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Las facturas son cruciales e inevitables para las empresas. El procesamiento de facturas es una responsabilidad importante del departamento de cuentas por pagar. El procesamiento manual de facturas es tedioso, lento y propenso a errores. Una de las soluciones más efectivas que parece cambiar las reglas del juego es la facturación electrónica.
La facturación electrónica o E-invoicing ayuda a las organizaciones a facilitar las funciones de AP y optimizarlas. Reduce el tiempo de procesamiento de facturas, se hace cargo de tareas repetitivas y permite un funcionamiento fluido entre la empresa y sus clientes.
Este artículo proporciona una visión profunda de lo que es la facturación electrónica, cómo la automatización puede ayudar a la facturación electrónica, los beneficios y desafíos, y más.
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¿Qué es la facturación electrónica?
La facturación electrónica, una forma de facturación electrónica, se refiere al proceso automatizado de generación de facturas. Enviado de un proveedor a un comprador por los bienes o servicios entregados, este intercambio de documentos electrónicos es un documento legalmente aprobado que se utiliza para el comercio entre una empresa y sus clientes/socios.
En comparación con las facturas que se envían a través de correos electrónicos como archivos adjuntos en PDF, la transmisión, recepción, procesamiento y manejo de pagos en la facturación electrónica es completamente digital.
La facturación electrónica es un reemplazo ideal para la facturación en papel y ayuda a eliminar los problemas que surgen durante los procesos de facturación manual.
Importancia de la facturación electrónica
El concepto de facturación electrónica no es nuevo para las empresas. Desde que la Unión Europea adoptó la facturación electrónica como norma y emitió un Directivas en 2014, muchos países, incluidos Hong Kong, Japón, América del Sur, Asia y más, han seguido su ejemplo.
El Estudio global de facturación electrónica 2012 fue realizado por Basware, líder en facturación electrónica basada en la nube y soluciones de compra para pagar, en conjunto con el Instituto de Operaciones Financieras, una autoridad reconocida y educadora en operaciones financieras, y detalla cómo la facturación electrónica se está expandiendo en todo el mundo. Según el estudio, "se observó una mayor adopción y uso de la facturación electrónica con el 73 % de los encuestados que usaron la facturación electrónica hasta cierto punto en 2012, lo que representó un buen aumento del 14 % con respecto a 2011. De manera similar, la resistencia de los proveedores a la facturación electrónica ha aumentado significativamente disminuyó del 46% en 2011 al 26% en 2012'.
La facturación electrónica es un cambio de juego para muchas organizaciones que tratan con múltiples clientes o compradores y tienen que lidiar con numerosas facturas a diario. Dado que son legalmente aceptables en las empresas, también sirven para fines de cumplimiento sin problemas.
La facturación electrónica ayuda a formalizar el procesamiento de facturas, mejora el flujo de trabajo y agiliza el proceso de pago. Las herramientas de automatización utilizadas en la facturación electrónica hacen que el proceso sea sencillo, seguro, sin errores y eficiente.
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¿Qué es la automatización de facturación electrónica?
La automatización de la facturación electrónica se refiere a la implementación de software diseñado para hacer que el proceso de facturación sea electrónico o computarizado para facilitar su uso. Estas soluciones de facturación electrónica son capaces de automatizar todo el proceso, desde la lectura de datos para la captura de facturas hasta su enrutamiento desde el sistema de cuentas por pagar del vendedor al del comprador, independientemente del formato de la factura, para el procesamiento de pagos.
Las soluciones de facturación electrónica pueden ser una parte importante de la automatización de las cuentas por pagar. Permite flujos de trabajo más fluidos, como el apoyo a la integración de sistemas, la automatización de tareas como la conciliación y aprobación de facturas, y el manejo de tareas repetitivas que son necesarias para completar el proceso de pago de facturas.
¿Cómo funciona la automatización de la facturación electrónica?
Las soluciones de facturación electrónica generan un archivo de documento de factura que se importa al sistema automáticamente. EDI (intercambio electrónico de datos), XML (lenguaje de marcado extensible) o CSV (valores separados por comas) son algunos de los formatos de datos habituales que se utilizan para exportar archivos en facturación electrónica.
