¿Alguna vez siente que no tiene suficiente tiempo o que se está ahogando en papeleo?
Si es así, no estás solo. La mayoría de los profesionales están de acuerdo en que la gestión manual de documentos lleva mucho tiempo. papel de hoy gestión de documentos y los métodos de archivo son costosos, derrochadores y, a menudo, ineficaces. Según los hechos,
- Los usos ordinarios de América del Norte 504.84 libras de de papel cada año.
- Presentar un documento cuesta $20, encontrar un documento perdido cuesta $120 y reproducir un documento cuesta $220.
Sin embargo, debe haber un mejor enfoque en el mundo acelerado de hoy. Hay automatización de documentos software, afortunadamente.
Aprenderemos más sobre los 11 principales software de automatización de documentos en los siguientes párrafos para descubrir cómo pueden ayudarlo a ahorrar horas de su tiempo.
En caso de que tengas prisa, Nanonetas es nuestra mejor opción como plataforma de automatización de documentos, seguido de Adobe y Documate. Aquí hay una instantánea de la comparación.
Los 10 mejores software de automatización de documentos en 2023
¿Qué es el software de automatización de documentos?
Automatización de documentos El software lo ayuda a ahorrar tiempo al agilizar los procedimientos de su empresa. Los usuarios pueden generar, cambiar, editar y administrar documentos basados en varios puntos de datos utilizando este tipo de software.
Su uso facilita la creación de plantillas dinámicas y editables que se pueden usar para crear documentos de uso común. Puede producir rápidamente una amplia gama de documentos, incluidos contratos, ofertas, formularios, propuestas y más, utilizando el software de automatización de documentos.
Los 11 mejores software de automatización de documentos para su negocio.
1. Nanonetas [Comienza tu prueba gratuita]
Nanonetas es un documento sin código plataforma de automatización. Las nanoredes pueden automatizar todos los aspectos de los procesos documentales, desde captura de documentos, verificación de documentos, flujos de trabajo de aprobación, gestión de incidentes, almacenamiento de documentos y más.
Los usuarios pueden usar Nanonets para automatizar entrada manual de datos de documentos y mejorar la velocidad de procesamiento de documentos. Las nanoredes se pueden integrar con más de 5000 software en minutos.
Nanonets tiene un avanzado API de OCR que detecta tipos de documentos, extrae información relevante de los documentos y digitaliza documentos en minutos. Con los flujos de trabajo de Nanonets, puede automatizar cualquier proceso, como la incorporación de clientes, Verificación de identidad, procesos de facturación, cuentas por pagar, y más con un clic de un botón.
Nanonets tiene múltiples plantillas para automatizar procesos de documentos, pero también puede crear su propio modelo de IA en menos de 15 minutos.
Para Agencias y Operadores
- Capture fácilmente documentos de fuentes de datos como Gmail, Drive, Outlook y más.
- Extraer datos de documentos con >95% de precisión
- API de OCR avanzado
- Interfaz fácil de usar
- Plataforma sin código
- Automatice cualquier proceso con flujos de trabajo
- Cree funciones lógicas complejas para verificar documentos
- Plantillas y opciones de personalización fáciles
- Amplia variedad de integraciones
- Control de acceso basado en roles
- Pista de auditoría los registros
- Precios transparentes – consultar planes de precios
- Soporte 24 × 7
Desventajas
- Sin opciones de generación de documentos: se puede integrar con Microsoft Word para ingresar documentos directamente
- No se puede usar para la firma electrónica: se puede integrar con otro software de firma electrónica
- Sin aplicación móvil
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2. PandaDoc
PandaDoc es un software de automatización de documentos diseñado específicamente para agilizar el proceso de ventas. Permite a los usuarios crear, revisar y firmar electrónicamente propuestas, cotizaciones y contratos fácilmente. Su editor de arrastrar y soltar, las cargas con un solo clic y una colección de plantillas bien diseñadas simplifican la creación de nuevos documentos.
