Καταγραφή δεδομένων: Ορισμός, Διαδικασία, Μέθοδοι και Οφέλη

Η συλλογή δεδομένων μπορεί να βελτιώσει τις επιχειρηματικές διαδικασίες μέσω της αυτόματης εξαγωγής, ταξινόμησης και επικύρωσης των σχετικών δεδομένων. καθιστώντας την ανάκτηση πληροφοριών ταχύτερη και αποτελεσματική.

Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τη συλλογή δεδομένων, τη διαδικασία που απαιτείται, τις διαφορετικές μεθόδους που χρησιμοποιούνται και τα πλεονεκτήματα που μπορεί να προσφέρει στην επιχείρησή σας.

---

Επιτύχετε λήψη δεδομένων βάσει τεχνητής νοημοσύνης χωρίς σφάλματα από τιμολόγια, αποδείξεις, άδειες οδήγησης, διαβατήρια και άλλα έγγραφα. Ρίξτε μια ματιά στα Nanonets Ξύστρα PDF προς την αυτοματοποιήστε τη λήψη δεδομένων από έγγραφα.

Προγραμματίστε ένα Demo

---

Τι είναι η Καταγραφή Δεδομένων;

Η σύλληψη δεδομένων είναι η διαδικασία εξαγωγής πληροφοριών από κάθε τύπο δομημένου ή μη δομημένου εγγράφου (έντυπο ή ηλεκτρονικό) για τη μετατροπή τους σε αναγνώσιμη από μηχανή ψηφιακή μορφή.

Οι τεχνολογικές εξελίξεις στον τομέα της Τεχνητής Νοημοσύνης (AI) έχουν οδηγήσει τη συλλογή δεδομένων σε νέα ύψη.

Ένα κλασικό παράδειγμα συλλογής δεδομένων που χρησιμοποιείται είναι ένα φαρμακείο νοσοκομείου. Η τεχνολογία συλλογής δεδομένων χρησιμοποιείται για την εξαγωγή δεδομένων για φάρμακα ή ιατρικό εξοπλισμό που χρεώνονται στις πωλήσεις και για τον αυτόματο υπολογισμό του αποθέματος που απομένει για αυτά τα σχετικά είδη, διασφαλίζοντας ομαλή ροή πληροφοριών στη διαχείριση αποθεμάτων.

Διαδικασία λήψης δεδομένων

Για τις περισσότερες επιχειρήσεις, η διαδικασία συλλογής δεδομένων ξεκινά με μια φόρμα που συμπληρώνεται από ένα άτομο. Η ψηφιοποίηση των συλλεγόμενων πληροφοριών καθιστά τα δεδομένα πιο προσιτά. Μια φόρμα συλλογής δεδομένων έχει σχεδιαστεί με καθορισμένους χώρους ή πλαίσια. Αυτό διευκολύνει την ακριβή εξαγωγή δεδομένων, την κατανάλωση λιγότερου χώρου στο δίσκο, την ταχύτερη επικύρωση και τον μειωμένο χρόνο αναζήτησης πληροφοριών στις βάσεις δεδομένων.

Η συλλογή δεδομένων μπορεί να γίνει χρησιμοποιώντας διαφορετικές μεθόδους ή εργαλεία. Οι επιχειρήσεις μπορούν να χρησιμοποιούν εργαλεία συλλογής δεδομένων που είναι συμβατά, να οργανώνουν ροές εργασίας και να επιτρέπουν την ταχεία μετακίνηση δεδομένων στους απαιτούμενους προορισμούς. Αυτά τα εργαλεία κάνουν τη διαδικασία συλλογής απλή, ακριβή, γρήγορη, διαφανή και αποτελεσματική.

---

Εξαλείψτε τα σημεία συμφόρησης που δημιουργούνται από τη μη αυτόματη συλλογή δεδομένων. Μάθετε πώς τα Nanonets μπορούν να βοηθήσουν την επιχείρησή σας να βελτιστοποιήσει τις ροές εργασιών καταγραφής δεδομένων.

---

Μέθοδοι σύλληψης δεδομένων

Η συλλογή δεδομένων χρησιμοποιείται με τη μια ή την άλλη μορφή εδώ και δεκαετίες. Η μέθοδος συλλογής δεδομένων που χρησιμοποιείται εξαρτάται από τον τύπο της επιχείρησης και τις απαιτούμενες πληροφορίες. Η καταγραφή δεδομένων από γραπτές φόρμες, email, αρχεία PDF, κ.λπ. γίνεται δυνατή με τη χρήση του σωστού είδους τεχνολογίας.

