Los equipos de finanzas son muy conscientes de la naturaleza tediosa y propensa a errores de los procesos manuales de cuentas por pagar. Clasificar pilas de facturas en papel, comunicarse con los aprobadores individualmente y enviar cheques por correo son extremadamente tediosos y propensos a errores. Esto también podría provocar retrasos en los pagos o, en algunos casos, posibles fraude de proveedor.
Hoy en día, puede automatizar estos procesos utilizando soluciones de automatización de cuentas por pagar y optimizar las cuentas por pagar para sus equipos financieros.
Nuestro blog aborda la complejidad de los procesos de AP y presenta un camino claro hacia la automatización en 7 pasos.
Discutiremos lo siguiente:
- ¿Qué es Cuentas por Pagar?
- ¿Qué hace que las Cuentas por Pagar sean tan desafiantes?
- ¿Qué es la automatización de cuentas por pagar?
- 7 pasos para automatizar tus Cuentas por Pagar
- Automatiza tus Cuentas por Pagar con Nanonets
¿Qué es Cuentas por Pagar?
En términos simples, es el dinero que su empresa debe a proveedores, vendedores o acreedores por bienes o servicios recibidos pero aún no pagados. Piense en ello como la pestaña de su negocio: es una colección de todo lo que ha comprado a crédito y debe devolver dentro de un período específico. Estas entradas AP se registran en su balance como pasivo corriente e incluyen una variedad de gastos, desde compras de inventario hasta facturas de servicios públicos.
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Imagina que eres dueño de una cafetería. Usted pide granos de café a su proveedor, quien le otorga un período de crédito de 30 días. Cuando llegan los granos, no pagas en efectivo por adelantado; en cambio, el monto que usted debe por estos granos se registra en cuentas por pagar. Dentro de los próximos 30 días, deberás pagarle a tu proveedor el monto acordado. Una vez que haya pagado, el monto se elimina de las cuentas por pagar. Este sistema permite que tu cafetería funcione sin problemas sin necesidad de tener todo el efectivo a la mano al momento de recibir la mercancía.
Ahora bien, ¿por qué son importantes las cuentas por pagar?
- Gestión del flujo de efectivo: La gestión adecuada de las cuentas por pagar garantiza que una empresa pueda cumplir con sus obligaciones sin comprometer su posición de efectivo, crucial para la continuidad operativa.
- Relaciones de proveedores: Los procesos de pago oportunos y precisos fortalecen las relaciones con los proveedores, lo que genera posibles descuentos, condiciones de pago favorables y una cadena de suministro confiable.
- Precisión de los informes financieros: Las cuentas por pagar desempeñan un papel fundamental para garantizar la exactitud de los estados financieros, reflejando la salud financiera y las obligaciones de la empresa.
- Presupuesto y previsión: Ayuda en la gestión del presupuesto al proporcionar información clara sobre los próximos gastos, lo que facilita una planificación y previsión financiera más precisa.
- Cumplimiento de la normativa: Cumplir con los términos de las cuentas por pagar ayuda a cumplir con las regulaciones financieras y evitar sanciones asociadas con pagos atrasados o informes financieros erróneos.
En esencia, las cuentas por pagar constituyen la columna vertebral de sus operaciones financieras. Implica estar al tanto de sus obligaciones, fomentar la confianza con sus proveedores y, en última instancia, mantener su negocio funcionando sin problemas.
¿Qué hace que las Cuentas por Pagar sean tan desafiantes?
Esta es una pregunta que ha atormentado durante mucho tiempo a los mejores profesionales de las finanzas. Las cuentas por pagar generalmente se consideran una función de costos dentro de las empresas y la razón es simple: ¡Nadie quiere perder tiempo pagando facturas e ingresando datos sobre el pago de facturas!
Sin embargo, sigue siendo (en gran medida) una función empresarial esencial.
La razón por la que AP es difícil de optimizar se debe en realidad a la naturaleza de la bestia.
Las actividades clave en un proceso de AP (extracción de datos, codificación de facturas, sincronización de ERP) son esencialmente actividades de transformación de datos. Automatizarlos sería sencillo.
Sin embargo, lo que es más importante, el trabajo de AP también implica intervención humana: para revisión, aprobaciones y controles financieros.