Los avances tecnológicos han permitido el uso de tecnologías de inteligencia artificial (AI) y aprendizaje automático (ML) para automáticamente captura de datos y eliminar incluso la remota posibilidad de errores.
Las soluciones automatizadas de facturación electrónica están diseñadas para realizar todas las validaciones con reglas preestablecidas para verificar que las facturas emitidas y enviadas a sus clientes sean precisas y fáciles de leer. Los datos de las soluciones de facturación electrónica se almacenan principalmente en una plataforma centralizada basada en la nube que los proveedores y compradores pueden usar para administrar los datos de las facturas.
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Papel de la automatización en la facturación electrónica
La facturación electrónica es una bendición para muchas pequeñas y medianas empresas que dependen de pagos regulares para operar y sostener sus empresas. La automatización hace que la facturación electrónica sea muy sencilla.
Al capturar datos relevantes y evitar cambios no autorizados, garantiza un proceso sin errores. No hay lugar para la sobrefacturación o los pagos duplicados, ya que las reglas preestablecidas validan los datos antes de que se realice el procesamiento del pago.
La automatización permite que las soluciones de facturación electrónica se integren con los sistemas existentes. Las facturas pueden generarse, enviarse y enrutarse a la persona adecuada mediante el establecimiento de niveles apropiados de acceso y seguridad para proteger los datos contra el uso indebido o la pérdida.
Las soluciones de facturación electrónica optimizan el proceso de pago, reducen la carga de trabajo de los empleados, permiten seguimientos de cumplimiento y auditoría, y brindan más visibilidad del proceso de cuentas por pagar para el análisis y la toma de decisiones.
¿Cómo se puede utilizar la facturación electrónica?
La facturación electrónica es un proceso completo y se deben cumplir algunos requisitos básicos para que se utilice de manera efectiva.
- Debe estar presente un ERP (planificación de recursos empresariales) o un sistema de contabilidad para ver las transacciones involucradas.
- Las reglas deben estar predefinidas y el enrutamiento debe establecerse después de discutir los aportes de los equipos de cuentas por pagar, tecnología de la información (TI) y adquisiciones.
- Reglas de validación para excepciones de facturas, 3 vías conciliación de facturasy envío de notificaciones cuando se aprueban o rechazan facturas.
- Pruebas piloto para ver cómo funcionan los sistemas y el proceso.
- Implementar el proceso automatizado en tiempo real
Tipos de facturación electrónica
La prevalencia de la facturación electrónica se está expandiendo en muchos países. Aunque algunos países no tienen regulaciones de cumplimiento de facturación electrónica, todavía se llevan a cabo ya que promueve una mayor eficiencia del proceso de pago de facturas. En ese sentido, la facturación electrónica se clasifica en 2 tipos: facturación electrónica sin cumplimiento y facturación electrónica con cumplimiento.
Facturación electrónica sin conformidad
En este tipo, la factura electrónica se adhiere únicamente al formato de datos acordado por el comprador y el vendedor y no se ajusta a las normas de facturación electrónica del país. Los procesos seguidos son:
- Las partes involucradas, es decir, el comprador y el proveedor, deciden y acuerdan los datos y el formato de la factura.
- La factura tendrá datos estructurados utilizando tecnología EDI o formularios web simples
- El proveedor crea y envía una factura electrónica desde su sistema de cuentas por cobrar o a través de un formulario basado en la web.
- La factura electrónica se recibe en un formato que puede ser procesado inmediatamente por el sistema de cuentas por pagar del comprador.
Facturación electrónica con cumplimiento
Los países varían en sus reglas y regulaciones para la facturación electrónica. Las facturas electrónicas que se adhieren al cumplimiento siguen un proceso similar con las excepciones:
- El formato de la factura está sujeto a la legislación y los reglamentos de los países de las partes comerciales.
- Durante la facturación electrónica se siguen pautas específicas del gobierno en cuanto a validación de contenido, seguridad, etc.
