Administration af udgifter viser sig ofte at være en stor opgave for mange organisationer. Traditionelle udgiftsstyringssystemer er ofte fyldt med udfordringer: Manuel dataindtastning er tidskrævende og tilbøjelig til fejl; svigagtige påstande kan glide gennem sprækkerne; og at sikre overholdelse af virksomhedens politikker og skattelovgivning kan føles som at navigere i et minefelt. Disse ineffektiviteter dræner ikke kun værdifulde ressourcer, men afleder også fokus fra kerneforretningsaktiviteter, hvilket kvæler vækst og innovation.
Kunstig intelligens (AI) er i dag blevet en transformativ kraft inden for udgiftsstyring. AI-teknologier tilbyder lovende løsninger på disse ældgamle problemer, automatiserer verdslige opgaver, øger nøjagtigheden og strømliner processer.
Brug Cases of AI i Expense Management
I sin kerne er Artificial Intelligence (AI) simuleringen af menneskelig intelligens i maskiner, der er programmeret til at tænke som mennesker og efterligne deres handlinger. Følgende AI-løsninger er relevante i forbindelse med udgiftsstyring –
Automatisering af omkostningsstyringsarbejdsgangen
1. Kvittering og fakturabehandling: AI-algoritmer kan automatisk udtrække data fra kvitteringer og fakturaer, hvilket reducerer manuel dataindtastning. Denne funktion strømliner udgiftsrapportering og refusionsprocesser, minimerer fejl og svindel.
2. Udgiftskategorisering og GL-kodning: AI øger effektiviteten ved automatisk at kategorisere udgifter og tildele dem til de korrekte hovedbogskoder (GL). Det reducerer manuel indsats, øger nøjagtigheden og sikrer konsistens i den økonomiske rapportering.
3. Automatiserede godkendelsesarbejdsgange: AI kan håndhæve virksomhedens politikker ved automatisk at kategorisere udgifter og dirigere dem gennem de relevante godkendelsesarbejdsgange. Dette sikrer, at udgifter bliver gennemgået og godkendt hurtigere, med konsekvent overholdelse af politikker.
4. Integration med finansielle systemer: AI kan problemfrit integrere udgiftsstyringssystemer med anden finansiel software, såsom regnskabssystemer eller ERP-løsninger. Denne integration letter finansiel analyse i realtid og hjælper med at opretholde nøjagtige økonomiske optegnelser.
5. Opdagelse og forebyggelse af svindel: Ved at analysere mønstre og uregelmæssigheder i udgiftsrapporter kan AI identificere potentielt bedrageri eller overtrædelser af politikker. Denne proaktive tilgang hjælper organisationer med at mindske risici og håndhæve overholdelse mere effektivt.
Udnyttelse af generativ AI
6. Chatbots til udgiftsforespørgsler: AI-drevne chatbots kan give øjeblikkelig assistance til medarbejdere med spørgsmål om udgiftspolitikker, indsendelsesprocesser eller status for refusioner. Dette forbedrer brugeroplevelsen og reducerer arbejdsbyrden på økonomiteams.
7. Out-of-the-box kategorisering: Udnyttelse af GenAI til automatisk at klassificere finansielle transaktioner i foruddefinerede kategorier uden omfattende træning, tilpasning eller manuel indgriben. Denne tilgang giver en hurtig, præcis og skalerbar løsning til at kategorisere udgifter.
Implementer AI til Expense Management
Nu hvor vi har en forståelse af de use cases, der kan løses ved hjælp af AI, lad os undersøge, hvordan man implementerer dem for din virksomhed.
Automatisering af omkostningsstyringsarbejdsgangen
Dette kan gøres ved at bruge den rigtige udgiftsstyringssoftware til at administrere dine udgifter fra ende til anden.
Vurder de specifikke behov i din organisation under hensyntagen til faktorer som størrelse, udgiftsvolumen og specifikke funktioner, der kræves (f.eks. OCR, godkendelsesopsætning, mobil tilgængelighed, integration med regnskabssoftware osv.).
