Für viele Unternehmensleiter besteht der Debitorenzyklus ausschließlich aus der Eintreibung von Bargeld, tatsächlich ist er jedoch komplexer. Eine entscheidende Rolle dabei spielen Buchhaltungszyklus und der gesamten Geschäftsfunktionen ist das Debitorenbuchhaltungsteam für die Prüfung verantwortlich Kauforder, Prüfung der Kreditwürdigkeit jedes Kunden, Gewährung angemessener Kreditbedingungen, Versendung von Rechnungen, Inkasso von Zahlungen und Verwaltung wichtiger Finanzkennzahlen wie Debitorenalterung und Forderungsausfälle.
Unabhängig davon, welches Produkt oder welche Dienstleistung Ihr Unternehmen verkauft, ist der vollständige Zyklus der Debitorenbuchhaltung entscheidend für Ihren Erfolg. Ohne ordnungsgemäße Bargeldeinziehung werden Sie mit Cashflow- und Liquiditätsproblemen konfrontiert sein; ohne durchdachte Kundenverträge könnten die Kundenbeziehungen leiden; Und ohne die AR-Kennzahlen genau im Auge zu behalten, wird Ihr Führungsteam nicht in der Lage sein, die richtigen Geschäftsentscheidungen zu treffen. Der Debitorenbuchhaltung ist es zu verdanken, dass Ihr Unternehmen jeden Cent an Cashflow erhält.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen den gesamten AR-Zyklus, heben die Vorteile eines gut verwalteten AR-Zyklus hervor und helfen Ihnen zu verstehen, wie Automatisierung/Technologie AR-bezogene Aufgaben rationalisieren kann. Sie erhalten Antworten auf alle Ihre brennenden Fragen.
Was ist der Debitorenbuchhaltungsprozess oder AR-Zyklus?
Bei der AR-Abwicklung geht es um mehr als das Versenden von Zahlungserinnerungen an Kunden und die Verfolgung verspäteter Zahlungen. Wenn die AR-Strategie Ihres Unternehmens hier ansetzt, werden Sie Geld verlieren und mehr Zeit damit verbringen, Unordnung zu beseitigen, als Geschäfte zu machen. Der gesamte AR-Zyklus beginnt tatsächlich mit der ordnungsgemäßen Überprüfung aller Bestellung Ihr Unternehmen erhält von einem Kunden, der einen Kauf tätigen möchte.
Es ist am einfachsten, den Zyklus visuell zu betrachten, also fangen wir dort an.
Wie das Flussdiagramm zeigt, gibt es noch viel mehr zu tun AR-Management als man auf den ersten Blick sieht. Ja, Ihr AR-Team muss sich bei schwierigen Gesprächen mit Kunden mit unbezahlten Rechnungen wohl fühlen, aber es muss auch proaktiv sein, Risiken verwalten und detaillierte AR-Berichte erstellen.
Um die Bedeutung jedes der oben genannten Schritte besser zu verdeutlichen, gehen wir sie einzeln durch.
Schritte im Debitorenbuchhaltungsprozess: Der vollständige AR-Zyklus-Workflow
Wenn das Debitorenkonto, bei dem es sich um einen Vermögenswert handelt, nicht in Bargeld umgewandelt wird, lassen Sie Geld auf dem Tisch und gefährden Ihr Unternehmen. Wenn man den gesamten Zyklus betrachtet, hängt die Optimierung der Debitorenbuchhaltung von jedem einzelnen Schritt ab. Das eine ist nicht wichtiger als das andere, sondern jeder Schritt im AR-Zyklus wirkt sich auf die Fähigkeit Ihres Unternehmens aus, Bargeld einzusammeln und die Gewinnmargen zu steigern.
Schritt 1: Der Kunde gibt eine Bestellung auf
Unabhängig davon, ob Sie im B2B- oder B2C-Bereich arbeiten, müssen Kunden Bestellungen aufgeben, um den Debitorenzyklus einzuleiten. Wenn im B2B-Bereich eine Bestellung eingeht, ist das AR-Team eines der ersten Teams, das diese sieht. Sie müssen eine ordnungsgemäße Due-Diligence-Prüfung durchführen, um sicherzustellen, dass die Bestellung legitim ist, die richtigen Informationen enthält und nicht betrügerisch ist. In dieser Phase kann das Vertriebsteam einbezogen werden, um AR über eine eingehende Bestellung zu informieren.
Schritt 2: Bonitätsprüfung und -genehmigung
Mit einer legitimen Bestellung in der Hand müssen Debitorenexperten Ihr Unternehmen zusätzlich vor Risiken schützen, indem sie die Kreditwürdigkeit jedes Kunden beurteilen. Für Neukunden sollte ein gründlicher Kreditantragsprozess durchgeführt werden hört niemals übersprungen werden. Sehen Sie sich bei bestehenden Kunden deren Zahlungshistorie bei Ihrem Unternehmen an. Zahlen sie pünktlich? Haben sie jemals eine Zahlung verpasst? Das Führen einer detaillierten Kundenakte ist der Schlüssel zur Reduzierung uneinbringlicher Forderungen und zur Minderung finanzieller Risiken.
