতা নিশ্চিত করতে ক্রস-চেক করতে পারে।

2. ক্রয় আদেশ অনুমোদন

যখন একটি ব্যবসা একটি ক্রয় করার সিদ্ধান্ত নেয়, তখন প্রকিউরমেন্ট টিমকে ইস্যু করা এবং অনুমোদন করা উচিত ক্রয় আদেশ. ক্রয় আদেশ অনুমোদিত হলে, এটি একটি অর্ডার নম্বর দেওয়া হয় এবং বিক্রেতার সাথে শেয়ার করা হয়। এটি প্রতিটি চালানের অর্থপ্রদান অনুমোদন করার আগে চালান অনুমোদনকারীকে একটি সাধারণ চেক দেয়। এটি অতিরিক্ত ব্যয় হ্রাস এবং ব্যয়ের পূর্বাভাস পরিচালনা করার একটি দুর্দান্ত উপায়। 

3. থ্রি-ওয়ে ম্যাচিং

অর্ডার ক্রয় এবং তথ্য গ্রহণের সাথে চালানের তুলনা করার প্রক্রিয়াটিকে বলা হয় ত্রিমুখী মিল. এটি নিশ্চিত করে যে আইটেমগুলির জন্য অর্থ প্রদান করা হচ্ছে প্রাপ্ত হয়েছে। পেমেন্ট অনুমোদন করার আগে ম্যাচিং করা উচিত। 

4. ডুপ্লিকেট চালান বা পেমেন্ট অডিট

চালানের লাইন আইটেমগুলির জন্য পেমেন্ট ইতিমধ্যেই কোনও বিক্রেতার কাছে পাঠানো হয়নি তা যাচাই করা চূড়ান্ত। এটি ম্যানুয়াল ছিল, কিন্তু এখন, বেশিরভাগ ব্যবসা তাদের সিস্টেমের মাধ্যমে চিরুনি, সংশ্লিষ্ট চালান নম্বর এবং অর্ডার নম্বর অনুসন্ধান করতে এবং যেকোন সদৃশ অর্থপ্রদানকে ফ্ল্যাগ করার জন্য ন্যানোনেটের মতো একটি সফ্টওয়্যার সরঞ্জামের উপর নির্ভর করে।  

ডাটা এন্ট্রি কন্ট্রোল

ডেটা এন্ট্রি কন্ট্রোল - বিশেষত ডিজিটাল সমাধানগুলির সাথে যা বেশিরভাগ ক্ষেত্রে ব্যবহৃত হয় অ্যাকাউন্টিং এবং FP&A ফাংশন - আজ প্রদেয় দলগুলির অ্যাকাউন্টগুলির জন্য মূল অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ। অর্থপ্রদানের জন্য আপনার বাধ্যবাধকতা নির্ধারণ করার পরে, আপনার অ্যাকাউন্টে প্রদেয় সফ্টওয়্যারে সঠিক ডেটা পেতে ডেটা এন্ট্রি নিয়ন্ত্রণগুলি রয়েছে৷ আপনি একটি ERP, একটি অটোমেশন প্ল্যাটফর্ম, বা সরঞ্জামগুলির সংমিশ্রণ ব্যবহার করুন না কেন, সঠিক ডেটা এন্ট্রিকে অগ্রাধিকার দিতে হবে। প্রদেয় অ্যাকাউন্টগুলির জন্য এই অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণগুলি নেভিগেট করার দুটি উপায় রয়েছে:

1. অনুমোদনের আগে চালান রেকর্ড করুন

এই পদ্ধতির সাহায্যে, প্রেরকের কাছ থেকে AP দল এটি গ্রহণ করার সাথে সাথে একটি চালান এবং এর সংশ্লিষ্ট ডেবিট রেকর্ড করা হয়। তারপর এটি অনুমোদন প্রক্রিয়ার মাধ্যমে পাঠানো হয়, প্রায়ই দ্রুত প্রক্রিয়াকরণ এবং তহবিল বিতরণের ফলে।

2. অনুমোদনের পর চালান রেকর্ড করুন

আপনি যদি ডুপ্লিকেট পেমেন্ট নিয়ে চিন্তিত হন, তাহলে সঠিক কর্তৃপক্ষের দ্বারা অভ্যন্তরীণভাবে অনুমোদিত হওয়ার পরে আপনার সিস্টেমে চালান রেকর্ড করতে বেছে নিন। আপনি যদি সতর্কতার দিক থেকে ভুল করে থাকেন তবে এটিই প্রস্তাবিত পদ্ধতি। 

3. পেমেন্ট এন্ট্রি নিয়ন্ত্রণ

অ্যাকাউন্টের প্রদেয় প্রক্রিয়াগুলির জন্য শেষ প্রধান ধরনের অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ হল সমস্ত পেমেন্ট এন্ট্রি নিয়ন্ত্রণ। এইগুলি আপনার সিস্টেমে অনুমোদিত এবং আপলোড করা চালানের সাথে সম্পর্কিত অর্থপ্রদান পাঠানোর উপর ফোকাস করে। এই বিভাগে প্রদেয় নিয়ন্ত্রণগুলি হল:

