¿Recuerda el momento en que un solo recibo extraviado podía descarrilar todo el proceso de presentación de informes de gastos en una empresa? Bueno, esos días han quedado atrás. En el vertiginoso mundo empresarial actual, la eficiencia de la gestión de gastos no es sólo algo agradable de tener, sino algo imprescindible para una empresa próspera. Las aprobaciones de gastos simplificadas no son sólo una cuestión de velocidad; se trata de negocios inteligentes.
En este blog, profundizaremos en el mundo de las aprobaciones de gastos. Lo guiaremos a través de los complicados desafíos de los procesos tradicionales de aprobación de gastos y le mostraremos cómo adoptar la eficiencia puede cambiar las reglas del juego para su gestión financiera. En última instancia, exploraremos estrategias para optimizar sus aprobaciones de gastos e impulsar el crecimiento de su empresa.
La importancia de las aprobaciones de gastos eficientes
Imagine un proceso típico de aprobación de gastos: montones de recibos, interminables intercambios de correos electrónicos y mucha espera.
Los métodos tradicionales suelen estar plagados de ineficiencias:
- documentos perdidos
- aprobaciones retrasadas
- falta de visibilidad del gasto
Este lento proceso no sólo es frustrante; les está costando a las empresas más que solo tiempo. Conduce a retrasos en los reembolsos, empleados descontentos y, lo peor de todo, a una falta de control sobre el gasto de la empresa.
Optimización para el éxito
Ahora, pasemos a un proceso de aprobación de gastos simplificado. Aquí, la eficiencia es la reina. Las aprobaciones de gastos rápidas y eficientes significan seguimiento en tiempo real, reembolsos rápidos y empleados felices. Pero son más que simples caras felices; se trata del resultado final. Las aprobaciones de gastos eficientes le brindan una visión clara de los patrones de gastos de su empresa, lo que le ayuda a tomar decisiones informadas. Usted sabe adónde va cada dólar, lo que permite una mejor gestión presupuestaria y planificación financiera. A su vez, esto contribuye al crecimiento general de la empresa, haciendo girar los engranajes del negocio de forma más rápida y eficaz.
Estudio de caso sobre automatización de aprobación de gastos
Exploremos un ejemplo de la vida real.
Un estudio de caso sobre los beneficios de automatizar los informes de gastos proviene de la cadena de tiendas y talleres de automóviles ATU. Se enfrentaron a importantes desafíos en sus flujos de trabajo financieros debido a la dependencia de los pagos en efectivo y los procesos de conciliación manuales. Este sistema era ineficiente, especialmente dada la gran escala de ATU, con más de 500 sucursales y numerosas compras externas que requerían mucho papeleo.
El director financiero de ATU, Sebastian Jarankowski, destacó las ineficiencias de su antiguo sistema, donde tenían que transportar facturas en papel por toda Alemania, lo que provocaba enormes dificultades de gestión y papeleo. El punto de inflexión para ATU fue la adopción del software de gestión de gastos de Payhawk, que revolucionó sus operaciones financieras.
La implementación de la solución de Payhawk proporcionó a ATU una visibilidad completa de los gastos de la empresa y le permitió aprovechar los controles de gastos integrados y las aprobaciones automatizadas de varios pasos. Esta transformación permitió a ATU tomar decisiones de gasto más informadas, reducir significativamente los recursos asignados a tareas manuales y lograr ahorros sustanciales a través de reclamaciones de IVA.
Un resultado notable de esta transformación digital fue la eliminación de la necesidad de buscar recibos en papel. Como afirmó Mathias Goetz, director senior de proyectos de ATU, el nuevo proceso requería que los gerentes simplemente tomaran una fotografía de sus recibos y los cargaran en el sistema financiero automatizado. Este cambio dio lugar a una impresionante recuperación de 2 millones de euros de la oficina de impuestos sólo en el primer año, un beneficio financiero significativo que se habría perdido con su sistema anterior.