Es esta combinación de transformación de datos y aportación humana lo que hace que AP sea un proceso notoriamente complejo y difícil de optimizar.
¿Cuáles son exactamente estos desafíos?
A continuación se ofrece una visión más detallada de cada paso del proceso de AP y dónde se encuentran los desafíos inherentes dentro de cada parte del flujo de trabajo.
Cobro de facturas: Ineficiencias en la gestión de una combinación de facturas digitales y en papel, lo que provoca documentos extraviados y retrasos en el procesamiento.
Entrada de datos: La entrada manual de datos provoca imprecisiones y retrasos en los registros e informes financieros.
Verificación: Proceso lento de cotejo de facturas con órdenes de compra y albaranes de entrega, que a menudo provoca retrasos en los pagos.
Aprobación: Proceso de aprobación engorroso con desafíos para brindar contexto a los aprobadores, rastrear el estado de las facturas y garantizar autorizaciones oportunas.
pagos: Dificultad para gestionar múltiples condiciones de pago, cronogramas y monedas y al mismo tiempo garantizar pagos puntuales.
Reconciliación: Proceso laborioso de cotejar las transacciones bancarias con los asientos del libro mayor.
Resolución de conflictos: Proceso de resolución de disputas complejo y que requiere mucho tiempo, lo que afecta las relaciones con los proveedores y la eficiencia operativa.
Las cuentas por pagar manuales son un obstáculo comprobado para el crecimiento organizacional
Emplear un proceso manual para su negocio ralentiza su crecimiento al impactar directamente la precisión, la eficiencia y los gastos asociados con el proceso de AP.
- Costos operativos innecesarios: Los costos de procesamiento manual de facturas aumentan de $13 a $50, lo que prolonga las cuentas por pagar hasta tres semanas.
- Sanciones y relaciones tensas con los proveedores: Casi la mitad de los proveedores enfrentan pagos atrasados, lo que tensa las relaciones con los proveedores e incurre en cargos o sanciones por mora.
- Caos del flujo de caja: El 74 % de los directores financieros de empresas medianas y de empresas emergentes reconocen que la digitalización de los procesos de pago de AP mejora los balances.
- Riesgo de fraude y cumplimiento: Un estudio de la ACFE encontró que el 14% de los casos de fraude se originaron en los departamentos de contabilidad, con una pérdida media de 200,000 dólares por caso.
- Productividad perdida: El tiempo medio de procesamiento de facturas en un entorno manual puede llegar hasta los 45 días. Esto representa una pérdida de tiempo y valiosos recursos humanos que sería mejor invertir en iniciativas de mayor impacto.
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¿Qué es la automatización de cuentas por pagar?
En esencia, la automatización de cuentas por pagar es el proceso impulsado por la tecnología de convertir las tareas manuales involucradas en la gestión de las cuentas por pagar de una empresa en flujos de trabajo automatizados. Esto abarca todo, desde la recepción inicial de una factura hasta el pago final de la misma.
Al aprovechar tecnologías de vanguardia como la Inteligencia Artificial (IA), el Aprendizaje Profundo (DL) y la Automatización Robótica de Procesos (RPA), las soluciones de automatización de AP están diseñadas para minimizar la intervención humana, reducir errores y acelerar el tiempo de procesamiento de las transacciones.
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AP Automation busca responder una pregunta en particular: ¿cómo puede cada paso del proceso de cuentas por pagar ser 10 veces mejor?
Al automatizar el proceso de AP, las empresas pueden lograr:
- Mayor eficiencia y productividad: La automatización reduce significativamente el tiempo necesario para procesar facturas. Las tareas que antes llevaban días ahora se pueden completar en minutos, lo que libera al personal para que pueda centrarse en actividades más estratégicas y de valor añadido.
- Ahorro en Costos: La automatización reduce los costos laborales y ayuda a evitar cargos por pagos atrasados mientras maximiza los descuentos por pagos anticipados.
- Precisión mejorada: La automatización de cuentas a pagar minimiza los errores humanos, como pagos duplicados y la entrada de datos incorrecta, mejorando así la precisión de los registros financieros y Informes de AP.
- Visibilidad y control mejorados: Las soluciones de AP automatizadas brindan información en tiempo real sobre los datos financieros, lo que permite una mejor gestión del flujo de efectivo y la toma de decisiones financieras. Las empresas obtienen una visión más clara de sus pasivos y pueden gestionar más eficazmente su capital de trabajo.
