10 beste Dokumentenverwaltungssoftware im Jahr 2022

Büros auf der ganzen Welt werden papierlos. Dokumentenmanagementsysteme haben Räume voller Geschäftsdokumente ersetzt. Darüber hinaus bietet es Vorteile wie intelligente Automatisierung, weniger Fehler, zusätzliche Einsparungen, verbesserte Sicherheit und mehr.

Und es wächst schnell.

Der Markt für Dokumentenmanagementsoftware beläuft sich derzeit auf 5.5 Milliarden US-Dollar im Jahr 2022 und soll bis 16.4 auf 2029 Milliarden US-Dollar wachsen 16.8% CAGR.

Sehen wir uns an, wie Sie den Trend zur Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse durch effizientes Dokumentenmanagement aufgreifen können. In diesem Artikel werden die fünf besten Dokumentenmanagement-Softwares auf dem Markt besprochen. Führende Organisationen nutzen die unten aufgeführten DMS-Tools, um ihre papierbasierten Prozesse zu automatisieren und die Dokumentensicherheit, Indexierung und allgemeine Dokumentenverarbeitung zu verbessern.

Falls Sie wenig Zeit haben, hier sind die Top-5-Empfehlungen für Dokumentenverwaltungssoftware im Jahr 2022 und wie sie miteinander verglichen werden:

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Was ist Dokumentenverwaltung?

Dokumentenmanagement ist ein Prozess zur Rationalisierung der Erfassung, Nachverfolgung, Extraktion, Verifizierung, Genehmigung und Speicherung von Dokumenten wie Bildern, E-Mails, Word-Dokumenten, PDFs und anderen geschäftsbezogenen Dokumentformaten.

Das Dokumentenmanagement umfasst den gesamten Dokumentenlebenszyklus – von der Generierung bis zur Entsorgung.

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Was ist Dokumentenmanagement-Software?

Dokumentenverwaltungssoftware (DMS) ist eine intelligente Automatisierungssoftware, die jeden Aspekt des Dokumentenlebenszyklus mit Workflow-Automatisierung automatisiert, wie z. B. Erstellung, Erfassung, Datenextraktion, Klassifizierung, Überprüfung, Genehmigungen, Änderung, Datenbanksynchronisierung, Speicherung und Sicherheit.

Das Dokumentenverwaltungssystem erleichtert das Auffinden und Arbeiten mit Ihren Dateien mit Funktionen wie Dokument-Tagging, Volltextsuche (damit können Sie Dateien anhand von Schlüsselwörtern durchsuchen) und rollenbasiertem Zugriff auf Speichereinrichtungen.

Es ist jedoch mehr als nur die Dokumentenspeicherung; Es organisiert Ihre Datenbank, automatisiert manuelle Aufgaben wie die Dateneingabe, verbessert die Mitarbeiterproduktivität und verwaltet Aktivitätsprotokolle für Audits.

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Funktionen, auf die Sie bei der Auswahl eines Dokumentenverwaltungssystems achten sollten

Achten Sie bei der Suche nach einem Dokumentenmanagementsystem auf diese Funktionen:

• Dokumenteneingabe – Können Sie Dokumente aus mehreren Quellen automatisch erfassen?
• Dokumentenindizierung – Können Sie Dokumente automatisch sortieren?
• Dokumentensuche – Können Sie anhand von Schlüsselwörtern nach Dokumenten suchen?
• Dokumentenverarbeitung – Können Sie mit OCR Daten aus Dokumenten extrahieren?
• Workflow-Automatisierung – Können Sie Workflows verwenden, um die Dokumentenverarbeitung zu automatisieren?
• Dokumentensicherheit – Werden die Dokumente in einem sicheren Speicher gehostet? Haben Sie rollenbasierten Zugriff?
• Anpassung – Können Sie die Arbeitsabläufe und Prozesse anpassen?
• Integrationen – Lässt es sich in die von Ihnen verwendeten Geschäftstools integrieren?
• Flexibles Hosting – Können Sie sich für Speicheroptionen vor Ort oder in der Cloud entscheiden?