Lea el informe completo del estudio de caso a continuación.
Estrategias clave para agilizar las aprobaciones de gastos
Ahora exploraremos cómo configurar y automatizar su proceso de aprobación de gastos desde cero. Empecemos ahora.
1. Priorizar la transparencia y la rendición de cuentas
Cada transacción, cada aprobación, debe ser clara como el día. Para lograrlo, establezca un sistema donde las aprobaciones y denegaciones no solo se comuniquen sino que se expliquen. Fomentar una cultura en la que cuestionar los gastos no sea un tabú sino una señal de buena gobernanza. Elija una plataforma donde las aprobaciones sean rastreadas y visibles para las partes relevantes, de modo que haya un seguimiento de auditoría claro. Este nivel de transparencia fomenta en última instancia la rendición de cuentas.
2. Creación de la política de gastos
Piense en la política de gastos de su empresa como el libro de reglas de un deporte. Si las reglas no son claras, el juego se convierte en un caos. Una política de gastos integral y bien redactada es su primera línea de defensa contra el mal uso y la confusión. Empiece por definir qué es reembolsable y qué no. Sea tan claro como el cristal: si un par de zapatillas no cuenta como gasto comercial, dígalo. Utilice un lenguaje sencillo, no jerga legal, para que todos, desde su equipo técnico hasta su fuerza de ventas, lo entiendan. ¿Y comunicación? No se limite a enviarlo por correo electrónico y olvidarlo. Organice debates, talleres y recordatorios periódicos sobre estas políticas. Haga que comprender la política de gastos sea tan común como tomar un café por la mañana en su oficina.
Puede consultar el artículo siguiente para comenzar a crear una política de gastos que se adapte a sus necesidades.
3. Elija software para la automatización de la aprobación de gastos
Sumerjámonos en el mundo de la automatización de gastos y exploremos las soluciones disponibles. Imagine cada una de estas soluciones potenciales como un superhéroe en el universo de la gestión financiera, cada una con sus poderes únicos para transformar sus informes de gastos de un dolor de cabeza a una brisa.
- Nanonetas: Nanonets es el genio de la tecnología de la cuadra. Con su tecnología OCR de vanguardia y procesos impulsados por IA, Nanonets elimina la molestia de la gestión de gastos. Con su interfaz de usuario intuitiva, integración perfecta con varios software de contabilidad y monitoreo del cumplimiento de políticas, Nanonets se destaca como una solución integral. Es como tener un asistente financiero dedicado que domina todos los trucos del libro, desde el seguimiento de recibos hasta el análisis sofisticado de gastos.
- Expensify: Piense en Expensify como el amigo genial e intuitivo que sabe exactamente lo que necesita. Su interfaz fácil de usar hace que el seguimiento de los recibos y la gestión de los reembolsos parezcan un paseo por el parque. Con compatibilidad con varios programas de contabilidad, Expensify no sólo funciona bien con otros; mejora el juego de todo el equipo.
- Gastos de Zoho: Zoho Expense es como el genio multitarea del grupo. Como parte del amplio conjunto de Zoho, incorpora el registro automatizado de gastos, lo que garantiza que el cumplimiento de las políticas sea muy sencillo. Su perfecta integración con el software de contabilidad es como tener un traductor que habla todos los idiomas financieros con fluidez.
- QuickBooks Online: Imagine QuickBooks Online como el todoterreno experimentado. No se trata sólo de una contabilidad sólida; se trata de incorporar el seguimiento de gastos. Con QuickBooks, no solo administras los gastos; estás consolidando todo tu universo financiero en un solo lugar. Es como tener tu pastel y comértelo también.
- mesa de gastos: Spendesk es el moderno y fanático del control (en el buen sentido) de la gestión de gastos. Ofrece una solución de gastos integral que pone el control, la visibilidad y la automatización en la palma de su mano. Desde tarjetas de empresa hasta pagos inesperados, Spendesk lo tiene todo cubierto. Es como tener una navaja financiera suiza a tu disposición.
