Ο απόλυτος οδηγός για τη μετατροπή OCR σε υπολογιστικό φύλλο: Ροή εργασίας, εργαλεία και συμβουλές ακρίβειας

Χρειάστηκε ποτέ να εξαγάγετε δεδομένα από ένα PDF ή σαρωμένο έγγραφο σε υπολογιστικό φύλλο; Το OCR μπορεί να είναι μια πραγματική εξοικονόμηση χρόνου. Απλώς σαρώστε τα έγγραφά σας και μετατρέψτε τις εικόνες σε επεξεργάσιμο κείμενο με δυνατότητα αναζήτησης. Το OCR κάνει την εξαγωγή δεδομένων εύκολη, είτε εργάζεστε με αρχεία PDF, φωτογραφίες ή σαρωμένες σελίδες.

Αυτός ο οδηγός θα σας καθοδηγήσει στη διαδικασία OCR στη διαδικασία υπολογιστικού φύλλου — από τη σάρωση έως τη βελτίωση της ακρίβειας. Θα προτείνουμε εργαλεία OCR και θα παρέχουμε συμβουλές για τη βελτίωση της ακρίβειας και τις πραγματικές περιπτώσεις χρήσης OCR που εξοικονομούν ώρες χειρωνακτικής εργασίας.

Γιατί να αναδιοργανώσετε τα δεδομένα σε υπολογιστικά φύλλα με το OCR;

Το OCR αλλάζει εντελώς το παιχνίδι. Αφαιρεί τα δεδομένα που είναι κλειδωμένα στα σαρωμένα χαρτιά, τα PDF και τις φωτογραφίες σας και τα μετατρέπει σε δομημένα δεδομένα. Μιλάμε για έτοιμα προς χρήση υπολογιστικά φύλλα. Αυτό ανοίγει έναν εντελώς νέο κόσμο δυνατοτήτων.

Ακολουθούν ορισμένοι λόγοι για τους οποίους θα πρέπει να εξετάσετε το ενδεχόμενο χρήσης OCR για την οργάνωση των δεδομένων σας σε υπολογιστικά φύλλα:

1. Ευκολότερη ανάλυση δεδομένων

Μόλις τα δεδομένα σας εξαχθούν και οργανωθούν σωστά σε σειρές και στήλες σε ένα υπολογιστικό φύλλο, γίνεται πολύ πιο εύκολη η ανάλυση και η εργασία με αυτά. Μπορείτε να εντοπίσετε γρήγορα τάσεις, να ταξινομήσετε, να φιλτράρετε, να χρησιμοποιήσετε τύπους και να δημιουργήσετε συγκεντρωτικούς πίνακες και γραφήματα. Αυτό το επίπεδο χειρισμού δεδομένων δεν είναι δυνατό σε σαρωμένα έγγραφα ή αρχεία PDF.

2. Καλύτερη ποιότητα δεδομένων

Η μετατροπή OCR σε υπολογιστικά φύλλα σάς παρέχει καθαρά, δομημένα δεδομένα. Τα δεδομένα μπορούν να επικυρωθούν και να τυποποιηθούν κατά τη διαδικασία OCR. Αυτό βελτιώνει τη συνολική ποιότητα και ακρίβεια δεδομένων σε σύγκριση με μη δομημένα σαρωμένα έγγραφα.

3. Βελτιωμένη δυνατότητα αναζήτησης

Η αναζήτηση των σαρωμένων εγγράφων και εικόνων είναι πολύπλοκη — το OCR το διορθώνει μετατρέποντας τις εικόνες σε πραγματικό κείμενο. Μόλις εισαχθούν σε ένα υπολογιστικό φύλλο, τα δεδομένα γίνονται πλήρως αναζητήσιμα. Μπορείτε να βρείτε αμέσως αυτό που χρειάζεστε.

4. Βελτιωμένη κοινή χρήση δεδομένων

Τα υπολογιστικά φύλλα που περιέχουν εξαγόμενα δεδομένα μπορούν εύκολα να μοιραστούν με άλλους για συνεργασία. Τα δεδομένα είναι πλέον σε τυποποιημένη επαναχρησιμοποιήσιμη μορφή αντί να παγιδεύονται σε μεμονωμένες εικόνες εγγράφων.

