Der umfassende Leitfaden zur Beschaffungsautomatisierung

Sind Sie es leid, Anforderungen manuell einzugeben? Erstellen von Bestellungen, und Rechnungen verfolgen? Sind Sie es leid, sich bei der Bewältigung von Compliance-Problemen auf arbeitsintensive Methoden zu verlassen? Wünschen Sie sich eine Möglichkeit, Ihre Beschaffungsprozesse effizienter zu gestalten?

Wenn ja, müssen Sie alles über Beschaffungsautomatisierung wissen – ein leistungsstarkes Tool, das Ihnen dabei helfen kann, den Einkaufsprozess effizient zu verwalten. In diesem Artikel entmystifizieren wir den Prozess der Beschaffungsautomatisierung und diskutieren die vielen damit verbundenen Herausforderungen (und Vorteile), aufkommenden Trends und Best Practices.

Was ist Beschaffungsautomatisierung?

Unter Beschaffungsautomatisierung versteht man den Einsatz von Technologie zur Optimierung der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen. Es ist eine Möglichkeit, manuelle Aufgaben im gesamten Prozess zu automatisieren Beschaffungsprozess, was es effizienter und kostengünstiger macht. Die Automatisierung dieses Prozesses kann viele Formen annehmen, von automatisierten E-Mail-Erinnerungen bis hin zum Einsatz von Algorithmen der künstlichen Intelligenz (KI).

Durch den Einsatz fortschrittlicher Technologien wie KI, maschinelles Lernen, Robotic Process Automation (RPA), Natural Language Processing (NLP) und Blockchain können Unternehmen verschiedene Beschaffungsprozesse automatisieren. Zu diesen Prozessen können Auftragsabwicklung, Zahlungspläne, Lieferantenauswahl und -bewertung, Dokumentenverwaltung, Bedarfsprognose, Rechnungsabgleich usw. gehören Automatisierung der Lieferkette.

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Vorteile der Beschaffungsautomatisierung

Reduzierte Kosten

Automatisierung kann die Zeit verkürzen, die für die Bearbeitung von Bestellungen, die Erstellung von Kaufanfragen und viele andere Aufgaben benötigt wird. Das bedeutet, dass Sie weniger Geld für Gehälter und andere Ressourcen ausgeben.

Verbesserte Effizienz

Wenn weniger Leute an jeder Aufgabe arbeiten, passieren weniger Fehler durch menschliches Urteilsvermögen. Das bedeutet, dass auch Ihr Unternehmen in kürzerer Zeit mehr erledigen kann!

Verbesserte Genauigkeit

Da weniger Fehler von Leuten gemacht werden, die keine ausgebildeten Fachkräfte sind, gibt es weniger Spielraum für Fehler, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass alles richtig gemacht wird, bevor man mit anderen Dingen fortfährt, die speziell mit den Beschaffungsprozessen innerhalb einer Organisation selbst zu tun haben.

Erhöhte Agilität

Beschaffungsautomatisierung ist wie ein zusätzliches Paar Hände, die Unternehmen dabei helfen, sich an Veränderungen im Markt und an Geschäftsanforderungen anzupassen. Die Übernahme wiederkehrender Beschaffungsaufgaben setzt wertvolle Zeit und Ressourcen frei, sodass sich Unternehmen auf den Aufbau besserer Beziehungen zu Lieferanten, die Entwicklung innovativer Ideen und das Treffen strategischer Entscheidungen konzentrieren können.

Datengesteuerte Entscheidungsfindung

Wenn Unternehmen die Beschaffungsautomatisierung nutzen, erhalten sie Zugriff auf einige leistungsstarke Tools zur Datenanalyse. Dazu gehören Dinge wie die Ausgabenanalyse, die Ihnen hilft, zu verstehen, wie viel Geld Sie für verschiedene Dinge ausgeben, und Leistungskennzahlen, die Ihnen Aufschluss darüber geben, wie gut Ihre Beschaffungsprozesse funktionieren. Aber das ist noch nicht alles – Predictive Analytics ist ebenfalls enthalten, was bedeutet, dass Sie anhand von Daten vorhersagen können, was in der Zukunft passieren könnte. Mithilfe all dieser Informationen können Unternehmen bessere Entscheidungen darüber treffen, wie sie ihr Geld ausgeben, und auch Chancen und Risiken erkennen, die ihnen sonst vielleicht nicht aufgefallen wären. Wenn es um die Beschaffung geht, ist die Nutzung von Daten zur Entscheidungsfindung definitiv der richtige Weg!

