Der Stand des Projektmanagements und was die Zukunft mit künstlicher Intelligenz bereithält

Das Projektmanagement ist bereit für eine (R)Evolution, da fortschrittliche Technologien, die künstliche Intelligenz (KI) integrieren, zunehmend in diesem Bereich eingesetzt werden. Wenn Finanzinstitute ihren Wettbewerbsvorteil schützen und ausbauen und neue Werte erschließen wollen, ist es von größter Bedeutung, das Potenzial dieses KI-gestützten Paradigmenwechsels zu verstehen. 

Es wurde geschätzt, dass
Jedes Jahr werden weltweit 48 Billionen US-Dollar für neue Projekte ausgegeben – aber nur etwa 35 % dieser Projekte werden erfolgreich sein. Diese hohe Ausfallrate ist größtenteils auf die Unzulänglichkeit der derzeit verfügbaren und zur Projektverwaltung verwendeten Anwendungen und Technologien zurückzuführen, wobei Spreadheads, Slides und andere weniger anspruchsvolle Anwendungen weiterhin weit verbreitet sind.

Wie in vielen Bereichen der Finanzdienstleistungen sehen wir auch in diesem Bereich dank fortschrittlicher KI-gestützter Technologien die Voraussetzungen für eine Weiterentwicklung. Organisationen haben die Möglichkeit, eine Reihe von Vorteilen zu erzielen, indem sie die Mitarbeiter und Projektmanager der Zukunft vorbereiten und diese modernen Tools in Projektmanagementprozesse einbetten. Wenn man bedenkt, dass die Erzielung kleinster Verbesserungen des Projekterfolgs einen beträchtlichen realisierten Wert und Nutzen mit sich bringt, ist es klar, dass KI-gesteuerte Störungen ein erhebliches Aufwärtspotenzial haben.

Bisher ist die Modernisierung des Projektmanagements deutlich ausgeblieben, und es mangelt noch immer an intelligenten Funktionen – auch wenn viele Kerntechnologien für das Projektmanagement entweder bereits verfügbar sind oder sich rasch entwickeln. Dennoch bleibt die Herausforderung bestehen, wie schnell die Technologien, die KI integrieren, effektiv auf das Projektmanagement angewendet werden können.

Was ist Künstliche Intelligenz im Projektmanagement?
Im Kontext des Projektmanagements kann KI als hochentwickelte Werkzeuge betrachtet werden, die in der Lage sind, Projektaufgaben und -prozesse zu organisieren, zu überwachen und abzuschließen. Diese Technologien sind vielseitig und können in die meisten, wenn nicht alle Projektmanagementprozesse integriert werden, um manuelle Aktivitäten zu ergänzen und die Gesamteffizienz und -effektivität des Projekts zu verbessern.

KI im Projektmanagement ist im Wesentlichen
eine fortschrittliche Form der Automatisierung Wird verwendet, um sich wiederholende Verwaltungsaufgaben ohne oder mit minimalem menschlichen Eingriff in einem Bruchteil der Zeit auszuführen und zu erledigen. Es kann jedoch auch umfangreiche Projektdatensätze analysieren, um die Projektbeteiligten in die Lage zu versetzen, deutlich bessere Entscheidungen zu treffen und durch die Nutzung datengesteuerter Erkenntnisse bessere Projektergebnisse zu erzielen.

Generative KI und ihre Teilmenge der Large Language Models (LLMs) – von denen ChatGPT das bekannteste ist – könnten in Bereichen wie der Erstellung und Analyse intelligenter und organisationsspezifischer Projektplanungs- und Managementdokumente (hochrangige Zeitpläne, Chartas, usw.) und
Ermöglichung des Einsatzes von Virtuellen Projektassistenten (Chatbots). 

Bereiche des Projektmanagements, die am stärksten von KI betroffen sind
Fortschrittliche KI-Tools haben das Potenzial, in naher Zukunft eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung vieler Aspekte des Projektmanagements zu spielen, wobei viele Tools den Praktikern bereits zur Verfügung stehen. Wie bereits erwähnt, der Einsatz von KI-Tools und -Technologien im Projektmanagement
kann die Belastung durch sich wiederholende und alltägliche Aufgaben verringern, während gleichzeitig Prozesse optimiert und eine bessere Teamkonnektivität sowie eine verstärkte Zusammenarbeit über verschiedene geografische Standorte hinweg gefördert werden, um maximale Produktivität zu erreichen.

Es gibt eine breite Palette von Bereichen, in denen
Es wird erwartet, dass KI Auswirkungen auf das Projektmanagement haben wird, von denen wir die folgenden als die bedeutendsten betrachten:

Virtuelle Assistenten für Projekte
Der Einsatz und Einsatz virtueller Assistenten für Projekte wird im Projektmanagement zur gängigen Praxis werden. Durch die Fähigkeit dieser virtuellen Projektassistenten, aus historischen Daten zu lernen und den Gesamtkontext von Projekten zu verstehen, werden sie in der Lage sein, wertvolle projektspezifische Antworten und Informationen (Text/Sprache) bereitzustellen.