Ας εξερευνήσουμε λεπτομερώς τις διαφορετικές μεθόδους που χρησιμοποιούνται για τη λήψη δεδομένων σήμερα.

• Μη αυτόματη καταγραφή δεδομένων: Αυτή η μέθοδος χρησιμοποιεί χειροκίνητη πληκτρολόγηση των απαιτούμενων δεδομένων από γραπτές φόρμες σε υπολογιστή για ψηφιοποιημένη πρόσβαση. Είναι κατάλληλο για επιχειρήσεις όπου ο όγκος των δεδομένων είναι χαμηλός και μεταβλητός. Η χειροκίνητη λήψη δεδομένων εξαρτάται από την ανθρώπινη εργασία που την καθιστά επιρρεπή σε σφάλματα ή παραλείψεις δεδομένων, ο ίδιος ο λόγος για τον οποίο η τεχνολογία αυτοματοποιημένης καταγραφής δεδομένων γίνεται ιδανική λύση.
• Αυτοματοποιημένη λήψη δεδομένων: Η αυτοματοποιημένη συλλογή δεδομένων διασφαλίζει ότι οι επιχειρήσεις μπορούν να λειτουργούν ομαλά όχι μόνο με τη διαχείριση δεδομένων αλλά και με τη μείωση της αναποτελεσματικότητας του κόστους και της εργασίας. Διατίθενται διάφορες μορφές συλλογής δεδομένων που ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις των διαφορετικών επιχειρήσεων, οι τύποι των οποίων περιγράφονται αναλυτικά παρακάτω.
  • OCR: Η τεχνολογία Optical Character Recognition αναγνωρίζει χαρακτήρες και γραμματοσειρές που δημιουργούνται από μηχανή για εξαγωγή κειμένου από σαρωμένα έγγραφα, αρχεία PDF κ.λπ. για επεξεργασία. Το OCR χρησιμοποιείται ευρέως στην υγειονομική περίθαλψη, την ασφάλιση και τη χρηματοδότηση όπου υπάρχει μεγάλος όγκος δεδομένων παρόμοιας φύσης.
  • ICR: Η έξυπνη αναγνώριση χαρακτήρων είναι η τεχνολογία επόμενης γενιάς του OCR. Έχει σχεδιαστεί για να διαβάζει χειρόγραφους χαρακτήρες οποιασδήποτε γραμματοσειράς από φόρμες και να τους μετατρέπει σε δεδομένα με νόημα για περαιτέρω χρήση. Οι τράπεζες και οι χρηματοοικονομικοί οργανισμοί υιοθετούν τεχνολογικές λύσεις ICR για τις επιχειρήσεις τους.
  • IDR: Η Έξυπνη Αναγνώριση Εγγράφων συνδυάζει τεχνολογίες AI, όπως επεξεργασία φυσικής γλώσσας (NLP), OCR, Computer Vision, κ.λπ. για την αναγνώριση μοτίβων, την ευρετηρίασή τους στον τύπο περιεχομένου και την επαλήθευση με βάση τους πίνακες αναζήτησης για ακρίβεια. Το IDR χρησιμοποιείται κυρίως για επεξεργασία εντύπων ή τιμολογίων, αλληλεπιδράσεις εξυπηρέτησης πελατών, αίθουσες αλληλογραφίας και άλλα.
• Barcodes και QR codes: Η τεχνολογία barcode περιέχει κρυπτογραφημένες πληροφορίες ως γραμμωτούς κώδικες 1D που διαβάζονται χρησιμοποιώντας έναν σαρωτή γραμμωτού κώδικα. Η τεχνολογία είναι ακριβής και χρησιμοποιείται σε ορόφους καταστημάτων για την παρακολούθηση καταγραφής αποθεμάτων ή εργαζομένων, έλεγχο στοιχείων ασθενών σε νοσοκομεία, εκτύπωση βιβλιαρίων τραπεζών κ.λπ. Οι κώδικες γρήγορης απόκρισης (QR), που ονομάζονται επίσης γραμμικοί κώδικες 2D, είναι πιο περίπλοκοι. Είναι χρήσιμα για τη λήψη εγγράφων, ιστοσελίδων κ.λπ. για διάφορους σκοπούς. Οι κωδικοί QR χρησιμοποιούνται ευρέως σε καταστήματα, υπηρεσίες ταχυμεταφορών, διαφημίσεις, συσκευασία προϊόντων κ.λπ.
• OMR: Η τεχνολογία Optical Mark Reading είναι μια ηλεκτρονική μέθοδος καταγραφής δεδομένων που προσδιορίζει δεδομένα γεμάτα από ανθρώπους, όπως σκοτεινά πεδία ή πλαίσια ελέγχου σε ένα έγγραφο. Η υψηλή του ακρίβεια το καθιστά ιδανικό εργαλείο για χρήση σε ερωτηματολόγια, ψηφοδέλτια ή εξετάσεις αντικειμενικού τύπου
