Den omfattende guide til indkøbsautomatisering

Er du træt af manuelt at indtaste rekvisitioner, oprettelse af indkøbsordrer, og sporing af fakturaer? Træt af at stole på arbejdskraftintensive metoder til at håndtere overholdelsesproblemer? Ønsker du, at der var en måde at gøre dine indkøbsprocesser mere effektive?

Hvis det er tilfældet, skal du vide alt om indkøbsautomatisering – et kraftfuldt værktøj, der kan hjælpe dig med at administrere købsprocessen effektivt. I denne artikel vil vi afmystificere processen med indkøbsautomatisering og diskutere de mange udfordringer (og fordele), nye tendenser og bedste praksis forbundet med den.

Hvad er indkøbsautomatisering?

Indkøbsautomatisering er brugen af ​​teknologi til at strømline indkøb af varer og tjenester. Det er en måde at automatisere manuelle opgaver gennem hele indkøbsproces, hvilket gør det mere effektivt og omkostningseffektivt. Automatiseringen af ​​denne proces kan antage mange former, lige fra automatiserede e-mail-påmindelser til brugen af ​​kunstig intelligens (AI) algoritmer.

Ved at udnytte avancerede teknologier såsom AI, maskinlæring, robotprocesautomatisering (RPA), naturlig sprogbehandling (NLP) og blockchain, kan virksomheder automatisere forskellige indkøbsprocesser. Disse processer kan omfatte ordrebehandling, betalingsplaner, leverandørvalg og -evaluering, dokumentstyring, efterspørgselsprognose, fakturaafstemning og forsyningskædeautomatisering.

---

Ønsker du at automatisere dine manuelle AP-processer? Book en 30-minutters live demo for at se, hvordan Nanonets kan hjælpe dit team med at implementere ende-til-ende AP -automatisering.

Planlæg en demonstration

Fordele ved indkøbsautomatisering

Reducerede omkostninger

Automatisering kan reducere den tid, det tager at behandle ordrer, oprette købsanmodninger og mange andre opgaver. Hvilket betyder, at du vil bruge færre penge på lønninger og andre ressourcer.

Forbedret effektivitet

Når du har færre mennesker, der arbejder på hver opgave, er der færre fejl begået af menneskelig dømmekraft. Det betyder, at din virksomhed også vil være i stand til at få mere gjort på kortere tid!

Forbedret nøjagtighed

Med færre fejl, der begås af folk, der ikke er uddannede fagfolk, er der mindre plads til fejl, når det kommer til at sikre, at alt er gjort korrekt, før man går videre med noget andet, der specifikt er relateret til indkøbsprocesser i selve en organisation.

Øget smidighed

Indkøbsautomatisering er som at have et ekstra par hænder til at hjælpe organisationer med at tilpasse sig ændringer i markedet og forretningsbehov. At tage sig af gentagne indkøbsopgaver frigør værdifuld tid og ressourcer, så virksomheder kan fokusere på at opbygge bedre relationer til leverandører, komme med innovative ideer og træffe strategiske beslutninger.

Datadrevet beslutningstagning

Når virksomheder bruger indkøbsautomatisering, får de adgang til nogle kraftfulde værktøjer til at analysere data. Dette inkluderer ting som forbrugsanalyse, som hjælper dig med at forstå, hvor mange penge du bruger på forskellige ting, og præstationsmålinger, som kan fortælle dig, hvor godt dine indkøbsprocesser fungerer. Men det er ikke alt – prædiktiv analyse er også inkluderet, hvilket betyder, at du kan bruge data til at forudsige, hvad der kan ske i fremtiden. Ved at have alle disse oplysninger kan virksomheder træffe bedre beslutninger om, hvordan de skal bruge deres penge, og også identificere muligheder og risici, som de måske ellers ikke havde bemærket. Så når det kommer til indkøb, er brug af data til at drive beslutningstagning helt sikkert vejen at gå!

Forbedret overholdelse

Når virksomheder bruger automatisering i deres indkøbsprocesser, kan de sikre sig, at de følger alle de regler og forskrifter, der gælder for dem. Dette omfatter ting som indkøbspolitikker, etiske standarder og bæredygtighedskrav. Ved at automatisere opgaver relateret til compliance kan virksomheder reducere risikoen for at komme i problemer for ikke at følge reglerne. Det kan betyde, at man undgår bøder eller bøder, hvilket kan være rigtig dyrt.

Hvad er indkøbsautomatiseringsprocessen?

Det er nemmere at komme i gang med automatiseret indkøb, end du måske tror. Selve processen kan opdeles i et par vigtige trin:

Dataindsamling

Begynd med at indsamle data såsom produkt- og leverandøroplysninger, indkøbsordrehistorik, fakturastatus og mere. Indsamling af disse oplysninger vil hjælpe dig med at forstå dine organisatoriske behov og mål bedre.

Træd et skridt tilbage og vurder, hvor effektiv din nuværende proces er, hvor knækpunkterne er, og hvilken form for automatisering, der ville være med til at ændre tingene.