- Cumplimiento y prevención de fraude: Con comprobaciones de cumplimiento y pistas de auditoría integradas, las herramientas de automatización de AP ayudan a las empresas a cumplir con los requisitos reglamentarios y reducir el riesgo de fraude.
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¿La automatización de AP funciona con otros sistemas de contabilidad?
Los sistemas de automatización de AP pueden funcionar con otros sistemas de contabilidad; Muchos sistemas tienen varias opciones de integración, como API o middleware, para proporcionar una transferencia de datos fluida entre los diferentes sistemas. De esta manera, el software de automatización de AP puede recuperar datos como facturas y órdenes de compra de otros sistemas contables, procesarlos y luego actualizar la información en la plataforma contable externa.
Con la integración, las empresas pueden aprovechar las funciones y capacidades de automatización del software de automatización de cuentas a pagar, sin dejar de utilizar el software de contabilidad con el que se sienten cómodas. Software de automatización AP de Nanonets, por ejemplo, se puede integrar con otros sistemas de contabilidad, como QuickBooks y Sage.
7 pasos para automatizar tus Cuentas por Pagar
Automatizar sus cuentas por pagar significa desbloquear un nuevo nivel de eficiencia y precisión en sus operaciones financieras. Este viaje consta de siete pasos críticos, cada uno de ellos diseñado para agilizar y mejorar el proceso de cuentas por pagar de principio a fin.
Repasemos cada paso uno por uno y comprendamos esto.
Usted puede elegir
e intégrelo con su ERP o software de contabilidad para implementar los pasos a continuación y comenzar a automatizar sus cuentas por pagar.
1. Centralice su cobranza de facturas
Pasos de acción:
1. Elija un software de automatización de cuentas por pagar que admita la importación automatizada de facturas desde las fuentes donde las recibe.
2. Configure el sistema para importar automáticamente facturas desde correos electrónicos, google drives, portales de proveedores, etc., a un único repositorio.
Beneficios: las facturas no se administran mal y comienzan a procesarse tan pronto como llegan.
2. Implementar la entrada de datos automatizada
Pasos de acción:
1. Elija software AP con OCR basado en IA para la extracción de datos probando cuál es más preciso en sus facturas.
2. Asegúrese de que proporcione una integración con su software ERP/contabilidad.
3. Automatizar la entrada de datos de las facturas presentes en el repositorio central.
Beneficios: Ahorra mucho tiempo de mano de obra y aumenta la precisión de la entrada de datos.
3. Automatizar la codificación GL:
Pasos de acción:
1. Seleccione sus herramientas de OCR de modo que utilicen NLP y LLM para la codificación GL.
2. Configure el sistema para codificar automáticamente las facturas una vez completada la extracción de datos mediante OCR.
3. Exporte los códigos GL junto con los datos extraídos a su software ERP/contabilidad.
Beneficios: reduce el esfuerzo de codificación manual, mejora la precisión y permite al personal concentrarse en tareas más críticas.
4. Configure la verificación automatizada de facturas:
Pasos de acción:
1. Integre un sistema que admita la comparación tripartita mediante el uso de OCR para verificar las facturas con las órdenes de compra y los albaranes de entrega.
2. Asegúrese de que el OCR de extracción de datos funcione bien para sus órdenes de compra y albaranes, además de sus facturas.
3. Señalar automáticamente las discrepancias.
4. Cree un proceso para procesar facturas marcadas.
Beneficios: ahorra tiempo dedicado a verificar facturas y reduce errores, y el equipo ahora puede encontrar tiempo para aclarar discrepancias de manera efectiva.
5. Optimice los flujos de trabajo de aprobación:
Pasos de acción:
1. Elija un software donde los procesos de aprobación se encuentren donde se encuentran su organización (por ejemplo, correo electrónico, Slack, Microsoft Teams).
2. Asegúrese de que el software le permita crear un flujo de trabajo de aprobación optimizado según sus necesidades.
Beneficios: Acelera los tiempos de aprobación, reduce las interrupciones y se adapta a tu flujo operativo.
6. Facilite pagos fluidos:
Pasos de acción:
1. Asegúrese de que su solución ERP/automatización de cuentas por pagar incluya capacidades efectivas de procesamiento de pagos directos o emplee una solución de pago adecuada.