Så se nærmere på forskellige muligheder for udgiftsstyringssoftware, sammenlign funktioner, brugeranmeldelser, priser og nem integration med eksisterende systemer.
Vi har samlet en liste over den bedste udgiftsstyringssoftware på markedet i dag. Læs den ved at klikke på linket nedenfor.
Det næste trin er at konfigurere dit workflow i din udgiftsstyringssoftware.
Før det, lad os hurtigt gense, hvordan en manuel arbejdsgang uden AI og automatisering ser ud.
1. Udgiftspåløb: Medarbejderne regner med udgifter – rejser, måltider, you name it. De klynger sig til kvitteringer som dyrebare artefakter, som, lad os se det i øjnene, ofte ender med at blive udvasket efter en vaskeekspedition.
2. Manuel dataindtastning: Medarbejdere logger manuelt udgifter. Tænk på regneark, krøllede kvitteringer og lejlighedsvis kaffeplet. Det er en omhyggelig proces, fyldt med menneskelige fejl og omtrent lige så effektiv som et etbenet race.
3. Generering af udgiftsrapporter: Processen med at forsøge at kompilere disse regneark til noget, der ligner en udgiftsrapport.
4. Besværlige godkendelser: Ledere træder derefter ind på arenaen for at kæmpe mod overholdelse af politikker og rimelighed. Denne proces involverer ofte mere frem og tilbage end en ping-pong-kamp.
5. Langsomme refusioner: Når de er godkendt, går medarbejderne ind i stadiet med refusionsventetider. Det er et limbo, hvor tiden står stille, og moralen ofte får et slag.
6. Dataindtastning i ERP/regnskabssoftware: Dataindtastning – banebrydningen af økonomiteamets eksistens vender tilbage igen. Manuel indtastning af data i regnskabssystemerne med korrekt kategorisering og kodning er lige så spændende som at se maling tørre.
7. Indsigt? Mere som bagklogskab: Der genereres periodiske rapporter, der giver indsigt, der ofte er lige så rettidige som gårsdagens avis.
Automatisering og kunstig intelligens har forvandlet dette dystre landskab.
En moderne udgiftsstyringssoftware som Nanonetter anvender disse teknologiske fremskridt for at gøre udgiftsstyring problemfri, effektiv og fejlfri.
Lad os nu tage et kig på, hvordan den automatiserede udgiftsstyringsarbejdsgang ser ud med Nanonets.
1. Udgiftspåløb: Samme gamle udgifter, men det er her magien sker. Kvitteringer fanges hurtigere end en hurtig kugle takket være mobilteknologiens vidundere og sømløse integrationer til at importere kvitteringer fra dine apps og databaser.
2. Automatisk magisk optagelse: Optical Character Recognition (OCR) teknologi træder ind og udtrækker strukturerede data fra kvitteringer til digitale data hurtigere, end du kan sige "udgift".
3. Udgiftskategorisering og GL-kodning: Nanonets tilbyder fleksibiliteten til at tilpasse regler og kategorier efter dine specifikke behov. Du kan tænde Intelligent udgiftskategorisering, tilpasse udgiftskategorier og underkategorier baseret på dine forretningsbehov, og Nanonets tildeler automatisk udgifter til de relevante kategorier, underkategorier og opdager uregelmæssigheder til yderligere gennemgang. Hvad mere er, denne funktion fungerer ud af kassen uden at kræve træningsdata!
GL-kodetildeling kan effektivt udføres af –
- Træning på tidligere data: Med Nanonets kan du træne en maskinlæringsmodel til at genkende og kategorisere finansielle transaktioner. Dette indebærer upload af historiske finansielle dokumenter og transaktioner mærket med historisk korrekte GL-koder. Modellen lærer af disse eksempler præcist at forudsige GL-koder for nye transaktioner.
- Out of the Box Gen AI: Ved at bruge Nanonets GenAI kan vores software fortolke teksten på finansielle dokumenter på en måde, der efterligner menneskelig forståelse. Dette gør det muligt at udtrække relevant information, kontekst og semantik for at anvende komplekse ræsonnementer til at tildele GL-koder nøjagtigt, selv i tilfælde hvor transaktionsdetaljerne er tvetydige eller sparsomme.