5. Δυνατότητες αυτοματισμού

Τα δεδομένα υπολογιστικών φύλλων μπορούν να αυτοματοποιηθούν και να βελτιστοποιηθούν σε όλα τα επιχειρηματικά συστήματα. Με τη δυνατότητα εξαγωγής αρχείων CSV, τα εξαγόμενα δεδομένα OCR μπορούν να ρέουν αυτόματα σε βάσεις δεδομένων και άλλες επιχειρηματικές εφαρμογές.

6. Παράλειψη χειροκίνητης επεξεργασίας

Η ομάδα σας δεν θα χρειάζεται πλέον να μεταγράφει με μη αυτόματο τρόπο δεδομένα από σαρωμένα έγγραφα ούτε να υπομένει την κουραστική και αναποτελεσματική ροή εργασίας αντιγραφής-επικόλλησης για αρχεία PDF. Μπορείτε να μειώσετε τα σφάλματα και να εξοικονομήσετε χρόνο καθαρισμού και επικύρωσης δεδομένων εξαλείφοντας τις μονότονες εργασίες εισαγωγής δεδομένων. Ως αποτέλεσμα, το προσωπικό σας μπορεί να αφιερώσει τις προσπάθειές του σε πιο παραγωγική και ικανοποιητική εργασία.

7. Ευελιξία

Οι κλίμακες μετατροπής OCR καθώς και οι όγκοι δεδομένων αυξάνονται. Είτε χρειάζεται να επεξεργαστείτε εκατοντάδες ή και χιλιάδες σελίδες εγγράφων, ο αυτοματισμός OCR το χειρίζεται ομαλά. Η μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων δεν κλιμακώνεται τόσο γρήγορα για μεγάλους όγκους.

Η ροή εργασίας OCR σε υπολογιστικό φύλλο

Η μετατροπή εγγράφων σε υπολογιστικά φύλλα με OCR είναι απλή όταν ακολουθείτε αυτά τα βασικά βήματα. Ρυθμίζοντας μια αποτελεσματική ροή εργασίας, μπορείτε να εξοικονομήσετε ώρες χειροκίνητης εισαγωγής δεδομένων και να αποκτήσετε γρήγορη πρόσβαση σε πληροφορίες που είναι κλειδωμένες σε αρχεία PDF ή σαρωμένα αρχεία.

Ας κάνουμε βουτιά μέσα.

1. Συγκεντρώστε έγγραφα για OCR

Αρχικά, συλλέξτε τις εικόνες του εγγράφου, τα PDF ή τα σαρωμένα χαρτιά που περιέχουν τα δεδομένα που χρειάζεστε για εξαγωγή. Το Nanonets σάς επιτρέπει να εισάγετε εύκολα αρχεία από πολλές πηγές, όπως email, αποθήκευση cloud, Dropbox, Google Drive, OneDrive και άλλα.

Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε αυτοματοποιημένους φακέλους ρολογιών ή email για να επεξεργάζονται αυτόματα τυχόν νέα αρχεία ή εισερχόμενα συνημμένα. Οι κλήσεις και οι ενσωματώσεις API με άλλο επιχειρηματικό λογισμικό μπορούν επίσης να ρυθμιστούν για απρόσκοπτη εξαγωγή δεδομένων.

2. Ορίστε πεδία δεδομένων

Στη συνέχεια, καθορίστε τα πεδία ή τις στήλες δεδομένων που θέλετε να εξαγάγετε, όπως αριθμός τιμολογίου, ημερομηνία, όνομα πελάτη, οφειλόμενο ποσό κ.λπ. Η Nanonets προσφέρει διαφορετικά μοντέλα τεχνητής νοημοσύνης για τύπους εγγράφων όπως τιμολόγια, αποδείξεις, επαγγελματικές κάρτες και άλλα.

Τα προκατασκευασμένα μοντέλα γνωρίζουν ήδη πώς να εξάγουν έξυπνα κοινά πεδία από κάθε τύπο εγγράφου. Μπορείτε επίσης να διαμορφώσετε τα δικά σας προσαρμοσμένα πεδία και να εκπαιδεύσετε το μοντέλο AI. Στη συνέχεια, μπορείτε να προετοιμάσετε το μοντέλο με μερικά δείγματα. Απλώς σχεδιάστε ζώνες σε δείγματα εγγράφων για να χαρτογραφήσετε πού βρίσκονται τα κρίσιμα δεδομένα.

