La guía completa para la automatización de adquisiciones

¿Está cansado de ingresar solicitudes manualmente, creación de ordenes de compray seguimiento de facturas? ¿Cansado de depender de métodos intensivos en mano de obra de la vejez para gestionar los problemas de cumplimiento? ¿Le gustaría que hubiera una manera de hacer que sus procesos de adquisición sean más eficientes?

Si es así, necesitará saber todo acerca de la automatización de adquisiciones, una poderosa herramienta que puede ayudarlo a administrar el proceso de compras de manera eficiente. En este artículo, desmitificaremos el proceso de automatización de adquisiciones y discutiremos los muchos desafíos (y beneficios), las tendencias emergentes y las mejores prácticas asociadas con él.

¿Qué es la automatización de compras?

La automatización de adquisiciones es el uso de la tecnología para agilizar la adquisición de bienes y servicios. Es una forma de automatizar tareas manuales en todo el proceso de adquisición, haciéndolo más eficiente y rentable. La automatización de este proceso puede adoptar muchas formas, desde recordatorios automáticos por correo electrónico hasta el uso de algoritmos de inteligencia artificial (IA).

Al aprovechar tecnologías avanzadas como IA, aprendizaje automático, automatización de procesos robóticos (RPA), procesamiento de lenguaje natural (NLP) y blockchain, las empresas pueden automatizar varios procesos de adquisición. Estos procesos pueden incluir procesamiento de pedidos, cronogramas de pago, selección y evaluación de proveedores, gestión de documentos, previsión de demanda, reconciliación de facturas y automatización de la cadena de suministro.

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Beneficios de la automatización de adquisiciones

Costos reducidos

La automatización puede reducir el tiempo que lleva procesar pedidos, crear solicitudes de compra y muchas otras tareas. Lo que significa que gastará menos dinero en salarios y otros recursos.

Eficiencia mejorada

Cuando tiene menos personas trabajando en cada tarea, hay menos errores cometidos por el juicio humano. ¡Esto significa que su empresa también podrá hacer más en menos tiempo!

Precisión mejorada

Con menos errores cometidos por personas que no son profesionales capacitados, hay menos margen de error cuando se trata de asegurarse de que todo se haga correctamente antes de avanzar con cualquier otra cosa relacionada específicamente con los procesos de adquisición dentro de una organización.

Mayor agilidad

La automatización de compras es como tener un par de manos extra para ayudar a las organizaciones a adaptarse a los cambios en el mercado y las necesidades comerciales. Encargarse de las tareas de adquisición repetitivas libera tiempo y recursos valiosos para que las empresas puedan concentrarse en construir mejores relaciones con los proveedores, generar ideas innovadoras y tomar decisiones estratégicas.

Toma de Decisiones basada en Datos

Cuando las empresas utilizan la automatización de adquisiciones, obtienen acceso a algunas herramientas poderosas para analizar datos. Esto incluye cosas como el análisis de gastos, que lo ayuda a comprender cuánto dinero está gastando en diferentes cosas, y métricas de rendimiento, que pueden indicarle qué tan bien están funcionando sus procesos de adquisición. Pero eso no es todo: también se incluye análisis predictivo, lo que significa que puede usar datos para predecir lo que podría suceder en el futuro. Al tener toda esta información, las empresas pueden tomar mejores decisiones sobre cómo gastar su dinero y también identificar oportunidades y riesgos que de otro modo no habrían notado. Entonces, cuando se trata de adquisiciones, ¡usar datos para impulsar la toma de decisiones es definitivamente el camino a seguir!

Cumplimiento mejorado

Cuando las empresas utilizan la automatización en sus procesos de adquisición, pueden asegurarse de que están siguiendo todas las normas y reglamentos que se aplican a ellos. Esto incluye cosas como políticas de adquisición, estándares éticos y requisitos de sostenibilidad. Al automatizar las tareas relacionadas con el cumplimiento, las empresas pueden reducir el riesgo de meterse en problemas por no seguir las reglas. Eso podría significar evitar sanciones o multas, que pueden ser muy costosas.

¿Qué es el Proceso de Automatización de Compras?

Comenzar con la adquisición automatizada es más simple de lo que piensa. El proceso en sí se puede dividir en unos pocos pasos clave:

Recolectar Datos

Comience recopilando datos como detalles de productos y proveedores, historial de órdenes de compra, estado de facturas y más. La recopilación de esta información lo ayudará a comprender mejor las necesidades y objetivos de su organización.

Dé un paso atrás y evalúe qué tan eficiente es su proceso actual, dónde están los puntos conflictivos y qué tipo de automatización ayudaría a cambiar las cosas.