4. দায়িত্ব পৃথকীকরণ

চেক প্রস্তুত এবং স্বাক্ষর করার জন্য একই ব্যক্তিকে নিয়োগ করবেন না; নিরাপত্তার একটি অতিরিক্ত স্তর তৈরি করতে তাদের আলাদা রাখুন। এটিও নিশ্চিত করে যে একজন দ্বিতীয় ব্যক্তি পেমেন্ট করার আগে সবকিছু দুবার চেক করছে। এটি সহজ মনে হতে পারে, কিন্তু এটি সামগ্রিক অ্যাকাউন্টের প্রদেয় অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণে একটি প্রধান ভূমিকা পালন করে। 

5. ম্যানুয়াল চেক সাইনিং

স্বাক্ষর স্ট্যাম্প থেকে দূরে থাকুন এবং সমস্ত বিক্রেতার অর্থপ্রদানের জন্য পুরানো ধাঁচের ম্যানুয়াল চেক সাইনিং বাধ্যতামূলক করুন৷ স্ট্যাম্পগুলি অননুমোদিত ব্যক্তিদের দ্বারা ব্যবহার করা যেতে পারে, জালিয়াতির ঝুঁকি বাড়ায় এবং দুর্ঘটনাজনিত ডুপ্লিকেট অর্থপ্রদানের কারণ হতে পারে।

6. নিরাপদ চেক স্টোরেজ

একটি লক করা স্টোরেজ এলাকায় চেকগুলি সংরক্ষণ করুন যা আপনার সংস্থার ব্যবহার করা যেকোনো স্বাক্ষর স্ট্যাম্প থেকে আলাদা।

7. ট্র্যাকিং চেক নম্বর

চেক রান ব্যবহার করে প্রেরিত সমস্ত চেকের উপর ঘনিষ্ঠ নজর রেখে, AP টিমগুলি সনাক্ত করতে পারে যে কোনও চেক অনুপস্থিত হয়েছে কিনা এবং সঠিক চ্যানেলের মাধ্যমে সমস্যাটিকে পতাকাঙ্কিত করতে পারে।

8. ডাবল সাইনিং

একটি নির্দিষ্ট পরিমাণের বেশি অর্থপ্রদানের জন্য একটি ডবল সাইনিং নীতি ছাড়া অ্যাকাউন্ট প্রদেয় নিয়ন্ত্রণ সম্পূর্ণ হবে না। যখন প্রচুর অর্থ লাইনে থাকে তখন একজন ম্যানেজার বা একজন উচ্চ-স্তরের নির্বাহী কার্যকর সুরক্ষা হিসাবে কাজ করতে পারেন।

প্রদেয় অ্যাকাউন্ট অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ সর্বোত্তম অনুশীলন

AP কন্ট্রোলের সমস্ত বিভাগ সেরা অনুশীলনের সুপারিশ সহ আসে। বর্তমান অ্যাকাউন্টগুলির প্রদেয় অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণগুলির সর্বোত্তম অনুশীলনগুলি কী তা আপডেট করা গুরুত্বপূর্ণ, বিশেষত নতুন প্রযুক্তিগুলি AP প্রক্রিয়াকে অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিকভাবে পরিবর্তন করে৷ 

সর্বোত্তম অনুশীলন: বেতন নিয়ন্ত্রণের বাধ্যবাধকতা

নিয়ন্ত্রণ প্রদানের বাধ্যবাধকতা থেকে সর্বাধিক সুরক্ষা পেতে, একটি সমন্বিত ডকুমেন্ট স্টোরেজ সমাধান ব্যবহার করতে ভুলবেন না। আপনার ব্যবসা যদি কাগজের চালান গ্রহণ করে, সেগুলিকে বিভিন্ন জায়গায় রাখে এবং যেখানে তারা যায় তার জন্য একটি আদর্শ প্রক্রিয়া না থাকলে, জিনিসগুলি হারিয়ে যাবে৷

পরিবর্তে, বিনিয়োগ করুন এপি সফটওয়্যার যেমন Nanonets, যা প্রতিটি চালানের একটি ডিজিটাল কপি রাখতে পারে, অনুমোদনের প্রবাহ ট্র্যাক করতে পারে এবং আপনার প্রতিষ্ঠানের অন্যান্য সিস্টেমের সাথে ইনভয়েস ডেটা মেলাতে পারে। সফ্টওয়্যার সমাধানগুলি সদৃশগুলিকে পতাকাঙ্কিত করতে পারে বা ইতিমধ্যেই একটি অর্থপ্রদান পাঠানো হলে ব্যক্তিদের অবহিত করতে পারে। এমনকি একটি ডিজিটাল টুল দিয়েও, স্বার্থের দ্বন্দ্ব এড়াতে ভুলবেন না এবং ভূমিকা এবং দায়িত্ব আলাদা করতে সহায়তা করার জন্য অনুমোদন এবং অর্থপ্রদানের প্রক্রিয়ায় একাধিক ব্যক্তিকে জড়িত রাখতে ভুলবেন না। 

