Top 6 Kreditor KPI'er at måle

Forbedre din organisatoriske effektivitet med praktisk anvendelse af de rigtige nøglepræstationsindikatorer! 

Peter Drucker sagde engang, "Hvis du ikke måler det, kan du ikke forbedre det." 

At spore ydelsen af ​​din virksomheds Kreditorafdeling kræver langt mere indsats end blot at spore antallet af fakturaer, der har overskredet deres forfaldsdato! 

En strategisk tilgang til håndtering af dit AP-team kan udsætte din virksomhed for en hvirvelvind af lukrative muligheder, samtidig med at du undgår problemer som – dårligt cash flow i virksomheden, kontroversielle forhold til leverandørerne og nul kilder til yderligere indtægter; i dag skal vi vise dig, hvordan anvendelse af bestemte KPI'er i sidste ende kan hjælpe dit AP-team med at øge deres effektivitet.

Hvad er KPI'er? 

KPI er et akronym for begrebet – key performance indicator. Som navnet antyder, er KPI'er en kvantificerbar indikator for udførelsen af ​​et specifikt mål over en periode. 

Virksomhedsejere og uddannede fagfolk bliver ofte forvirrede mellem begreberne – Key Performance Indicator og Metrics. Her er hvordan de to adskiller sig: 

Nøglepræstationsindikatorer har en positiv indvirkning på dine overordnede forretningsresultater. De spiller en nøglerolle i at understøtte din overordnede forretningsstrategi og fortæller om, hvad der er vigtigt for at hjælpe virksomheden med at vokse i det lange løb. For eksempel: Gennemsnitlig tid det tager at godkende en faktura og udestående dage. 

Metrics er på den anden side et værktøj til at måle de daglige aktiviteter i din virksomhed, som hjælper med at understøtte de centrale præstationsindikatorer. De er ikke en kritisk foranstaltning i sig selv, men kan stadig have en mindre indvirkning på din virksomhed. Et eksempel på målinger kan være – Procentdel af direkte fakturaer og ROI på fakturaautomatisering. 

Der er mange varianter af nøglepræstationsindikatorer, der kan vise sig at være frugtbare for din virksomhed. Mens nogle virksomheder kan lide at spore deres månedlige målbare fremskridt, vil andre gerne have mere en langsigtet vision. Her er nogle af de almindelige typer KPI'er, du bør kende til: 

Operationel: Disse KPI'er hjælper med at måle din virksomheds ydeevne i en kortere tidsramme, mens de primært fokuserer på forretningsprocessen. Eksempel: Økonomirapport fejlprocent, Rapporter produceret pr. medarbejder. 

Førende og haltende: Førende indikatorer hjælper med at spore væksten i din virksomhed og fremtidige forretningsresultater. Hvorimod de haltende KPI'er hjælper med at spore dine tidligere forretningsbeslutninger. En blanding af begge kan afføde en fremragende forretningsstrategi. Eksempel: Gennemsnitlig omsætning pr. bruger. 

Funktionel: Nogle af de centrale præstationsindikatorer kan være forbundet med specifikke funktioner som regnskab, økonomi osv. Eksempel: Regnskabsomkostninger, Kreditoromsætning. 

Strategisk: Disse hjælper med at overvåge dine forretningsmål i det lange løb. Eksempel: Markedsandel og investeringsafkast.

Hvorfor er KPI'er vigtige for kreditoransvarlige AP-teams?

Key Performance Indicators kan være en afgørende målestok til at måle, om fremskridtene for dit Kreditor-team stemmer overens med de overordnede forretningsmål for din virksomhed. Nogle af de kritiske årsager til, at KPI'er i stigende grad bliver brugt af AP-teams på tværs af virksomheder, er: 

1. Reducer risikofaktorer: KPI'er kan spille en afgørende rolle i forhold til din organisations sundhed. I det lange løb kan de hjælpe med at reducere økonomiske risikofaktorer og gøre din virksomhed til en rentabel. 
2. Juster dine teams: Sørg for, at du og dine AP-teams altid er på vej til boglukning i månedsskiftet, og du som leder kan vurdere, om du har brug for at tilføje ressourcer – enten mennesker eller software for at øge ydeevnen. 
3. Spor fremskridt: KPI'er sikrer, at hver medarbejder på AP-teamet føler sig ansvarlig for deres fremskridt. Dette hjælper også teamlederne til at flytte tingene på en mere systematisk måde. 
4. Juster dine strategier: Med en klar registrering af, hvad der virker for virksomheden, og hvad der ikke gør, kan du styre dine forretningsstrategier i den rigtige retning og arbejde derefter.