Optimización de adquisiciones

Una vez que tenga todos los datos necesarios, es hora de optimizar su proceso. Utilice algoritmos para analizar los datos recopilados e identificar posibles ahorros de costos, productos obsoletos, riesgos de gastos excesivos y oportunidades de estandarización.

Automatización de adquisiciones

Utilice herramientas tecnológicas para automatizar el proceso de adquisición, incluidas las órdenes de compra automáticas, la selección de proveedores, la gestión de contratos y más. Esto mejora su capacidad para realizar un seguimiento y gestionar contratos al tiempo que reduce los costes en forma de tiempo de procesamiento y gastos generales administrativos.

Existe una variedad de soluciones diferentes, desde soluciones básicas hasta soluciones completas de nivel empresarial, por lo que es importante investigar qué hay disponible y encontrar la opción adecuada para su organización.

Viabilidad y aprobación de las partes interesadas

Obtenga una idea de los costos de implementación para que sepa en qué se encontrará una vez que haga el cambio. Asegúrese de que todos los involucrados en el proceso de toma de decisiones estén a bordo antes de comprometerse para asegurarse de que todos estén en la misma página y apoyen el cambio del papel a lo digital.

Desarrollar un plan

Una vez que se hayan realizado todos los preliminares, es hora de desarrollar un plan de implementación que tenga en cuenta la capacitación de los empleados, la seguridad de los datos y otros pasos necesarios antes de poner en marcha los sistemas de adquisición automatizados.

Seguimiento e informes

Por último, supervise las métricas de rendimiento, como los plazos de entrega, la visibilidad de los gastos y el rendimiento de los proveedores a lo largo del tiempo para garantizar que se cumplan los objetivos y que cualquier problema se identifique y aborde rápidamente.

Desafíos de la automatización de adquisiciones

Cuando se trata de compras automatizadas, hay algunos desafíos a considerar. Si bien el proceso puede parecer simple en papel, puede ser complejo en la práctica. Aquí hay un desglose de algunos obstáculos que puede enfrentar:

Gestión del cambio

El cambio a soluciones de adquisición automatizadas requiere la aceptación de las partes interesadas y el personal de toda la organización. Esto puede ser difícil, ya que a menudo existe cierta resistencia al cambio y la adopción de nuevas tecnologías lleva tiempo.

Consideraciones de costo

La automatización requiere una inversión inicial en términos de tiempo y dinero, lo que puede hacer que el cambio sea intimidante para algunas organizaciones. La evaluación cuidadosa de las opciones y la comprensión de los costos asociados es clave al seleccionar una solución automatizada que mejor se adapte a las necesidades de su organización.

Integración de Datos

Las soluciones de automatización de adquisiciones solo tienen éxito si se integran con los sistemas y bases de datos existentes para brindar una vista completa de los datos de los proveedores, los precios de los productos, las órdenes de compra, etc. Por ejemplo, cualquier solución potencial que seleccione debe tener la capacidad de comunicarse con su departamento financiero. sistema para proporcionar un historial de transacciones detallado para mejorar los procesos de toma de decisiones dentro de la organización.

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Mejores prácticas para la automatización de adquisiciones

Evalúe sus necesidades

Antes de comenzar a buscar tecnología, es importante evaluar qué es exactamente lo que está tratando de lograr con la automatización de adquisiciones. ¿Quiere una mejor visibilidad de los datos de gastos? ¿Quiere mejorar el rendimiento de los proveedores a través de análisis e información? ¿Existen ineficiencias en los procesos actuales que podrían abordarse con nuevas herramientas o sistemas? Una vez que tenga una idea clara de lo que necesita mejorar, ¡es hora del paso dos!

Trabajar con expertos

Una de las cosas más importantes que puede hacer es involucrar a expertos que tengan experiencia en automatización de adquisiciones. Podrán guiarlo a través del proceso, ayudándolo a planificar los desafíos e identificar posibles obstáculos. Consultar a un experto puede mejorar enormemente la velocidad y la confiabilidad de su transición.

Elija la tecnología adecuada para su negocio y ¡siga con ella!

Al elegir qué software de automatización de adquisiciones tiene sentido para su organización, tenga en cuenta factores como la rentabilidad frente a la facilidad de uso a lo largo del tiempo; escalabilidad tanto de las soluciones de software como de su capacidad dentro de organizaciones más grandes. Si se integran bien con otros sistemas existentes que ya se utilizan en un entorno empresarial como las plataformas ERP. También es importante no solo mirar a un proveedor, sino investigar múltiples opciones antes de tomar cualquier decisión sobre el proceso de automatización de adquisiciones.

Desarrollar un plan

Antes de implementar cualquier nuevo sistema de software o cambio de proceso, especialmente uno tan complejo como la automatización de adquisiciones, es aconsejable crear un plan explícito sobre cómo funcionarán las cosas una vez que todo se haya puesto en marcha. Esto debe incluir plazos para cada paso junto con métricas específicas contra las cuales se puede medir el éxito más adelante. Por ejemplo, esperamos que esta nueva política aumente nuestras ventas en un 20 % durante seis meses.

