Hvad er to-vejs matching?

Regnskab i enhver virksomhed involverer håndtering af fakturaer hver måned.

En af de mest udfordrende opgaver, mens du håndterer dem, er verificeringen af ​​disse fakturaer.

Alle fakturaer modtaget af en virksomhed for produkter eller tjenester, der er købt fra en leverandør, skal kontrolleres for nøjagtighed, før betaling påbegyndes.

Hertil matches alle detaljer om købet som nævnt på fakturaen med den tilsvarende indkøbsordre for at sikre, at det/de bestilte produkt/ydelser blev leveret korrekt og til den aftalte pris. Denne verifikationsproces kaldes 2-vejs matching.

Lad os hurtigt forstå, hvordan dette fungerer.

Opsummering af indkøbsprocessen

Før vi forstår 2-vejs matching, lad os hurtigt opsummere, hvordan indkøb fungerer i en virksomhedssammenhæng.

Indkøbsordre (PO) er en juridisk bindende aftale udstedt af køber til sælger, der informerer om den bestilte type produkt/service samt den aftalte mængde og priser.

Faktura er et juridisk bindende dokument, der udstedes af sælgeren til køberen sammen med eller efter leveringen af ​​produktet/ydelsen til kunden. Den har alle detaljer om leverandør, kunde, produkt/tjeneste, der leveres, prissætning og betalingstilstand.

Lad os sige, at IT-afdelingen i en virksomheds ABC kræver 10 drejelige chefstole til sine it-chefer.

• IT-afdelingen kan (afhængigt af virksomhedens politik) udstede en indkøbsrekvisition på tværs af det relevante ledelseshierarki.
• En købsanmodning sendes til indkøbsafdelingen (eller tilsvarende) i virksomheden for at finde passende leverandører af produktet/tjenesten.
• Når en leverandør er identificeret, udføres det nødvendige grundlag for at identificere produktet og prisen. For eksempel kan XYZ, en leverandør af kontormøbler, levere drejelige chefstole til en pris på $250 pr. stol, som skal leveres om fem dage.
• Når leverandør XYZ er færdiggjort, indkøbsordre er genereret af indkøbsafdelingen i ABC med henvisning til produktet og den aftalte pris.
• Én kopi af PO sendes til XYZ, én opbevares af indkøbsafdelingen i ABC, én til Kreditorafdelingen.
• Når XYZ leverer stolene, faktura leveres sammen med eller efter leveringen til ABC.

Nu hvor fakturaen er modtaget, udføres matchningsprocessen af ​​kreditorteamet hos ABC.

Hvad er 2-vejs matching?

Tovejs matchning, også kendt som indkøbsordrematchning, er en proces til at verificere, at detaljerne på indkøbsordrer og de tilhørende fakturaer match, så fakturaen kan betales.

Matchen er normalt lavet for den fakturerede mængde og fakturaprisen. Følgende betingelser skal være opfyldt:

• Fakturamængden er mindre end eller lig med det bestilte beløb i PO.
• Fakturaprisen er mindre end eller lig med den pris, der er angivet i PO.

Et vellykket match kan referere til et 100 % eksakt match eller defineret ved hjælp af en matchingstolerance (f.eks. >=95 % match påkrævet) baseret på virksomhedsindstillingen.

Først når kampen er vellykket efter bekræftelse af AP-holdet, igangsættes betalingen.

I tilfælde af mislykket match, sættes fakturabehandling og betaling på pause. En kreditoransvarlig kontrollerer manuelt fakturaen og godkender enten fakturabetalingen eller afviser fakturaen.

Dette er 2-vejs matchning.

Lad os opsummere 2-vejs matchningsprocessen i et rutediagram for nem forståelse.

graf TB
A[Need of a Purchase] –> C[Send købsanmodning til Purchase Department]
C –> D[Købsafdeling finder passende leverandør]
D –> E[Afslut leverandør XYZ]
E –> F[Indkøbsafdelingen genererer indkøbsordren]
F –> G[Send en kopi af PO til XYZ, behold en i indkøbsafdelingen, send en til Kreditorafdelingen]
G –> H[Sælger XYZ leverer stolene og leverer faktura]
H –> I[Matchproces af kreditorteam]
I –> J{Tjek betingelser:
1. Fakturamængde ≤ PO-mængde
2. Fakturapris ≤ PO-pris}
J –> |Match ≥ 95%| K[Vellykket match, start betaling]
J –> |Match 95%| L[Mislykket match, pause fakturabehandling og betaling]
L –> M[Rekontromanager kontrollerer manuelt fakturaen]
M –> |Godkender| K
M –> |Afviser| N[Afvis fakturaen]

Antag i ovenstående eksempel, at ABC ikke fulgte 2-vejs matchning.

