Rechnungs-Imaging: So können Sie Ihren Kreditorenbuchhaltungsprozess automatisieren

Rechnungs-Imaging ist keine futuristische Technologie mehr direkt aus Star Wars. Die meisten von uns haben einen QR-Code gescannt oder die OCR-Funktionen von Google Lens genutzt, um Straßenschilder in Echtzeit zu übersetzen. Die jüngsten Fortschritte in KI und ML haben gemacht Software zur Rechnungserstellung viel robuster, sodass AP-Teams einige der mühsamsten Aspekte der Kreditorenbuchhaltung automatisieren können.

In diesem Blogbeitrag schauen wir uns an, wie die Rechnungsabbildung dabei helfen kann, die Kreditorenbuchhaltung zu automatisieren und wie Nanonets AP-Automatisierungssoftware kann den gesamten Prozess automatisieren, um Zeit, Geld und Ressourcen zu sparen.

Was ist Rechnungs-Imaging?

Unter Invoice Imaging versteht man den Prozess der Digitalisierung von Rechnungen und der Extraktion von Daten daraus. Auf diese Weise können Papierrechnungen in digitale Dateien umgewandelt werden, die einfacher gespeichert, abgerufen und für die weitere Verarbeitung verwendet werden können.

Die Rechnungsbildfunktion ist jetzt in Rechnungsautomatisierungstools integriert. Diese Tools erkennen und erkennen nicht nur Texte, Zahlen und andere Informationen aus Rechnungen, sondern können die extrahierten Daten auch an Buchhaltungssysteme senden ERP-Software zur Weiterverarbeitung.

Die Bilderfassung von Rechnungen kann dazu beitragen, den gesamten Kreditorenbuchhaltungs-Workflow zu rationalisieren, den manuellen Aufwand zu reduzieren und wertvolle Zeit und Ressourcen zu sparen. Kreditorenbuchhaltungsteams können Rechnungen schneller und genauer bearbeiten, und es ist wahrscheinlicher, dass Sie von Lieferanten Rabatte für pünktliche Zahlungen erhalten.

Wie funktioniert die Bildbearbeitung von Rechnungen?

Seien wir ehrlich: Niemand liebt es, Rechnungen manuell zu bearbeiten. Es ist zeitaufwändig, eintönig und oft der unbeliebteste Teil der Arbeit eines Kreditorenbuchhalters. Stellen Sie sich nun vor, Sie müssten monatlich 600–800 Rechnungen bearbeiten. Allein die manuelle Dateneingabe würde den größten Teil der Zeit des Teams in Anspruch nehmen und wenig Raum für wichtigere Aufgaben lassen.

Hier hilft eine Rechnungsverarbeitungssoftware. Die Software folgt im Allgemeinen einem dreistufigen Prozess, um die Aufgabe abzuschließen.

• Die physische Rechnung wird gescannt, um eine digitale Version des Dokuments zu erstellen.
• Die Rechnungsdaten werden auf der Grundlage spezifischer Geschäftsregeln interpretiert, die festgelegt wurden.
• Stellen Sie sicher, dass die Daten korrekt und vollständig sind, und senden Sie sie an die betroffenen Parteien, um die erforderliche Genehmigung einzuholen
• Es wird zur weiteren Verarbeitung und Analyse in jedem Enterprise Resource Planning (ERP)-System abgelegt.

Mittlerweile gibt es zwei Arten von Rechnungsverarbeitungstools: regelbasiert und KI-basiert. Regelbasierte Systeme basieren auf vorgegebenen Regeln, die auf bestimmten Schlüsselwörtern oder Mustern basieren, die voraussichtlich in der Rechnung vorkommen. KI-basierte Tools nutzen ML, um zu lernen, wie und welche Daten aus Rechnungen extrahiert und verarbeitet werden sollen.

Ein regelbasiertes System kann so programmiert werden, dass es nach dem Wort „Gesamt“ gefolgt von einem Dollarbetrag sucht, um die Gesamtkosten der Rechnung zu ermitteln. Regelbasierte Systeme können für einfache Rechnungsverarbeitungsaufgaben effektiv sein, bei komplexeren Rechnungen oder Rechnungen, die nicht dem erwarteten Format entsprechen, können sie jedoch Probleme haben.