Casos de uso comunes de la automatización de adquisiciones

La gestión del inventario

Este es uno de los usos más básicos de la automatización de adquisiciones, ya que le permite realizar un seguimiento de sus niveles de inventario y garantizar que no se quede sin productos o suministros antes de que se necesiten.

Administración de proveedores

Esta función permite a las empresas realizar un seguimiento de todos sus proveedores en un solo lugar, lo que facilita el trabajo con ellos de forma regular y garantiza que todos los pagos se realicen sin problemas al final de cada mes (o año).

Gestión de contratos

Las funciones de gestión de contratos permiten a las empresas crear contratos con sus proveedores para garantizar que los estándares de control de calidad se cumplan de forma constante a lo largo del tiempo. Esto ayuda a evitar que surjan problemas en el futuro debido a un desempeño deficiente de cualquiera de las partes durante un proyecto u otros tipos de acuerdos entre dos partes.

administracion de RELACIONES de provisiones

Las soluciones de gestión de relaciones con proveedores pueden cambiar las reglas del juego para las organizaciones que trabajan con proveedores. Simplifican el proceso de gestión de las relaciones con los proveedores mediante la automatización de tareas como el seguimiento del rendimiento de los proveedores, mantenerse en contacto con ellos y trabajar juntos para lograr objetivos compartidos.

Tendencias emergentes en la automatización de adquisiciones

Aunque la automatización de adquisiciones ya es un cambio de juego para el proceso de compra, solo mejorará. Estas son algunas de las tendencias emergentes en la automatización de adquisiciones:

Inteligencia Artificial y Aprendizaje Automático

Las soluciones de automatización impulsadas por IA son cada vez más populares y pueden analizar datos de forma rápida y precisa para tomar mejores decisiones más rápido. No solo eso, sino que el aprendizaje automático permite que estas herramientas se vuelvan más precisas y eficientes con el tiempo a medida que recopilan más datos.

Tecnología Blockchain

La tecnología Blockchain se está utilizando en el proceso de adquisición para proporcionar un libro de contabilidad inmutable que registre cada paso del proceso de compra. Esto ayuda a garantizar una mayor transparencia, precisión y ahorro de costos, y se puede utilizar para respaldar el cumplimiento de las reglamentaciones.

Digitalización de documentos

La digitalización de documentos ha sido posible gracias a tecnologías basadas en la nube como OCR (reconocimiento óptico de caracteres). Esta tecnología permite que los documentos escaneados se conviertan en archivos digitales, lo que permite tiempos de procesamiento de documentos más rápidos. Además, en lugar de tener documentos esparcidos por todo el lugar, se almacenan de forma segura en un solo sistema.

La promesa de estas tendencias emergentes, más el desarrollo continuo de los procesos actuales, muestra que la automatización de compras llegó para quedarse como una fuerza transformadora en las operaciones comerciales.

¿Cómo pueden ayudar las nanoredes con la automatización de adquisiciones?

La plataforma impulsada por IA de Nanonets puede ayudar con los procesos de automatización de adquisiciones al automatizar las tareas de extracción y captura de datos de documentos. Por ejemplo, la plataforma puede extraer datos de facturas, órdenes de compra y otros documentos relacionados con las adquisiciones, y completar automáticamente esos datos en los sistemas o flujos de trabajo de adquisiciones. Esta automatización reduce el riesgo de errores, aumenta la velocidad de procesamiento y permite a los empleados concentrarse en tareas de mayor valor agregado.

Además de esto, Nanonets proporciona un sistema con una interfaz de usuario intuitiva y flujos de trabajo personalizados para agilizar la automatización de sus procesos.

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Conclusión

En conclusión, el futuro de la automatización de adquisiciones está aquí. Con él viene un conjunto único de oportunidades y desafíos. Pero aquellos que acepten su poder cosecharán las recompensas de una mayor eficiencia, mejor precisión y ahorro de costos. Al seguir las mejores prácticas descritas aquí, las organizaciones pueden optimizar sus procesos de adquisición y convertirse en más competitivo en el mercado global.

Con Nanonets, las empresas pueden aprovechar lo último en aprendizaje automático y tecnología de inteligencia artificial para automatizar sus procesos de adquisición para mejorar la precisión, reducir costos y utilizar su fuerza laboral de manera más eficiente.

Así que no tengas miedo de dar el paso. Es hora de comenzar a automatizar su proceso de compras y llevar su negocio al siguiente nivel.

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• Fuente: https://nanonets.com/blog/the-comprehensive-guide-to-procurement-automation/