• Ψηφιακές φόρμες: Αυτή η μέθοδος διευκολύνει τη λήψη δεδομένων μέσω του ιστού ή μιας εφαρμογής για κινητά. Είναι προσαρμόσιμο και εξαλείφει την ανάγκη για έντυπα που βασίζονται σε χαρτί. Όταν πραγματοποιούνται ηλεκτρονικά, τα δεδομένα μπορούν επίσης να ενσωματωθούν εύκολα με συστήματα υποστήριξης για ασφάλεια και άμεση πρόσβαση.
• Ψηφιακές υπογραφές: Θεωρούνται ίσες με χειρόγραφη υπογραφή, οι ψηφιακές υπογραφές χρησιμοποιούνται για την εξουσιοδότηση εγκρίσεων και αδειών σε ηλεκτρονικά μηνύματα ή έγγραφα. Είναι νόμιμα, στεγανά και παρέχουν υψηλή ασφάλεια κατά της πλαστοπροσωπίας.
• Web Scraping: Αυτός ο τύπος συλλογής δεδομένων χρησιμοποιεί εργαλεία που ονομάζονται web bots ή ανιχνευτές ιστού για την αναζήτηση και τη συλλογή συγκεκριμένων δεδομένων από τον Παγκόσμιο Ιστό και τη μεταφορά τους σε σχετικές βάσεις δεδομένων για χρήση. Η απόξεση ιστού μπορεί να συλλέξει μεταβαλλόμενα δεδομένα, όπως ενημερώσεις ειδήσεων, αλλαγές πολιτικής ή τιμών, forex, καιρός, χρηματιστήρια και πολλά άλλα.
• Κάρτες Magnetic Stripe: Αυτές οι κάρτες περιέχουν κωδικοποιημένα δεδομένα μέσω μαγνητικών λωρίδων που αποκωδικοποιούνται χρησιμοποιώντας συσκευές ανάγνωσης. Είναι αρκετά ασφαλή και χρησιμοποιούνται σε πιστωτικές/χρεωστικές κάρτες, ταυτότητες, κάρτες πρόσβασης στα δωμάτια του ξενοδοχείου και κάρτες μεταφοράς.
• MICR: Η αναγνώριση χαρακτήρων μαγνητικής μελάνης αναγνωρίζει δεδομένα που κωδικοποιούνται σε χαρακτήρες μηχανής που εκτυπώνονται με μαγνητική μελάνη χρησιμοποιώντας συσκευή ανάγνωσης MICR. Οι τράπεζες χρησιμοποιούν αυτήν την τεχνολογία υψηλής ακρίβειας για να επεξεργάζονται και να εκκαθαρίζουν γρήγορα επιταγές για πληρωμές.
• Έξυπνες κάρτες: Χρησιμοποιούνται για σκοπούς αναγνώρισης, οι έξυπνες κάρτες αποθηκεύουν κρυπτογραφημένες πληροφορίες σε ένα τσιπ μικροεπεξεργαστή για πρόσθετη προστασία. Οι οργανισμοί χρησιμοποιούν έξυπνες κάρτες για την ταυτοποίηση των εργαζομένων και οι έξυπνες χρεωστικές κάρτες που βασίζονται σε chip επιτρέπουν ασφαλείς οικονομικές συναλλαγές.
• Λήψη φωνής: Αυτός ο τύπος λήψης δεδομένων χρησιμοποιεί τεχνολογία αναγνώρισης ομιλίας για την επεξεργασία δεδομένων. Είναι προγραμματισμένο να κατανοεί και να ερμηνεύει λέξεις ή προφορικές εντολές και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για φωνητική πρόσβαση, ρύθμιση υπενθυμίσεων, υποβολή αιτημάτων καιρού ή μουσικής κ.λπ. Η Alexa της Amazon, η Cortana της Microsoft και το Siri της Apple είναι κλασικά παραδείγματα τεχνολογίας λήψης φωνής.
• Βίντεο/Λήψη εικόνας: Η λήψη εικόνας ή βίντεο χρησιμοποιεί τεχνολογία AI για τον εντοπισμό και την εξαγωγή ακριβών δεδομένων σχετικά με άτομα. Χρήσιμο για ανάλυση δεδομένων σε πραγματικό χρόνο, βρίσκει τεράστιες εφαρμογές στην ασφάλεια του χώρου εργασίας, την αντιστοίχιση βάσεων δεδομένων, τη σάρωση ασφαλείας στα αεροδρόμια, τη βιομετρική αναγνώριση και την πρόληψη κλοπής.