Hvad er de smertepunkter, som KPI'er kan løse for AP-teamet?

Hvis du er en AP-manager, ved du, hvor svært det kan blive at administrere leverandørrelationer, holde styr på fakturaer og administrere likviditet. De fleste virksomheder ser et AP-team som en væsentlig indtægtssaft. 

Kreditorafdelingen udgør en kritisk komponent i ethvert forretningsdomæne. Selv den mindste fejl i de forretningsfunktioner, afdelingen varetager, kan koste virksomheden et stort tilbageslag. 

Key Performance Indicators kan give dybere indsigt i forretningsdriften og derved hjælpe med at nå frem til omfattende løsninger på problemerne. 

For eksempel kan en høj KPI som "Gennemsnitlig tid til betaling" indikere, at der er en forsinkelse i de betalinger, der skal foretages til virksomhedsleverandørerne, fordi der ikke er nok cash flow i virksomheden. Derfor ville dette fungere som en indikator på, at der er et problem med indtægtsgenerering i virksomheden. 

Et andet eksempel, der vil hjælpe dig til at forstå vigtigheden af ​​KPI'er for AP-teamene, er antallet af fakturaer, der behandles af virksomheden. Hvis din virksomhed har et højere antal fakturaer sammenlignet med dine konkurrenter, betyder det, at du arbejder med alt for mange leverandører. Derfor går du til gengæld glip af fantastiske rabatter ved at konsolidere forretningen. 

På samme måde kan mange betalingsindikatorer antyde, at din virksomhed engagerer sig i ondsindet AP-praksis. For eksempel, hvis du ønsker at spore, hvor meget det koster dit team at behandle en enkelt faktura, kan du spore - Cost Per Invoice. 

Vidste du, at det tager næsten 25 dage for et AP-team at behandle papirbaserede fakturaer? Hvis du nu ikke ønsker at falde i dette sporingsbeslag, så kan du spore leveringstiden!

Hvad er de vigtige KPI'er at spore? 

Opnå interne forretningsmål og benchmark i forhold til din virksomheds konkurrenter ved hjælp af Key Performance Indicators! 

1. Kreditoromkostninger pr. faktura 

Hvis du er overbevist om at benchmarke dit AP-teams fremskridt med KPI'er, så vil den første KPI du tænker på være – Kreditoromkostninger pr. faktura. 

Nu er dette en nøglepræstationsindikator, der kan variere på tværs af virksomheder og brancher. Derfor er det værd hvert sekund af din tid at måle det. Som du sikkert kan se ved navnet, bruges Cost Per Invoice til at beregne, hvor mange penge det koster AP-afdelingen at behandle en enkelt faktura. 

Det måles ved at dividere afdelingens samlede udgift med antallet af behandlede fakturaer inden for den givne tid. For at få et mere præcist KPI-tal er det vigtigt, at du overvejer både direkte og indirekte omkostninger under dine beregninger. 

Omkostninger, der skal medtages ved beregninger: omkostninger til IT-infrastruktur og softwaresupport, omkostninger for alle de ansatte involveret i AP-afdelingen, godkenderens tid og eventuelle ekstraomkostninger i form af gebyr for forsinket betaling mv. 

En høj pris pr. faktura kan være et resultat af ineffektivitet i selve AP-afdelingen (hovedsageligt på grund af manuelle opgaver), hyppige uoverensstemmelser med leverandøren vedrørende fakturaerne eller underordnet træning. 