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Top 5 Dokumentenverwaltungssoftware im Jahr 2022

#1. Nanonetze

Nanonets ist eine KI-basierte Dokumentenverwaltungssoftware mit integrierter leistungsstarker OCR, No-Code-Workflows und sicherer Speicherung. Nanonets können alle Dokumentenprozesse wie Dokumentenerfassung, Datenextraktion, Dokumentenprüfung, Dokumentensuche, Dokumentenarchivierung und mehr automatisieren. Sie können Ihre Dokumente mit rollenbasiertem Zugriff und flexiblen Hosting-Optionen kontrollieren.

Nanonets vereinfacht die Dokumentenverwaltung mit benutzerdefinierten Dokumenten-Workflows ohne Code, über 5000 Integrationen und fortschrittlicher OCR-Software.

Vorteile

• Erfassen Sie ganz einfach Dokumente aus Datenquellen wie Gmail, Drive, Outlook und mehr.
• Automatisierte Workflows zum Erfassen, Digitalisieren, Verifizieren und Speichern von Dokumenten
• Genehmigungs-Workflows, um die Genehmigung aller gekennzeichneten Dokumente zu erhalten
• Einfache Integration mit über 5000 Apps über API und Zapier
• Vortrainierte OCR-API-Modelle zum Extrahieren von Informationen aus Dokumenten
• Extrahieren Sie Daten aus Aufzeichnungen mit einer Genauigkeit von >95 %
• Einfach zu bedienende Benutzeroberfläche – lernen Sie, wie man sie in 30 Minuten oder weniger benutzt
• Vorlagen und einfache Anpassungsoptionen
• Rollenbasierte Zugriffssteuerung
• 24 × 7 Unterstützung

Nachteile

• Keine Dokumentgenerierungsoptionen
• Kann nicht zum elektronischen Signieren von Dokumenten verwendet werden

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#2. Haufen

Huddle bietet ein Online-Dokumentenverwaltungssystem für Unternehmen, um einen Online-Hub zu erstellen, um die Zusammenarbeit, Überarbeitung, Genehmigungen und Diskussionen von Dokumenten auf einer sicheren Plattform zu verwalten.

Wie im Online-Speicher von Google Drive können Sie Ihre Dateien nahtlos freigeben, eingeschränkten Zugriff gewähren oder Ihre Dateien sichern, um die Sicherheit zu erhöhen. Huddle bietet auch kostenpflichtige Pläne an, die zusätzlichen Speicherplatz, Add-Ons wie mobile Apps, Videokonferenzfunktionen usw. bieten.

Vorteile

• Einfach zu bedienen und zu lernen
• Dokumentversionierung
• Sicherer Dokumentenspeicher in der Cloud
• Einfache Filesharing-Optionen für externe Benutzer
• Einfacher Onboarding-Prozess
• Einfache Integrationen mit Microsoft Office Suite

Nachteile

• Die Funktionen für die Zusammenarbeit könnten verbessert werden
• Hochsicherheitsfeatures wie die 2-Faktor-Authentifizierung fehlen.

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#3. Alfresco One

Die Dokumentenverwaltungssoftware Alfresco One wurde entwickelt für Enterprise Content Management. Es kann entweder als Cloud-basierter Dienst verwendet oder vor Ort installiert werden. Die Software ermöglicht eine effiziente Verwaltung von Unternehmensinhalten mit Unternehmensdokumentensuche, sicherer Speicherung, OCR-Dokumentenverarbeitung und intelligenter Dokumentenanalyse.

Vorteile

• Hervorragende Funktionen zum Speichern und Teilen von Dokumenten
• Viele Anpassungsoptionen
• Komplexe und weitreichende Anwendungsfälle.

Nachteile

• Die Benutzeroberfläche ist nicht sehr intuitiv.
• Schwierig einzurichten
• Workflows sind komplex zu verstehen.