---

Τα Nanonets έχουν ενδιαφέρον περιπτώσεις χρήσης και μοναδικό ιστορίες επιτυχίας πελατών. Μάθετε πώς τα Nanonets μπορούν να αυτοματοποιήσουν τη λήψη δεδομένων για την επιχείρησή σας.

Προγραμματίστε ένα Demo

---

Γιατί να χρησιμοποιήσετε την αυτόματη καταγραφή δεδομένων;

Η αυτοματοποιημένη συλλογή δεδομένων μπορεί να βοηθήσει τους οργανισμούς να μειώσουν την ανθρώπινη εξάρτηση και να προωθήσουν την ομαλή ροή των επιχειρηματικών διαδικασιών. Η τεχνολογία καταγραφής δεδομένων καθιστά τα δεδομένα άμεσα διαθέσιμα από οποιαδήποτε ροή εργασιών εγγράφων, μειώνοντας το κόστος και την ανθρώπινη προσπάθεια στη διαδικασία.

Η τεχνολογία AI έχει βελτιώσει εντυπωσιακά τον τρόπο προμήθειας και επεξεργασίας δεδομένων. Μιμείται την ανθρώπινη νοημοσύνη για να εκτελέσει γνωστική σύλληψη των δεδομένων με ακρίβεια και ταχύτητα. Η διαθεσιμότητα περιεχομένου στο σωστό μέρος τη σωστή στιγμή, το καθιστά ιδανικό για μια επιχείρηση να ανταποκρίνεται καλύτερα στους πελάτες/πελάτες και να βελτιώνει την αποτελεσματικότητα των υπηρεσιών.

Πλεονεκτήματα της χρήσης της αυτοματοποιημένης λήψης δεδομένων

Η αυτοματοποιημένη λήψη δεδομένων παρέχει μόχλευση στους οργανισμούς για την εξομάλυνση της ροής δεδομένων και την παραμονή στην κορυφή της επιχείρησής τους. Ας δούμε μερικά από τα σημαντικά πλεονεκτήματα που μπορεί να προσφέρει η αυτοματοποιημένη συλλογή δεδομένων για τη βελτίωση της επιχειρηματικής αποτελεσματικότητας.

• Μειώνει την εμφάνιση σφαλμάτων: Αυτοματοποιημένες βαθμολογίες καταγραφής δεδομένων έναντι της μη αυτόματης λήψης δεδομένων, εξαλείφοντας τον κίνδυνο σφάλματος. Δεδομένου ότι η ανθρώπινη προσπάθεια μειώνεται, η ακρίβεια των δεδομένων αυξάνεται και το κόστος για τη διόρθωση ενός σφάλματος είναι σχεδόν μηδενικό. Η εξαγωγή δεδομένων γίνεται ευκολότερη και οδηγεί σε καλύτερη αποτελεσματικότητα

• Ενισχύει την ικανοποίηση των εργαζομένων: Η μη αυτόματη λήψη δεδομένων μπορεί να επηρεάσει αρνητικά την ανθρώπινη προσπάθεια, καθώς είναι χρονοβόρα και μονότονη. Αυτό μπορεί να μειώσει την παραγωγικότητα και να οδηγήσει σε χαμηλότερο ηθικό. Η τεχνολογία αυτοματοποιημένης λήψης δεδομένων μπορεί να μειώσει τον φόρτο εργασίας και τη μονοτονία, οδηγώντας σε καλύτερη εστίαση σε άλλες σημαντικές εργασίες. Οι άνθρωποι είναι επίσης πιο χαρούμενοι για να επιτύχουν περισσότερα με αποτέλεσμα αυξημένη παραγωγικότητα και ικανοποίηση των εργαζομένων.

• Μειώνει το λειτουργικό κόστος: Τα λειτουργικά κόστη εμφανίζονται σε κάθε επιχείρηση και περιλαμβάνουν απόθεμα, ενοίκιο, μισθοδοσία και ούτω καθεξής. Η συντήρηση των μη αυτόματων δεδομένων για αυτά συνεπάγεται τεράστιο κόστος εκτός από το ότι είναι επιρρεπής σε ανθρώπινο λάθος. Η αυτόματη καταγραφή δεδομένων συμβάλλει στην εξάλειψη του πρόσθετου κόστους ενημερώνοντας αυτόματα τα δεδομένα όπου απαιτείται, χωρίς να αφήνει περιθώρια για σφάλματα.

