Atrás quedaron los días de los archivadores llenos y las cajas bancarias llenas de papeleo suelto. En muchos sentidos, incluso hemos superado la era en la que la información de la empresa centralizaba dentro de una serie de libros de Excel y archivos PDF compartidos mediante un protocolo de transferencia de archivos.
Pero hoy en día se presentan una serie de desafíos en la gestión de documentos, sin importar lo lejos que hayamos llegado. Ahora nos enfrentamos a problemas de seguridad, sincronizamos la gestión de documentos entre equipos dispersos y personal remoto y tratamos de colaborar de manera efectiva en documentos individuales sin pisarnos los unos a los otros ni eliminar horas de trabajo. Todos estos factores se combinan para hacer que la gestión de documentos a nivel empresarial sea un hueso duro de roer.
Pero hay una serie emergente de plataformas que ofrecen un conjunto de herramientas digitales diseñadas para aliviar ese dolor de cabeza. Se les llama colectivamente Sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDMS).
¿Qué es el EDMS?
Sistemas de gestión de documentos electrónicos, abreviado como EDM, describe un ecosistema integral que ayuda a agregar, cotejar, almacenar, administrar y acceder a datos y documentación de toda la empresa. En comparación con soluciones internas de nicho, como el almacenamiento de documentos de RR.HH. optimizado para HIPAA o el software de almacenamiento y gestión fiscal de contabilidad, EDMS sirve a toda la cadena vertical y jerarquía de la empresa, ofreciendo acceso a través de direcciones, secciones y equipos.
Antes de analizar demasiado de cerca el EDMS, evitemos un error común. El significado básico de EDMS es algo engañoso, ya que se podría aplicar fácilmente la misma etiqueta de “sistema de gestión de documentos compartidos para toda la empresa” a herramientas como Google Drive/Docs, Notion y soluciones comerciales similares (COTS). Y si bien funcionan muy bien para casos específicos, los COTS en estas categorías tienen dos inconvenientes importantes en comparación con los EDMS:
Los EDMS son soluciones escaladas
Sí, Notion o Google Drive probablemente funcionen muy bien para su equipo de 10 personas. Pero ¿qué pasa cuando escala a 100? 1,000? Si espera expandirse, es mejor que comience con más potencia de gestión de documentos de la que podría necesitar hoy porque es más sencillo. desarrollarse en un EDMS en lugar de hacer la transición desde una herramienta COTS que crece afuera de.
EDMS ofrece seguridad
Las soluciones COTS tienden a ser seguras. Después de todo, nadie acusa a Google de ser particularmente pirateable. Pero con datos personales como información de empleados o datos de propiedad de la empresa, usted desea (y, en algunos casos, es un requisito legal) tener un aparato de seguridad más sólido, probado y comprobado que el que ofrece EDMS. Las soluciones de seguridad más rigurosas que ofrece EDMS incluyen hardware local y archivo fuera de la red, pero incluso las soluciones basadas en la nube ofrecen requisitos de seguridad regulatorios o específicos de la empresa que la mayoría de los COTS simplemente no pueden.
¿Qué características ofrece un EDMS?
Los EDMS, por su propia naturaleza, son marcos personalizados y personalizables que se adaptan a sus necesidades específicas de gestión de documentos. Esta personalización significa que conocer el significado básico de EDMS es sólo un primer paso hacia la comprensión del espectro completo de oportunidades que ofrece EDMS.
Aún así, los marcos ofrecidos por EDMS tienden a agruparse en torno a un puñado de características específicas que son efectivamente requisitos para ser considerado un EDMS de calidad. Si está buscando un sistema de gestión de documentos electrónicos o quiere juzgar si su plataforma actual cumple con los requisitos, sus consideraciones para el EDMS incluyen:
- Seguridad sólida, internamente (como permisos de usuario para administrar quién accede a qué) y externamente para proteger datos y documentos contra intrusiones de terceros. Esto debe incluir registros de seguimiento de actividad, historial de uso y la capacidad de "revertir" los cambios desde una copia de seguridad manual o automática.
- Qué tan fácilmente se integra la plataforma dentro de su panorama tecnológico existente, es decir, el EDMS debe sincronizarse con sus herramientas de automatización de cuentas por pagar, sistema de facturación, incorporación de proveedoresy portales de proveedoresy cualquier otra plataforma o herramienta diaria que utilice su empresa.
- Funciones de búsqueda completas y fáciles de usar: no sirve de mucho centralizar sus documentos en un único repositorio si no puede encontrar fácilmente información o archivos específicos. Esto incluye funciones de organización efectivas como metadatos, etiquetado, clasificaciones y opciones de carpetas de sentido común.
- Sistemas de gestión de documentos y ciclo de vida y herramientas de revisión para garantizar que no esté acumulando archivos en estado, obsoletos y no utilizados. Esto también ayuda a proporcionar una función obligatoria para revisar de forma iterativa la documentación estandarizada, como los manuales de los empleados y los procedimientos operativos estándar (SOP), mejorando en última instancia sus procesos operativos.