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#4. OpenKM

OpenKM ist ein All-in-One-Dokumentenverwaltungssystem, das alle Aspekte der Dokumentenverwaltung, Zusammenarbeit, Verteilung und Speicherung auf einer Plattform vereint. Die Dokumentenverwaltungssoftware für Unternehmen ermöglicht die vollständige Kontrolle über Unternehmensinhalte, erhöht die Sicherheit mit detaillierten Aktivitätsprotokollen und hält den Dokumentenfluss durch Automatisierung aufrecht.

Vorteile

• Funktionsreiche DMS-Plattform
• Gut für Nicht-Techniker
• Einfache Integrationen
• Hervorragende Betriebszeit
• Scannt alle aktualisierten Dokumente auf Viren

Nachteile

• Benutzeroberfläche ist veraltet
• OCR ist nicht immer genau

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eAktenschrank

eFileCabinet ist eine Cloud-basierte Dokumentenverwaltungssoftware der Enterprise-Klasse für kleine und mittlere Unternehmen. Mit eFileCabinet können Sie alle Ihre Papierdokumente, E-Mails, Rechnungen, Verträge und andere wichtige Informationen an einem Ort verwalten.

Vorteile

• Vorlagen für die Ordnerstruktur
• Drag-and-Drop-Workflow-Builder
• Sichere Dateispeicherung

Nachteile

• Langwieriger Onboarding-Prozess
• Massenänderungen werden nicht unterstützt
• Lag manchmal

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Hier sind einige weitere Dokumentenmanagementsysteme, die besonders erwähnt werden müssen:

Google Documents

Google Docs ist eine kostenlose Dokumentenverwaltungssoftware, auf die von überall aus zugegriffen werden kann, was sie zur idealen Wahl für Freiberufler und kleine Unternehmen macht, die aus der Ferne mit Kunden in anderen Teilen der Welt zusammenarbeiten. Als Prämie Google Text & Tabellen OCR kann Bilder in bearbeitbaren Text umwandeln.

Microsoft SharePoint

SharePoint hilft Organisationen dabei, Dokumente gemeinsam zu nutzen, Menschen zu verbinden und Dokumentenprozesse zu rationalisieren. SharePoint ähnelt Google Drive, wo Mitarbeiter zusammenarbeiten und eine interne Liste von Dokumenten für den einfachen Zugriff pflegen können. Sie können Microsoft Sharepoint mit kombinieren Microsoft Power Automatisieren Und verwenden automatisierte Dokumenten-Workflows.

Viewpoint-Team

Viewpoint Team ist ein leistungsstarkes Dokumentenmanagementsystem für Bauprofis. Es ist die einzige Lösung, die die Tools bereitstellt, die Sie dafür benötigen Fallmanagement von Anfang bis Ende, einschließlich kollaborativer Workflows mit Kunden, sicherer Überprüfung und Genehmigung Prozesse für Dokumente, und Zugriffsrechtekontrolle.

Odoo

Odoo ist eine Open-Source-ERP- und CRM-Software mit einem kostenlosen Dokumentenmanagementsystemmodul für Finanzfachleute. Odoo ermöglicht Unternehmen eine papierlose Buchhaltung durch die Digitalisierung von Dokumenten, die Automatisierung von Dokumentenprozessen und die nahtlose Integration mit anderen Odoo-Anwendungen.

Dokmee

Dokmee ist eine Dokumentenverwaltungssoftware, mit der Sie Ihre Dokumente, E-Mails und andere wichtige Dateien speichern, organisieren und teilen können.

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Welches ist das beste Dokumentenmanagementsystem für Ihr Unternehmen im Jahr 2023?

Wir haben die wichtigsten Funktionen der fünf besten Dokumentenverwaltungssoftware, die im obigen Artikel erwähnt wurden, abgebildet, um Ihnen die Auswahl der besten Dokumentenverwaltungssoftware für Ihr Unternehmen und Ihre Anforderungen zu erleichtern. Sehen Sie sich den Schnappschuss an, probieren Sie die kostenlose Testversion aus, definieren Sie Ihre Anforderungen und wählen Sie das beste Tool aus.

