Nanonets και QuickBooks για Λογιστικό Αυτοματισμό

Τα εργαλεία αυτοματισμού αλλάζουν το επιχειρηματικό τοπίο και μεταμορφώνουν τον τρόπο που εργαζόμαστε σήμερα. Από την κατασκευή και το λιανικό εμπόριο μέχρι τη χρηματοδότηση και τη λογιστική, η αυτοματοποίηση διαδραματίζει κρίσιμο ρόλο στη βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών, στη βελτίωση της αποτελεσματικότητας και στη μείωση του κόστους. Στον τομέα της λογιστικής, η αυτοματοποίηση γίνεται ολοένα και πιο δημοφιλής και για καλό λόγο. Με την αυτοματοποίηση των λογιστικών εργασιών, οι επιχειρήσεις μπορούν να εξορθολογίσουν τις δραστηριότητές τους, να βελτιώσουν την ακρίβεια και να μειώσουν τον κίνδυνο σφαλμάτων.

Σε αυτό το άρθρο, θα διερευνήσουμε τα οφέλη του λογιστικού αυτοματισμού και πώς μπορεί να βοηθήσει επιχειρήσεις όλων των μεγεθών. Βλέπουμε επίσης πώς η εφαρμογή ενός λογιστικού λογισμικού όπως το QuickBooks μπορεί να μην είναι αρκετή και πώς το Nanonets μπορεί να ενσωματωθεί με το QuickBooks για να προσφέρει στην εταιρεία σας ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.

Πλεονεκτήματα του Λογιστικού Αυτοματισμού

Με τα χρόνια, η χρήση λογισμικού για την εκτέλεση συμβατικών λογιστικών καθηκόντων έχει βελτιώσει την αποτελεσματικότητα, την ακρίβεια και τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς σε αυτές τις διαδικασίες. Δεδομένου του τρέχοντος οικονομικού κλίματος, οι επιχειρήσεις που καθυστερούν να εφαρμόσουν την αυτοματοποίηση λογιστικών διαδικασιών στις χρηματοοικονομικές και λογιστικές τους διαδικασίες είναι πιθανό να παρουσιάσουν μειωμένη παραγωγικότητα και μειωμένη αποτελεσματικότητα. Μερικά συγκεκριμένα οφέλη στον λογιστικό αυτοματισμό είναι

• Βελτιωμένη ακρίβεια: Τα λογιστικά λάθη μπορεί να έχουν σημαντικό αντίκτυπο στις επιχειρήσεις, που κυμαίνονται από οικονομικές απώλειες έως βλάβη στη φήμη. Τα συνηθισμένα λογιστικά σφάλματα περιλαμβάνουν λάθη εισαγωγής δεδομένων, ακατάλληλη ταξινόμηση συναλλαγών και λάθη στους οικονομικούς υπολογισμούς. Αυτά τα λάθη μπορεί να οδηγήσουν σε ανακριβείς οικονομικές καταστάσεις, οι οποίες μπορεί να έχουν σοβαρές συνέπειες, συμπεριλαμβανομένων νομικών ζητημάτων και απώλειας της εμπιστοσύνης των επενδυτών. Με την αυτοματοποίηση των λογιστικών εργασιών, όπως η εισαγωγή δεδομένων, η τιμολόγηση και η συμφωνία, οι επιχειρήσεις μπορούν να μειώσουν τον κίνδυνο σφαλμάτων και να διασφαλίσουν ότι οι οικονομικές πληροφορίες είναι ακριβείς και ενημερωμένες. Αυτό όχι μόνο εξοικονομεί χρόνο, αλλά βοηθά επίσης τις επιχειρήσεις να λαμβάνουν τεκμηριωμένες αποφάσεις με βάση ακριβή οικονομικά δεδομένα.

• Εξοικονόμηση χρόνου: Σύμφωνα με την αναφορά βέλτιστων πρακτικών TDWI για Βελτίωση της προετοιμασίας δεδομένων για το Business Analytics, το 28 τοις εκατό των ερωτηθέντων αφιερώνουν μεταξύ 41 και 60 τοις εκατό του χρόνου τους στην προετοιμασία δεδομένων. Με την αυτοματοποίηση των λογιστικών εργασιών, οι επιχειρήσεις μπορούν να ελευθερώσουν χρόνο που μπορεί να δαπανηθεί σε πιο στρατηγικές δραστηριότητες, όπως η ανάλυση οικονομικών δεδομένων και η λήψη τεκμηριωμένων αποφάσεων. Επιπλέον, η αυτοματοποίηση μπορεί να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να μειώσουν τον χρόνο που απαιτείται για την ολοκλήρωση εργασιών ρουτίνας, όπως η εισαγωγή δεδομένων και η συμφωνία, επιτρέποντάς τους να επικεντρωθούν σε δραστηριότητες με περισσότερη προστιθέμενη αξία.