Efter rabatdiskussioner udsteder de en købsordre på 10 stole til en nedsat samlet pris på $2000 ($200/stol i stedet for $250/stol) som aftalt med XYZ.

Efter at have gennemgået og accepteret indkøbsordren og leveret de 10 stole, sender XYZ en faktura til den oprindelige pris på $2500 ($250/stol). Fakturaopretteren hos XYZ har muligvis ikke været klar over den rabat, som XYZ-marketingpersonen tilbyder til indkøbsafdelingen hos ABC for massekøbet. Eller det kan være en bevidst dårlig forretningspraksis.

Hvis fakturaoplysningerne ikke sammenlignes og matches med PO-oplysningerne, kan AP-teamet (Accounts Payable) hos ABC betale de ekstra $500, der oprindeligt blev givet afkald på.

En to-vejs matchproces kan hjælpe med at fange denne fejl, før en betaling foretages. Processen sikrer, at kun fakturaer for det korrekte beløb og mængde betales.

Vigtigheden af ​​2-vejs matchning

To-vejs matchning er afgørende for at opretholde nøjagtighed og finansiel kontrol i kreditorer.

• Nøjagtighedsforsikring: To-vejs matching sikrer, at fakturaer er nøjagtige ved at verificere dem mod tilsvarende indkøbsordrer, hvilket forhindrer overbetaling eller betaling for ikke-leverede varer/ydelser.
• Økonomikontrol: Det forbedrer den økonomiske kontrol og reducerer risikoen for fejl eller svig i kreditor-processen.
• Sælgerforhold: Effektiv implementering fremmer gennemsigtighed og tillid til leverandørrelationer, da uoverensstemmelser omgående adresseres og løses.
• Overholdelse: Det sikrer overholdelse af interne indkøbspolitikker og eksterne regler, minimerer finansielle risici og revisionsproblemer.
• Omkostningsbesparelser: Ved at undgå overbetalinger og løse uoverensstemmelser effektivt kan virksomheder spare betydelige omkostninger i det lange løb.

Sådan fungerer manuel 2-vejs matchning

Manuel 2-vejs matchning foretrækkes typisk kun af virksomheder med meget lave transaktionsvolumener eller dem med specifikke krav, der kræver menneskeligt tilsyn.

Her er hvordan processen ser ud.

Lad os tage eksemplet med XYZ Inc. og udforske, hvordan de implementerer manuel 2-vejs matchning. XYZ Inc. bruger Quickbooks til regnskab. Sådan ser deres indkøbsproces ud med 2-vejs matching.

1. Generering af indkøbsordre (PO):

• Quickbooks tilbyder et PO oprettelse og administrationsmodul.
• XYZ Inc. opretter/modtager en PO for leverandøren direkte i Quickbooks med detaljerede oplysninger om bestilte varer, mængder, priser og leveringsdatoer.

2. Modtagelse af leverandørfaktura:

• Ved modtagelse af forsendelsen modtager XYZ Inc. en faktura fra leverandøren, også logget på Quickbooks.
• Dataindtastningsteamet udfylder manuelt vareoplysninger, mængder, priser, afgifter og rabatter på hver faktura.

3. Manuel matchningsproces:

• Kreditorteamet matcher manuelt fakturaoplysninger med den tilsvarende PO i Quickbooks, og sikrer, at mængder og priser stemmer overens.

4. Verifikation og godkendelse:

• Verificerede fakturaer godkendes til betaling i Quickbooks, mens uoverensstemmelser markeres til gennemgang.
• Korrekturlæsere behandler manuelt de fakturaer, der ikke matcher 2-vejs.

5. Betalingsinitiering:

• Ved at bruge Quickbooks starter XYZ Inc. betaling for godkendte fakturaer efter deres betalingsprocedurer.

Selvom den er omhyggelig, etablerer denne proces et grundlag for finansiel integritet.

Udfordringer i 2-vejs matching

Mens manuel 2-vejs matchning sikrer en praktisk tilgang til at verificere fakturaer mod indkøbsordrer, giver det flere udfordringer:

Udfordringer til datamismatch: Kreditorteamet skal afstemme indkøbsordrer med fakturaer ved manuelt at kontrollere dem, hvilket fører til manglende detaljer og langsomme operationer, hvilket risikerer produktivitet og forretningsforbindelser.