Schritt 3: AR sendet eine Rechnung
Sobald die Kreditwürdigkeit eines Kunden festgestellt ist und Ihr AR-Team sich wohl fühlt, mit dem Erfüllungsprozess fortzufahren, wird ein in rechnung stellen wird an den Kunden verschickt. Die Rechnung sollte die Zahlungsbedingungen, das gekaufte Produkt und die Kontaktinformationen beider Unternehmen enthalten. Auf die gleiche Weise AP-Automatisierung hilft dem AP-Team, eingehende Rechnungen automatisch zu verarbeiten und zu bezahlen, die AR-Automatisierung unterstützt die Absenderseite dieser Transaktion.
Schritt 4: Zahlungserinnerungen senden und Geld einziehen
Nachdem eine Rechnung verschickt wurde, läuft die Uhr. Kunden haben nur das angegebene Zahlungsfenster, um Zahlungen einzureichen. Wenn ihre Zahlungsbedingungen N30 sind, was bedeutet, dass sie vertraglich verpflichtet sind, die Rechnung innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt zu bezahlen, sollte Ihr AR-Team Ihnen in regelmäßigen Abständen Zahlungserinnerungen senden, bis die Zahlung eingegangen ist. Um es noch einfacher zu machen, automatisieren Sie Zahlungserinnerungen und andere sich wiederholende Aufgaben mit Buchhaltungsautomatisierung Software.
Schritt 5: Forderungsausfälle aktualisieren/nicht eingezogene Beträge abschreiben
Obwohl dies nicht ideal ist, ist es in der Geschäftswelt so, dass es immer einen oder zwei Kunden gibt, die nicht zahlen. Wenn dies geschieht, kann dies einen großen finanziellen Schaden bedeuten, weshalb es unerlässlich ist, jeden Schritt im Debitorenbuchhaltungszyklus sorgfältig durchzuführen. Werden alle Einziehungsversuche vom Kunden ignoriert, wird die Forderung als uneinbringliche Forderung abgeschrieben. Der Zeitplan für die Abschreibung einer uneinbringlichen Forderung hängt von Ihrer Branche, den Zahlungsbedingungen des Kunden und etwaigen besonderen Umständen im Zusammenhang mit der jeweiligen Bestellung ab.
Schritt 6: Eingehende Zahlungen empfangen und verarbeiten
Positiv ist, dass die meisten Kunden ihre Rechnungen bezahlen. Wenn das Geld eingegangen ist, muss das AR-Team die Rechnung abschließen und die in Ihrer Organisation vorhandenen Mechanismen zur Debitorenverfolgung aktualisieren. Machen Sie es Ihren Kunden so einfach wie möglich zu bezahlen, indem Sie automatische Zahlungen, ACH, Überweisungen oder andere Zahlungsarten anbieten.
Schritt 7: Behandeln Sie Streitigkeiten
Dies wird nicht Teil jedes AR-Prozesses sein, aber wenn ein Kunde aus irgendeinem Grund eine Rechnung bestreitet, ist dies der richtige Zeitpunkt, um mit dieser Situation umzugehen. Vielleicht waren sie mit dem erhaltenen Produkt nicht zufrieden oder gaben an, es nie erhalten zu haben. AR muss sein Bestes tun, um Streitigkeiten beizulegen und Gelder einzusammeln. Manchmal zahlen Kunden einen Teil der Rechnung – eine kurze Zahlung – und es liegt an AR, herauszufinden, warum das passiert ist, und einen Weg zum vollständigen Einzug der Zahlung zu finden.
Schritt 8: AR-Berichte verwalten
Es gibt viele Kennzahlen, die für den gesamten Debitorenbuchhaltungsprozess von entscheidender Bedeutung sind. Der AR-Umsatzquote, Days Sales Outstanding (DSO) und der Collections Effectiveness Index sind einige gängige Kennzahlen, die vom AR-Team verwaltet werden. Während des Monatsabschlussprozesses, der den letzten Schritt des gesamten Buchhaltungszyklus darstellt, übermittelt das AR-Team die erforderlichen Journalbuchungen und stellt sicher, dass die AR-Konten im Hauptbuch ordnungsgemäß aktualisiert werden.
Vorteile der Automatisierung des Debitorenbuchhaltungszyklus
Auf die gleiche Art und Weise Fertigungssoftware Da Automatisierungssoftware dazu verwendet werden kann, einen Großteil des Herstellungsprozesses zu automatisieren, kann (und sollte!) sie während des gesamten AR-Zyklus eingesetzt werden. Die AR-Verarbeitung ist mühsam, komplex und erfordert eine umfangreiche detaillierte Nachverfolgung, um „es richtig zu machen“. Selbst für die besten AR-Teams kann es schwierig sein, mit Zahlungserinnerungen, Bonitätsprüfungen, Monatsberichten und den vielen anderen Anforderungen, die mit ihren Rollen einhergehen, Schritt zu halten.
