5 Möglichkeiten, Quittungen für eine effiziente Quittungsverfolgung zu organisieren

5 Möglichkeiten, Quittungen für eine effiziente Quittungsverfolgung zu organisieren

Zeitstempel: 23. Januar 2023, 12:39 Uhr

Mehr als 640,0000 Tonnen der Geschäftsbelege werden jährlich gedruckt. Das ist eine Menge.

Aber das ist frustrierend, sie zu organisieren oder zu verwalten. Aber warum sollten Sie? Als Unternehmen Sie müssen Geschäftsunterlagen führen und unterstützende Finanzdokumente wie Quittungen oder Rechnungen für bis zu nach drei Jahre.

Jetzt wo du haben Um diese Dokumente zu verwalten, möchten Sie sie möglicherweise so organisieren, dass Sie sie finden, wenn Sie sie benötigen. Es ist leicht, den Überblick über den Eingang zu verlieren, aber dank Plattformen wie Nanonets können Sie diese Prozesse automatisieren.

Werfen wir einen Blick auf fünf Möglichkeiten, Ihre Geschäftsbelege zu organisieren:

5 Möglichkeiten, Quittungen zu organisieren

Und es gibt fünf verschiedene Möglichkeiten, Quittungen zu organisieren:

  • Manuelles Sortieren von Papierbelegen
  • Scannen Sie Quittungen auf Ihrem Desktop
  • Sortieren Sie Quittungsbilder auf Ihrem Telefon
  • Scannen Sie Belege in Google Drive
  • Automatisierter Quittungs-Organizer

Organisieren Sie Ihre Geschäftsbelege einfach mit Nanonets.

Richten Sie automatisierte Workflows ein, um Belege zu klassifizieren, Ausgaben zum Hauptbuch hinzuzufügen, Audit-Trails zu führen und vieles mehr! Starten Sie Ihre kostenlose Testversion. Oder Wenden Sie sich an unsere Experten damit wir Workflows für Sie einrichten können.

Manuelles Sortieren von Papierbelegen

Es ist so einfach und mühsam, wie es sich anhört. Holen Sie sich Papiermappen und -schränke. Sie sollten die Ordner nach Ihren Ausgabenkategorien benennen. Sobald Sie einen Papierbeleg erhalten, bestimmen Sie die Ausgabekategorie des Belegs und legen Sie ihn dann manuell in die entsprechende Mappe.

Beispielsweise enthält der Reisekostenordner alle Belege, die sich auf die Reisekategorie beziehen. Dazu können Ihre Taxi-, Bus- oder Bahnfahrkarten gehören.

5 Ways to Organize Receipts for efficient receipt tracking PlatoBlockchain Data Intelligence. Vertical Search. Ai.
Quelle

! Während diese Methode für ein kleines Unternehmen funktioniert, sollten Sie sich aus mehreren Gründen nicht für die manuelle Speicherung entscheiden. Es besteht die Möglichkeit, dass Quittungen beschädigt werden. Der manuelle Aufwand ist erheblich. Außerdem gibt es keine Möglichkeit, die Ausgaben im Auge zu behalten, da Sie den Trend nicht kennen, wenn Sie dieser Methode folgen.

 

Scannen Sie Quittungen auf Ihrem Desktop

Sie können Quittungen scannen oder Bilder der Quittung machen und auf Ihrem Desktop speichern. Erstellen Sie unterschiedliche Ordner für unterschiedliche Ausgabenkategorien und fügen Sie immer wieder Quittungen hinzu, sobald Sie sie erhalten.

Stellen Sie sicher, dass Sie die Quittungsbilder richtig benennen, um sie leicht zu finden.

! Diese Methode ist einfach, erfordert jedoch manuellen Aufwand. Sie müssen jedes Mal die gleiche Anzahl von Schritten ausführen, wenn Sie eine Quittung erhalten, was es mühsam macht, wenn die Anzahl der Quittungen zunimmt.

Verwenden Sie eine Quittungsverwaltungs-App

5 Ways to Organize Receipts for efficient receipt tracking PlatoBlockchain Data Intelligence. Vertical Search. Ai.

Quittungsverwaltungs-Apps sind großartige Lösungen für Einzelunternehmer und kleine Unternehmen, die ihre Quittungen täglich organisieren möchten. Quittungsscanner-Apps Gefällt mir Nanonetze Belege sofort digitalisieren und organisieren. Es gibt viele Quittungsscanner-Apps auf dem Markt:

  • Nanonetze
  • Zoho-Ausgaben
  • QuickBooks
  • Schuhkarton
  • Expensify
  • Intelligente Quittungen
  • Genius Scan
  • Dext vorbereiten
  • Sauber,
  • Quittungen per Welle.