Verbesserte Compliance

Wenn Unternehmen ihre Beschaffungsprozesse automatisieren, können sie sicherstellen, dass sie alle für sie geltenden Regeln und Vorschriften einhalten. Dazu gehören Dinge wie Beschaffungsrichtlinien, ethische Standards und Nachhaltigkeitsanforderungen. Durch die Automatisierung von Aufgaben im Zusammenhang mit Compliance können Unternehmen das Risiko verringern, in Schwierigkeiten zu geraten, weil sie sich nicht an die Regeln halten. Das könnte bedeuten, Strafen oder Bußgelder zu vermeiden, die sehr kostspielig sein können.

Was ist der Beschaffungsautomatisierungsprozess?

Der Einstieg in die automatisierte Beschaffung ist einfacher als Sie vielleicht denken. Der Prozess selbst kann in einige wichtige Schritte unterteilt werden:

Datensammlung

Beginnen Sie mit der Erfassung von Daten wie Produkt- und Lieferantendetails, Bestellhistorie, Rechnungsstatus und mehr. Das Sammeln dieser Informationen wird Ihnen helfen, die Bedürfnisse und Ziele Ihrer Organisation besser zu verstehen.

Machen Sie einen Schritt zurück und bewerten Sie, wie effizient Ihr aktueller Prozess ist, wo die Knackpunkte liegen und welche Art von Automatisierung helfen könnte, die Dinge zu ändern.

Beschaffungsoptimierung

Sobald Sie über alle notwendigen Daten verfügen, ist es an der Zeit, Ihren Prozess zu optimieren. Nutzen Sie Algorithmen, um die gesammelten Daten zu analysieren und potenzielle Kosteneinsparungen, veraltete Produkte, Risiken von Mehrausgaben und Möglichkeiten zur Standardisierung zu identifizieren.

Beschaffungsautomatisierung

Nutzen Sie Technologietools, um den Beschaffungsprozess zu automatisieren – einschließlich automatischer Bestellungen, Lieferantenauswahl, Vertragsmanagement und mehr. Dies verbessert Ihre Fähigkeit, Verträge zu verfolgen und zu verwalten und reduziert gleichzeitig die Kosten in Form von Bearbeitungszeit und Verwaltungsaufwand.

Es gibt eine Reihe verschiedener Lösungen – von Basislösungen bis hin zu umfassenden Lösungen auf Unternehmensebene – daher ist es wichtig, sich über die verfügbaren Lösungen zu informieren und die richtige Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

Machbarkeit und Stakeholder-Abnahme

Machen Sie sich ein Bild von den Implementierungskosten, damit Sie wissen, was auf Sie zukommt, wenn Sie den Schritt wagen. Stellen Sie sicher, dass alle am Entscheidungsprozess beteiligten Personen an Bord sind, bevor Sie irgendwelche Verpflichtungen eingehen, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite sind und den Übergang von Papier zu digital unterstützen.

Einen Plan entwickeln

Sobald alle Vorbereitungen getroffen sind, ist es an der Zeit, einen Umsetzungsplan zu entwickeln, der die Schulung der Mitarbeiter, die Datensicherheit und andere notwendige Schritte berücksichtigt, bevor automatisierte Beschaffungssysteme in Betrieb genommen werden.

Überwachung und Berichterstattung

Überwachen Sie abschließend Leistungskennzahlen wie Lieferfristen, Ausgabentransparenz und Lieferantenleistung im Laufe der Zeit, um sicherzustellen, dass Ziele erreicht werden und etwaige Probleme schnell erkannt und behoben werden.

Herausforderungen der Beschaffungsautomatisierung

Bei der automatisierten Beschaffung sind einige Herausforderungen zu berücksichtigen. Auch wenn der Prozess auf dem Papier einfach klingt, kann er in der Praxis komplex sein. Hier ist eine Aufschlüsselung einiger Hindernisse, mit denen Sie möglicherweise konfrontiert werden:

Änderungsmanagement

Die Umstellung auf automatisierte Beschaffungslösungen erfordert die Zustimmung von Stakeholdern und Mitarbeitern im gesamten Unternehmen. Dies kann schwierig sein, da es oft Widerstand gegen Veränderungen gibt und die Einführung neuer Technologien Zeit braucht.