• Αυξημένη αποτελεσματικότητα: Με την αυτοματοποίηση των λογιστικών εργασιών, οι επιχειρήσεις μπορούν να εξαλείψουν τις μη αυτόματες διαδικασίες, να μειώσουν τον κίνδυνο σφαλμάτων και να εξορθολογίσουν τις λειτουργίες τους. Αυτό όχι μόνο εξοικονομεί χρόνο, αλλά μειώνει και το κόστος και βελτιώνει την παραγωγικότητα. Επιπλέον, η αυτοματοποίηση μπορεί να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να βελτιώσουν τις ταμειακές ροές τους επιταχύνοντας τη διαδικασία τιμολόγησης και πληρωμής. Αυτό, με τη σειρά του, μπορεί να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να βελτιώσουν τις σχέσεις τους με πελάτες και προμηθευτές και να δημιουργήσουν μια πιο αποτελεσματική και αποτελεσματική αλυσίδα εφοδιασμού.

• Μειωμένο κόστος: Σύμφωνα με α αναφέρουν από την Blue Hill Research, οι αναλυτές δεδομένων αφιερώνουν συνήθως δύο ώρες την ημέρα αποκλειστικά για την προετοιμασία δεδομένων, που αντιπροσωπεύουν περίπου 22,000 $ από τον τυπικό ετήσιο μισθό ενός αναλυτή δεδομένων. Οι χειροκίνητες λογιστικές διαδικασίες μπορεί να είναι ακριβές, ειδικά εάν απαιτούν σημαντικό χρόνο προσωπικού. Με την αυτοματοποίηση των λογιστικών εργασιών, οι επιχειρήσεις μπορούν να μειώσουν τον χρόνο και τους πόρους που απαιτούνται για την ολοκλήρωση εργασιών ρουτίνας, μειώνοντας έτσι το κόστος.

• Βελτιωμένη συμμόρφωση: Η αυτοματοποίηση μπορεί να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να διασφαλίσουν ότι υπολογίζουν και πληρώνουν το σωστό ποσό φόρου, τηρούν ακριβή οικονομικά αρχεία και συμμορφώνονται με τους κανονισμούς προστασίας δεδομένων. Αυτό όχι μόνο μειώνει τον κίνδυνο κυρώσεων και προστίμων, αλλά βοηθά επίσης τις επιχειρήσεις να διατηρήσουν τη φήμη τους και να οικοδομήσουν εμπιστοσύνη με τους πελάτες και τους ενδιαφερόμενους φορείς.

• Βελτιωμένη ορατότητα: Με την αυτοματοποίηση των λογιστικών εργασιών, οι επιχειρήσεις μπορούν να αποκτήσουν πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο για την οικονομική τους απόδοση και να λαμβάνουν τεκμηριωμένες αποφάσεις με βάση ακριβή και ενημερωμένα οικονομικά δεδομένα. Αυτό όχι μόνο βοηθά τις επιχειρήσεις να εντοπίσουν τομείς βελτίωσης, αλλά επίσης τους επιτρέπει να ανταποκρίνονται γρήγορα στις αλλαγές στην αγορά και να λαμβάνουν στρατηγικές αποφάσεις που μπορούν να τις βοηθήσουν να αναπτυχθούν και να επιτύχουν.

Πώς να εισάγετε λογιστικό λογισμικό στην επιχείρησή σας;

Η ενσωμάτωση της τεχνολογίας αυτοματισμού στην επιχείρησή σας μπορεί να φαίνεται τρομακτική στην αρχή, αλλά μπορεί να γίνει εύκολα. Το λογισμικό μπορεί εύκολα να ενσωματωθεί με τις υπάρχουσες λύσεις σας και υπάρχουν μερικά πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να ξεκινήσετε.