Τώρα, είστε έτοιμοι να εκτελέσετε το OCR και να εξαγάγετε δεδομένα από τα έγγραφά σας. Το Nanonets αξιοποιεί προηγμένους αλγόριθμους τεχνητής νοημοσύνης και ML για αυτόματη αναγνώριση και λήψη κειμένου από περίπλοκες διατάξεις εγγράφων με υψηλή ακρίβεια. Το AI «διαβάζει» κάθε έγγραφο, εξάγει τα καθορισμένα πεδία και εξάγει δομημένα δεδομένα έτοιμα για εξαγωγή.

Αυτό το βήμα είναι πλήρως αυτοματοποιημένο για εσάς, μόλις διαμορφωθούν σωστά τα πεδία δεδομένων και το μοντέλο AI. Πίσω από τις σκηνές, η τεχνολογία OCR μετατρέπει τις σαρωμένες εικόνες σε κείμενο. Στη συνέχεια, η έξυπνη ανίχνευση ζώνης επιλέγει τα σχετικά πεδία δεδομένων.

4. Επικύρωση και διόρθωση δεδομένων

Ελέγξτε τα εξαγόμενα δεδομένα για ακρίβεια. Το Nanonets το καθιστά εύκολο καθώς σας επιτρέπει να κάνετε διορθώσεις απευθείας στην προβολή εγγράφων. Για πιο προχωρημένους χρήστες, μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε τη δομημένη έξοδο JSON.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε δυνατότητες αυτοματοποιημένης επικύρωσης για να ορίσετε κανόνες για την επικύρωση των δεδομένων που έχουν ληφθεί. Για παράδειγμα, μπορείτε να ελέγξετε εάν μια ημερομηνία εμπίπτει σε ένα έγκυρο εύρος ή μια αριθμητική τιμή κάτω από ένα όριο. Τυχόν προβλήματα επικύρωσης επισημαίνονται για έλεγχο.

5. Εξαγωγή και ενσωμάτωση δεδομένων υπολογιστικού φύλλου

Η τελική έξοδος που περιέχει τα δομημένα δεδομένα που εξάγονται από τα σαρωμένα έγγραφά σας ή τα PDF μπορεί να ληφθεί και να χρησιμοποιηθεί για μεταγενέστερους σκοπούς. Το Nanonets σάς επιτρέπει να το εξάγετε ως αρχείο CSV, Excel ή JSON, επιτρέποντάς σας να εισάγετε εύκολα τα δεδομένα στην προτιμώμενη εφαρμογή υπολογιστικών φύλλων ή σε άλλο επιχειρηματικό λογισμικό.

Μπορείτε επίσης να ενσωματωθείτε απευθείας με δημοφιλείς εφαρμογές όπως τα Φύλλα Google, τα QuickBooks, το Salesforce κ.λπ. Η ενσωμάτωση Zapier σάς επιτρέπει να συνδεθείτε με περισσότερες από 5000+ εφαρμογές για απρόσκοπτη ροή δεδομένων. Αυτή η ενοποίηση διασφαλίζει ότι τα δεδομένα σας ενημερώνονται αυτόματα σε όλες τις πλατφόρμες σας σε πραγματικό χρόνο.

Πώς να βελτιώσετε τη διαδικασία OCR σε υπολογιστικό φύλλο

Η τεχνολογία OCR δεν είναι τέλεια. Μερικές φορές μπορεί να αντιμετωπίσει σαρώσεις χαμηλής ποιότητας, σύνθετες διατάξεις ή ασυνήθιστες γραμματοσειρές. Ωστόσο, ακόμη και μικρές οριακές βελτιώσεις στη διαδικασία OCR μπορούν να οδηγήσουν σε σημαντική εξοικονόμηση χρόνου και κόστους.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε μια ασφαλιστική εταιρεία που επεξεργάζεται χιλιάδες έγγραφα την ημέρα. Ακόμη και μια βελτίωση κατά 2% στην ακρίβεια OCR μπορεί να εξοικονομήσει εκατοντάδες ώρες εργασίας την εβδομάδα.