Además, el software permite a los usuarios monitorear la interacción del cliente con los documentos enviados y recibir notificaciones en tiempo real para cualquier atención necesaria. Sin embargo, puede que no sea adecuado para las necesidades de automatización de documentos fuera del proceso de ventas, y el precio inicial del software es de $19 por usuario al mes. Las capacidades de flujo de trabajo de documentos más avanzadas solo están disponibles en los planes Business y Enterprise, que comienzan desde $59/usuario/mes.
Pros:
- Interfaz de usuario limpia y fácil de entender
- Plantillas precargadas disponibles
- Facilidad de uso
- Amplia variedad de opciones de integración
- Realiza un seguimiento del número de veces que un cliente potencial lee una cita
- Permite agregar otros campos y otra información
- Firma electronica
- Altamente personalizable
- Rendimiento fluido del usuario e informes de contenido
Contras:
- Mala integración con los CRM
- Precios altos para funciones de automatización y tamaño de equipo grande
- La interfaz de usuario podría ser abrumadora al principio
- Los campos de texto son difíciles de editar
- Diseños de menú confusos con muchas imágenes y opciones en cada opción de menú
- Dificultad para nombrar formularios
- Se requieren múltiples usuarios
- Se puede mejorar la funcionalidad de mover mosaicos dentro de las plantillas.
- Más tutoriales serían útiles
- Dificultades para modificar procesos de documentos
- Sin lógica condicional en los formularios
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3. Editor PDF Jotform
Jotform puede hacer que sus documentos se vean bonitos y profesionales usando su edición de arrastrar y soltar y más de 1,200 plantillas prefabricadas que puede cambiar para que coincidan con su empresa. Aunque Jotform todavía es nuevo en la creación de documentos, puede ser bueno para las grandes empresas que desean colocar formularios en sus sitios web para poder obtener información de los clientes.
Ventajas de usar Jotform
- Tablas fáciles de entender
- Permite a los clientes elegir el producto adecuado en función de una serie de preguntas.
- Sin tarifa de instalación
- Versión gratuita/Freemium
- Seguimiento de respuestas
- Resultados en tiempo real
- Por Necesidad procesamiento de formularios
Contras de usar Jotform
- Lentitud intermitente
- Botón de desactivación de guardado no automático
- Problemas de sincronización de información entre la aplicación del teléfono inteligente y la Web
- Se requieren ligeras mejoras para facilitar su uso.
- No necesariamente intuitivo para la mayoría de los usuarios
- Alineación de descarga de PDF incorrecta
- Las opciones para exportar a Excel deberían diseñarse de manera más inteligente.
- La edición de correo electrónico podría mejorarse con una selección más amplia de plantillas.
- La marca de agua masiva en la parte inferior del formulario.
- Los campos de la tabla solo se pueden actualizar desde formularios, no al revés
- El servicio de atención al cliente por teléfono y el soporte por chat se pueden mejorar.
- Precios ocultos
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4. documentar
Documate es fácil de usar, sin código software de gestión de documentos legales. Permite a los usuarios diseñar formularios en línea únicos que llenan automáticamente documentos de Word o PDF con datos.
Para ayudar a las organizaciones benéficas de asistencia legal a crear procesos orientados al cliente, un equipo de abogados y tecnólogos creó Documate al principio. Aunque los abogados parecen ser los principales clientes del software, cualquier empresa puede producir documentos utilizando las sencillas instalaciones de Documate. El precio inicial es de $99 por mes con una limitación de diez flujos de trabajo.
Ventajas de usar Documate
- Buen trabajo multiplataforma como Windows y Mac
- Más control sobre nuestros datos
- Cuestionarios fácilmente personalizables
- Genera convenios y listas de precios
- Disminuye el error humano
Contras de usar Documate
- Funciones básicas de gestión de documentos
- No todas las funciones en el nivel inicial
- Caro para más funciones
- Sin Servicios Premium de Consultoría/Integración
- Largo proceso de implementación
- Insertar el código requiere solución de problemas
- Menos colores y temas de diseño.