সর্বোত্তম অনুশীলন: ডেটা এন্ট্রি নিয়ন্ত্রণ

ডেটা এন্ট্রি মানব ত্রুটির জন্য একটি বিশাল প্রার্থী। প্রতিটি চালান বা ক্রয় অর্ডার থেকে তথ্য হাত দিয়ে ইনপুট করার জন্য আপনার AP কর্মী সদস্যদের একজনের উপর নির্ভর করার পরিবর্তে, নথিগুলিকে একটি নথি পড়ার সরঞ্জামে স্ক্যান করুন যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে তথ্য বের করতে পারে এবং আপনার নিয়োগ করা ব্যবসায়িক সিস্টেমের মাধ্যমে বিতরণ করতে পারে। Nanonets দ্বারা প্রবাহ কাস্টমাইজ করা হয় ম্যানুয়াল ডেটা এন্ট্রি বাদ দিন এবং নির্বিঘ্নে সবার সাথে যোগাযোগ করে শীর্ষ ইআরপি, CRM, এবং অন্যান্য ব্যবসার সরঞ্জাম। 

সর্বোত্তম অনুশীলন: পেমেন্ট এন্ট্রি নিয়ন্ত্রণ

অর্থপ্রদানের এন্ট্রি নিয়ন্ত্রণের সাথে সারিবদ্ধভাবে, প্রক্রিয়ায় কিছু দায়বদ্ধতা রাখতে ভুলবেন না। আপনি চাইবেন না যে চালানটি অনুমোদন করেছেন সেই একই ব্যক্তি যিনি চেক লিখেছেন এবং স্বাক্ষর করেছেন; পেমেন্ট করার আগে চোখের আরেকটি সেট সবকিছু দেখতে হবে। আরও ভাল, মুদ্রিত চেকের পরিবর্তে ACH পেমেন্ট বা ওয়্যার ট্রান্সফারে স্যুইচ করার কথা বিবেচনা করুন। জিনিসগুলি হারিয়ে যেতে পারে না, কাগজের লেজ অবিনাশী, এবং অর্থপ্রদান প্রায় অবিলম্বে প্রাপ্ত হয়। 

প্রদেয় অ্যাকাউন্টগুলির জন্য অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ আপনার ব্যবসা, বিক্রেতা এবং গ্রাহকদের রক্ষা করে

আপনি যদি নতুন AP নিয়ন্ত্রণগুলি প্রয়োগ করতে আগ্রহী হন তবে আপনি কোথায় শুরু করবেন তা নিশ্চিত না হন৷ বসুন এবং প্রক্রিয়াটি শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত অডিট করুন। কে যুক্ত? একটি চালান পাওয়ার পর থেকে পরিশোধ না করা পর্যন্ত সঠিক পদক্ষেপগুলি কী কী? বর্তমান প্রক্রিয়ার সাথে ব্যথা পয়েন্ট কি? কিভাবে প্রযুক্তি ফ্যাক্টর হয়

বেসলাইন হিসাবে এই প্রশ্নগুলির উত্তর পেয়ে গেলে, আপনি ঝাঁপিয়ে পড়ার আগে কম ঝুলন্ত ফল এবং আরও জটিল পরিবর্তনগুলি সনাক্ত করতে শুরু করতে পারেন৷ নতুন নিয়ন্ত্রণ বা আপডেট প্রক্রিয়াগুলি বাস্তবায়নে সহায়তা করার জন্য আপনাকে এমন লোকদের প্রয়োজন যারা ফাংশনটি খুব ভালভাবে বোঝেন, কিন্তু একবার সম্পূর্ণ হলে, এই নিয়ন্ত্রণগুলি আপনার ব্যবসা এবং এর সাথে জড়িত প্রত্যেক ব্যক্তি বা সংস্থাকে রক্ষা করবে।

• এসইও চালিত বিষয়বস্তু এবং পিআর বিতরণ। আজই পরিবর্ধিত পান।
• PlatoData.Network উল্লম্ব জেনারেটিভ Ai. নিজেকে ক্ষমতায়িত করুন। এখানে প্রবেশ করুন.
• প্লেটোএআইস্ট্রিম। Web3 ইন্টেলিজেন্স। জ্ঞান প্রসারিত. এখানে প্রবেশ করুন.
• প্লেটোইএসজি। কার্বন, ক্লিনটেক, শক্তি, পরিবেশ সৌর, বর্জ্য ব্যবস্থাপনা. এখানে প্রবেশ করুন.
• প্লেটো হেলথ। বায়োটেক এবং ক্লিনিক্যাল ট্রায়াল ইন্টেলিজেন্স। এখানে প্রবেশ করুন.
• উত্স: https://nanonets.com/blog/internal-controls-for-accounts-payable/