• Βελτιώνει την ασφάλεια και την αποθήκευση δεδομένων: Τα χάρτινα έγγραφα είναι επιρρεπή σε ζημιές και καταλαμβάνουν χώρο μέσω της φυσικής αποθήκευσης σε αρχεία και φακέλους. Τα εμπιστευτικά έγγραφα ή έγγραφα πρέπει επίσης να αποθηκεύονται χωριστά για περιορισμένη πρόσβαση. Με τη συλλογή δεδομένων, όλοι αυτοί οι περιορισμοί καταργούνται. Οι κρυπτογραφήσεις προστατεύουν τα δεδομένα από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, χρησιμοποιείται λιγότερος χώρος στο δίσκο και τα αντίγραφα ασφαλείας αποτρέπουν την απώλεια δεδομένων.

• Κεντρική πρόσβαση: Πολλοί οργανισμοί απαιτούν δεδομένα σε κεντρικές τοποθεσίες. Με χειροκίνητα δεδομένα που είναι σχεδόν αδύνατο, καθώς σημαίνει συνεχή επένδυση σε πόρους για να τα καταφέρεις. Η αυτοματοποιημένη λήψη δεδομένων παρέχει κεντρική πρόσβαση χρησιμοποιώντας την αποθήκευση στο cloud ως λύση μίας στάσης. Ως εκ τούτου, διάφορα άτομα/τμήματα με δικαιώματα πρόσβασης μπορούν να λάβουν τα απαιτούμενα δεδομένα για την ολοκλήρωση των επιχειρηματικών συναλλαγών χωρίς καμία καθυστέρηση.

• Διαθεσιμότητα 24 / 7: Οι επιχειρήσεις που έχουν παγκόσμιες δραστηριότητες πρέπει να διασφαλίζουν τη διαθεσιμότητά τους σε πελάτες σε όλες τις ζώνες ώρας. Ομοίως, κλάδοι όπως η υγειονομική περίθαλψη, η φιλοξενία, η ναυτιλία πρέπει να έχουν τα δεδομένα τους διαθέσιμα ανά πάσα στιγμή για να διασφαλίσουν την επιχειρηματική αποτελεσματικότητα. Η αυτοματοποιημένη καταγραφή δεδομένων με δυνατότητα AI βοηθά αυτές τις επιχειρήσεις να επιτύχουν διαθεσιμότητα δεδομένων κατά τις μη εργάσιμες ώρες και χωρίς γεωγραφικούς περιορισμούς.

• Βελτιωμένη εξυπηρέτηση πελατών: Η λήψη δεδομένων χωρίς σφάλματα διασφαλίζει δεδομένα κορυφαίας ποιότητας για καλύτερη κατανόηση των απαιτήσεων των πελατών και των πελατών. Οι επιχειρήσεις μπορούν να κάνουν καλύτερες προσφορές, να προσελκύουν περισσότερους πελάτες και να παρέχουν αυξημένη ικανοποίηση πελατών διασφαλίζοντας παράλληλα καλύτερα έσοδα.

• Καλύτερη λήψη αποφάσεων: Η συλλογή δεδομένων μπορεί να ωφελήσει σε μεγάλο βαθμό τη λήψη αποφάσεων. Χάρη στις διαφορετικές μορφές συλλογής δεδομένων που είναι διαθέσιμες, οι επιχειρήσεις μπορούν να συλλέγουν περισσότερες και νέες πληροφορίες για να εφαρμόσουν λεπτομερή ανάλυση δεδομένων για να εξασφαλίσουν ταχύτερη και κερδοφόρα λήψη αποφάσεων.

Συμπέρασμα

Η συλλογή δεδομένων έχει γίνει ένα αναπόφευκτο εργαλείο για την ώθηση των επιχειρήσεων προς την καλύτερη λειτουργία και παραγωγικότητα. Η έλευση της τεχνητής νοημοσύνης έχει βελτιώσει τον τρόπο με τον οποίο συλλέγονται τα δεδομένα για τη δημιουργία νέων δυνατοτήτων. Τα δεδομένα είναι εξαιρετικά ακριβή, εξαιρετικά προσβάσιμα και έχουν ανοίξει νέες πύλες για τις επιχειρήσεις για να διασφαλίσουν ότι παραμένουν στην κορυφή. Είναι ασφαλές να πούμε ότι οι αυτοματοποιημένες τεχνολογίες λήψης δεδομένων έχουν γίνει πραγματικά οι αλλαγές του παιχνιδιού για τις επιχειρήσεις σήμερα!