Laut dem Schnappschuss ist Nanonets die beste Dokumentenverwaltungssoftware. Obwohl Nanonets keine Funktionen zur Dokumentenerstellung hat, können Sie einfache Integrationen mit der Google-Suite verwenden, um schnell Dokumente zu erstellen. Nanonets bietet auch eine kostenlose Testversion und eine kostenlose Kontoeinrichtung mit Migrationsunterstützung an.

Gefolgt von Nanonets ist OpenKM das zweitbeste Dokumentenmanagementsystem. Es ist eine Open-Source-ERM-Software. Der Anwendungsfall für das Dokumentenmanagement ist auf Finanzfachleute beschränkt und bietet eine kostenlose Testversion für 15 Tage.

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Nanonets als Ihr Dokumentenmanagementsystem

[Eingebetteten Inhalt]

Nanonets ist eine einfach zu bedienende Software, die keine intensive Schulung oder Einrichtung erfordert, um mit der Verwendung zu beginnen. Hier listen wir auf, warum Sie Nanonets als Ihre Dokumentenverwaltungssoftware in Betracht ziehen sollten.

Intelligent Datenerfassung:

Unternehmen haben viele Dokumente wie Formulare, Rechnungen, Quittungen, Bestellungen usw. Nanonets helfen Unternehmen dabei, relevante Informationen aus diesen Dokumenten zu digitalisieren und zu extrahieren intelligente OCR-API.

Automatisierte Arbeitsabläufe:

Beschleunigen Sie das Tempo von Geschäftsprozessen, indem Sie alle manuellen Schritte wie Dokumentenerfassung, Dokumentenprüfung, 3-Wege-Matching, Genehmigungen und mehr.

Echtzeit-Dashboards:

Verwenden Sie Ausgaben-Dashboards, um Ihre Ausgaben zu überwachen, Ausgaben zu kennzeichnen und Trends in Echtzeit zu verstehen. Überwachen Sie relevante KPIs wie %STP-Rechnungen, %bezahlte Rechnungen usw. mit Daten aus Nanonets.

Cloud- und On-Premise-Hosting-Optionen:

Wählen Sie die Hosting-Option, die Ihren Anforderungen entspricht.

Integrationen:

Einfache Integration ist ein Muss. Sie können Ihren Tech-Stack nicht ändern, um eine Software aufzunehmen. Nanonets lässt sich einfach in Ihre gesamte Software integrieren Zapier- und API-Integrationen. Nanonets lassen sich mit Xero, Quickbooks, SAP usw. integrieren.

Vorlagen und benutzerdefinierte Modelle:

Mit Nanonets können Sie entweder vordefinierte Workflows wie Rechnungen, Frachtbriefe, Bestellungen oder Kreditorenbuchhaltung verwenden oder Ihren eigenen benutzerdefinierten KI-Modus erstellen.

Transparente Preise:

Nanonets hat eine transparente Preispolitik von 499 $/Monat und 0.1 $/Dokumentscan. Keine versteckten Kosten für jeden Kunden.

Zusammenfassung

Angesichts der zunehmenden digitalen Transformation ist es höchste Zeit, in ein Dokumentenmanagementsystem für Ihr Unternehmen zu investieren. Es kann mehr als nur Dateien digitalisieren. Ein Dokumentenmanagementsystem rationalisiert den Dokumentenfluss innerhalb der Organisation und bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene für die Geschäftsdokumente. Die Vorteile des Dokumentenmanagements ermöglichen es Unternehmen, wettbewerbsfähig und produktiv zu bleiben.

Trotzdem wählt man die beste Dokumentenverwaltungssoftware für Ihr Unternehmen erfordert ein tiefgreifendes Verständnis dessen, was Ihr Unternehmen benötigt und welche Art von DMS zu ihm passt. Erkunden Sie also Ihre Möglichkeiten und probieren Sie sie selbst aus.

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