Cada una de estas soluciones aporta algo único, transformando la abrumadora tarea de la gestión de gastos en algo más manejable, más ágil y, me atrevo a decir, más agradable. No se trata sólo de realizar un seguimiento de los gastos; se trata de adoptar una forma más inteligente de trabajar basada en la elección de una solución que satisfaga adecuadamente sus necesidades.
Flujo de trabajo de aprobación de gastos
Retrocedamos el tiempo y observemos el flujo de trabajo tradicional y manual de aprobación de gastos, que recuerda los días en que todo se hacía a mano.
- Recibos de recolección: Los empleados recogen recibos en papel de cada gasto, desde viajes en taxi hasta cenas con clientes. Es como llevar un álbum de recortes, pero menos divertido y más tedioso.
- Llenar informes de gastos: Luego, completan informes de gastos a mano o en una hoja de cálculo. Lleva mucho tiempo, como hacer tus impuestos todos los meses.
- Presentación para aprobación: Estos informes, repletos de recibos, se envían luego al gerente o al equipo de finanzas, a menudo en una carpeta física que se distribuye como una papa caliente.
- Revisión del gerente: El gerente revisa cada informe y examina cada partida. Es como un trabajo de detective, pero con más números y menos emoción.
- Consultas y Aclaraciones: Si hay dudas, vuelve al empleado para obtener aclaraciones. Este ir y venir puede parecer un juego interminable de ping-pong.
- Aprobación Final y Reembolso: Una vez aprobado, el informe pasa al equipo de finanzas para procesar el reembolso. Esto podría llevar días o semanas, dependiendo de la cola.
- Archivo y mantenimiento de registros: Finalmente, todos estos documentos se archivan para su mantenimiento, ocupando espacio físico y haciendo que su recuperación sea una molestia.
Flujo de trabajo optimizado con nanoredes: el enfoque moderno
Ahora, avancemos hasta el día de hoy y reinventemos este flujo de trabajo con Nanonets, convirtiendo un proceso engorroso en una operación optimizada y eficiente.
- Captura automatizada de recibos: Los empleados toman fotografías de sus recibos. La tecnología OCR de Nanonets captura y digitaliza instantáneamente los datos. ¡No más acaparamiento de papel!
- Generación de informes de gastos sin esfuerzo: El sistema completa automáticamente los informes de gastos utilizando los datos capturados y los exporta al software de su elección. Es como magia, con los números apareciendo donde deberían, todos limpios y ordenados.
- Envío y notificación electrónicos: Los empleados envían informes electrónicamente desde el medio de su elección. Los gerentes reciben notificaciones instantáneas, lo que hace avanzar el proceso a la velocidad de un correo electrónico.
- Revisión rápida del administrador con asistencia de IA: Los gerentes revisan los informes de manera más eficiente, con la ayuda de IA que señala anomalías o violaciones de políticas. Es menos una búsqueda del tesoro y más un escaneo rápido.
- Consultas reducidas y aclaraciones en tiempo real: Con datos más claros y registros digitales se reducen las consultas. Cualquier aclaración necesaria se maneja rápidamente a través del sistema, lo que reduce drásticamente los intercambios.
- Aprobación rápida y reembolso automatizado: Una vez aprobado, el sistema interactúa con los sistemas de pago para un reembolso rápido. Los empleados recuperan su dinero más rápido y todos están más felices por ello.
- Archivo digital y fácil recuperación: Todos los registros se almacenan digitalmente, lo que hace que archivarlos sea muy sencillo y recuperarlos tan fácilmente como una búsqueda en Google. ¡No más hurgar en archivadores!
Al implementar Nanonets, las empresas transforman su flujo de trabajo de aprobación de gastos de un proceso manual lento a un sistema rápido, automatizado y casi sin esfuerzo. No se trata sólo de mantenerse al día; se trata de impulsar su negocio hacia un futuro donde la eficiencia sea la norma y la productividad se dispare.