- Dirigido a abogados
- Bueno para pequeñas empresas
- no es un gran OCR legal motor
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5. Plantilla
Templafy es una plataforma que ayuda a las grandes empresas a administrar, actualizar y compartir información y materiales importantes en toda la empresa. Los gerentes y los equipos de cumplimiento pueden controlar qué información se usa asegurándose de que solo se use la información aprobada mediante la configuración de permisos.
Los empleados pueden usar Templafy para hacer fácilmente documentos importantes como contratos, propuestas y materiales de ventas usando las herramientas dentro de su software de procesamiento de texto. Templafy es una buena opción para empresas más grandes con al menos 50 usuarios.
Ventajas de usar Templafy
- Interfaz de usuario simple para tomar decisiones y ver resultados
- Pone el poder de la personalización en la mano del usuario.
- Configuración rápida y potente
- Excelente atención al cliente
- Mayor productividad
Contras de usar Templafy
- Interfaz de usuario basada en web e independencia del software de Microsoft
- Anteriormente, el software tenía dificultades con la doble autenticación para ciertos usuarios.
- Por el momento, el software no permite compartir enlaces profundos.
- Actualmente no hay una versión para smartphone disponible.
- Orientado a la generación de documentos en lugar de la automatización de procesos de documentos
- Caro para pequeñas empresas
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6. Conga
Conga Composer puede ser su respuesta si su equipo de ventas busca un software de automatización de documentos para utilizar con Salesforce. Conga desarrolla soluciones nativas de Salesforce que integrar datos de Salesforce con procesos y generación automatizada de documentos.
Conga también ofrece una variedad de funciones adicionales relacionadas con Salesforce. aplicaciones de gestión de documentos. Debe ponerse en contacto con la empresa para obtener una cotización, ya que los precios se realizan de forma personalizada.
Ventajas de usar Conga
- Admite varios usuarios
- Integración de Salesforce
- Firmas electrónicas
- Transparencia de las ediciones entre los miembros del equipo
- Los clientes pueden firmar los acuerdos algo rápido
- Extrae toda la información de la cotización fácilmente
Contras de usar Conga
- La interfaz de usuario puede ser más interactiva
- Sigue utilizando páginas VF obsoletas.
- El flujo del generador de plantillas se puede mejorar.
- Certificación El mantenimiento es relativamente difícil
- Configuración compleja: se necesita capacitación y experiencia práctica para configurar esto de forma independiente.
- Es un desafío replicar contratos usando la función principal.
- Algunas configuraciones del compositor no se pueden agregar directamente desde el generador de soluciones.
- Informar errores
- Salesforce Lightning no es compatible con todas las funciones del producto
- El formato es inadecuado
- A veces puede ser un desafío fusionar campos para fotos o firmas.
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7. Pájaro carpintero
A las firmas de abogados pequeñas y solitarias que buscan un software de automatización de documentos esencial que se adapte a sus requisitos les encantaría este complemento de Microsoft Word. Los usuarios pueden crear plantillas y automatizar procesos de producción de documentos con Woodpecker, todo desde Word.
Los usuarios pueden optimizar su procesos de documentos con más de 2,000 conexiones de software utilizando la API abierta de Zapier y Woodpecker. Los costos comienzan en $39 por mes (para un plan anual) con limitaciones
Ventajas de usar Woodpecker
- Acelera la redacción de documentos legales
- Integración con Microsoft word
- Fácil de agregar variables a través de la barra lateral
- Bueno para el montaje de documentos.
Contras de usar Woodpecker
- Dirigido a los usuarios de la ley
- Interfaz de usuario torpe
- Tiene una curva de aprendizaje, no lo suficientemente intuitiva
- No es exactamente automatización de documentos: más hacia la generación y creación de plantillas de documentos.