Ακολουθούν ορισμένοι τρόποι βελτίωσης της διαδικασίας OCR σε υπολογιστικό φύλλο:

1. Βελτιώστε την ποιότητα των σαρώσεων σας

Βεβαιωθείτε ότι τα έγγραφα που σαρώνετε είναι καθαρά και ευανάγνωστα. Οι σαρώσεις κακής ποιότητας μπορεί να οδηγήσουν σε σφάλματα στη διαδικασία OCR. Επομένως, προεπεξεργαστείτε τις σαρώσεις για να βελτιώσετε την ποιότητα της εικόνας πριν τις τροφοδοτήσετε στο σύστημα OCR.

Συμβουλές για τη βελτίωση της ποιότητας σάρωσης:

• Χρησιμοποιήστε σαρωτή υψηλής ανάλυσης (τουλάχιστον 300 dpi). Αυτό καταγράφει λεπτότερες λεπτομέρειες που μπορούν να βοηθήσουν τον κινητήρα OCR να αναγνωρίσει με ακρίβεια τους χαρακτήρες.
• Βεβαιωθείτε ότι οι σελίδες είναι σωστά ευθυγραμμισμένες και όχι λοξές. Η αποσκλήρυνση διορθώνει τις κεκλιμένες σαρώσεις.
• Ελέγξτε τη φωτεινότητα και την αντίθεση σάρωσης. Προσαρμόστε τα επίπεδα έτσι ώστε το κείμενο να είναι καθαρά ορατό και όχι πολύ ανοιχτό ή σκοτεινό.
• Καθαρίστε τη γυάλινη επιφάνεια του σαρωτή για να αποφύγετε τη σκόνη, τις μουτζούρες ή τα τεχνουργήματα στις σαρωμένες εικόνες.
• Χρησιμοποιήστε το Adobe Scan ή παρόμοιες εφαρμογές για να τραβήξετε σαρώσεις υψηλής ποιότητας χρησιμοποιώντας το smartphone σας.
• Χρησιμοποιήστε τεχνικές βελτίωσης εικόνας όπως ευκρίνεια, μείωση θορύβου και δυαδοποίηση.

2. Τυποποιήστε τα έγγραφά σας

Η συνέπεια στη διάταξη και το σχεδιασμό του εγγράφου μπορεί να βελτιώσει σημαντικά την ακρίβεια OCR. Εάν είναι δυνατόν, τυποποιήστε τη μορφή των εγγράφων που επεξεργάζεστε. Αυτό σημαίνει να διατηρείτε τα πεδία δεδομένων στην ίδια θέση σε κάθε έγγραφο, να χρησιμοποιείτε σταθερές γραμματοσειρές και μεγέθη και να διατηρείτε μια καθαρή, ακατάστατη διάταξη.

Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές για την τυποποίηση εγγράφων:

• Χρησιμοποιήστε ένα σταθερό πρότυπο για όλα τα έγγραφα του ίδιου τύπου.
• Διατηρήστε τα βασικά πεδία δεδομένων στην ίδια θέση σε κάθε έγγραφο.
• Χρησιμοποιήστε καθαρές, ευανάγνωστες γραμματοσειρές και αποφύγετε καλλιτεχνικές ή ασυνήθιστες γραμματοσειρές.
• Αποφύγετε την ακαταστασία και διατηρήστε τη διάταξη καθαρή και απλή.
• Περιορίστε τη χρήση εικόνων, λογότυπων και γραφικών κοντά σε σημαντικά πεδία κειμένου.
• Χρησιμοποιήστε χρώματα υψηλής αντίθεσης για κείμενο και φόντο για να βελτιώσετε την αναγνωσιμότητα.

3. Επενδύστε σε ένα σύστημα OCR που λειτουργεί με AI

Αυτά τα συστήματα χρησιμοποιούν αλγόριθμους μηχανικής μάθησης για να μαθαίνουν από κάθε έγγραφο που υποβάλλεται σε επεξεργασία, βελτιώνοντας συνεχώς την ικανότητά τους να αναγνωρίζουν και να εξάγουν σχετικά δεδομένα.