4. Realtidsrapportering: Rapporter genereres med et klik på en knap – det er som at have din egen personlige assistent, minus kaffekørslerne. Realtidsdata er til stede i systemet, hvilket sikrer fuldstændig overblik over forretningsudgifter uden forsinkelser og fejl.
5. Nem godkendelse: Systemdrevne compliance-tjek starter først og markerer kun afvigelserne. Ledere kommer til at fokusere på virkelige problemer i stedet for at spille Whack-a-Mole med hver rapport. Du kan derefter tilføje mennesker-i-løkken for at sikre, at fakturaer sendes til godkendelse til den rigtige person på det rigtige tidspunkt. Desuden kan du håndhæve din godkendelsespolitik og tilpassede valideringstjek.
6. Overholdelse Fartpilot: Kontinuerlige, automatiserede revisioner gør livet lettere. Anomalier stikker ud som en øm tommelfinger, og politikhåndhævelsen er strammere end en tromme.
7. Speed of Light-godtgørelser: Tilbagebetalinger sker med fordrejningshastighed, hvilket øger medarbejdernes moral til stratosfæren.
8. Synkroniseringssymfonien: Sømløs integration med din regnskabssoftware og andre apps gør dataindtastning og afstemning til en harmonisk symfoni snarere end en kaotisk kakofoni.
9. Analyse ved tankens hastighed: Indsigt i realtid er lige ved hånden og giver en krystalkugle til forbrugsmønstre og sparemuligheder.
Chatbots til udgiftsforespørgsler
Dette involverer oprettelse af en tilpasset chatbot, som indtager din udgiftspolitik og besvarer udgiftsrelaterede forespørgsler baseret på den. Takket være fremskridt inden for generativ AI er implementeringen af dette lige så simpelt som at uploade din udgiftspolitik.
For at gøre dette kan du –
- Brug en arbejdsområde ChatGPT-konto.
- Implementer din egen Chatbot.
- Brug en Chatbot-software, som opretter denne chatbot for dig.
Læs mere i vores artikel nedenfor.
Fordele ved AI i Expense Management
Integrationen af kunstig intelligens (AI) i udgiftsstyringssystemer giver en række fordele, der revolutionerer den måde, organisationer håndterer deres økonomi på.
1. Forbedret effektivitet og produktivitet
AI automatiserer kedelige og tidskrævende opgaver såsom dataindtastning, udgiftskategorisering og godkendelsesprocessen. Denne automatisering frigør medarbejdernes tid og giver dem mulighed for at fokusere på mere strategiske opgaver i stedet for at blive bundet af administrative opgaver. Behandlingshastigheden af udgifter og refusioner øges markant, hvilket reducerer cyklustiden fra indsendelse til godkendelse og betaling.
2. Øget nøjagtighed og færre fejl
Manuel indtastning af data er tilbøjelig til menneskelige fejl, hvilket kan føre til unøjagtigheder i finansielle poster. AI-drevne systemer bruger Optical Character Recognition (OCR) og maskinlæringsalgoritmer til at udtrække og behandle data fra kvitteringer og fakturaer med høj præcision. Dette minimerer fejl, sikrer nøjagtighed i udgiftsrapporter og bevarer integriteten af finansielle data.
3. Forbedret overholdelse og opdagelse af svindel
AI-systemer kan programmeres til automatisk at forstå og håndhæve virksomhedens politikker og regulatoriske krav. De kan opdage uregelmæssigheder, usædvanlige forbrugsmønstre og potentielle svigagtige aktiviteter ved at analysere enorme mængder data i realtid. Denne proaktive tilgang til overholdelse og afsløring af svindel hjælper organisationer med at mindske risici og undgå potentielle økonomiske tab og juridiske problemer.
4. Forbedret medarbejderoplevelse
AI-drevne chatbots og intuitive grænseflader gør det nemmere for medarbejdere at indsende udgifter, forespørge om politikker og spore status for deres refusioner. Denne brugervenlige tilgang forbedrer den overordnede oplevelse for medarbejderne, hvilket fører til højere tilfredshed og overholdelse af udgiftsrapporteringsprocedurer.
