Finansielle tjenesters ubelejlige behov for WhatsApp-arkivering (Harriet Christie)

I september 2022 nåede Securities Exchange Commission (SEC) og Commodity Futures Trading Commission (CTFC) forlig på i alt omkring 1.8 milliarder dollars med

12 af Wall Streets førende investeringsbanker. De fremtrædende institutioner, som omfattede Morgan Stanley, Citigroup, Goldman Sachs og Bank of America, blev straffet for at undlade at overvåge medarbejdernes brug af uautoriserede beskedapps, såsom Whatsapp, med
kolleger og kunder. 

Undersøgelsen fulgte efter JP Morgans bøde på 200 millioner dollars i december 2021, hvor sluserne tilsyneladende åbnede sig. Myndighederne ser ud til at have brugt det oprindelige afregningstal på 200 millioner dollars som en målestok for industrien, hvilket betyder afslutningen på en uofficiel
afdragsfrihed gav virksomhederne tilpasning til pandemien.  

Sådanne monumentale sanktioner har naturligvis haft en seismisk indvirkning på landskabet for finansielle tjenesteydelser, hvor konsekvenserne rækker langt ud over de gigantiske giganter, der åbenbart er blevet gjort til et eksempel på. Men hvordan kom vi til dette stadie, og hvordan kan virksomhederne håndtere problemet
medarbejderadfærd, som tydeligvis ikke længere vil blive tolereret?

Hvad sker der med WhatsApp? 

SEC mandater at banker fører optegnelser over al kommunikation mellem kunder og mæglere. Private udvekslinger, som dem der finder sted gennem WhatsApp,
er langt sværere at overvåge, og sandsynligheden for, at data bliver kompromitteret, stiger kun, efterhånden som personlige enheder introduceres til ligningen. 

Det er vigtigt at bemærke, at problemet her ikke er med WhatsApp selv; de samme bekymringer gør sig gældende med WeChat, Telegram og andre 'flygtige' beskedapps. Det er vanskelighederne med at dokumentere kommunikation på disse krypterede platforme, og den efterfølgende
overtrædelse af registreringskravene, det er problematisk. 

Træthed ved telefonopkald 

Indtil relativt for nylig havde forbrugerne begrænsede muligheder for dem, hvis de ønskede at kontakte en reguleret virksomhed. For at diskutere deres bankkonto, for eksempel, skulle de enten tage telefonen eller tage over til deres lokale afdeling for en personlig
diskussion. Nu er de i stand til at kommunikere med organisationen gennem et væld af digitale kanaler. 

Det er ikke bare en mulighed, men en præference. WhatsApp, Facebook Messenger og Telegram var blandt de

mest downloadede apps i 1. kvartal 2022, og WhatsApp selv har en astronomisk
2 milliarder aktive brugere i hele verden. Ifølge
Forbes93% af amerikanske forbrugere ønsker at kommunikere via sms, med hastighed, brugervenlighed og (forbruger)kendskab til platformene, hvilket viser sig at være afgørende fordele.  

Dette virker begge veje; det er også nemmere og mere effektivt for medarbejderne at kommunikere gennem værktøjer, som de er fortrolige med at bruge i deres daglige liv end dem, som deres arbejdsgiver har leveret. 

Fjernkanaler 

Afbrydelsen af ​​Covid-19-pandemien førte til langt større afhængighed af beskedapps, da fysisk nærhed, selv med kolleger, var forbudt. I 2019 fik 68.1 millioner amerikanske mobiltelefonbrugere adgang til WhatsApp for at kommunikere. Dette tal er fremskrevet til

vokse til 85.8 millioner brugere i 2023. Et biprodukt af denne afhængighed af nye digitale kanaler var en eskalering i antallet af arbejdere, der brugte

personlige telefoner eller tablets for erhvervslivet, da linjer begyndte at udviskes og professionelle og personlige liv flettede sammen. 