- Intercambio de archivos, interna y externamente (con protocolos de seguridad y permisos integrados en ambos).
- Herramientas colaborativas para permitir la edición y presentaciones conjuntas: fundamentales en el entorno de trabajo actual "remoto primero", pero igualmente obligatorias para equipos dispersos.
- Personalización y escalabilidad. Debería poder adaptar el EDMS a sus necesidades y la plataforma debería adaptarse a los requisitos de su organización a medida que crece.
- Múltiple captura de documentos opciones, incluida documentación física escaneada que aprovecha la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), importaciones digitales y opciones de archivo por correo electrónico/mensajería digital.
- Obstáculos regulatorios y de cumplimiento: si su industria o región está sujeta a parámetros específicos como HIPAA, GDPR e iniciativas similares, su EDMS debe ofrecer opciones compatibles.
¿Por qué utilizar un sistema de gestión de documentos electrónicos?
Si uno o más de los beneficios y características clave de EDMS no fueron suficientes para convencerlo, contextualicemos cómo la implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos mejora la eficiencia de su oficina. Desarrollemos algunas variables clave sobre un negocio teórico:
El negocio, de consultoría tecnológica especializada, comenzó con unos pocos amigos pero creció más rápido de lo que podrían haber soñado. Hoy en día, tienen equipos a nivel internacional, con algunos segmentos en Europa sujetos al RGPD, pero la mayor parte de la empresa está centralizada en América del Norte. La empresa trabaja con un modelo remoto y los líderes de equipo tienden a utilizar la plataforma de gestión de proyectos y documentos que prefieran. Debido a esto, sincronizar reuniones virtuales en diez calendarios y plataformas de video diferentes es difícil, y mucho menos compartir resultados de proyectos o incorporar nuevos empleados: la pérdida de datos al migrar documentos de Microsoft Office a Google Docs y viceversa es tan común que es una broma corriente.
Si bien estos ejemplos de EDMS combinan múltiples factores para lograr un efecto dramático, los hilos subyacentes no son infrecuentes. En este caso, los problemas de crecimiento y los esfuerzos de sincronización de la empresa se pueden solucionar si implementan un EDMS.
- Un EDMS ayuda a mantener la seguridad de los datos y el cumplimiento de los mandatos específicos de la región.
- El EDMS ayuda a los miembros del equipo de arriba y abajo en la jerarquía a acceder a archivos del proyecto, documentación de incorporación y más sin la molestia o el riesgo de intercambiar archivos varias veces. A menudo, ni siquiera se puede migrar un archivo de PowerPoint a Presentaciones de Google sin una pérdida sustancial de formato. ¿Vale la pena arriesgarse a perder algo mucho más impactante debido a la constante pérdida de formato? la conversión de archivos?
- Es seguro asumir que, más allá de la plataforma elegida, diferentes equipos de consultoría también almacenan o alojan archivos en nubes personales, memorias USB y una variedad de unidades compartidas. Si algo se pierde o un miembro del equipo renuncia repentinamente, la empresa corre el riesgo de perder toneladas de documentación y datos históricos al mantener su sistema descentralizado.
- La edición colaborativa es sencilla con EDMS y los miembros del equipo no tendrán que hacer malabarismos con una variedad de permisos entre plataformas. En cambio, las autoridades de aprobación de EDMS gestionan (entornos urbanos), liderados por sus Ayuntamientos, que son responsables de validar e integrar las herramientas en su propio contexto aportando sus necesidades y retos. poder editar qué de un solo golpe sin tener que lidiar con “invitaciones para editar” de último momento o pérdidas de tiempo similares.
Otros ejemplos de EDMS incluyen la migración de sistemas de archivo y almacenamiento heredados a un paradigma totalmente digital. Este caso se está volviendo particularmente frecuente a medida que las empresas identifican riesgos asociados con el mantenimiento de la documentación física a largo plazo o la implementación de iniciativas de reducción de costos para ahorrar en tarifas de archivo y almacenamiento.
Beneficios de implementar un sistema de gestión de documentos electrónicos
Analizamos algunos beneficios y características granulares de EDMS de calidad, pero las mejoras generales son más sorprendentes. Al aprovechar un EDMS de calidad, su organización puede:
- Mejorar la colaboración de las partes interesadas: Ya sea un empleado, un servicio profesional externo, un cliente o un proveedor, una base de datos centralizada construida sobre una plataforma EDMS eficaz desacopla sus datos y documentación de centros de almacenamiento desorganizados y dispares. Al mismo tiempo, evita las discusiones y ayuda a desarrollar una comprensión común y compartida para todos los usuarios.