Τα Nanonets είναι ένα χαρακτηριστικό παράδειγμα ενός συστήματος OCR που λειτουργεί με AI. Προσφέρει προεκπαιδευμένα μοντέλα για διαφορετικούς τύπους εγγράφων και σας επιτρέπει να προσαρμόσετε το μοντέλο σύμφωνα με τις ανάγκες σας. Όσο περισσότερα δεδομένα επεξεργάζεται, τόσο καλύτερα αναγνωρίζει τα μοτίβα και εξάγει με ακρίβεια δεδομένα.

Επιπλέον, οι δυνατότητες αναγνώρισης γλώσσας και κατανόησης του πλαισίου των συστημάτων OCR που λειτουργούν με AI τους επιτρέπουν να χειρίζονται έγγραφα σε διάφορες γλώσσες, νομίσματα, φορολογικές μορφές και πολλά άλλα. Αυτό τα καθιστά εξαιρετικά ευέλικτα και προσαρμόσιμα σε διαφορετικές επιχειρηματικές ανάγκες.

4. Ρυθμίστε αυτοματοποιημένες ροές εργασίας

Η αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων μη αυτόματων βημάτων στη ροή εργασιών OCR μπορεί να βελτιώσει την αποτελεσματικότητα και να ελαχιστοποιήσει τα σφάλματα. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε κανόνες αυτόματης εισαγωγής που διασφαλίζουν ότι το σύστημα OCR επεξεργάζεται αυτόματα κάθε τιμολόγιο που αποστέλλεται accounting@yourbusiness.com.

Οι ενσωματώσεις με επιχειρηματικό λογισμικό όπως τα ERP επιτρέπουν την απρόσκοπτη ροή δεδομένων. Τα εξαγόμενα δεδομένα υπολογιστικού φύλλου μπορούν να συγχρονιστούν αυτόματα με βάσεις δεδομένων κατάντη. Οι αυτοματοποιημένοι κανόνες επικύρωσης βοηθούν στην έγκαιρη αναγνώριση τυχόν σφαλμάτων εξαγωγής. Οι ροές εργασίας μπορούν να δρομολογήσουν έγγραφα που χρειάζονται έλεγχο στο κατάλληλο προσωπικό. Οι αυτόματες ειδοποιήσεις και υπενθυμίσεις διασφαλίζουν ότι δεν χάνεται καμία προθεσμία.

Τελικές σκέψεις

Η τεχνολογία OCR έχει φέρει επανάσταση στον τρόπο εξαγωγής και εργασίας με δεδομένα από σαρωμένα έγγραφα και αρχεία PDF. Με τη μετατροπή των εικόνων σε δεδομένα δομημένων υπολογιστικών φύλλων, το OCR εξαλείφει την κουραστική χειροκίνητη εισαγωγή, ενώ παράλληλα ενισχύει τις δυνατότητες ανάλυσης.

Όπως περιγράφεται σε αυτόν τον οδηγό, η δημιουργία μιας αποτελεσματικής ροής εργασίας OCR με τα κατάλληλα εργαλεία, όπως τα Nanonets, μπορεί να εξοικονομήσει τεράστιο χρόνο. Μικρές βελτιώσεις στην ακρίβεια μεταφράζονται επίσης γρήγορα σε σημαντική εξοικονόμηση πόρων.

Θέλετε να δείτε πώς το OCR μπορεί να επιταχύνει τις ροές εργασιών της επιχείρησής σας; Η Nanonets προσφέρει μια δωρεάν έκδοση για να δοκιμάσετε την εξαγωγή δεδομένων από τα έγγραφά σας με τεχνητή νοημοσύνη. Η μετατροπή πινάκων PDF ή σαρωμένων τιμολογίων σε επεξεργάσιμα φύλλα Excel δεν ήταν ποτέ ευκολότερη. Εγγραφείτε τώρα για να ξεκινήσετε!

• SEO Powered Content & PR Distribution. Ενισχύστε σήμερα.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Ενδυναμώστε τον εαυτό σας. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Ενισχύθηκε η γνώση. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoESG. Ανθρακας, Cleantech, Ενέργεια, Περιβάλλον, Ηλιακός, Διαχείριση των αποβλήτων. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoHealth. Ευφυΐα βιοτεχνολογίας και κλινικών δοκιμών. Πρόσβαση εδώ.
• πηγή: https://nanonets.com/blog/ocr-to-spreadsheet/