Der unbequeme Bedarf von Finanzdienstleistern an der WhatsApp-Archivierung (Harriet Christie)

Im September 2022 erzielten die Securities Exchange Commission (SEC) und die Commodity Futures Trading Commission (CTFC) Vergleiche in Höhe von insgesamt rund 1.8 Milliarden US-Dollar

12 der führenden Investmentbanken der Wall Street. Die prominenten Institutionen, zu denen Morgan Stanley, Citigroup, Goldman Sachs und Bank of America gehörten, wurden dafür bestraft, dass sie die Nutzung nicht autorisierter Messaging-Apps wie Whatsapp durch ihre Mitarbeiter nicht überwachten
Kollegen und Kunden. 

Die Untersuchung folgte auf die 200-Millionen-Dollar-Strafe gegen JP Morgan im Dezember 2021, wobei sich offenbar die Schleusen öffneten. Die Behörden scheinen die anfängliche Vergleichssumme von 200 Millionen US-Dollar als Maßstab für die Branche herangezogen zu haben, was das Ende einer inoffiziellen Phase bedeutet
Die Schonfrist bot Unternehmen die Möglichkeit, sich an die Pandemie anzupassen.  

Solche enormen Strafen hatten natürlich erdbebenartige Auswirkungen auf die Finanzdienstleistungslandschaft, wobei die Auswirkungen weit über die Giganten hinausgingen, an denen offenbar ein Exempel statuiert wurde. Aber wie sind wir zu diesem Punkt gekommen und wie können Unternehmen damit umgehen?
Verhaltensweisen der Mitarbeiter, die eindeutig nicht länger toleriert werden?

Was ist mit WhatsApp? 

Die SEC-Mandate dass Banken Aufzeichnungen über die gesamte Kommunikation zwischen Kunden und Maklern führen. Private Austausche, wie sie über WhatsApp stattfinden,
sind weitaus schwieriger zu überwachen, und die Wahrscheinlichkeit einer Datenkompromittierung steigt nur dann, wenn persönliche Geräte in die Gleichung einbezogen werden. 

Es ist wichtig zu beachten, dass das Problem hier nicht bei WhatsApp selbst liegt; Dieselben Bedenken gelten auch für WeChat, Telegram und andere „flüchtige“ Messaging-Apps. Es sind die Schwierigkeiten bei der Dokumentation der Kommunikation auf diesen verschlüsselten Plattformen und die daraus resultierenden Schwierigkeiten
Ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten ist problematisch. 

Telefonanruf-Müdigkeit 

Bis vor relativ kurzer Zeit hatten Verbraucher nur begrenzte Möglichkeiten, sich an ein reguliertes Unternehmen zu wenden. Um beispielsweise ihr Bankkonto zu besprechen, müssten sie entweder anrufen oder sich für ein persönliches Gespräch in die Filiale vor Ort begeben
Diskussion. Jetzt sind sie in der Lage, über eine Vielzahl digitaler Kanäle mit der Organisation zu kommunizieren. 

Es ist nicht nur eine Option, sondern eine Präferenz. Dazu gehörten WhatsApp, Facebook Messenger und Telegram

am häufigsten heruntergeladene Apps im ersten Quartal 1, und WhatsApp selbst hat eine astronomische
2 Milliarden aktive Nutzer weltweit. Entsprechend
Forbes93 % der US-Verbraucher möchten per SMS kommunizieren, wobei Geschwindigkeit, Benutzerfreundlichkeit und (Verbraucher-) Vertrautheit mit den Plattformen entscheidende Vorteile darstellen.  

Dies funktioniert in beide Richtungen; Außerdem ist es für Mitarbeiter einfacher und effizienter, über Tools zu kommunizieren, mit denen sie im Alltag vertraut sind, als über Tools, die ihnen ihr Arbeitgeber zur Verfügung stellt. 

Remote-Kanäle 

Die Störungen durch die Covid-19-Pandemie führten zu einer weitaus stärkeren Abhängigkeit von Messaging-Apps, da die physische Nähe, auch zu Kollegen, verboten war. Im Jahr 2019 nutzten 68.1 Millionen US-Mobiltelefonnutzer WhatsApp, um zu kommunizieren. Diese Zahl wird projiziert

im Jahr 85.8 auf 2023 Millionen Nutzer anwachsen. Ein Nebenprodukt dieser Abhängigkeit von neuen digitalen Kanälen war ein Anstieg der Zahl der Arbeitnehmer, die diese nutzten

persönliche Telefone oder Tablets für das Geschäft, als die Grenzen zu verschwimmen begannen und Berufs- und Privatleben miteinander verflochten waren. 