Για να ξεκινήσετε τη διαδικασία της αυτοματοποίησης, είναι σημαντικό να εντοπίσετε πρώτα αναποτελεσματικές εργασίες και διαδικασίες που θα μπορούσαν να εξορθολογιστούν μέσω της αυτοματοποίησης. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων, επαναλαμβανόμενες εργασίες ή άλλες χρονοβόρες δραστηριότητες.

Μόλις εντοπιστούν αυτές οι εργασίες, είναι απαραίτητο να εκπαιδεύσετε τους υπαλλήλους να χειρίζονται το λογισμικό αυτοματισμού. Αυτό διασφαλίζει ότι η τεχνολογία χρησιμοποιείται αποτελεσματικά και ότι οι εργαζόμενοι αισθάνονται άνετα με το νέο σύστημα. Η χρήση ειδικευμένων αυτοματοποιών πολιτών εντός της εταιρείας μπορεί επίσης να βοηθήσει στη μετάβαση στην αυτοματοποίηση παρέχοντας καθοδήγηση και υποστήριξη στους συναδέλφους.

Η ανάπτυξη καθοριστικών παραγόντων και δεικτών για την επιτυχία με την αυτοματοποίηση εισαγωγής δεδομένων είναι επίσης κρίσιμη. Αυτές οι μετρήσεις μπορούν να βοηθήσουν στην παρακολούθηση της προόδου και να διασφαλίσουν ότι η αυτοματοποίηση επιτυγχάνει τους επιδιωκόμενους στόχους της. Η δοκιμή του λογισμικού αυτοματισμού στα λογιστικά συστήματα της επιχείρησης πριν από τη χρήση του πελάτη είναι επίσης σημαντική για να διασφαλιστεί ότι λειτουργεί αποτελεσματικά και να αποφευχθούν τυχόν προβλήματα.

Μετά τη δοκιμή και τη βελτίωση των διαδικασιών αυτοματισμού εντός της επιχείρησης, ήρθε η ώρα να αρχίσετε να εφαρμόζετε την αυτοματοποίηση σε λογαριασμούς πελατών. Η ανάλυση των αποτελεσμάτων και των μετρήσεων της αρχικής χρήσης μπορεί να βοηθήσει στον εντοπισμό τυχόν περιοχών προς βελτίωση και να διασφαλίσει ότι η αυτοματοποίηση αποφέρει τα επιδιωκόμενα οφέλη. Μόλις η αρχική διάθεση είναι επιτυχής, είναι δυνατό να κλιμακωθούν οι διαδικασίες αυτοματισμού εντός της επιχείρησης για περαιτέρω εξορθολογισμό των λειτουργιών και βελτίωση της αποτελεσματικότητας.

Ο συνδυασμός QuickBooks-Nanonets

Το QuickBooks είναι ένα δημοφιλές λογιστικό λογισμικό που χρησιμοποιείται όλο και περισσότερο για την αυτοματοποίηση πολλών λογιστικών διαδικασιών. Με το QuickBooks, οι επιχειρήσεις μπορούν να αυτοματοποιήσουν εργασίες όπως τιμολόγηση, πληρωμή λογαριασμών και οικονομικές αναφορές. Οι επιχειρήσεις μπορούν να ενσωματώσουν QuickBooks με τα συστήματα POS, το λογισμικό μισθοδοσίας, ακόμη και τα συστήματα CRM τους για να δημιουργήσουν μια απρόσκοπτη ροή πληροφοριών μεταξύ διαφορετικών τμημάτων. Αυτό όχι μόνο εξοικονομεί χρόνο, αλλά βοηθά επίσης στη μείωση του κινδύνου σφαλμάτων.

Ωστόσο, μια ροή εργασίας στο Quicckbooks εξακολουθεί να είναι εντελώς χειροκίνητη – η εισαγωγή δεδομένων. Αυτό περιλαμβάνει ομάδες υπαλλήλων που εισάγουν μεγάλους όγκους οικονομικών δεδομένων, όπως τιμολόγια, λογαριασμούς και έξοδα, τα οποία μπορεί να είναι χρονοβόρα, δαπανηρά και επιρρεπή σε λάθη.

Η ενσωμάτωση των Nanonets με τα QuickBooks μπορεί να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να αυτοματοποιήσουν τις διαδικασίες εισαγωγής δεδομένων τους και να βελτιστοποιήσουν τις λογιστικές ροές εργασιών τους.