Kostenüberlegungen

Die Automatisierung erfordert sowohl zeitliche als auch finanzielle Vorabinvestitionen, was die Umstellung für einige Unternehmen abschreckend machen kann. Bei der Auswahl einer automatisierten Lösung, die den Anforderungen Ihres Unternehmens am besten entspricht, ist die sorgfältige Bewertung der Optionen und das Verständnis der damit verbundenen Kosten von entscheidender Bedeutung.

Datenintegration

Beschaffungsautomatisierungslösungen sind nur dann erfolgreich, wenn sie sich in bestehende Systeme und Datenbanken integrieren lassen, um einen umfassenden Überblick über Lieferantendaten, Produktpreise, Bestellungen usw. zu bieten. Beispielsweise sollte jede potenzielle Lösung, die Sie auswählen, in der Lage sein, mit Ihrer Finanzabteilung zu kommunizieren System zur Bereitstellung einer detaillierten Transaktionshistorie für bessere Entscheidungsprozesse innerhalb der Organisation.

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Best Practices für die Beschaffungsautomatisierung

Bewerten Sie Ihre Bedürfnisse

Bevor Sie sich mit der Technologie befassen, ist es wichtig zu beurteilen, was genau Sie mit der Beschaffungsautomatisierung erreichen möchten. Möchten Sie einen besseren Einblick in die Ausgabendaten? Möchten Sie die Leistung Ihrer Lieferanten durch Analysen und Erkenntnisse verbessern? Gibt es Ineffizienzen in aktuellen Prozessen, die mit neuen Tools oder Systemen behoben werden könnten? Sobald Sie ein klares Bild davon haben, was verbessert werden muss, ist es Zeit für Schritt zwei!

Arbeiten Sie mit Experten

Eines der wichtigsten Dinge, die Sie tun können, ist die Einbindung von Experten, die über Fachkenntnisse in der Beschaffungsautomatisierung verfügen. Sie können Sie durch den Prozess begleiten und Ihnen dabei helfen, Herausforderungen zu planen und potenzielle Fallstricke zu erkennen. Die Beratung durch einen Experten kann die Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit Ihres Übergangs erheblich verbessern.

Wählen Sie die richtige Technologie für Ihr Unternehmen – und bleiben Sie dabei!

Berücksichtigen Sie bei der Wahl der Beschaffungsautomatisierungssoftware, die für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, Faktoren wie Kosteneffizienz versus Benutzerfreundlichkeit im Laufe der Zeit; Skalierbarkeit sowohl der Softwarelösungen selbst als auch ihrer Eignung innerhalb größerer Organisationen. Ob sie sich gut in andere bestehende Systeme integrieren lassen, die bereits in einer Unternehmensumgebung verwendet werden, wie z. B. ERP-Plattformen. Es ist auch wichtig, sich nicht nur einen Anbieter anzusehen, sondern mehrere Optionen zu prüfen, bevor Sie Entscheidungen über den Beschaffungsautomatisierungsprozess treffen.

Einen Plan entwickeln

Bevor Sie ein neues Softwaresystem oder eine Prozessänderung implementieren – insbesondere eine so komplexe wie die Beschaffungsautomatisierung – ist es ratsam, einen expliziten Plan zu erstellen, wie die Dinge funktionieren werden, wenn alles in die Tat umgesetzt wurde. Dazu sollten Zeitpläne für jeden Schritt sowie spezifische Kennzahlen gehören, anhand derer der Erfolg später gemessen werden kann. Wir gehen beispielsweise davon aus, dass diese neue Richtlinie unseren Umsatz innerhalb von sechs Monaten um 20 % steigern wird.

Häufige Anwendungsfälle der Beschaffungsautomatisierung

Bestandsverwaltung

Dies ist eine der grundlegendsten Anwendungen der Beschaffungsautomatisierung, da Sie damit Ihre Lagerbestände verfolgen und sicherstellen können, dass Ihnen die Produkte oder Vorräte nicht ausgehen, bevor sie benötigt werden.

Anbietermanagement

Mit dieser Funktion können Unternehmen den Überblick über alle ihre Lieferanten an einem Ort behalten, was die regelmäßige Zusammenarbeit mit ihnen erleichtert und sicherstellt, dass alle Zahlungen am Ende jedes Monats (oder Jahres) reibungslos ablaufen.

Contract Management

Vertragsmanagementfunktionen ermöglichen es Unternehmen, Verträge mit ihren Lieferanten zu erstellen, um sicherzustellen, dass Qualitätskontrollstandards über einen längeren Zeitraum hinweg konsistent eingehalten werden. Dies trägt dazu bei, zu verhindern, dass später Probleme aufgrund einer schlechten Leistung beider Seiten während eines Projekts oder anderer Arten von Vereinbarungen zwischen zwei Parteien entstehen.