Ein intelligentes Tool kann verschiedene Rechnungsformate erkennen und seine Verarbeitung entsprechend anpassen. Intelligente Tools können flexibler und genauer sein als regelbasierte Systeme, für deren Etablierung sind jedoch möglicherweise mehr Trainingsdaten und Fachwissen erforderlich.

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Nanonets AP-Automatisierungssoftware verfügt über eine integrierte Rechnungsdarstellung. Sie können Rechnungen in großen Mengen scannen und hochladen, die Datenextraktion vollständig automatisieren, Rechnungen an die richtigen Genehmigungen weiterleiten, sie Teammitgliedern zuweisen und Lieferanten mit nur wenigen Klicks bezahlen.

Hier finden Sie eine schrittweise Übersicht darüber, wie die Rechnungserfassung in unserer AP-Automatisierungssoftware funktioniert:

1. Laden Sie Rechnungen in jedem Format, einschließlich PDF- und Bilddateien, in das System hoch.
2. Extrahieren Sie mithilfe von OCR- und KI-basierten Technologien automatisch wichtige Informationen aus den Rechnungen.
3. Ordnen Sie Rechnungen Bestellungen und Wareneingängen zu.
4. Leiten Sie Rechnungen an die richtigen Genehmigungen weiter.
5. Bezahlen Sie Lieferanten automatisch basierend auf konfigurierten Regeln.

Durch die Automatisierung können sich die Kreditorenbuchhaltungsteams auf wichtige Aufgaben wie die Analyse von Ausgabenmustern, Lieferantenbeziehungen, Compliance und Tarifverhandlungen konzentrieren. Das steigert die Effizienz und Produktivität.

Gründe, die Rechnungserfassung und -automatisierung in Ihren Kreditorenbuchhaltungs-Workflow zu integrieren

Unternehmen haben stark von den neuesten Innovationen in der Rechnungsbildtechnologie profitiert. Es hat die Datenextraktion so mühelos und produktiv wie nie zuvor gemacht Die Rechnungsautomatisierung wird zur Norm für Unternehmen, die ihre AP-Workflows verbessern möchten.

Für Lieferanten bedeutet dies schnellere Zahlungen und ein geringeres Risiko von Rechnungsfehlern. Automatisierte Weiterleitungs- und Genehmigungsworkflows machen die Nachverfolgung von Zahlungen oder die Bearbeitung verspäteter Transaktionen überflüssig, was zu mehr Vertrauen und weniger zahlungsbezogenen Streitigkeiten führt.

Diese Vorteile beschränken sich nicht nur auf Anbieter. Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam profitiert von der automatisierten Dateneingabe und einfachen Kreditorenbuchhaltungsaufgaben, wodurch wertvolle Zeit frei wird, die es sich auf strategische Aufgaben konzentrieren kann, was zu verbesserten Lieferantenbeziehungen, einem besseren Cash-Management und einer effektiveren Aushandlung von Zahlungsbedingungen führt.

Erfahren Sie mehr darüber, wie die Automatisierung der Rechnungsabbildung sowohl AP-Teams als auch Lieferanten hilft:

1. Betrug verhindern

Da geht jede Rechnung durch 2-Wege, 3-Wege oder 4-Wege Durch den Abgleich von Bestellungen und Kaufbelegen mit Rechnungen (erleichtert durch OCR-Technologie) können betrügerische Anbieter Ihr Geschäft nicht ausnutzen. Es verhindert auch die Verarbeitung betrügerischer Zahlungen, einschließlich solcher, die aus falscher Dateneingabe, falscher Abrechnung oder betrügerischen Schecks resultieren.

Darüber hinaus können automatisierte Rechnungsgenehmigungen und ein Audit-Trail für das Buchhaltungsteam und die Prüfer eingerichtet werden, um einen weiteren Schutz vor betrügerischen Aktivitäten zu schaffen.