Τα Nanonets μπορούν να εξάγουν και να ενοποιούν δεδομένα που σχετίζονται με λογαριασμούς από διάφορες πηγές, όπως email, ψηφιακά αρχεία, σαρωμένα έγγραφα, αποθήκευση cloud, ERP και API. Καταγράφει και εξάγει δεδομένα από τιμολόγια, αποδείξεις και λογαριασμούς χρησιμοποιώντας έξυπνη τεχνολογία, κατηγοριοποιεί και κωδικοποιεί τις συναλλαγές με βάση τους επιχειρηματικούς κανόνες, ρυθμίζει αυτοματοποιημένες ροές εργασιών έγκρισης και συμβιβάζει όλες τις συναλλαγές. Τα δεδομένα που εξάγονται με χρήση Nanonets μπορούν να ενσωματωθούν με τα QuickBooks για Επεξεργασία Τιμολογίων και άλλες δραστηριότητες πληρωτέων λογαριασμών.

Δείτε πώς μπορείτε να ενσωματώσετε τα Nanonets με τα QuickBooks:

1. Συνδεθείτε στο flow.nanonets.com
2. Κάντε κλικ στο Ενσωματώσεις στο αριστερό μενού
3. Κάντε κλικ στην κάρτα QuickBooks για να συνδεθείτε και να συνδέσετε τον λογαριασμό σας QuickBooks
4. Εισαγάγετε τα διαπιστευτήριά σας QuickBooks
5. Επιστρέψτε στην κάρτα Flow QuickBooks, ενεργοποιήστε το συγχρονισμό Project/Class.
6. Οι κωδικοί GL και το λογιστικό σας σχέδιο εισάγονται αυτόματα στο Flow.
7. Ρυθμίστε ειδοποιήσεις για τα μέλη της ομάδας σας. Τα τιμολόγια εξάγονται μόνο αφού εγκριθούν στο Flow.
8. Κάντε κλικ στο "Τέλος"

Πώς να δοκιμάσετε την ενσωμάτωση του QuickBooks

1. Μεταβείτε στην καρτέλα "Τιμολόγια" στο αριστερό πλαίσιο
2. Μεταφορτώστε ένα τιμολόγιο από τον τοπικό σας χώρο αποθήκευσης ή προωθήστε ένα email στο εμφανιζόμενο αναγνωριστικό email με συνημμένο τιμολόγιο
3. Αφού διαβάσετε το τιμολόγιο από το Flow (σε περίπου 60 δευτερόλεπτα), μπορείτε να κάνετε κλικ στο τιμολόγιο
4. Στην οθόνη ελέγχου τιμολογίου, θα σας ζητηθεί να προσθέσετε έναν εγκρίνοντα για το τιμολόγιο. Προσθέστε κάποιον από την ομάδα σας και ζητήστε τον να εγκρίνει το τιμολόγιο
5. Μόλις εγκριθεί το τιμολόγιο, θα εξαχθεί αυτόματα στο Quickbooks

Πάρε μακριά

Ο συνδυασμός Nanonets και QuickBooks προσφέρει στις επιχειρήσεις μια εύχρηστη λύση που ενσωματώνεται άψογα με τα υπάρχοντα συστήματά τους, χωρίς την ανάγκη εκτεταμένης εκπαίδευσης ή σημαντικής επένδυσης. Αξιοποιώντας τη δύναμη του αυτοματισμού, οι επιχειρήσεις μπορούν να βελτιώσουν τις λογιστικές τους διαδικασίες, οδηγώντας σε καλύτερη λήψη αποφάσεων και πιο επιτυχημένα αποτελέσματα. Είναι σαφές ότι η λογιστική αυτοματοποίηση είναι ο δρόμος προς τα εμπρός για τις επιχειρήσεις που θέλουν να παραμείνουν ανταγωνιστικές και επιτυχημένες στον σημερινό κόσμο με γρήγορο ρυθμό και με γνώμονα την τεχνολογία.

• SEO Powered Content & PR Distribution. Ενισχύστε σήμερα.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Ενισχύθηκε η γνώση. Πρόσβαση εδώ.
• Minting the Future με την Adryenn Ashley. Πρόσβαση εδώ.
• πηγή: https://nanonets.com/blog/how-to-select-the-best-accounting-software-for-your-business/