2. Configure el sistema para manejar Forex y mitigar las devoluciones de cargo.
Beneficios: mejora las relaciones con los proveedores a través de pagos confiables y maneja las conversiones de moneda sin esfuerzo.
7. Automatizar los procesos de conciliación:
Pasos de acción:
1. Elija un software que ofrezca conciliación bancaria automática e importe sus extractos bancarios.
2. Cargue sus estados de cuenta y el sistema comparará las transacciones con los asientos del libro mayor automáticamente.
Beneficios: Reduce drásticamente el tiempo necesario para cerrar los libros.
Automatiza tus Cuentas por Pagar con Nanonets
Incluso si implementa sólo algunos de los pasos anteriores, el impacto en el proceso de sus cuentas por pagar puede ser sustancial.
Nanonets ofrece un conjunto dinámico de automatización de AP que puede adaptarse para satisfacer las necesidades únicas de su empresa. La integración con el software de contabilidad y ERP existente es perfecta, lo que garantiza una transición fluida y una interrupción mínima de sus operaciones. Con nuestra IA avanzada y nuestra automatización del flujo de trabajo de última generación, Nanonets puede automatizar las tareas tediosas y propensas a errores asociadas con la gestión de cuentas por pagar, liberando a su equipo de finanzas para que pueda centrarse en actividades más estratégicas.
Comenzando con las nanorredes
Automatizar la automatización de AP con Nanonets es sencillo.
Regístrese en aplicación.nanonets.com.
Ahora usted puede -
Día 0: iniciar una conversación
Programe una llamada cuando le resulte conveniente para analizar sus necesidades con nuestros expertos en automatización y ellos le brindarán una demostración personalizada de Nanonets.
Día 1: Evalúe sus necesidades
Evaluaremos su proceso AP actual, identificaremos cómo las Nanonets pueden generar el mayor impacto y garantizaremos que nuestra solución se alinee con sus objetivos.
Día 2: Configuración y personalización
Lo guiaremos sobre el uso de Nanonets. Configurará y automatizará el flujo de trabajo de sus cuentas por pagar según sus necesidades según nuestra discusión.
Día 3: Prueba
Después de la configuración, pruebe su flujo de trabajo con datos reales durante una prueba estándar de 7 días (ampliable a pedido). Nuestro equipo le ayudará a ajustar su flujo de trabajo.
Día 7: Compra y puesta en marcha
Después de pruebas exitosas, propondremos un plan de precios rentable y personalizado. Una vez que esté satisfecho con él, ¡lo publicaremos!
Para siempre: empoderando a tu equipo
Proporcionamos recursos, sesiones y servicio al cliente continuo para garantizar la adopción, la competencia y la confianza de su equipo.
Historias de clientes
Desde pequeñas empresas hasta corporaciones multinacionales, estas historias muestran el impacto transformador de la automatización de AP con Nanonets en todas las industrias.
SaltPay: agilización de la gestión de proveedores con integración de SAP
Industria: Servicios de pago y software
Ubicación:
Londres, Inglaterra
Desafío: SaltPay enfrentó la difícil tarea de manejar manualmente miles de facturas, lo cual era poco práctico e ineficiente para administrar su extensa red de proveedores.
Solución: Nanonets intervino con su herramienta impulsada por IA para la extracción de datos de facturas, integrándose perfectamente con SAP. Esta integración no solo mejoró la precisión de los datos sino que también mejoró significativamente la eficiencia del proceso.
Resultados: La implementación condujo a una reducción del 99 % en el esfuerzo manual, lo que permitió a SaltPay gestionar más de 100,000 XNUMX proveedores de manera eficiente. Esta drástica mejora también ha dado lugar a un aumento significativo de la productividad y las capacidades de automatización.
Tapi: Automatización de la facturación del mantenimiento de propiedades
Industria: Software de mantenimiento de propiedades
Ubicación:
Wellington, Nueva Zelanda
Desafío: Con más de 100,000 facturas mensuales, Tapi necesitaba una solución escalable y eficiente para la gestión de facturas en el mantenimiento de propiedades.