8. Adobe Acrobat DC
Adobe Acrobat le permite crear, editar, convertir, compartir, firmar y fusionar fácilmente documentos con Acrobat desde la plataforma de Adobe. Como resultado, puede crear experiencias digitales fluidas que facilitan que su equipo trabaje en conjunto y se comunique desde cualquier dispositivo, en cualquier momento y en cualquier lugar.
La automatización de documentos de Adobe permite a las organizaciones crear documentos PDF en formato word, page o ppt. Con la API de generación de documentos, puede insertar código en su documento de Word para crear facturas o cualquier otro documento PDF o Word automáticamente.
Ventajas de usar Adobe
- Interfaz de usuario intuitiva
- Cree automáticamente documentos PDF usando una plantilla
- Protección con contraseña para mayor seguridad
- Capacidad de voz de audio
Contras de usar Adobe
- Caro en comparación con otras herramientas.
- La versión gratuita carece de funciones básicas.
- La API de OCR no captura el texto a la perfección.
- Falta de integraciones
- No puede agregar varias firmas a un solo documento
- Mayor tiempo de carga
- Para automatizar, debe usar la versión Adobe Pro Wizard
- No se pueden automatizar procesos de documentos como aprobaciones o verificación.
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9. BRYTER
Los equipos de expertos como Legal y Cumplimiento pueden hacer que su experiencia sea accesible digitalmente utilizando Bryter.
La plataforma sin código de Bryter puede generar documentos y usar flujos de trabajo de documentos para automatizar procesos de documentos. Bryter puede crear aplicaciones digitales sin escribir una sola línea de código. Bryter trabaja para permitir la digitalización en las organizaciones con aplicaciones simples pero potentes. No se proporciona información de precios.
Ventajas de usar Bryter
- Sin plataforma de código
- Plantillas preexistentes para la automatización de documentos
- Visualización avanzada de datos
Contras de usar Bryter
- Diseño especulativo
- Esfuerzos necesarios para que funcione
- Orientado a la generación de contratos
- Difícil de configurar
- Las plantillas no son muy intuitivas de usar
- Carece de funciones de accesibilidad
10. xaitporter
XaitPorter incluye un flujo de trabajo incorporado basado en una base de datos para facilitar la reutilización de la información y maneja automáticamente el formato, el diseño y la numeración. Licitaciones, contratos, solicitudes de licencias, planes de desarrollo de campo, informes útiles, memorias anuales, y muchos otros documentos pueden ser automatizados con XaitPorter.
El formato, el diseño y la numeración se realizan automáticamente. XaitPorter asegura que nuestros clientes puedan gestionar, conservar y utilizar su material de forma más eficaz ya que se basa en una base de datos.
Ventajas de usar Xait
- Automatiza la generación de documentos y la creación de PDF
- Puede usar flujos de trabajo para automatizar la creación de documentos
- opción para archivar RFP anteriores
- Fáciles de usar
- Mejora la colaboración y la coautoría de documentos
Contras de usar Xait
- Orientado a la coautoría de documentos
- Sin funciones avanzadas de automatización de procesos de documentos
- No se proporciona precio
- La nueva versión tiene errores en la comprensión de las tablas.
- La importación de Word no está libre de errores
- La interfaz de usuario puede ser mejor
- Los tableros son difíciles de entender
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El blog enumera las principales herramientas de automatización de documentos disponibles en el mercado. Intente comparar sus requisitos con las características de las herramientas de automatización de documentos. Pruebe sus pruebas gratuitas y seleccione la mejor herramienta de automatización.
Nanonets es una solución robusta para automatizar todos sus procesos de documentos si consideramos algunas características importantes del software de automatización de documentos.
Aquí está la instantánea de la comparación de la mejor plataforma de automatización de documentos en el mercado.