Lange behandlingstider: Kreditorer kæmper ofte med dataunøjagtigheder på op til 20 % af fakturaerne, og de afsætter omkring 25 % af deres tid til at løse sådanne problemer, hvilket forsinker processer og øger operationelle risici.

Risiko for svindel og tyveri: Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) konstaterer, at organisationer typisk mister 5 % af omsætningen årligt på grund af svindel, hvor kriminelle ofte snyder regnskaberne gennem overbevisende svigagtige fakturaer, hvilket udgør en betydelig risiko for årvågenhed og finansiel integritet.

Håndtering af flere fakturaformater: Store organisationer håndterer indkøbsordrer og fakturaer fra forskellige kilder i forskellige formater såsom word-dokumenter, regneark, XML-dokumenter til EDI, PDF'er, billeder og papirdokumenter. Manuel konsolidering er tilbøjelig til fejl, hvilket fører til problemer som overbetaling, forkerte betalinger og fakturaduplikering, hvilket i sidste ende forårsager produktivitets- og tillidstab.

Omkostningsimplikationer af manuel behandling: Traditionel matchning af fakturaer og indkøbsordre indebærer betydelige omkostninger på grund af arbejdskraft, materialer og porto, med yderligere økonomiske konsekvenser fra bøder, forsinkede gebyrer og tabt forretning på grund af behandlingsfejl. Omkostninger til manuel fakturabehandling er kendt for at nå så højt som $15-50/faktura.

Hvordan automatiserer man 2-vejs matching?

Automatiseret 2-vejs matchning er som at have en hjælpsom robot til dine regnskabsopgaver.

Dag, AP Automation værktøjer kan automatisk kontrollere, om oplysningerne på fakturaer matcher, hvad der er i dine indkøbsordrer, hvilket sparer dig tid og reducerer fejl.

Disse værktøjer kan fungere sammen med andre regnskabssystemer; mange systemer har klar til at bruge integrationsmuligheder eller API / middleware for at give problemfri dataoverførsel mellem de forskellige systemer.

Med disse integrationer kan virksomheder integrere automatiseret 2-vejs matchning i deres AP-arbejdsgange problemfrit, mens de stadig bruger den regnskabssoftware, som de er fortrolige med.

Nanonets' AP-automatiseringssoftware, kan for eksempel integreres med andre regnskabssystemer, såsom QuickBooks og Sage. Her er en forenklet skildring af den automatiserede 2-vejs matchende arbejdsgang.

Hvordan virker det?

Lad os tage et kig på, hvordan en AP Automation-software som Nanonets automatiserer to-vejs matchningsprocessen fuldstændigt.

1. Automatiseret fakturaindsamling

Nanonets forenkler denne proces ved automatisk at importere fakturaer og PO'er fra e-mails, drev, regnskabssoftware og databaser, så snart de ankommer, hvilket sikrer, at hvert stykke data finder sin plads i et centraliseret, digitalt lager.

Nanonets kan automatisk hente e-mailede fakturaer og PO'er direkte fra din indbakke og udtrække relevant information problemfrit fra både e-mailtekster og vedhæftede filer.

Alle håndskrevne og udskrevne fakturaer kan nemt scannes ved hjælp af en smartphone eller uploades direkte til platformen.

Fakturaer og PO'er kan også importeres til Nanonets fra din mail, apps og databaser.

2. Automatiseret dataindtastning

Sig farvel til timevis med manuel dataindtastning. Med Nanonets AI læses fakturaer med over 99 % nøjagtighed, hvilket drastisk reducerer tiden brugt på kedelige opgaver.

Det betyder, at dit team kan fokusere på mere meningsfuldt arbejde, mens Nanonets tager sig af dataudtræk og input direkte i dit regnskabssoftware/ERP, uden nogen manuel indgriben.

3. Intelligent 2-vejs matchning

Ved at udnytte AI udfører Nanonets automatisk to-vejs, tre-vejs eller fire-vejs matchning ved at læse og krydshenvise de udtrukne fakturadata med indkøbsordrer, modtage rapporter og inspektionsrapporter importeret fra forskellige kilder.