Bei diesen Apps müssen Sie nur auf das Quittungsbild klicken, die Ausgabenkategorie hinzufügen und speichern.

Nanonetze können Daten extrahieren aus der Quittung, Spesenabrechnungen erstellen und ermöglichen es Ihnen auch, Quittungen mit Schlüsselwörtern zu suchen.

! Quittungsscanner-Apps können die Quittungsverwaltung in großem Umfang nicht bewältigen. Sie müssen auf das Bild jeder Quittung klicken, egal ob es sich um eine PDF-Datei, einen E-Mail-Anhang, eine Papierquittung oder eine handschriftliche Quittung handelt. 

Scannen Sie Belege in Google Drive

Google Drive kann verwendet werden, um Quittungen effizient zu organisieren. Erstellen Sie Ordner basierend auf der Variable Ihrer Wahl, Datum, Ort oder Ausgabenkategorie.

Sobald Sie eine Quittung erhalten haben, scannen oder klicken Sie auf ein Bild der Quittung und laden Sie die digitale Quittung von Ihrem Gerät auf Google Drive hoch. Achten Sie darauf, die Ordner- und Quittungsnamen kurz und prägnant zu halten, damit sie leicht zu finden sind.

! Diese Methode ähnelt der vorherigen Methode, abgesehen davon, dass hier alle Ihre Quittungen in der Cloud gespeichert werden. Während der Cloud-Speicher von Google relativ sicherer ist, sollten Sie sicherere Optionen in Betracht ziehen, wenn Sie vertrauliche Informationen speichern.

Wenn Sie mit Rechnungen und Quittungen arbeiten oder sich Gedanken über die Identitätsprüfung machen, sehen Sie sich Nanonets an Online-OCR or PDF-Textextraktor um Text aus PDF-Dokumenten zu extrahieren kostenlos registrieren. Klicken Sie unten, um mehr darüber zu erfahren Unternehmensautomatisierungslösung von Nanonets.

Automatisierter Quittungs-Organizer: Organisieren Sie Quittungen mit No-Code-Workflows.

Mit der Dokumentenklassifikation von Nanonets automatisieren Sie das gesamte Belegmanagement und intelligent Workflow-Automatisierung. Sie können einen automatisierten Workflow wie den folgenden auf Nanonets erstellen.

So funktioniert der Belegorganisations-Workflow mit Nanonets:

  • Sie erhalten eine Quittung oder laden eine Quittung auf Nanonets hoch.
  • Die Quittung wird an die weitergeleitet Quittungs-OCR Modell.
  • Daten werden aus der Quittung extrahiert, und basierend auf den extrahierten Daten wird die Quittung klassifiziert.
  • Basierend auf der Quittungsklassifizierung wird die Quittung an die richtige Datenbank oder den richtigen Ordner weitergeleitet.
  • Sie können auch zusätzliche Aufgaben wie das Aktualisieren von Kundenprofilen, Zahlungsautomatisierung, Erstellen von Genehmigungsworkflows, Erstellen von Spesenabrechnungen und mehr.

????

Diese Methode ist schnell, zuverlässig, sicher und fehlerfrei. Dies ist am besten für Unternehmen jeder Größe geeignet, die ihre Belege effizient und zu einem Bruchteil der Kosten organisieren möchten.

Abgesehen von Quittungen können Sie die Plattform verwenden, um jedes Dokument zu organisieren; PDFs, Bilder, handschriftliche Dokumente, Excel, Word usw. Sie können Daten aus Dokumenten extrahieren, Dokumente klassifizieren, eine Datenbank verwenden, um Dokumente zu überprüfen, Datenverbesserungsaufgaben durchzuführen und Daten in verschiedene Formate und Datenbanken zu exportieren. Die Möglichkeiten sind endlos.

Nanonetze können die folgenden Aufgaben und mehr erledigen:

Haben Sie einen konkreten Anwendungsfall im Sinn?

Kontaktieren Sie unser Team or Starten Sie eine kostenlose Trial. Wenn Sie Hilfe benötigen, richtet unser Team Workflows für Sie ein.

Zeitstempel:

Mehr von KI & Maschinelles Lernen