Formel = Samlede udgifter for AP-afdelingen/Nr. af behandlede fakturaer 

De samlede udgifter skal omfatte alle personale- og infrastrukturomkostninger, du sikkert kan tænke på, sammen med de øvrige faste omkostninger. Nr. af fakturaer bør omfatte alle planlagte, behandlede og betalte fakturaer i den angivne tidsperiode. 

Industrielt benchmark: Manuel behandling af en enkelt faktura vil koste dig en gennemsnit på $12-$30. For nogle organisationer kan det gå op til $40. 

2. Gennemsnitlig tid til betaling 

Hvis du måler prisen pr. faktura, så brug også lidt tid på at måle den gennemsnitlige tid til betaling for dit AP-team! 

For at måle denne KPI skal du først beregne den samlede tid brugt af AP-teamet på at behandle fakturaer. Uret til beregning af denne metrik begynder at tikke, så snart afdelingen modtager en faktura, indtil den udpegede leverandør modtager deres betaling. 

Jo længere tid det tager for AP-teamet at behandle en faktura, jo højere bliver KPI'en for Cost Per Invoice. 

I lægmandsforstand, jo hurtigere dit AP-team arbejder med at håndtere de tidligere fakturaer, jo mindre tilbageholdende vil de være, når nye fakturaer ankommer. Målet for den gennemsnitlige tid til betaling kan variere på tværs af virksomheder, hovedsageligt afhængigt af deres politikker med hensyn til at holde på kontanter. Det, der er afgørende her, er at forstå, at denne metrik giver dig et indblik i din virksomheds pengestrøm. 

Formula = Samlet tid brugt under behandling af fakturaer/ Antal behandlede fakturaer 

Industrielt benchmark: Det er en variabel metrik og kan i gennemsnit ligge mellem 3.7 – 12.2 dage. 

3. Gennemsnitlig tid pr. faktura

Som du ved, kan din virksomhed begynde at tabe penge i stedet for at tjene penge, hvis du behandler dine fakturaer langsomt. Nogle af hovedårsagerne bag en høj gennemsnitlig tid pr. behandlet faktura kunne være: 

Overudtømmende arbejdsgange: En alt for kompliceret arbejdsgang er ikke kun et besvær for AP-teamet, men for alle de afdelinger, der arbejder på tværs. 

Forsinket fakturabekræftelse: Selvom fakturaerne lander på de rigtige kontorborde på det rigtige tidspunkt, sidder de fleste af dem ugodkendt på skrivebordet i dagevis. 

Tidskrævende kodning: Lagtiden for fakturabehandling kryber op på grund af brugen af ​​ældre software eller dobbelttjek af hver reference i fakturaen. 

Den gennemsnitlige tid pr. behandlet faktura afhænger også af virksomhedens størrelse og dens industrielle domæne. Som du måske har gættet nu, hvis den gennemsnitlige behandlingstid for en enkelt faktura er høj, så sidder dit team fast i en ond cirkel med høj gennemsnitlig tid til betaling og pris pr. faktura. 

Formel = Tid brugt på indtastning + gentastning + materialegennemgange + identifikation af rutekontrolpunkter + godkendelser + remittering + afstemning + kommunikationsopdateringer. 

Branche benchmark: En lille til mellemstor virksomhed kan tage omkring 25 dage at behandle en enkelt faktura manuelt. 

4. Antal behandlede fakturaer pr. dag pr. AP-medarbejdere 

En anden kritisk KPI til at måle din og dit AP-teams præstation er antallet af behandlede fakturaer pr. dag pr. medarbejder. Dette vil hjælpe dig med at forstå styrkerne ved dit AP-team og også de gråzoner, som de skal forbedre. 

Den tid, det tager en AP-teammedarbejder at behandle en faktura, påvirker også andre forretningsafdelinger væsentligt. Indtil og medmindre en faktura bliver arkiveret i ERP-systemet af medarbejderen, kan ingen anden afdeling vurdere dens udvikling. 

Andre store problemer, der kan stamme fra denne forsinkelse, er – mistede leverandørrabatter, fejlstyring af pengestrømme, forstyrrede forretnings-leverandørforhold osv. 

