Salgsordre vs. faktura: Nøgleforskelle, rolle og typer

Salgsordre vs. faktura: Nøgleforskelle, rolle og typer

Tidsstempel: 8. januar 2024 kl. 3
Sales Order vs Invoice: Key differences, Role & Types PlatoBlockchain Data Intelligence. Vertical Search. Ai.

Sporing af et salg fra start til slut hjælper virksomheder med at opretholde de rigtige lagerniveauer, implementere de bedste pengestrømstaktikker og sikre, at kunderne modtager de rigtige produkter. Da de fleste virksomheder overvåger flere salg på én gang, er det afgørende at holde en nøjagtig registrering af hvert trin på vejen.

Uanset virksomhedstype, driftsindustri eller endda region, er virksomheder afhængige af salgsordrer og fakturaer for at sikre, at hvert salg udføres korrekt, betaling modtages, og et papirspor er på plads. Salgsordrer og fakturaer er dog ikke det samme; faktisk bruges de til helt andre formål. Begge er lige vigtige, men at forstå forskellen mellem en salgsordre og en faktura vil hjælpe med at sikre, at din virksomhed drager fordel af begge dele. 

På et højt niveau kommer en salgsordre først. Det er det dokument, der oprettes, når en kunde udtrykker et ønske om at købe noget og samarbejder med dit salgsteam om at aftale en leveringstidslinje for de varer eller tjenester, der er inkluderet i salgsordren. Når ordren er afsendt, vil dit debitorteam sende kunden en faktura for at indsamle de midler, der er skyldige for ordren.

Uanset hvordan din salgsproces ser ud, er chancerne for, at den starter med en salgsordre og afsluttes med en faktura betaling.

Hvad er en salgsordre?

Hvis du er en leverandør eller sælger, vil dit team oprette en salgsordre, når kunden har udtrykt interesse for at foretage et køb. Normalt udtrykker en kunde interesse gennem en indkøbsordre. Salgsordren bekræfter modtagelsen af ​​ordren, afslutter detaljerne og fungerer som et kildedokument for interne salgsteams og salgssporingssystemer, når hvert salg gennemføres.

En salgsordre kræver detaljerede oplysninger, så hvis du ikke allerede har alle de krævede kundeoplysninger, kan dit team have brug for input fra den bestillende kunde for at udfylde salgsordren. De oplysninger, der er inkluderet i en salgsordre, er: 

  • Navnet på din virksomhed
  • Kontaktoplysninger på din virksomhed
  • Kundens oplysninger (navn, faktureringsoplysninger, adresse)
  • Beskrivelse af det produkt eller den ydelse, der sælges
  • Mængde af varer eller tjenesteydelser inkluderet i salget
  • Pris på varer eller tjenesteydelser
  • Leverings-, forsendelses- og momsomkostninger
  • Samlet pris for ordren

Der er flere typer salgsordrer, som din virksomhed kan bruge. Afhængigt af situationen eller salgslandskabet bruger mange virksomheder alle 4 af følgende på en regelmæssig basis:

Kontant salgsordre

Når en kunde afgiver en ordre, afhenter produktet og betaler kontant, bruges en kontant salgsordre. Fordi kunden betaler kontant, er der ingen tilgodehavender post i forbindelse med transaktionen. Kundens køb påvirker direkte dit kasseregnskab og levering sker med det samme.

Hastende salgsordre

Hvis en kunde anmoder om en unormalt hurtig leveringstidslinje, vil en hasteordre blive brugt internt. Dit salgsteam kan markere disse typer salgsordrer som høj prioritet for at sikre, at de bliver gennemført i tide. Kunden kan afhente varerne eller betale ekstra for at få dem leveret hurtigt, alt efter omstændighederne. Efter at produktet er leveret, sender dit AR-team en faktura til kunden for at opkræve betaling.

Planlægningsaftale

I en situation, hvor en kunde anmoder om en bestemt mængde af produkter leveret på forskellige datoer, kan en planlægningsaftale være et godt værktøj til at holde hver separat levering ved lige. Hvis en kunde ønsker 10 widgets på en uge, 5 på to uger og 7 på tre uger, kan alle disse transaktioner foregå på én planlægningsaftale, der så bliver opdateret efter levering. 

Tredjeparts salgsordre

I nogle tilfælde, især for små virksomheder, bruges en tredjeparts salgsordre, når din virksomhed ikke leverer varerne eller tjenesterne direkte til kunderne. I stedet sender du dem til en tredjepart sælger som derefter fuldender den sidste del af leveringen til kunden.

Hvad er en faktura?

Når sælgere eller sælgere gennemfører en salgsordre og leverer det aftalte produkt, genererer de en faktura og sende den til kunden for at opkræve betalingen for de leverede varer eller tjenester. Et af de sidste trin i salgsprocessen, at sende en faktura igangsætter kundebetaling og kontantopkrævning, to vigtige komponenter til at holde din virksomhed sund. I dag bliver fakturaer normalt sendt elektronisk og ringet op e-fakturaer.