Medarbejdere er mere tilbøjelige til at handle afslappet, når de arbejder eksternt, uanset om det betyder at tage længere pauser eller sende beskeder til klienter eller kolleger via en uautoriseret kanal. Efter at have tilladt disse kommunikationsvaner at indfinde sig over en længere periode, er de
nu meget vanskeligt at skifte tilbage til et niveau før Covid på grund af den iboende bekvemmelighed og brugervenlighed, som medarbejderne har vænnet sig til. 

Betaling af regningen 

JP Morgan's
200 millioner dollars i bøde i december 2021 var den første betydelige straf i en undersøgelse, der også har påvirket de førnævnte dusin førende investeringsbanker til en værdi af 1.8 milliarder dollars. SEC's undertrykkelse er siden blevet ved med at vokse, ligesom Wall Streets

private equity-giganter har afsløret, at de er under undersøgelse.  

Håndhævelsesenheden er også lanceret
henvendelser om mindre RIA-protokoller (Registred Investment Advisor) til 'off-channel' virksomhedskommunikation. RIA'er er underlagt de samme regler som de større virksomheder, der tidligere blev straffet, så selvom de måske er blevet skånet for bagholdsangrebet
de indledende undersøgelser, bør de være opmærksomme på, at de alligevel er i regulatorernes trådkors. 

Hvad nu? 

Situationen efterlader virksomhedsledere og compliance-teams i et dilemma. Skulle de ofre bekvemmelighed og driftseffektivitet i jagten på overholdelse, forbyde beskedapps direkte og i stedet stole på de gennemprøvede løsninger fra
e-mail, telefonopkald og i mindre grad sociale medier? 

Dette er sandsynligvis en fristende mulighed i betragtning af de enorme straffe, der administreres. Det har helt sikkert været den mere populære tilgang, da det i juli 2022 bare var

15 % af de finansielle virksomheder overvågede WhatsApp. 

Men det er ikke helt så enkelt. At forbyde medarbejdere at bruge bestemte kanaler betyder ikke nødvendigvis, at alle risici er elimineret. Forbuddet mod nyttige værktøjer vil formentlig føre til utilfredse medarbejdere og "compliance gaps" på arbejdspladsen.
Den sikrere mulighed er, at virksomhedsledere forstår de platforme, som medarbejdere og forbrugere foretrækker at bruge, og derefter udvikler passende politikker i overensstemmelse hermed.  

I sidste ende, hvis medarbejdere ønsker at bruge uautoriserede apps, vil de gøre det, medmindre en tilsynsprocedure er på plads for at kontrollere det korrekt. Dette har haft enorme konsekvenser for personer som Goldman Sachs, Bank of America et al., som ikke er lykkedes med
dette skridt på trods af deres ressourcer.  

Kan WhatsApp overvåges? 

Den foretrukne mulighed her er helt sikkert at give personalet mulighed for at bruge de platforme, som de er mest komfortable med, og minimere begrænsninger, hvor det er muligt.  

For at opnå overholdelse på krypterede platforme som WhatsApp, skal virksomhedsledere sikre, at de kan fange, bevare og overvåge samtaler. Dette er lettere sagt end gjort, og processen har historisk set været en kilde til store vanskeligheder. Dog i
de seneste år er der udviklet nye løsninger specifikt til at tackle denne nye nødvendighed.  

Ligesom de tidligere havde gjort for sociale medieplatforme, har førende leverandører af digital arkivering bygget teknologien til at fange og arkivere kommunikationsdata fra apps som WhatsApp, WeChat, Signal og Telegram. Dette redder virksomhedsledere fra frustrationen
at skulle vælge mellem effektivitet og overholdelse; begge kan nu sameksistere meget fredeligt. 

Det er afgørende, at virksomheder også kan allokere sekundære numre på personlige enheder, hvilket giver medarbejderne mulighed for at skelne mellem forretnings- og ikke-arbejdsrelaterede kontakter og indfange relevante data i overensstemmelse hermed. Det betyder, at privatlivets fred også kan opretholdes på trods af øget
niveauer af faglig kontrol. 

Det ville være kontraintuitivt at ignorere den stigende efterspørgsel efter krypterede beskedapps på arbejdspladsen. Det behøver virksomheder heldigvis ikke længere.