- Seguridad y cumplimiento: Las herramientas EDMS ofrecen seguridad para proteger su activo más valioso: los datos. A medida que nos enfrentamos a crecientes amenazas de piratería informática y ransomware que mantienen como rehén su información confidencial, la seguridad coherente es primordial. Hacer que los empleados guarden datos y documentación en varias plataformas con medidas de seguridad igualmente variadas aumenta el riesgo. Al mismo tiempo, el aumento de los requisitos normativos relacionados con el almacenamiento de datos e información privada hace que el cumplimiento sea imposible si no se cuenta con una estrategia coherente de gestión de documentos.
- Sincronización entre empresas: Si ya ha creado un ecosistema tecnológico que incluye herramientas de automatización financiera, Programas de gestión de recursos humanos., portales de proveedores y estructuras similares, entonces un EDMS es el siguiente paso lógico para ayudar a unir cada sistema dispar. Si aún no ha ampliado su alcance tecnológico, la implementación de un EDMS sirve como piedra angular estratégica a la hora de llevar su empresa a la era digital.
- Eficiencia y gestión de datos: Básicamente, un EDMS de calidad mejora su equipo al aumentar la eficiencia. Un EDMS elimina actividades que hacen perder tiempo, como la migración de archivos, la gestión de permisos y obstáculos similares cuando se utilizan múltiples plataformas. Al mismo tiempo, EDMS ayuda a desarrollar controles internos para gestionar el acceso y realizar un seguimiento de los cambios, garantizando la integridad de los datos a medida que escala. Del mismo modo, centralizar su documentación ayuda a mejorar sus fuentes de alimentación de análisis de datos, lo que ayuda a desbloquear información valiosa al aprovechar las plataformas de inteligencia empresarial.
Mejores prácticas de EDMS
Si bien querrás modificar, ajustar y personalizar tu EDMS, algunas prácticas recomendadas sirven como guía para orientarte en la dirección correcta y maximizar los beneficios del EDMS:
- Asegúrese de administrar permisos y herramientas de control de versiones: Cuando centraliza la documentación, corre el riesgo de acceso no autorizado o filtración si no administra bien los permisos de su equipo. Esto es doblemente cierto si servicios o proveedores de terceros tienen acceso al sistema. Desarrollar un SOP de permisos ayuda a mantener esos necesitando saber informado mientras protege la información confidencial de miradas indiscretas. Al mismo tiempo, asegurarse de contar con procedimientos de copia de seguridad iterativos y la capacidad de realizar un seguimiento de los cambios ayuda a mantener la calidad de los documentos y evitar sobrescrituras o accidentes.
- Asegúrese de que su EDMS pueda escalar con usted: No tiene sentido apostar por un EDMS que solo servirá a su organización en su estado actual. Deberá asegurarse de que su EDMS ofrezca los beneficios y funciones que necesitará al ingresar a su siguiente etapa de crecimiento; incluso si no maximiza su uso hoy, tener acceso y comprender estas funciones hoy lo prepara para el éxito. mañana.
- Asegúrese de que su EDMS se integre dentro de su ecosistema: Además de la escalabilidad, la integración es clave al implementar un EDMS. No está maximizando la eficiencia si todavía se ve obligado a escanear, cargar o migrar manualmente la facturación o recibos en el EDMS. Recuerde, su EDMS necesita funcionar a sus necesidades – si estás adaptando tu flujo de trabajo del documento Para adaptarse a un proceso EDMS engorroso, entonces necesita reevaluar su estrategia.
- Aproveche las herramientas de organización y etiquetado: Cuando migras tu documentación a un EDMS, creas una base de datos centralizada que abarca todo el ser de tu empresa. Sin embargo, si no puede encontrar, buscar y acceder fácilmente a esa información, no se está beneficiando de posibles eficiencias. Deberá desarrollar un SOP de gestión del conocimiento para capturar mejor estas ventajas, que debe incluir convenciones de nomenclatura de archivos, jerarquía de carpetas e instrucciones de anidamiento, y planes de capacitación integrales para garantizar que todos cumplan.
Conclusión
A medida que nuestros esfuerzos de recopilación de datos se amplifican, también lo hacen nuestras necesidades de gestión de documentos electrónicos. Cumplir con las regulaciones en evolución y proteger los datos confidenciales es una tarea monumental que se vuelve más difícil si no se cuenta con una estrategia integral. Al mismo tiempo, todos los datos del mundo son inútiles si no puedes acceder a ellos rápidamente y aprovecharlos para mejorar tu negocio. flujos de trabajo de documentos. EDMS compensa estos riesgos al tiempo que ofrece una serie de beneficios para mejorar y optimizar la eficiencia de su organización, lo que en última instancia ahorra tiempo y permite que su equipo se concentre en lo que importa: ofrecer los mejores resultados posibles mientras hace crecer el negocio.
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- Fuente: https://nanonets.com/blog/electronic-document-management-system/
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