- Las facturas se pueden utilizar con fines de auditoría e impuestos sobre el valor añadido (IVA).
- Sin papel involucrado
La facturación electrónica con cumplimiento es un mejor método, ya que facilita los registros de auditoría. Dependiendo de los territorios donde se realicen las transacciones comerciales, es aconsejable seguir ese tipo de facturación electrónica para obtener mayores beneficios comerciales.
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Beneficios de usar la automatización de facturación electrónica
La automatización mediante soluciones de facturación electrónica puede facilitar las funciones de cuentas por pagar y brindar enormes beneficios a los socios comerciales y sus negocios. Algunas de las mayores ventajas de utilizar soluciones de facturación electrónica automatizada son:
Reemplazo ideal para facturas en papel
La creación y el procesamiento de facturas en papel son engorrosas, propensas a errores y requieren tiempo y esfuerzo tanto de los vendedores como de los compradores. Cuando se trata de muchas transacciones o múltiples compradores, el proceso se vuelve minuciosamente difícil. Las soluciones de facturación electrónica pueden eliminar problemas como la factura en un formulario de datos y no necesita papel.
Procesos optimizados y tiempo de respuesta reducido
Las soluciones de facturación electrónica ayudan a optimizar el ciclo de procesamiento de facturas y ayudan a reducir el tiempo y el esfuerzo invertidos en varias etapas, incluido el seguimiento, la aprobación y el procesamiento de pagos. La eliminación de la necesidad de facturas en papel, la validación y el cotejo de documentos relacionados y la automatización de tareas repetitivas pueden reducir el tiempo de procesamiento y dar como resultado un tiempo de respuesta más rápido.
Relaciones mejoradas
Las soluciones de facturación electrónica actúan como un puente para mantener buenas relaciones entre los socios comerciales. Dado que todo está automatizado, los proveedores pueden realizar un seguimiento del estado de sus facturas sin tener que llamar o enviar correos electrónicos repetidamente para confirmar. Incluso los errores se rectifican más rápido y las aprobaciones se configuran para permitir un procesamiento más rápido de las facturas. En general, esto contribuye a mejorar las relaciones y el buen funcionamiento.
Promueve la visibilidad y la transparencia.
La facturación electrónica puede mejorar la visibilidad de todo el proceso de facturación. Las soluciones automatizadas de facturación electrónica rastrean facturas, validaciones y procesos de aprobación, y permiten registros de auditoría detallados. Los datos transaccionales en tiempo real brindan una mayor visibilidad de los compromisos, lo que mejora la precisión de los pronósticos.
Costos reducidos
La facturación electrónica puede generar grandes ahorros para las empresas. La facturación electrónica asegura un mayor flujo de efectivo ya que las facturas se entregan inmediatamente para su procesamiento. La conversión a la facturación electrónica puede reducir los costos de papel y los costos de procesamiento en casi un 70 %. Con las soluciones de facturación electrónica, las partes interesadas pueden realizar un seguimiento de los pagos, analizar las tendencias de gasto y encontrar más oportunidades para ahorrar costos. Si bien los pagos puntuales benefician a los proveedores, los descuentos por pago anticipado benefician a los compradores, lo que genera ahorros de costos para ambas partes.
Mayor cumplimiento
El cumplimiento es una de las mayores ventajas de utilizar soluciones de facturación electrónica. Estas soluciones están diseñadas para manejar el cumplimiento. La facturación electrónica elimina los rastros en papel y almacena los datos de las facturas y todos los demás documentos relacionados de forma centralizada para facilitar el cumplimiento de las leyes del IVA. Mantiene la autenticidad de los datos de la factura y evita que se alteren fácilmente.
Riesgos reducidos
Con las soluciones de facturación electrónica, se reducen o eliminan varios riesgos. La duplicación de facturas y el exceso de facturación que son comunes con las facturas manuales están fuera de discusión en la facturación electrónica, ya que las reglas de validación se encargan de ellos. Los protocolos de cifrado seguro verifican todas las facturas electrónicas, marcan las facturas fraudulentas y evitan el uso indebido de datos o la pérdida de datos de información comercial.