5. Omkostningsreduktion
Indførelsen af kunstig intelligens i udgiftsstyring fører til direkte og indirekte omkostningsbesparelser. Automatisering af rutineopgaver reducerer arbejdsomkostninger, mens forbedret nøjagtighed og svindeldetektion forhindrer økonomiske tab. Derudover kan den strategiske indsigt fra AI hjælpe virksomheder med at optimere deres forbrug, hvilket fører til mere effektiv budgetanvendelse.
6. Skalerbarhed og fleksibilitet
AI-systemer kan nemt tilpasse sig skiftende forretningsbehov og skalere op til at håndtere stigende mængder af udgiftstransaktioner uden en tilsvarende stigning i fejl eller behandlingstid. Denne skalerbarhed sikrer, at virksomheder kan vokse og udvikle sig uden at blive begrænset af deres udgiftsstyringsprocesser.
Selvom springet fra at implementere manuel til automatiseret udgiftsstyring kan virke som et kæmpe spring, er det i virkeligheden en række små, praktiske skridt mod effektivitet, klarhed og i sidste ende øget rentabilitet.
Her er et par casestudier af virksomheder, der med succes har implementeret udgiftsstyring og automatisering ved hjælp af AI –
- SaltPay bruger Nanonets til at integrere med SAP til at administrere leverandørfakturaer.
- In2 Project Management hjælper Water Supply Corporation med at spare 700,000 AUD med Nanonets AI.
- Hvordan Happy Jewellers, en SMB, nydt godt af NanoNets.
- Nanonets AI hjælper ACM Services med at automatisere udtræk fra udgiftsdokumenter, hvilket sparer 90 % tid for Kreditor-teamet.
- Tapi automatiserer ejendomsvedligeholdelsesfakturaer ved hjælp af Nanonets.
- Puma automatiserer deres udgiftsstyringsproces med Zoho Expense.
- SWISS forbedrede udgiftsbehandlingseffektiviteten med 80 % med Rydoo.
- Suncommon administrerer deres virksomhedsudgifter og sparer virksomhedens tid ved at udnytte Expensify-kortet.
Konklusion
Ved at automatisere processer, forbedre nøjagtigheden, sikre overholdelse og give strategisk indsigt, transformerer AI-teknologier udgiftsstyring til et strategisk aktiv snarere end en administrativ byrde.
Organisationer, der anvender AI-drevne udgiftsstyringsløsninger, positionerer sig for øget driftseffektivitet, økonomisk kontrol og konkurrencefordel på markedet.
- SEO Powered Content & PR Distribution. Bliv forstærket i dag.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrk dig selv. Adgang her.
- PlatoAiStream. Web3 intelligens. Viden forstærket. Adgang her.
- PlatoESG. Kulstof, CleanTech, Energi, Miljø, Solenergi, Affaldshåndtering. Adgang her.
- PlatoHealth. Bioteknologiske og kliniske forsøgs intelligens. Adgang her.
- Kilde: https://nanonets.com/blog/7-ways-ai-can-streamline-expense-management/
- :har
- :er
- :ikke
- :hvor
- $OP
- 000
- 2000
- 2024
- 33
- 35 %
- 7
- 700
- 990
- a
- Om
- tilgængelighed
- Ifølge
- Konto
- Bogføring og administration
- Konti
- gældsforpligtelser
- nøjagtighed
- præcis
- præcist
- ACM
- aktioner
- aktiviteter
- tilpasse
- tilføje
- Derudover
- adhærens
- administrative
- vedtage
- Vedtagelse
- fremskridt
- Fordel
- Efter
- igen
- ældgamle
- AI
- AI-drevne
- algoritmer
- tillade
- tillader
- også
- beløb
- an
- analyse
- analytics
- analysere
- ,
- abnormaliteter
- svar
- enhver
- api
- Indløs
- tilgang
- passende
- godkendelse
- godkendelser
- godkendt
- apps
- ER
- Arena
- artikel
- kunstig
- kunstig intelligens
- Kunstig intelligens (AI)
- AS
- aktiv
- Assistance
- Assistant
- At
- AUD
- revisioner
- automatisere
- Automatiseret
- automater
- automatisk
- Automatisering
- Automation
- undgå
- bold
- baseret
- Battle
- BE
- bliver
- være
- jf. nedenstående
- fordele
- BEDSTE
- fastklemt
- fremme
- Boks
- Bringer
- budget
- bygge
- byrde
- virksomhed
- virksomheder
- men
- .