Superar desafíos comunes
Rompiendo el hielo
El cambio, especialmente en una organización establecida, puede ser tan desafiante como enseñarle nuevos trucos a un perro viejo. Pero no es imposible. Al introducir nuevos procesos o tecnologías de aprobación de gastos, espere resistencia. Para facilitar esto, involucre a su equipo en el proceso de selección e implementación. Hazles sentir que son parte del cambio, no víctimas del mismo. Ofrezca una amplia formación y muéstreles los beneficios, no sólo para la empresa, sino también para ellos. Un poco de empatía y mucha comunicación contribuyen en gran medida a transformar a los escépticos en defensores.
Velocidad versus cumplimiento
En la carrera por agilizar las aprobaciones de gastos, el cumplimiento es el camino que debe seguir. Equilibrar la velocidad con el cumplimiento es como caminar sobre la cuerda floja. Por un lado, desea acelerar el proceso; por el otro, no puedes darte el lujo de tomar atajos legalmente. La clave es establecer sistemas que no sólo sean eficientes sino también inherentemente conformes. Utilice tecnología que vigile las actualizaciones regulatorias y las integre en el proceso. Realice auditorías periódicas y mantenga a su equipo capacitado en cuestiones de cumplimiento. No se trata sólo de ir rápido; se trata de llegar lejos, sin tropezar con las regulaciones.
La implementación de estas estrategias no sólo agilizará su proceso de aprobación de gastos, sino que también creará una cultura de eficiencia y responsabilidad. Es un viaje, pero con el enfoque correcto, es un viaje que puede transformar la columna vertebral financiera de su empresa.
Conclusión
Ahí lo tenemos, un recorrido relámpago por el dinámico mundo de la gestión de gastos. Hemos visto los métodos torpes y lentos de ayer y cómo se comparan con los procesos elegantes y eficientes de hoy. Es como comparar un carruaje tirado por caballos con un automóvil deportivo: ambos te llevan a donde necesitas ir, pero uno lo hace con mucho más estilo y velocidad.
Profundizamos en las transformaciones de la vida real, como el viaje de ATU de un pasado cargado de papel a un futuro digitalizado y optimizado, recuperando la asombrosa cantidad de 2 millones de euros en el proceso. Son historias como estas las que nos muestran el impacto tangible de adoptar soluciones modernas de gestión de gastos.
Nuestra exploración de las mejores soluciones del mercado, desde las Nanonets tecnológicas hasta el intuitivo Expensify, el versátil Zoho Expense, el todo incluido QuickBooks Online y el Spendesk centrado en el control, destacó los variados tipos de innovación disponibles para nosotros. Cada solución aporta su estilo único, pero es difícil ignorar el encanto integral de las Nanonets, que combinan sutilmente lo mejor de todos los mundos.
A medida que hemos viajado desde el laberinto de los métodos tradicionales hacia los caminos simplificados creados por la tecnología moderna, está claro que el futuro de la gestión de gastos no consiste solo en hacer las cosas más rápido. Se trata de hacerlos más inteligentes, con más transparencia, responsabilidad y eficiencia. Se trata de empoderar a nuestros equipos, liberarlos de la monotonía de los procesos manuales y brindarles las herramientas para impulsar nuestros negocios.
Entonces, mientras concluimos, lo invito a reflexionar sobre su proceso actual de gestión de gastos. ¿Es una reliquia del pasado o está preparado para impulsarle hacia un futuro productivo? Recuerde, en el mundo de los negocios quedarse quieto no es una opción. Abrace el cambio, súbase a la ola del avance tecnológico y dirijamos nuestras empresas hacia un horizonte de eficiencia y crecimiento. ¡El futuro es ahora y es estimulante!
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- Fuente: https://nanonets.com/blog/expense-approval-process/
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