2. Reduzieren Sie menschliche Fehler

Die manuelle Dateneingabe ist fehleranfällig und führt zu falschen Zahlungen, Strafen und angespannten Beziehungen zu Lieferanten. Durch Rechnungserfassung und -automatisierung werden diese Fehler erheblich reduziert, da die Software Rechnungsdaten genau erfasst und verarbeitet.

Dadurch wird auch sichergestellt, dass keine Rechnungen verloren gehen oder vergessen werden, was die Zuverlässigkeit und Effizienz Ihres Kreditorenbuchhaltungsprozesses weiter verbessert. Sie können Ihren Cashflow richtig einschätzen und die notwendigen Schritte unternehmen, um eine gesunde Cashflow-Balance aufrechtzuerhalten.

3. Stellen Sie die Einhaltung sicher

Audits werden weniger entmutigend, da alle erforderlichen Unterlagen leicht verfügbar, an einem zentralen Ort zugänglich und nachverfolgbar sind. Darüber hinaus stellen die Integrationen mit dem ERP-System sicher, dass alle Transaktionen in Echtzeit erfasst und verfolgt werden.

Die Überprüfungs- und Genehmigungsroutingprozesse stellen sicher, dass jede Rechnung gemäß den Unternehmens- und Regulierungsrichtlinien überprüft wird. Darüber hinaus können Sie in der Software Steuerregeln und -vorschriften einrichten, um automatisch die korrekten Steuersätze zu berechnen und auf Rechnungen anzuwenden und so die Einhaltung lokaler und internationaler Steuergesetze sicherzustellen.

4. Pflegen Sie bessere Lieferantenbeziehungen

Anbieter schätzen schnelle Antworten und genaue Zahlungen. Und die automatisierte Rechnungsverarbeitung stellt sicher, dass alle Rechnungen pünktlich bezahlt werden. Da das System sie darüber hinaus mit automatischen Benachrichtigungen auf dem Laufenden hält, fühlen sie sich bei ihren Transaktionen mit Ihrem Unternehmen sicherer – und die Notwendigkeit von Nachverfolgungen wird reduziert.

Dieses Maß an Transparenz kann zu einer besseren Aushandlung von Konditionen, Rabatten und möglicherweise sogar exklusiven Angeboten führen. Dies erleichtert auch die Beilegung etwaiger Streitigkeiten oder Probleme, was zu stärkeren und kooperativeren Beziehungen führt.

5. Überwachen Sie die Leistung der Anbieter besser

Da alle Anbieterinformationen zentralisiert sind, wird die Überwachung ihrer Leistung und das Treffen datengesteuerter Entscheidungen einfacher. Unerwartete Verzögerungen bei der Wiederauffüllung des Lagerbestands können vermieden werden, da das System anhand der historischen Daten des Lieferanten vorhersagen und benachrichtigen kann, wann eine Wiederauffüllung erforderlich ist.

Dieses Maß an Voraussicht gewährleistet nicht nur eine reibungslose Lieferkette, sondern verringert auch das Risiko von Über- oder Unterbeständen und optimiert so die Bestandsverwaltung.

6. Steigern Sie die Moral und Produktivität des AP-Teams

Stellen Sie sich vor, Sie sagen einem AP-Teammitglied, dass es nicht seinen Kollegen oder Teamkollegen aus anderen Abteilungen hinterherjagen muss, um Genehmigungen einzuholen. Oder dass sie Rechnungen nie wieder manuell bearbeiten müssen. Genau das können Rechnungs-Imaging und -Automatisierung leisten.

Die Eliminierung mühsamer und sich wiederholender Aufgaben kann die Arbeitszufriedenheit steigern und die Produktivität steigern. Darüber hinaus kann das Team durch die schnelle und genaue Bearbeitung von Rechnungen den Stress kurzfristiger Eile vermeiden und eine bessere Work-Life-Balance erreichen.