Lieferantenbeziehungsmanagement

Lösungen für das Lieferantenbeziehungsmanagement können für Unternehmen, die mit Lieferanten zusammenarbeiten, von entscheidender Bedeutung sein. Sie vereinfachen den Prozess der Verwaltung von Lieferantenbeziehungen, indem sie Aufgaben wie die Verfolgung der Lieferantenleistung, die Kontaktpflege mit ihnen und die Zusammenarbeit bei der Erreichung gemeinsamer Ziele automatisieren.

Neue Trends in der Beschaffungsautomatisierung

Obwohl die Beschaffungsautomatisierung den Einkaufsprozess bereits grundlegend verändert, wird sie nur noch besser. Hier sind einige der aufkommenden Trends in der Beschaffungsautomatisierung:

Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen

KI-gesteuerte Automatisierungslösungen erfreuen sich immer größerer Beliebtheit und sind in der Lage, Daten schnell und genau zu analysieren, um schneller bessere Entscheidungen zu treffen. Darüber hinaus ermöglicht maschinelles Lernen, dass diese Tools mit der Zeit immer genauer und effizienter werden, je mehr Daten sie sammeln.

Blockchain Technologie

Im Beschaffungsprozess wird die Blockchain-Technologie eingesetzt, um ein unveränderliches Hauptbuch bereitzustellen, das jeden Schritt des Kaufprozesses aufzeichnet. Dies trägt zu mehr Transparenz, Genauigkeit und Kosteneinsparungen bei und kann zur Unterstützung der Einhaltung von Vorschriften eingesetzt werden.

Digitalisierung von Dokumenten

Die Digitalisierung von Dokumenten wurde durch cloudbasierte Technologien wie OCR (optische Zeichenerkennung) ermöglicht. Diese Technologie ermöglicht die Umwandlung gescannter Dokumente in digitale Dateien, was schnellere Dokumentenverarbeitungszeiten ermöglicht. Außerdem sind die Unterlagen nicht überall verstreut, sondern werden sicher in einem einzigen System gespeichert.

Die Aussicht auf diese aufkommenden Trends – zusammen mit der kontinuierlichen Weiterentwicklung aktueller Prozesse – zeigt, dass die Beschaffungsautomatisierung weiterhin eine transformative Kraft im Geschäftsbetrieb darstellen wird.

Wie kann Nanonets bei der Beschaffungsautomatisierung helfen?

Die KI-gestützte Plattform von Nanonets kann bei Beschaffungsautomatisierungsprozessen helfen, indem sie Aufgaben zur Dokumentendatenerfassung und -extraktion automatisiert. Beispielsweise kann die Plattform Daten aus Rechnungen, Bestellungen und anderen beschaffungsbezogenen Dokumenten extrahieren und diese Daten automatisch in Beschaffungssysteme oder Arbeitsabläufe einspeisen. Diese Automatisierung verringert das Fehlerrisiko, erhöht die Bearbeitungsgeschwindigkeit und ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf wertschöpfendere Aufgaben zu konzentrieren.

Darüber hinaus bietet Nanonets ein System mit einer intuitiven Benutzeroberfläche und benutzerdefinierten Arbeitsabläufen, um Ihre Prozessautomatisierung zu optimieren.

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Zusammenfassung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Zukunft der Beschaffungsautomatisierung da ist. Damit verbunden sind einzigartige Chancen und Herausforderungen. Aber diejenigen, die sich seine Leistungsfähigkeit zunutze machen, werden von höherer Effizienz, besserer Genauigkeit und Kosteneinsparungen profitieren. Durch die Befolgung der hier beschriebenen Best Practices können Unternehmen ihre Beschaffungsprozesse rationalisieren und werden wettbewerbsfähiger auf dem globalen Markt.

Mit Nanonets können Unternehmen die neuesten maschinellen Lern- und KI-Technologien nutzen, um ihre Beschaffungsprozesse zu automatisieren, um die Genauigkeit zu verbessern, Kosten zu senken und ihre Arbeitskräfte effizienter einzusetzen.

Scheuen Sie sich also nicht, den Sprung zu wagen. Es ist an der Zeit, Ihren Beschaffungsprozess zu automatisieren und Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe zu heben.

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• Quelle: https://nanonets.com/blog/the-comprehensive-guide-to-procurement-automation/