Indkøbsoptimering

Når du har alle de nødvendige data, er det tid til at optimere din proces. Brug algoritmer til at analysere de indsamlede data og identificere potentielle omkostningsbesparelser, forældede produkter, overforbrugsrisici og muligheder for standardisering.

Indkøbsautomatisering

Brug teknologiske værktøjer til at automatisere indkøbsprocessen – inklusive automatiske indkøbsordrer, leverandørvalg, kontraktstyring og mere. Dette forbedrer din evne til at spore og administrere kontrakter, samtidig med at omkostningerne i form af behandlingstid og administrative omkostninger reduceres.

Der findes en række forskellige løsninger derude – fra grundlæggende løsninger til komplette løsninger på virksomhedsniveau – så det er vigtigt at undersøge, hvad der er tilgængeligt, og finde den rigtige løsning til din organisation.

Gennemførlighed og interessentafmelding

Få en idé om implementeringsomkostninger, så du ved, hvad du går ind til, når du først tager skridtet. Sørg for, at alle involverede i beslutningsprocessen er med, før du giver nogen tilsagn om at sikre, at alle er på samme side og vil støtte overgangen fra papir til digital.

Udvikle en plan

Når alle forberedelserne er taget hånd om, er det tid til at udvikle en plan for implementering, der tager højde for uddannelse af medarbejdere, datasikkerhed og andre nødvendige trin, før de går live med automatiserede indkøbssystemer.

Overvågning & Rapportering

Til sidst skal du overvåge præstationsmålinger såsom leveringstidslinjer, forbrugssynlighed og leverandørpræstation over tid for at sikre, at målene nås, og eventuelle problemer hurtigt identificeres og løses.

Udfordringer ved indkøbsautomatisering

Når det kommer til automatiseret indkøb, er der et par udfordringer at overveje. Selvom processen kan lyde enkel på papiret, kan den være kompleks i praksis. Her er en oversigt over nogle forhindringer, du kan møde:

Change Management

Skift til automatiserede indkøbsløsninger kræver buy-in fra interessenter og medarbejdere på tværs af organisationen. Dette kan være svært, da der ofte er en vis modstand mod forandringer, og indførelse af ny teknologi tager tid.

Omkostninger til omkostninger

Automatisering kræver forudgående investering i form af både tid og penge, hvilket kan gøre overgangen skræmmende for nogle organisationer. At evaluere mulighederne omhyggeligt og forstå de tilknyttede omkostninger er nøglen, når du vælger en automatiseret løsning, der bedst passer til din organisations behov.

Dataintegration

Indkøbsautomatiseringsløsninger er kun succesfulde, hvis de integreres med eksisterende systemer og databaser for at give et samlet overblik over leverandørdata, produktpriser, indkøbsordrer osv. For eksempel bør enhver potentiel løsning, du vælger, have evnen til at kommunikere med din økonomi system til at give detaljeret transaktionshistorik for bedre beslutningsprocesser i organisationen.

---

Opsæt berøringsfri AP-arbejdsgange og strømline kreditor-processen på sekunder. Book en 30-minutters live demo nu.

Planlæg en demonstration

Bedste praksis for indkøbsautomatisering

Vurder dine behov

Før du begynder at undersøge teknologien, er det vigtigt at vurdere, hvad du præcist forsøger at opnå med indkøbsautomatisering. Vil du have bedre synlighed i forbrugsdata? Vil du forbedre leverandørens ydeevne gennem analyser og indsigt? Er der nogen ineffektivitet i de nuværende processer, som kunne løses med nye værktøjer eller systemer? Når du har et klart billede af, hvad der skal forbedres, så er det tid til trin to!

Arbejd med eksperter

En af de vigtigste ting, du kan gøre, er at involvere eksperter, der har ekspertise i indkøbsautomatisering. De vil være i stand til at guide dig gennem processen, hjælpe dig med at planlægge udfordringer og identificere potentielle faldgruber. Konsultation af en ekspert kan i høj grad forbedre hastigheden og pålideligheden af ​​din overgang.

Vælg den rigtige teknologi til din virksomhed – og hold dig til den!

Når du skal vælge, hvilken software til indkøbsautomatisering, der giver mening for din organisation, skal du overveje faktorer som omkostningseffektivitet versus brugervenlighed over tid; skalerbarhed af både selve softwareløsningerne samt deres evne inden for større organisationer. Om de kan integreres godt med andre eksisterende systemer, der allerede bruges i et virksomhedsmiljø som ERP-platforme. Det er også vigtigt ikke kun at se på én leverandør, men hellere undersøge flere muligheder, før du træffer nogen beslutninger om indkøbsautomatiseringsprocessen.

Udvikle en plan

Før du implementerer et nyt softwaresystem eller en procesændring – især en så kompleks som indkøbsautomatisering – er det klogt at lave en eksplicit plan for, hvordan tingene vil fungere, når alt er sat i værk. Dette bør omfatte tidslinjer for hvert trin sammen med specifikke målinger, som succes kan måles mod senere. For eksempel forventer vi, at denne nye politik vil øge vores salg med 20 % over seks måneder.