Mitarbeiter verhalten sich eher beiläufig, wenn sie aus der Ferne arbeiten, sei es bei längeren Pausen oder beim Versenden von Nachrichten an Kunden oder Kollegen über einen nicht autorisierten Kanal. Da sich diese Kommunikationsgewohnheiten über einen längeren Zeitraum eingebürgert haben, ist dies der Fall
Angesichts der inhärenten Bequemlichkeit und Benutzerfreundlichkeit, an die sich die Mitarbeiter gewöhnt haben, ist es jetzt sehr schwierig, wieder auf das Niveau vor Corona zurückzukehren. 

Die Rechnung bezahlen 

JP Morgans
200 Millionen Dollar Strafe im Dezember 2021 war die erste erhebliche Strafe in einer Untersuchung, die auch die oben genannten Dutzend führender Investmentbanken in Höhe von 1.8 Milliarden US-Dollar betraf. Das Vorgehen der SEC hat sich seitdem ebenso wie das der Wall Street immer weiter ausgeweitet

Private-Equity-Giganten haben enthüllt, dass gegen sie ermittelt wird.  

Die Durchsetzungseinheit hat ebenfalls begonnen
Anfragen über kleinere Registered Investment Advisor (RIA)-Protokolle für die „Off-Channel“-Geschäftskommunikation. RIAs unterliegen den gleichen Vorschriften wie die größeren Unternehmen, die zuvor bestraft wurden, sodass sie möglicherweise von dem Hinterhalt verschont geblieben sind
Nach den ersten Untersuchungen sollten sie sich darüber im Klaren sein, dass sie dennoch im Fadenkreuz der Aufsichtsbehörden stehen. 

Was nun? 

Die Situation bringt Unternehmensleiter und Compliance-Teams in eine Zwickmühle. Sollten sie beim Streben nach Compliance auf Komfort und betriebliche Effizienz verzichten, Messaging-Apps gänzlich verbieten und sich stattdessen auf die bewährten Lösungen von verlassen
E-Mail, Telefonanrufe und in geringerem Maße soziale Medien? 

Angesichts der enormen Höhe der verhängten Strafen ist dies wahrscheinlich eine verlockende Option. Seit Juli 2022 ist dies zweifellos der beliebtere Ansatz

15 % der Finanzunternehmen überwachten WhatsApp. 

Aber ganz so einfach ist es nicht. Das Verbot der Nutzung bestimmter Kanäle für Mitarbeiter bedeutet nicht zwangsläufig, dass alle Risiken beseitigt sind. Das Verbot hilfreicher Tools wird wahrscheinlich zu verärgerten Mitarbeitern und „Compliance-Lücken“ am Arbeitsplatz führen.
Die sicherere Option besteht für Unternehmensleiter darin, die Plattformen zu verstehen, die Mitarbeiter und Verbraucher am liebsten nutzen, und dann entsprechende Richtlinien zu entwickeln.  

Wenn Mitarbeiter nicht autorisierte Apps verwenden wollen, werden sie dies letztendlich tun, es sei denn, es gibt ein Aufsichtsverfahren, um dies ordnungsgemäß zu überwachen. Dies hatte enorme Auswirkungen auf Unternehmen wie Goldman Sachs, Bank of America und andere, die damit keinen Erfolg hatten
diesen Schritt trotz ihrer Ressourcen.  

Kann WhatsApp überwacht werden? 

Die vorzuziehende Option besteht hier sicherlich darin, den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, die Plattformen zu nutzen, mit denen sie sich am wohlsten fühlen, und Einschränkungen so gering wie möglich zu halten.  

Um die Compliance auf verschlüsselten Plattformen wie WhatsApp zu gewährleisten, müssen Unternehmensleiter sicherstellen, dass sie Gespräche erfassen, aufbewahren und überwachen können. Das ist leichter gesagt als getan, und der Prozess war in der Vergangenheit immer eine Quelle großer Schwierigkeiten. Allerdings in
In den letzten Jahren wurden neue Lösungen entwickelt, die speziell dieser sich abzeichnenden Notwendigkeit gerecht werden.  

Ähnlich wie zuvor für Social-Media-Plattformen haben führende Anbieter digitaler Archivierung die Technologie entwickelt, um Kommunikationsdaten von Apps wie WhatsApp, WeChat, Signal und Telegram zu erfassen und zu archivieren. Dies erspart Unternehmensführern die Frustration
zwischen Effizienz und Compliance wählen zu müssen; beide können nun sehr friedlich zusammenleben. 

Entscheidend ist, dass Unternehmen auch sekundäre Nummern auf privaten Geräten zuweisen können, sodass Mitarbeiter zwischen geschäftlichen und nicht arbeitsbezogenen Kontakten unterscheiden und relevante Daten entsprechend erfassen können. Dadurch kann die Privatsphäre auch trotz erhöhter Sicht gewahrt bleiben
Ebenen der professionellen Kontrolle. 

Es wäre kontraintuitiv, die steigende Nachfrage nach verschlüsselten Messaging-Apps am Arbeitsplatz zu ignorieren. Zum Glück müssen Unternehmen das nicht mehr tun.