4. Godkendelse Routing

Systemet markerer eventuelle uoverensstemmelser til menneskelig gennemgang, men ellers bliver fakturaer, der matcher virksomhedens kriterier, automatisk sendt til godkendelse eller direkte godkendt baseret på forudindstillede regler.

5. Godkendelser

Godkendelser med Nanonets er ikke længere en flaskehals. De bliver fleksible og lever, hvor din organisation gør – uanset om det er på e-mail, Slack eller Teams. Dette eliminerer behovet for forstyrrende telefonopkald og den alt for velkendte byge af påmindelser.

6. ERP-integrationer

Klar-til-brug integrationer sikrer, at fakturaer og PO'er automatisk bliver registreret i dit regnskabssoftware / ERP, så snart de opstår.

Godkendte fakturaer sættes automatisk i kø til betaling i dit regnskabsprogram.

7. Realtidsanalyse

Nanonets går ud over blot transaktionsbehandling ved at tilbyde avancerede analysefunktioner og datarapportering i realtid.

Dette hjælper dig med at få realtidsindsigt i din kreditorproces, så du kan overvåge forbrugsmønstre, identificere omkostningsbesparende muligheder og forbedre økonomiske prognoser.

Valg af den rigtige software til 2-vejs matchning

Valg af den rigtige software til automatisering af 2-vejs matchning afhænger af din virksomheds størrelse og type.

Nogle muligheder fungerer som selvstændige løsninger eller som en del af et større regnskabssystem, alt efter hvad du allerede bruger. For eksempel er integration med eksisterende systemer, som ERP, nødvendig for nogle værktøjer.

• Nanonets gør håndtering af fakturaer og indkøbsordrer let ved at automatisere matchningsprocessen. Det importerer automatisk fakturaer og PO'er, bruger AI til nøjagtig dataindtastning og matchning, markerer uoverensstemmelser for nemme og problemfri manuelle gennemgange og opdaterer data i din regnskabssoftware / ERP i realtid.
• Oracles Kreditorværktøj matcher automatisk fakturaer til PO'er, kontrollerer overholdelse af fastlagte toleranceniveauer og opdaterer fakturerede mængder og beløb baseret på fakturaoplysningerne.
• Sage Intacct strømliner indkøb med fastlagte arbejdsgange for transaktioner og godkendelser. MineralTree automatiserer matchning af fakturaer til PO'er eller kvitteringer for Sage Intacct, indfanger detaljer fra fakturaer automatisk og indsætter dem i godkendelses- og betalingsprocesser. Det holder alt i overensstemmelse med virksomhedens ERP.
• Nexonia Expenses tilbyder fleksibel, cloud-baseret udgiftsstyring med dyb integration i dine systemer.
• Tipalti forenkler fakturabehandling med OCR og dataudtræk, sætter regler for matchning af fakturaer til PO'er og forbereder dem til betaling.
• DocuWare bruger kunstig intelligens til at udtrække nøglefakturadata, tjekke for gyldige leverandører og dubletter og matche fakturaer med PO'er og følgesedler, hvilket sikrer nøjagtige beløb.

Mange 2-vejs matchningsværktøjer er tilgængelige, hver med funktioner designet til forskellige behov.

Hvorfor du bør automatisere 2-vejs matchning

Automatisering af 2-vejs matchningsprocessen giver flere fordele.

Papirløs håndtering

Når dokumenter som fakturaer og indkøbsordrer alle er digitale, fjerner papirløs håndtering behovet for papir og reducerer mængden af ​​manuelt arbejde. Det betyder, at tingene fungerer hurtigere, let kan vokse og er mere fleksible. Dokumenter bliver sendt, omdannet til digital form, sorteret, kontrolleret, godkendt og behandlet, uden at nogen behøver at flytte rundt på papiret. Sådan fungerer det:

1. Systemet leder efter nye e-mails.
2. Det kræver vedhæftede filer fra e-mails at arbejde på dem.
3. Systemet læser de vedhæftede filer for at få den nødvendige information.
4. Den kontrollerer detaljerne i fakturaer eller indkøbsordrer i forhold til fastsatte regler.
5. En faktura sammensættes, matchet med indkøbsordrer og kvitteringer i henhold til reglerne, så der ikke sker gentagelser.
6. Det lader brugerne vide, om fakturaer blev håndteret rigtigt.

AI hjælper systemet med at blive bedre over tid ved at lære af dets brugere og deres unikke behov.

Hurtig matchning

Matchende indkøbsordrer kan udføres super hurtigt af systemet, et arbejde, som ville være virkelig svært for folk at udføre alene.