Her skal du også overveje, at behandlingsopgaven varetages af hver AP-medarbejder. 

Branche benchmark: En gennemsnitlig AP-medarbejder behandler cirka 5 fakturaer hver time. Det svarer til 42 fakturaer om dagen! 

5. Fakturaundtagelsessats 

Uoverensstemmelser i fakturadata og indkøbsordrer eller en flaskehals i fakturagodkendelsesprocessen kan føre til undtagelser. Et typisk eksempel på fakturaundtagelse er, når der er rutefejl med fakturabehandling, eller der er en afventende godkendelse. Dette kan forsinke fakturabetalingsprocessen og kan endda give anledning til ondsindet AP-praksis som duplikerede betalinger. 

Formel = Sats for undtagelse af fakturaer/ Antal behandlede fakturaer * 100 

Branche benchmark: Det industrielle gennemsnit for fakturaundtagelsesprocent er omkring 24.6 %. 

6. % fakturaer behandlet inden for betalingsbetingelserne (optimering af pengestrømme) 

Denne metrik beregner antallet af leverandørfakturaer, som virksomheden har betalt til tiden. Det sporer antallet af fakturaer, der betales på den angivne dato inden for fakturabetingelserne eller før det. En lav værdi for denne metric kunne indikere en fejltilbøjelig manuel fakturabehandling, uklare leverandørfaktura-relaterede retningslinjer og underordnet uddannelse af AP-personalet. 

For at hjælpe dig med at holde styr på de ovennævnte KPI'er uden besvær, har vi vævet en liste med retningslinjer. Sådan kan du spore de vigtigste præstationsindikatorer for dit AP-team: 

Definer dine kortsigtede og langsigtede forretningsmål for at overvåge, om din virksomheds omsætning vokser eller er stagnerende. 

For at få kraftfuld indsigt i KPI-overvågning skal du have fuld adgang til historiske data og realtidsdata. 

Vælg de korrekte visualiseringer for hver udpeget metrik. Du kan bruge flere typer diagrammer, grafer og dashboards til at visualisere dine virksomhedsdata. Investering i de rigtige innovationer til sporing af KPI'er vil hjælpe dig med at træffe lukrative forretningsbeslutninger. 

Vælg sammenhængende KPI'er for at komplementere visualiseringer og sæt de rigtige benchmarks. Med dine valgte KPI-benchmarks giver du interessenterne mulighed for at teste indikatorerne.

Hvordan sporer du KPI'erne? 

For at hjælpe dig med at holde styr på de ovennævnte KPI'er uden besvær, har vi vævet en liste med retningslinjer. Sådan kan du spore de vigtigste præstationsindikatorer for dit AP-team: 

Definer dine kortsigtede og langsigtede forretningsmål for at overvåge, om din virksomheds omsætning vokser eller er stagnerende. 

For at få kraftfuld indsigt i KPI-overvågning skal du have fuld adgang til historiske data og realtidsdata. 

Vælg de korrekte visualiseringer for hver udpeget metrik. Du kan bruge flere typer diagrammer, grafer og dashboards til at visualisere dine virksomhedsdata. Investering i de rigtige innovationer til sporing af KPI'er vil hjælpe dig med at træffe lukrative forretningsbeslutninger. 

Vælg sammenhængende KPI'er for at komplementere visualiseringer og sæt de rigtige benchmarks. Med dine valgte KPI-benchmarks giver du interessenterne mulighed for at teste indikatorerne.

Hvordan forbedrer automatisering KPI'en? 

Styr din virksomheds interne succes, og opdag banebrydende teknologier for at hjælpe med at konsolidere din virksomhed! 

Regnskab er en svær opgave for flere virksomheder. Selv efter runder og runder med manuel databehandling, står du på en eller anden måde altid tilbage med flere virksomhedsdata at sortere! Det er derfor, virksomheder er på vej mod automatiseringens æra. 