PMO-Unterstützung
Die Optimierung und Rationalisierung des PMO ist ein weiterer Bereich, der von der KI-Transformation und dem Einsatz intelligenterer Tools profitieren wird. Verbesserungen werden bei der Überwachung des Projektfortschritts, der frühzeitigen Antizipation von Projektproblemen, der Projektberichterstattung, der Compliance-Überwachung und anderen Automatisierungen zu sehen sein.

Bessere Projektpriorisierung und -auswahl
Die Priorisierung und Auswahl von Projekten ist ein weiterer wichtiger Bereich, der erheblich verbessert wird. Durch die Erkennung von Mustern und die Nutzung verfügbarer Projektdaten können KI und ML weitaus genauere Vorhersagen treffen als Menschen. Dadurch können Projekte mit höheren Erfolgsaussichten priorisiert und ausgeführt werden, wodurch sich das Risiko für das Unternehmen verringert. Im Wesentlichen geht es darum, sicherzustellen, dass durch die Beseitigung oder Minimierung menschlicher Vorurteile bei der Projektauswahl und -priorisierung ein größerer Wert erzielt wird.

Erleichterung einer besseren Projektplanung und Berichterstattung
Mit der zunehmenden Fähigkeit, ML und die Verarbeitung natürlicher Sprache zu nutzen, kann KI in naher Zukunft genutzt werden, um durch die Automatisierung der aufwändigen Analyse von User Stories eine verbesserte Projektplanung und Umfangsdefinition zu erreichen und so Inkonsistenzen und Unregelmäßigkeiten schnell aufzudecken. Potenzielle Probleme können so frühzeitig in der Planungsphase angegangen und behoben werden. KI kann auch effektiv dabei helfen, die Terminplanung zu erleichtern und Projekt-/Ressourcenpläne zu erstellen. Schließlich können automatisierte Berichte (Projektstatus/Slippage, Nutzenverfolgung) mit Echtzeitdaten erstellt werden, um derzeit arbeitsintensive manuelle Aktivitäten zu ersetzen, die leider häufig zu veralteten Berichten führen.

Testen von Software und Systemen
Einer der am stärksten betroffenen Bereiche, der zu erheblichen realisierten Vorteilen führen wird, sobald KI-Tools im Projektmanagement eingesetzt werden, wird das Testen von Software und Systemen sein. Weit verbreitete automatisierte Software- und Systemtests ermöglichen eine frühzeitige Erkennung von Fehlern und potenzielle Selbstkorrekturlösungen, was zu einer erheblichen Reduzierung zeitaufwändiger manueller Testaktivitäten und Nacharbeiten führt und letztendlich zu einer verbesserten kontinuierlichen Wertschöpfung führt.

Abschließende Überlegungen
Die Beschleunigung der Anwendung und Einführung von KI im Projektmanagement scheint eher eine Notwendigkeit als eine Wahl zu sein. KI wird diese Funktion stören und die Art und Weise, wie Projekte verwaltet werden, wird revolutioniert. Aufgrund der geringen Erfolgsquote der Projekte bleibt viel zu viel Nutzen ungenutzt. Gleichzeitig sind die Projektressourcen überlastet, und KI hat das Potenzial, diese Belastung zu verringern und Raum für neue Kreativität zu schaffen.

Den aktuellen Erkenntnissen zufolge kann fortschrittliche KI eine Schlüsselrolle für Entscheidungsträger und Stakeholder spielen, indem sie durch die Analyse von Daten in Echtzeit umsetzbare Erkenntnisse liefert. KI kann ein Segen bei der Bewältigung der anerkannten Einschränkungen des Projektmanagements (Kosten, Zeit, Umfang, Qualität, Nutzen und Risiko) sein – durch KI-gestützte Automatisierung.
Echtzeit-Einblicke, Kosteneinsparungen und RisikominderungDadurch können höhere Erfolgsquoten bei Projekten erzielt werden und es werden weitere Vorteile und Mehrwert für Unternehmen freigesetzt.

Die Geschäftsleitung muss sich darüber im Klaren sein, dass eine umfassendere Einführung von KI die Rolle von Projektleitern und -managern verändern wird, da sich der Übergang zu stärkerer Automatisierung beschleunigt. Die Fähigkeit der KI, die Belastung durch alltägliche Aufgaben zu beseitigen, bedeutet, dass Projektleiter über eine verbesserte Fähigkeit verfügen, sich auf die strategischen Ziele der Organisation zu konzentrieren und Werte und Vorteile im Einklang mit diesen Zielen effektiver zu realisieren.

Da KI zunehmend in der Projektmanagementfunktion eingesetzt und integriert wird, müssen die Projektleiter und Manager der Zukunft ein höheres Maß an strategischem Denken und Geschäftssinn an den Tag legen – und ein noch besseres Verständnis für neue KI-Tools und -Technologien.

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• Quelle: https://www.finextra.com/blogposting/25177/the-state-of-project-management-and-what-the-future-holds-with-artificial-intelligence?utm_medium=rssfinextra&utm_source=finextrablogs