Håndtering af masser af dokumenter i stor skala

Når der er mange indkøbsordrer og fakturaer, gør automatisering det meget nemmere og hurtigere at sortere i dem alle.

Altid klar til revision

Systemet holder styr på alt og sørger for, at alt er korrekt og hurtigt. Med dokumenter, der allerede er godkendt og organiseret, er revisionsprocesser mere smidige.

Mindre arbejde, mere produktivitet

AI bruger komplekse algoritmer til at forstå data som den menneskelige hjerne, men hurtigere. Det lærer og bliver bedre, hvilket betyder mindre manuel kontrol er nødvendig.

Med mindre rutinearbejde kan økonomiteamet fokusere på vigtigere opgaver som planlægning og analyse, hvilket kan hjælpe virksomhedens overskud.

Færre fejl

AI-systemer kan fange fejl tidligt og forhindre større problemer senere. Hvis noget er galt, giver det hurtigt IT-teamet besked om at rette det.

Sparer penge

Selvom der er en startomkostning, kan det være meget billigere at køre disse AI-systemer end at betale en fuld løn.

Sikker og i stand til at vokse

Systemet kan arbejde hele tiden, i modsætning til mennesker, hvilket gør driften mere effektiv og sikker.

---

En undersøgelse af Levvel Research fremgår det, at hurtigere godkendelse af fakturaer og øget medarbejders produktivitet er de to største fordele ved at skifte til AI-aktiveret 2-vejs og 3-måde at matche processer, sammen med adskillige andre håndgribelige fordele rapporteret af virksomheder, der automatiserer fakturabehandling og 2-vejs matchning.

Det er bydende nødvendigt at bemærke, at automatisering af fakturabehandling og matchning af indkøbsordre gavner flere funktioner i din virksomhed:

• Finanschefer kan sænke udgifterne og omfordele ressourcer for at forbedre bundlinjen og understøtte strategisk og virksomhedsudvidelse.
• Virksomhedsledere får indsigt i præstations- og likviditetsstyring gennem dashboardanalyse leveret af adskillige automatiseringsværktøjer.
• Kreditorteams kan fjerne behovet for papirfakturaer og manuelle processer ved at udnytte automatiseret routing, kodning og matchning af leverandørfakturaer i henhold til etablerede regnskabsprincipper.
• Revisorer og forskningspersonale får øjeblikkelig og omfattende adgang til indkøbsordrer og fakturaer, hvilket hjælper med fremtidige planlægningsaktiviteter.

Konklusion

Konceptet med 2-vejs matching er en vital proces inden for regnskabsområdet inden for enhver virksomhed, primært fokuseret på at sikre nøjagtigheden og integriteten af ​​transaktioner mellem en virksomhed og dens leverandører.

Det involverer en omhyggelig verifikationsprocedure, hvor detaljerne om indkøbsordrer (PO'er) matches med dem på de tilsvarende fakturaer for at bekræfte, at de bestilte produkter eller tjenester blev leveret korrekt og til de aftalte priser.

Denne proces sikrer ikke kun mod overbetalinger eller betaling for ikke-leverede varer, men styrker også økonomisk kontrol, fremmer tillid til leverandørforhold og overholder overholdelsesstandarder.

Mens manuel 2-vejs matching giver præcision gennem menneskelig overvågning, er det fyldt med udfordringer såsom datamismatch, tidsineffektivitet, svindelrisici og de høje omkostninger ved manuel behandling.

Med fremkomsten af ​​automatisering bliver 2-vejs matchning en glat, fejlsikker proces. Platforme som Nanonets automatiserer 2-vejs matching og integreres problemfrit med regnskabssystemer. Denne automatisering strømliner fakturabehandling, forbedrer datanøjagtigheden og muliggør analyser i realtid, hvilket i sidste ende bidrager til mere robust økonomistyring og driftseffektivitet.

• SEO Powered Content & PR Distribution. Bliv forstærket i dag.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrk dig selv. Adgang her.
• PlatoAiStream. Web3 intelligens. Viden forstærket. Adgang her.
• PlatoESG. Kulstof, CleanTech, Energi, Miljø, Solenergi, Affaldshåndtering. Adgang her.
• PlatoHealth. Bioteknologiske og kliniske forsøgs intelligens. Adgang her.
• Kilde: https://nanonets.com/blog/what-is-two-way-matching/