En omfattende guide til e-mail-parsere

Over firs procent af små og mellemstore virksomheder bruger e-mail marketing til at tiltrække nye kunder og beholde dem, de allerede har.

E-mail er en væsentlig komponent i moderne forretningsdrift. E-mails indeholder ofte kundekontaktoplysninger, kundeordrebekræftelser, betalingsanmodninger fra leverandører, kundeemner og lignende vigtige forretningsdata.

E-mail-parsere kan hjælpe organisationer med at udtrække og udnytte alle de data, der er fanget i deres e-mails og vedhæftede filer.

Hvad er en e-mail-parser?

En e-mail-parser er et værktøj, der bruges til at indsamle oplysninger fra indgående e-mails. Data kan udtrækkes fra headeren og e-mail-indholdet ved at bruge en mail-parsing-API. Derudover kan den udtrække data direkte fra e-mail-vedhæftede filer såsom PDF-filer, CSV-filer, billeder og andre dokumenttyper.

E-mail-parsere kan programmeres til at udtrække bestemte datafelter fra nye meddelelser. Brugeren kan omdanne ustrukturerede e-mail-data til strukturerede data, der er praktiske at indføre i CRM- eller ERP-software. E-mail-parsing eliminerer således unødvendig manuel dataindtastning.

Er e-mail-parsing som web-skrabning?

E-mail-parsing ligner web-scraping. Mens webskrabere generelt indsamler data fra HTML-websteder, udtrækker e-mail-parsere kun data fra e-mail-headere, brødtekster og vedhæftede filer.

E-mail-parsing-software søger efter bestemte sætninger og nøgleord i en e-mail.

E-mail-parsere kan direkte hente e-mails til din indbakke. Alternativt giver de også et dedikeret e-mail-id, som alle dine e-mails automatisk kan videresendes til.

E-mail-parsing-værktøjet vil derefter automatisk genkende og udtrække datafelter fra e-mails, baseret på de parsing-regler, som er opsat af brugeren. De fleste e-mail-parsere giver brugerne mulighed for at opsætte brugerdefinerede parsingregler i en simpel kodefri brugergrænseflade.

Hvorfor er e-mail-parsing vigtig?

E-mail-parsing-software hjælper med at forbedre produktiviteten for virksomheder, der modtager og analyserer e-mails dagligt. Medarbejdere kan nu fokusere på opgaver med højere værdi. I stedet for at gennemsøge flere e-mails for at udtrække små bidder information én ad gangen.

Automatiseret e-mail-parsing er meget mere præcis end manuel dataindtastning og kan bruges til at opsætte arbejdsgange. For eksempel kan der opsættes parsing-regler til at fremhæve datafelter med lav parsing-sikkerhed – som kan sendes til manuel gennemgang.

E-mail-parsing kan således eliminere manuel dataindtastning og sikre minimal manuel gennemgang.

Fordele ved e-mail-parsing

Parsing af e-mails giver betydelige fordele for virksomheder af enhver størrelse og sektor. Her er nogle af dem:

Sparer tid og penge

Som nævnt ovenfor kan e-mail-parsere eliminere en masse spildt manuelt arbejde. Dette hjælper medarbejderne med at fokusere på andre opgaver af høj værdi, som direkte kan påvirke virksomhedens bundlinje.

E-mail-parsing kan også reducere forsinkelser ved at sikre, at data sendes næsten øjeblikkeligt til downstream-virksomhedsapplikationer.

Automatisering af arbejdsgange

E-mail-parsere opfanger automatisk datafelter af interesse fra e-mails. De udtrukne data kan derefter ændres til et hvilket som helst foretrukket format. Og endelig kan dataene importeres til enhver downstream-software, såsom CRM, ERP'er eller regnskabssoftware.

Hele denne proces kan konfigureres som en automatiseret arbejdsgang uden berøring.

Forbedring af kvaliteten af ​​arbejdet

Når mindre indsats er dedikeret til manuelle operationer, reduceres dataindtastningsfejl dramatisk. Forestil dig at gå gennem hundredvis af e-mails for at udtrække information – det er bare en masse data, der skal administreres manuelt!

Nøjagtigheden er sikret, når du bruger en e-mail-parser til at automatisere dataudtræk. E-mail-parsing kan nemt skaleres uden at gå på kompromis med kvaliteten og nøjagtigheden af ​​dataudtræk.

Populære eksempler på brug af e-mail-parsing

Praktisk talt enhver e-mail kan parses for at udtrække værdifulde data. Forretningsdokumenter og transaktionsopdateringer sendes ofte via e-mail og indeholder vigtige data.

Her er nogle populære eksempler på brug af e-mail-parsing:

Indkøbsrekvisitioner, indkøbsordrer, fakturaer, kontoudtog og andre dokumenter sendes ofte som vedhæftede filer. Med e-mail-parsere kan du automatisk klassificere/kategorisere hver e-mail eller vedhæftet fil og sende den til en passende parser for yderligere behandling.

Forestil dig at modtage en PO via e-mail og automatisk fakturere kunden! Eller automatisk udtræk af data fra vedhæftede betalingskvitteringer og indføring i dit regnskabssoftware.

Lead management og berigelse

Virksomheder har ofte kundeemner at kontakte dem via e-mail. Disse e-mails indeholder kundeemnets kontaktoplysninger og andre oplysninger, der er relevante for salgs- og marketingteams. En e-mail-parser kan automatisk udtrække kundeemneoplysninger og opdatere dataene i et CRM som Salesforce eller Hubspot.

Marketingteams kan derefter målrette disse leads med relevant outreach. Eller salgsteams kan yderligere kvalificere sådanne kundeemner ved at sende et tilbud eller hoppe på et opkald.

Automatisering af e-handelsprocesser

Hvert e-handelskøb udløser en række e-mails med ordreoplysninger, fakturaer og opdateringer.

E-mail-parsing API'er kan hjælpe e-handelswebsteder med at optimere ordreopfyldelse, forsendelse og kundeopfølgning.

Sådan automatiseres e-mail-parsing med nanonetter

Her er trinene til at konfigurere en automatiseret e-mail-parsing-workflow med Nanonets:

Opret en konto

Tilmeld dig for at komme i gang med Nanonets.

Byg en tilpasset e-mail-parser

Upload et par eksempelfiler og marker de felter, du ønsker at udpakke. AI'en lærer at identificere dine interesseområder baseret på de eksempler, du viser - jo flere jo bedre.

Skærmbilleder af e-mails vil fungere fint. Test den brugerdefinerede udtrækker med nye filer for at se, hvordan den virker.

Bemærk, at Nanonets tilbyder udtrækker til almindelige dokumenttyper, der kan komme ind som vedhæftede filer, herunder fakturaer, indkøbsordrer, kvitteringer og mere.

Definer kilden/kilderne

Hvis e-mails er din primære kilde, skal du oprette en Nanonets-modtageadresse og automatisk videresende alle relevante e-mails til det e-mail-id.

Du kan også konfigurere en automatisk import af filer fra cloud storage, databaser eller oprette forbindelse via en API.

Indstil arbejdsgangen

Opret hele arbejdsgangen ved at forbinde kilden til den brugerdefinerede dataudtrækker, du har bygget. Du kan også definere parsingregler for at behandle de udtrukne data til et passende outputformat.

Definer endelig den destination, som du vil eksportere de raffinerede data til. Du kan eksportere dataene direkte til CRM- eller ERP-software via Nanonets' API.