Almindelige tilfælde af indkøbsautomatisering

Lagerstyring

Dette er en af ​​de mest grundlæggende anvendelser af indkøbsautomatisering, da det giver dig mulighed for at spore dine lagerniveauer og sikre, at du ikke løber tør for produkter eller forsyninger, før de er nødvendige.

Vendor Management

Denne funktion giver virksomheder mulighed for at holde styr på alle deres leverandører på ét sted, hvilket gør det nemt at arbejde med dem på regelmæssig basis og sikrer, at alle betalinger går glat i slutningen af ​​hver måned (eller år).

Kontraktsforvaltning

Kontraktstyringsfunktioner giver virksomheder mulighed for at oprette kontrakter med deres leverandører for at sikre, at kvalitetskontrolstandarder overholdes konsekvent over tid. Dette hjælper med at forhindre problemer i at opstå hen ad vejen på grund af dårlig ydeevne fra begge siders side under et projekt eller andre typer aftaler mellem to parter.

Supplier Relationship Management

Supplier Relations Management-løsninger kan være en game-changer for organisationer, der arbejder med leverandører. De forenkler processen med at administrere leverandørrelationer ved at automatisere opgaver som at spore leverandørens ydeevne, holde kontakten med dem og arbejde sammen mod fælles mål.

Nye tendenser inden for indkøbsautomatisering

Selvom indkøbsautomatisering allerede er en game-changer for købsprocessen, vil det kun blive bedre. Her er nogle af de nye tendenser inden for indkøbsautomatisering:

Kunstig intelligens og maskinlæring

AI-drevne automatiseringsløsninger bliver stadig mere populære, og de er i stand til at analysere data hurtigt og præcist for at træffe bedre beslutninger hurtigere. Ikke kun det, men maskinlæring gør det muligt for disse værktøjer at blive mere nøjagtige og effektive over tid, efterhånden som de indsamler flere data.

Blockchain Technology

Blockchain-teknologi bliver brugt i indkøbsprocessen for at give en uforanderlig hovedbog, der registrerer hvert trin i købsprocessen. Dette hjælper med at sikre større gennemsigtighed, nøjagtighed og omkostningsbesparelser – og det kan bruges til at understøtte overholdelse af regler.

Digitalisering af dokumenter

Digitalisering af dokumenter er blevet muliggjort med cloud-baserede teknologier som OCR (optisk tegngenkendelse). Denne teknologi gør det muligt at konvertere scannede dokumenter til digitale filer, hvilket muliggør hurtigere dokumentbehandlingstider. Plus, i stedet for at have papirarbejde spredt over det hele, er de sikkert gemt i et enkelt system.

Løftet om disse nye tendenser – plus den fortsatte udvikling af nuværende processer – viser, at indkøbsautomatisering er kommet for at blive som en transformativ kraft i forretningsdriften.

Hvordan kan Nanonets hjælpe med indkøbsautomatisering?

Nanonets' AI-drevne platform kan hjælpe med indkøbsautomatiseringsprocesser ved at automatisere dokumentdatafangst og -ekstraktionsopgaver. For eksempel kan platformen udtrække data fra fakturaer, indkøbsordrer og andre indkøbsrelaterede dokumenter og automatisk udfylde disse data i indkøbssystemer eller arbejdsgange. Denne automatisering reducerer risikoen for fejl, øger behandlingshastigheden og giver medarbejderne mulighed for at fokusere på mere værdiskabende opgaver.

Ud over dette leverer Nanonets et system med en intuitiv brugergrænseflade og tilpassede arbejdsgange til at strømline din procesautomatisering.

Planlæg en demonstration

Konklusion

Afslutningsvis er fremtiden for indkøbsautomatisering her. Med det følger et unikt sæt af muligheder og udfordringer. Men dem, der omfavner dens magt, vil høste frugterne af øget effektivitet, bedre nøjagtighed og omkostningsbesparelser. Ved at følge den bedste praksis, der er skitseret her, kan organisationer strømline deres indkøbsprocesser og blive mere konkurrencedygtig på det globale marked.

Med Nanonets kan virksomheder drage fordel af det seneste inden for maskinlæring og AI-teknologi til at automatisere deres indkøbsprocesser for at forbedre nøjagtigheden, reducere omkostningerne og bruge deres arbejdsstyrke mere effektivt.

Så vær ikke bange for at tage springet. Det er tid til at begynde at automatisere din indkøbsproces og tage din virksomhed til næste niveau.

• SEO Powered Content & PR Distribution. Bliv forstærket i dag.
• PlatoAiStream. Web3 Data Intelligence. Viden forstærket. Adgang her.
• Udmøntning af fremtiden med Adryenn Ashley. Adgang her.
• Køb og sælg aktier i PRE-IPO-virksomheder med PREIPO®. Adgang her.
• Kilde: https://nanonets.com/blog/the-comprehensive-guide-to-procurement-automation/