- by
- CAN
- kapacitet
- fanget
- kort
- tilfælde
- kategorier
- kategorisere
- kategorisere
- udfordringer
- skiftende
- karakter
- karaktergenkendelse
- chatte
- chatbot
- chatbots
- ChatGPT
- Kontrol
- Vælg
- fordringer
- klarhed
- Klassificere
- klik
- kode
- koder
- Kodning
- Kaffe
- Virksomheder
- selskab
- sammenligne
- konkurrencedygtig
- fuldføre
- komplekse
- Compliance
- konklusion
- Overvejer
- konsekvent
- sammenhæng
- kontinuerlig
- kontrol
- Core
- VIRKSOMHED
- korrigere
- Tilsvarende
- Koste
- omkostningsbesparelser
- Omkostninger
- skaber
- Oprettelse af
- krydstogt
- Krystal
- besværlig
- kurateret
- skik
- tilpasning
- tilpasse
- cyklus
- data
- indtastning af data
- databaser
- detaljer
- opdage
- Detektion
- forskellige
- digital
- direkte
- opdage
- aflede
- do
- dokumenter
- færdig
- ned
- dræne
- tromle
- tørre
- e
- lette
- lettere
- nemt
- let
- Effektiv
- effektivt
- effektivitet
- effektiv
- indsats
- Medarbejder
- medarbejdere
- anvendelse
- beskæftiger
- ende
- ende til ende
- håndhæve
- håndhævelse
- forbedret
- Forbedrer
- styrke
- sikre
- sikrer
- sikring
- Indtast
- indrejse
- ERP
- fejl
- fejl
- etc.
- Endog
- Hver
- udvikle sig
- eksempler
- henrettet
- eksistens
- eksisterende
- udgifter
- erfaring
- udforske
- omfattende
- ekstrakt
- udvinding
- Ansigtet
- letter
- faktorer
- hurtigere
- Feature
- Funktionalitet
- føler sig
- få
- finansiere
- økonomi
- finansielle
- finansielle data
- fingerspidser
- Fornavn
- Fleksibilitet
- Fokus
- efter
- Til
- bedrageri
- bedrageri afsløring
- svigagtig
- fyldt
- fra
- yderligere
- Endvidere
- Gen
- genai
- Generelt
- genereret
- generation
- generative
- Generativ AI
- få
- få
- kæmpe
- Grow
- Vækst
- håndtere
- ske
- sker
- Gem
- Have
- have
- hjælpe
- hjælper
- link.