Solución: Utilizando la herramienta de inteligencia artificial de Nanonets, Tapi automatizó la extracción de datos de facturas, lo que facilitó una rápida integración con los sistemas existentes que podrían ser mantenidos por personal no técnico.
Resultados: El tiempo de proceso se redujo de 6 horas a solo 12 segundos por factura, además de un ahorro de costos del 70 % en facturación y una precisión de automatización del 94 %.
Pro Partners Wealth: Automatización de la entrada de datos contables en Quickbooks
Industria: Gestión Patrimonial y Contabilidad
Ubicación:
Columbia, Missouri
Desafío: Pro Partners Wealth buscó mejorar la precisión y eficiencia de la entrada de datos para la facturación, ya que las herramientas de automatización existentes no eran suficientes.
Solución: Nanonets ofreció una solución personalizada con capacidades de integración y extracción de datos precisas con QuickBooks, lo que permitió una facturación optimizada y una validación de datos automatizada.
Resultados: La precisión de la extracción de datos superó el 95 %, con un ahorro de tiempo del 40 % en comparación con las herramientas de OCR tradicionales y una tasa de procesamiento directo de más del 80 %, minimizando la necesidad de intervención manual.
Augeo: avance en la automatización de cuentas por pagar en Salesforce
Industria: Servicios de contabilidad y consultoría
Ubicación:
Estados Unidos
Desafío: Augeo necesitaba una solución de cuentas por pagar eficiente que pudiera integrarse perfectamente con Salesforce para gestionar miles de facturas mensuales sin la pesada carga del procesamiento manual.
Solución: Nanonets proporcionó una plataforma impulsada por IA diseñada para el procesamiento automatizado de facturas, lo que facilitó una fácil integración con Salesforce para una gestión eficiente de los datos.
Resultados: La solución redujo el tiempo de procesamiento de facturas de 4 horas a 30 minutos diarios, logró una reducción del 88 % en el tiempo de entrada manual de datos y procesó 36,000 XNUMX facturas al año con mayor precisión y eficiencia.
Estas historias de clientes ilustran la amplia aplicabilidad y los importantes beneficios de la automatización de AP con Nanonets. Al aprovechar las herramientas impulsadas por la IA y las integraciones perfectas, las empresas no solo optimizan sus procesos de cuentas por pagar, sino que también allanan el camino para una excelencia operativa más amplia. El recorrido de estas organizaciones subraya el potencial de la automatización de AP para revolucionar las operaciones financieras, impulsando la eficiencia, la precisión y el crecimiento en todas las industrias.
Lo que aprendiste
La automatización de la cuentas por pagar operaciones agiliza el proceso de manejo de facturas, pagos y otras transacciones financieras, lo que permite a las empresas mejorar su eficiencia, reducir costos y aumentar la precisión.
El software de automatización de AP como Nanonets se ejecuta en IA y permite la creación de flujos de trabajo de AP que pueden recopilar automáticamente archivos y documentos de diversas fuentes, como correo electrónico, documentos escaneados, archivos/imágenes digitales, almacenamiento en la nube y sistemas ERP.
Además de la captura inteligente, las buenas herramientas de automatización de cuentas por pagar también pueden cotejar y conciliar gastos, gestionar todos los flujos de trabajo de gastos, desde la creación de informes de gastos hasta la obtención de aprobaciones de los gerentes, e integrar perfectamente el proceso de cierre contable mensual con cualquier ERP, software de contabilidad o herramienta empresarial que se desee.
El software de automatización de AP, como Nanonets, puede ayudar significativamente a los equipos de AP en:
- Reducir los costos en un 80% para las empresas.
- aumentando la velocidad de procesamiento de facturas hasta 10 veces
- optimización de días AP
- eliminar imprecisiones causadas por controles y verificaciones manuales
- Identificar y manejar de manera inteligente las excepciones y enrutarlas al individuo apropiado.
- e identificar/eliminar fraude, robo, pagos dobles y otras ineficiencias.
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- Fuente: https://nanonets.com/blog/7-steps-to-automate-your-accounts-payable/
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- A través de esta formación, el personal docente y administrativo de escuelas y universidades estará preparado para manejar los recursos disponibles que derivan de la diversidad cultural de sus estudiantes. Además, un mejor y mayor entendimiento sobre estas diferencias y similitudes culturales permitirá alcanzar los objetivos de inclusión previstos.
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