7. Verbesserte Finanzprognosen

Mit Echtzeit-Updates zu Rechnungszahlungen können sich AP-Teams ein klares Bild vom Cashflow des Unternehmens machen. Dies ermöglicht eine bessere Finanzprognose und -planung. Wenn Sie beispielsweise wissen, wann eine große Zahlung fällig ist, können Sie das Budget anpassen und potenzielle Cashflow-Probleme vermeiden.

8. Rentabilität verbessern

Durch die Automatisierung des Rechnungsprozesses können Unternehmen die Kosten für die Bearbeitung jeder Rechnung erheblich senken. In Verbindung mit der Nutzung von Skonti bei vorzeitiger Zahlung und der Vermeidung von Bußgeldern bei verspäteter Zahlung oder Compliance-Strafen kann dies zu einer spürbaren Verbesserung des Unternehmensergebnisses führen.

Darüber hinaus kann die Fähigkeit, den Cashflow und das Budget genau vorherzusagen, effektiv zu einer höheren Rentabilität beitragen. Durch ein klares Verständnis der finanziellen Situation des Unternehmens können bessere Entscheidungen getroffen werden, die sich positiv auf die Rentabilität des Unternehmens auswirken können. 

Die Automatisierung der Rechnungserfassung steigert die Effizienz der Kreditorenbuchhaltung

Die Automatisierung der Rechnungserstellung und -verarbeitung hat sich für unsere Kunden als bahnbrechend erwiesen und zu erheblichen Kosten- und Zeiteinsparungen geführt.

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Full-Service-Umweltsanierungsunternehmen mit Sitz in Maryland, ACM-Diensteist ein Paradebeispiel für diese Transformation. Sie haben die OCR-Lösung von Nanonets in ihre Abläufe integriert und die Ergebnisse waren brillant – eine satte Reduzierung der Rechnungsbearbeitungszeit um 90 %.

Was früher eine 20-stündige wöchentliche Aufgabe war, wurde zu einer Aufgabe, die an einem einzigen Tag erledigt werden konnte. Dies beschleunigte nicht nur den Prozess der Rechnungserstellung, sondern führte auch zu einer zufriedeneren Arbeitsumgebung. Die Kosten für die Rechnungsbearbeitung sanken für ACM Services drastisch. Darüber hinaus konnten sie durch die zeitnahe Begleichung ihrer Rechnungen von ihren Lieferanten Frühzahlungsrabatte in Anspruch nehmen.

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Ascend-Eigenschaften, ein in Großbritannien ansässiges Immobilienverwaltungsunternehmen, konnte durch die Implementierung eines automatisierten Rechnungserfassungssystems 80 % der Kosten für die Rechnungsbearbeitung einsparen. Sie beschäftigten fünf Vollzeitmitarbeiter, die sich mit der manuellen Rechnungsbearbeitung beschäftigten. Nach der Automatisierung brauchten sie nur noch einen, sodass sich der Rest des Teams auf strategischere Aufgaben konzentrieren konnte.

Abschließende Gedanken

Wenn Sie über die Implementierung eines automatisierten Rechnungserfassungssystems nachdenken, ist die Auswahl einer Lösung, die Ihren Geschäftsanforderungen entspricht, von entscheidender Bedeutung. Suchen Sie nach einem System, das Echtzeitverfolgung, Integration in Ihr ERP-System und anpassbare Genehmigungsworkflows bietet.

Denken Sie daran, dass das Ziel darin besteht, Ihren Kreditorenbuchhaltungsprozess zu rationalisieren, manuelle Aufgaben zu reduzieren und Ihr Endergebnis zu verbessern. Mit der richtigen Lösung können Sie diese Ziele und mehr erreichen.

Zur kasse Nanonets OCR- und AP-Automatisierungslösung für eine umfassende, benutzerfreundliche und effiziente Möglichkeit, Ihren Rechnungserstellungsprozess zu automatisieren. Mit unserer fortschrittlichen KI-Technologie können Sie die Bearbeitungszeit für Rechnungen drastisch verkürzen, die Genauigkeit verbessern und die Produktivität Ihres Teams steigern.

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• Quelle: https://nanonets.com/blog/invoice-imaging-automate-accounts-payable-processing/