Mit den richtigen Automatisierungstools und der richtigen Implementierung wird Ihr AR-Team eine höhere Produktivität, bessere Berichte und viele andere Vorteile erleben.
Reduzierte Bearbeitungszeit
Die AR-Verarbeitung ist äußerst zeitaufwändig. Je mehr Bestellungen bei Ihnen eingehen – was sich positiv auf das Geschäft auswirkt –, desto größer ist die Belastung für Ihr AR-Team. Mit Automatisierung, E-Rechnungen können automatisch erstellt und an Kunden versendet werden, Zahlungen können ohne menschliches Eingreifen empfangen werden und sogar Bonitätsprüfungen können durch einen Computer veranlasst werden. Dank der Zeitersparnis kann Ihr AR-Team seine Tage auf wertschöpfendere Aktivitäten konzentrieren.
Geschäftsskalierbarkeit
Wenn Sie in der Lage sein möchten, Ihr Unternehmen wachsen zu lassen, muss AR in der Lage sein, mit diesem Wachstum Schritt zu halten. Dasselbe Team aus, sagen wir, drei Leuten kann nicht von der Verwaltung der gesamten AR-Verarbeitung für 3 Kunden zur Verwaltung der gesamten AR-Verarbeitung für 30 Kunden übergehen. Um diesen Maßstab zu erreichen, sind Automatisierungstools unerlässlich.
Automatisierte Erinnerungen und Inkasso
Die Jagd nach Anzahlungen kann an und für sich schon ein Vollzeitjob sein. Mit automatisierten Erinnerungen, automatisierter Zahlungsabwicklung und automatisierten Systemaktualisierungen können sich AR-Teams auf die Due Diligence im Vorfeld, Kundenbeziehungen und funktionale KPIs konzentrieren. Allein automatisierte Erinnerungen können Ihre Leistung verbessern AR-Umsatzquote, steigern den Cashflow und wirken sich letztendlich auf das Endergebnis aus.
Weniger Datenfehler
Wenn es Zeit für den Monatsabschluss ist und irgendwelche Daten im Laufe des Monats falsch erfasst wurden, kann es lange dauern, den Thread zu entwirren und zu verstehen, wo der Fehler passiert ist. Aber durch die Automatisierung kopieren Computer Daten nahtlos und machen nur sehr selten Fehler bei der Dateneingabe wie ihre menschlichen Gegenstücke.
Kosteneinsparungen
Über die Verbesserung des Inkassoeffektivitätsindex hinaus warten durch die Automatisierung des Debitorenzyklus sehr reale Kosteneinsparungen darauf, realisiert zu werden. Weniger Mitarbeiter können mehr Transaktionen bearbeiten, der Cashflow Ihres Unternehmens wird gesünder sein und Sie werden weniger Forderungsausfälle als je zuvor abschreiben.
Verbesserte Einblicke und Berichtsfunktionen
Finanzberichte und datengesteuerte Erkenntnisse helfen dabei, Geschäftsentscheidungen voranzutreiben. In der Vergangenheit verfügten AR-Teams nicht über die nötige Bandbreite für eine erstklassige Berichterstattung, da sie ihre gesamte Zeit damit verbrachten, Inkassogespräche zu führen und Bonitätsprüfungen durchzuführen. Durch die Automatisierung ist diese Zeit nun frei geworden, aber das ist noch nicht alles. Die besten Softwarelösungen verfügen über integrierte Dashboard-Funktionen und Berichtsfunktionen, die Echtzeit-Updates zu den wichtigsten Kennzahlen bereitstellen, auf die sich Ihr Führungsteam verlässt.
Hören Sie auf, Geld auf dem Tisch liegen zu lassen
Es ist eine einfache Tatsache: Je effektiver der AR-Prozess einer Organisation ist, desto besser wird ihre Leistung sein. Ohne ausreichenden Cashflow zur Aufrechterhaltung Ihres Geschäftsbetriebs können Sie Ihr Geschäft nicht weiterführen, und ohne den Debitorenbuchhaltungsprozess haben Sie keinen Cashflow.
Der Debitorenbuchhaltungsprozess war und ist immer eine wichtige Geschäftsfunktion, aber mit der heutigen Roboterprozessautomatisierung Wenn Sie Ihre Fähigkeiten erweitern, kann dies einen noch größeren Einfluss auf Ihr Unternehmen haben. Investitionen in AR-Automatisierung werden Geld kosten, aber wenn man nicht in AR-Automatisierung investiert, wird es auf lange Sicht teurer. Lassen Sie kein Geld auf dem Tisch liegen.
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