Seleccionar la mejor plataforma de automatización de documentos puede ser vital para implementar con éxito la automatización en toda la organización. Encuentre el sistema adecuado, flexible y personalizable que se ajuste a sus requisitos. Con tantos proveedores en el mercado, esta decisión requiere mucha investigación. Pero no te preocupes. Estamos aquí para simplificar el proceso de selección de proveedores de automatización de documentos.
Evalúe a los proveedores según los siguientes criterios y encuentre la mejor solución.
- Tipo de documento
- Precisión de los modelos OCR
- Procesos de manejo de excepciones
- Automatización del flujo de trabajo
- Plantilla vs Modelos Personalizados
- La facilidad de uso
- Soporte
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Preguntas Frecuentes
¿Cuáles son los beneficios de utilizar una plataforma de automatización de documentos?
Reduzca los errores manuales y ahorre tiempo
El software de automatización de documentos ayuda a ahorrar tiempo al automatizar varias operaciones repetitivas, como agregar encabezados, números de página y tablas, y formatear, como el tamaño de fuente y el diseño. La preparación manual de papeles en cantidades significativas también ayuda a reducir la posibilidad de errores humanos.
Las nanoredes pueden ahorrar más del 90 % del tiempo mediante la automatización de procesos manuales. Vea cómo usted también puede ahorrar su tiempo.
Mejore y estandarice los procesos en papel
El software de automatización de documentos facilita la generación de documentos acordes con la marca de su empresa. Los usuarios pueden crear y guardar plantillas con las características de texto habituales (tipo, tamaño de fuente, color y nombre de archivo), un logotipo corporativo e información de contacto. El programa le brinda control total sobre la marca al distribuir documentos comerciales orientados al cliente.
Consistencia visual
Para conservar una fuerte presencia de marca y profesionalismo (identidad corporativa), necesita que todos sus papeles tengan la misma apariencia, utilizando el mismo logotipo, fuente, tamaño y colores en todas partes. Todas sus publicaciones pueden incorporar esta uniformidad estética.
¿Qué es el software de automatización de documentos?
El software de automatización de documentos es un software que automatiza todos los aspectos de los ciclos de vida de los documentos, como la generación de documentos, la colaboración, la extracción de datos, el almacenamiento y más. Esto puede incluir la combinación de campos de datos en plantillas, la generación de documentos basados en datos de entrada y la simplificación de documentos. flujo de trabajo de aprobación de los empleados.
¿Qué es la automatización de procesos documentales?
Documento automatización de procesos utiliza la tecnología para agilizar la creación, el procesamiento, el almacenamiento y la gestión de documentos a escala. Esto incluye la automatización de tareas manuales como la entrada de datos, el enrutamiento de documentos para su aprobación y la generación de informes.
¿Cómo se automatiza un documento?
Puede automatizar un documento fácilmente utilizando una plataforma de automatización de documentos como Nanonets. A sistema de gestión de flujo de trabajo puede enrutar los documentos entrantes al software, extraer datos y aprobar, clasificar y índice de documentos antes de almacenarlos en un almacenamiento seguro en la nube.
¿Cómo automatizar un archivo PDF?
Sí, es posible automatizar un archivo PDF usando una herramienta de automatización de documentos con software OCR. Puede extraer el texto de documentos PDF y utilícelos como disparadores para realizar la automatización de tareas como la entrada de datos, la transformación de datos, clasificación de documentosy archivo de documentos.
También puede usar el software de automatización de PDF que brinda funciones como extracción de datos, validación, división, fusión y anotación para archivos PDF.
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Más información:
El mejor software de OCR para Mac
Software de automatización de documentos
Software de automatización de contabilidad
Software de gestión de flujo de trabajo
Herramientas de extracción de datos
10 de enero de 2023: el blog se actualizó el 10 de enero de 2023 con contenido nuevo y relevante. El blog se publicó originalmente el 12 de julio de 2022.
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