Fakturaen vil have de fleste af de samme oplysninger, som salgsordren har, men den vil også indeholde følgende: 

· Betalingsbetingelser
·  Rabat ved tidlig betaling
· Postnummer
· Faktura nummer
·  Gebyrer for forsinket betaling
·  Betalingsoplysninger for ACH, ledninger eller EDI-betalinger

På samme måde, som der er flere salgsordrer, der bruges i forskellige situationer, bruges forskellige fakturatyper ofte i forretningstransaktioner.

Proforma faktura

Normalt opfattes fakturaer som kontraktlige betalingsanmodninger, men en proforma faktura har ikke samme brug. Den bruges, når en kommerciel faktura ikke er tilgængelig og kan opfattes som en "forudfaktura". Det indeholder stadig en omkostningsopdeling, men det er mere et skøn, som kunden kan bruge som reference.

Når du eksporterer varer til USA, kræver det amerikanske toldvæsen, at der vedhæftes en proformafaktura til ordren, så det er tydeligt, hvad der sendes på tværs af landegrænser. 

Mellemregning

Hvis der er et stort projekt eller en ordre i flere dele, der skal opdeles i flere betalinger eller faser, er en mellemregning nyttig. I stedet for at vente til projektets afslutning med at sende én stor faktura, kan mellemregninger bruges til at opkræve trinvise betalinger undervejs. På sælgersiden hjælper mellemregninger med at afhjælpe cash flow-udfordringer, og på købersiden deler de betalinger op i mere overskuelige beløb. Dette er det modsatte af netting flere fakturaer i én betaling.

Endelig faktura

Den mest almindelige fakturatype er slutfakturaen. Dette plejer at være en af ​​de enkleste fakturatyper til afregning af fakturaer, hvilket gør det til standarden for de fleste virksomheder. De sendes til kunderne, når varer eller tjenester er leveret.

Salgsordre vs. faktura: Forskellene

For at sikre, at forskellen mellem "salgsordre" og "faktura" er klar, har vi samlet en liste over nogle af de vigtigste forskelle mellem de to. Virksomheder er afhængige af begge disse dokumenter til at udføre regelmæssige salgstransaktioner, men formålet med de tjener varierer.

Salgsordre vs. faktura er let at skelne, når du overvejer nedenstående faktorer:

Tidspunktet for skabelsen

En salgsordre starter salgsprocessen; det er det, der lader dit opfyldelsesteam vide, at de skal begynde at forberede varer eller tjenester til levering. Så til allersidst i salgsprocessen, når leveringen er gennemført, vil der blive sendt en faktura til kunden.

Formålet med dokumentet

Når du ser på en faktura vs. salgsordre, er det vigtigt at overveje hvert dokuments formål. En salgsordre er mere internt vendt og fortæller dine teams, at en ordre er blevet iværksat, og handling er påkrævet. En faktura er derimod eksternt vendt. Den sendes til kunden som et formelt betalingskrav. Hvis en fakturaforfaldsdato ikke overholdes, kan kunden blive pålagt forsinkelsesgebyrer eller andre bøder.

Oplysninger anført

Mens forskellen mellem en salgsordre og en faktura handler mere om, hvornår og hvordan hvert dokument bruges, er der en lille variation med hensyn til de oplysninger, som hver indeholder. De vil begge indeholde oplysninger som kundens navn og kontaktoplysninger, mængden og prisen på de produkter, der købes, og leverandørens oplysninger, men en faktura vil indeholde yderligere detaljer. Disse oplysninger kan være forsinkelsesgebyrer, betalingsfrister og meget mere. Se vores lister ovenfor for en nøjagtig oversigt over, hvad der er på hver. 

Regnskabsmæssige konsekvenser

En salgsordre vil normalt ikke blive set eller rørt af dit regnskabsteam. Medmindre de søger at matche en salgsordre med en specifik faktura, vil de ikke stole på salgsordrer. Fakturaer er på den anden side kritiske stykker regnskabsdokumentation. De er nødvendige for at give nøjagtige revisionsspor og sikre, at indtastningerne er korrekte.

Konklusion

Det kunne være let at se på en artikel, der dækker forskellen mellem salgsordre og faktura og tro, at dens indvirkning er ubetydelig. Men tværtimod vil forståelsen af ​​det grundlæggende formål med større forretningsdokumenter hjælpe din virksomhed med at køre mere effektivt, mindske potentielle opfyldelses- og regnskabsfejl og skabe interne processer med de rigtige kontroller og balancer på plads for at beskytte din virksomhed mod risici.

I slutningen af ​​dagen har dine teams brug for både salgsordrer og fakturaer, men måden forskellige teams vil bruge hver af dem vil variere. Dit salgsteam har brug for salgsordrer for at sikre, at leveringer gennemføres som lovet, men debitoreksperter vil leve og ånde fakturaer hver eneste dag. Det kræver, at disse teams arbejder sammen og har de nødvendige ressourcer til at udføre deres arbejde, for at din virksomhed kan nå sit ultimative potentiale. 

At forstå salgsordre vs. faktura virker måske ikke som en strategisk ledelsesprioritet, men for mange mennesker i din organisation er der ikke noget vigtigere. Hvis du er klar til at tage din salgsordrestyring og fakturabehandling til det næste niveau ved at investere i det rigtige automatiserede software til fakturabehandling - synes godt om Nanonetter – kan gøre en verden til forskel.

Tidsstempel:

Mere fra AI og maskinindlæring