- Høj
- højere
- bakspejlet
- historisk
- historisk
- Hit
- host
- Hvordan
- How To
- HTML
- HTTPS
- menneskelig
- menneskelig intelligens
- Mennesker
- identificere
- gennemføre
- implementeret
- gennemføre
- importere
- forbedret
- forbedrer
- in
- Forøg
- øget
- Stigninger
- stigende
- ineffektivitet
- oplysninger
- Innovation
- indtastning
- spørge
- indsigt
- øjeblikkelig
- i stedet
- integrere
- integration
- integrationer
- integritet
- Intelligens
- grænseflader
- indgriben
- ind
- intuitiv
- faktura
- fakturaer
- involverer
- spørgsmål
- IT
- ITS
- hoppe
- sparke
- arbejdskraft
- landskab
- Love
- føre
- førende
- Leads
- Leap
- LÆR
- læring
- lærer
- Ledger
- Politikker
- Juridiske spørgsmål
- lad
- løftestang
- Livet
- lys
- ligesom
- LINK
- Liste
- log
- Se
- UDSEENDE
- tab
- maskine
- machine learning
- Maskiner
- Magic
- vedligeholde
- fastholder
- vedligeholdelse
- lave
- administrere
- ledelse
- Ledere
- administrerer
- styring
- manuel
- manuelt
- mange
- Marked
- markedsplads
- Match
- måltider
- måske
- minimerer
- minimering
- afbøde
- Mobil
- Mobil teknologi
- model
- Moderne
- mere
- navn
- navigering
- behov
- Ny
- næste
- lejlighedsvis
- OCR
- of
- tilbyde
- tilbyde
- Tilbud
- tit
- Gammel
- on
- engang
- ONE
- kun
- operationelle
- Muligheder
- optisk tegngenkendelse
- Optimer
- Indstillinger
- or
- ordrer
- organisation
- organisationer
- Andet
- vores
- ud
- samlet
- egen
- forbi
- mønstre
- betaling
- periodisk
- person,
- personale
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatoData
- spiller
- politikker
- politik
- position
- potentiale
- magt
- Praktisk
- Kostbar
- Precision
- foruddefineret
- forudsige
- præsentere
- forhindre
- Forebyggelse
- prissætning
- Proaktiv
- problemer
- procedurer
- behandle
- Processer
- forarbejdning
- rentabilitet
- programmerede
- projekt
- projektledelse
- lovende
- ejendom
- beviser
- give
- forudsat
- giver
- leverer
- forespørgsler
- Spørgsmål
- Hurtig
- hurtigt
- Løb
- hellere
- Læs
- ægte
- realtid
- data i realtid
- Reality
- rige
- kvitteringer
- anerkendelse
- genkende
- forsoning
- optagelse
- optegnelser
- Reduceret
- reducerer
- reducere
- lovgivningsmæssige
- relaterede
- relevant
- indberette
- Rapportering
- Rapporter
- påkrævet
- Krav
- ligner i
- Ressourcer
- afkast
- gennemgå
- revideret
- Anmeldelser
- revolutionere
- gået igennem
- højre
- risici
- rutine
- routing
- regler
- løber
- s
- samme
- sap
- tilfredshed
- Gem
- besparelse
- Besparelser
- siger
- Skalerbarhed
- skalerbar
- Scale
- sømløs
- problemfrit
- synes
- semantik
- sendt
- Series
- Tjenester
- sæt
- setup
- betydeligt
- Simpelt
- simulation
- Størrelse
- langsom
- lille
- SMB
- Software
- løsninger
- Løsninger
- noget
- specifikke
- hastighed
- tilbringe
- udgifterne
- Stage
- står
- Status
- Trin
- Steps
- Stadig
- Strategisk
- stratosfæren
- strømline
- strømliner
- strømlining
- struktureret
- undersøgelser
- indsendelse
- indsende
- Succesfuld
- sådan
- forsyne
- symfoni
- synkronisere.
- systemet
- Systemer
- Tag
- tager
- Opgaver
- opgaver
- skat
- hold
- hold
- teknologisk
- Teknologier
- Teknologier
- kedelig
- tekst
- end
- Tak
- at
- verdenen
- deres
- Them
- selv
- derefter
- Disse
- de
- tror
- denne
- tænkte
- spændende
- Gennem
- strammere
- tid
- tidskrævende
- rettidig
- gange
- til
- i dag
- mod
- spor
- traditionelle
- Tog
- Kurser
- transaktion
- overførselsdetaljer
- Transaktioner
- Transform
- transformative
- omdannet
- rejse
- forsøger
- TUR
- vender
- tutorial
- Ultimativt
- forstå
- forståelse
- Unsplash
- Uploading
- brug
- Bruger
- Brugererfaring
- brugeranmeldelser
- brugervenlig
- bruger
- ved brug af
- validering
- Værdifuld
- Vast
- sælger
- Overtrædelser
- synlighed
- bind
- mængder
- Venter
- ser
- Vand
- Vej..
- måder
- we
- whack-a-mol
- Hvad
- som
- mens
- med
- uden
- workflow
- arbejdsgange
- virker
- world
- i går
- Du
- Din
- zephyrnet