Med fremkomsten af ​​teknologi er det i dag muligt at spare penge og forbedre virksomhedens effektivitet på samme tid. Det kan ikke kun fritage dig for nogle administrative virksomhedsopgaver, men også give dig vigtige forretningsdata i et mere struktureret format. 

Her er seks overbevisende grunde til, hvorfor du skal tage trit med denne trend! 

Spar din tid: Hvis du er en AP-administrator, vil du være bekendt med, hvor smertefuldt langsom manuel behandling kan påvirke dine AP KPI'er. Automatisering af din Kreditor-proces hjælper med at få hverdagslige opgaver såsom indtastning af data og kontrol af købsformularer udført med højere nøjagtighed og inden for en kortere tidsramme. 

Fejlfri fakturabehandling: Vi mennesker er tilbøjelige til at fejle, mens AI ikke er det. Automatiserede AP-processer fører til endeløs gentagelse af AP-opgaver uden fejl. 

Adgang til digitaliserede dokumenter: En anden vigtig fordel ved at bruge en automatiseret AP-proces er, at du ikke behøver at bekymre dig om at udfylde vigtigt papirarbejde. Gennem automatisering kan du med det samme oprette digitaliserede dokumenter lige fra begyndelsen og sige farvel til besværet med at følge, scanne og e-maile indkøbsordrer.

Data validering: KPI-sporingssystemer giver dig magten til at foretage de nødvendige forretningsændringer gennem overvågning af graferne og andre statistikker. Du kan også kortlægge din virksomheds fremskridt gennem datavalidering. 

Forbedret produktivitet: En af de største fordele ved at automatisere din AP-proces er, at du kan spare dig selv for kedelige manuelle opgaver og fokusere på vigtigere forretningsopgaver. 

Forbedret tilgængelighed: Gennem digitalisering kan du tage dine AP-processer til skyen og ikke længere bekymre dig om at arkivere papirerne i de rigtige skabe!

Automatisering er let med software som Flow Nanonets, der kan håndtere ende-til-ende kreditor-processen og hjælpe dig med 10 gange din effektivitet. Du kan automatisere dine fakturaer, godkendelse og betalingsproces. Synkroniser data i realtid med din ERP som Quickbooks til afstemning, overvågning og udførelse af analyser på din AP-proces.

Planlæg en demo med Flow by Nanonets i dag:

Automatiser kreditorer

Konklusion: Bankoverførsel med Paypal

Lær, hvordan du opnår dine kreditormål mere strategisk

Betydningen af ​​automatisering for digitalisering af AP-processerne i dit AP-team kan ikke undermineres. 

Oplev styrken ved automatisering ved at forbedre dit teams effektivitet gennem håndtering af kedelige manuelle opgaver og digitalisering af vigtigt papirarbejde! 

Nanonets kan hjælpe dig med at administrere dit Kreditor-team effektivt, så du kan bruge din tid på at lede din virksomhed fra fronten! Gennem kræfterne ved dyb læring kan du nemt fange alle industrielle data fra ethvert dokument, du ønsker! 

Automatiser hverdagsagtige manuelle opgaver som f.eks. arkivering af fakturaer i skabe, scanning af indkøbsordrer og meget mere! 

Indfang data fra flere ressourcer, og brug dem til at fremme dit AP-team! 

Få eksklusiv adgang til skabelonagnostiske løsninger, som hjælper med at samle prikkerne mellem forskellige informationer. 

Skær ned for den tid, du bruger på at jagte fakturaer, og automatiser din betalingsopkrævning! 

Reducer forsinkede fakturabetalinger og øg dit likviditetsflow

• SEO Powered Content & PR Distribution. Bliv forstærket i dag.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrk dig selv. Adgang her.
• PlatoAiStream. Web3 intelligens. Viden forstærket. Adgang her.
• PlatoESG. Kulstof, CleanTech, Energi, Miljø, Solenergi, Affaldshåndtering. Adgang her.
• PlatoHealth. Bioteknologiske og kliniske forsøgs intelligens. Adgang her.
• Kilde: https://nanonets.com/blog/top-6-ap-kpis/