Iniciativa verde
Cambiar a la facturación electrónica elimina la necesidad de mantener facturas en papel. Además de ayudar con la iniciativa verde para un mejor entorno global, las soluciones de facturación electrónica también hacen que las empresas sean rentables y eficientes energéticamente. Algunos de los mayores beneficios en este frente son:
- Eliminación de la necesidad de papel en el proceso de facturación
- Impresión y transporte reducidos
- Menor necesidad de mano de obra humana.
- Menos desperdicio
- Menor almacenamiento físico
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Principales casos de uso para la automatización de facturación electrónica
La facturación electrónica aumenta la visibilidad de la situación financiera de una empresa y sirve como una herramienta de previsión indispensable. Las soluciones de facturación electrónica también pueden permitir relaciones colaborativas con los clientes, lo que a su vez respalda los pagos de facturas a tiempo. Un portal común para la facturación electrónica entre el proveedor y los clientes permite el acceso a los documentos relevantes para ambas partes, lo que puede reducir las disputas y malentendidos y, por lo tanto, promover mejores relaciones con los clientes. Muchos clientes han utilizado nanonets para la digitalización de facturas. Encuentre a continuación algunos casos de uso exitosos de automatización de facturación electrónica utilizando Nanonets:
- servicios ACM: ACM Services es un contratista de remediación ambiental de servicio completo con sede en Maryland, EE. UU. El uso de Nanonets AI ha ayudado a ACM Services a automatizar la Extracción de facturas, ahorrando un 90 % de tiempo para el equipo de Cuentas por pagar.
- Gestión de Proyectos In2, una corporación australiana de agua urbana utilizó el Extractor de facturas preentrenado de Nanonets para capturar información de facturas en tiempo real y enrutó esta información a la base de datos SQL de In2 Project Management. La información extraída se validó con el sistema de gestión de gastos del cliente. La base de datos actualizada se conectó a Power BI, que envió por correo electrónico visualizaciones detalladas.
- augeo, una firma de contabilidad virtual en los Estados Unidos, utilizó la plataforma de procesamiento de datos impulsada por Ai de Nanonets para la digitalización de facturas y la carga de los datos de la factura electrónica en un programa de contabilidad para su posterior procesamiento y flujo de trabajo.
- Joyeros felices, una empresa familiar en los EE. UU., utiliza NanoNets para digitalizar y organizar las facturas que llegan como correos electrónicos, ejecutarlas a través del modelo Factura para capturar información clave de la factura, como el nombre del vendedor, el monto de la factura, la fecha de la factura, la fecha de vencimiento, etc., y guarde las facturas en la nube en carpetas estructuradas por nombres de vendedores. NanoNets implementó el flujo de trabajo personalizado para Happy Jewelers en menos de 7 días a partir de la fecha de firma del contrato. Esto afectó directamente al equipo de finanzas, que ahora podía procesar un 50 % más de facturas al mismo tiempo sin contratar a más personas.
Desafíos en el uso de sistemas de facturación electrónica y automatización de facturación electrónica
Así como hay muchos beneficios en el uso de la facturación electrónica, también existen algunos desafíos en la adopción de la facturación electrónica. Están:
Elegir una solución de facturación electrónica
El principal desafío es decidir si optar por una solución de facturación electrónica haciendo uso de los recursos disponibles o utilizar un proveedor de servicios de facturación electrónica. Implementar una solución de facturación electrónica significa invertir en costos, recursos, tiempo y habilidades. Obtener las licencias requeridas, incorporar socios en diferentes ubicaciones con diferentes capacidades técnicas, mantener actualizaciones y adaptarse a los cambios son los diferentes desafíos al elegir una solución de facturación electrónica interna. El uso de un proveedor de servicios puede ser una opción mucho más fácil y factible, pero las organizaciones deben asegurarse de que admitan los estándares B2B, brinden opciones de integración, tengan soporte en varios idiomas, brinden acceso basado en la nube y puedan adaptarse a las regulaciones cambiantes.
Proceso altamente técnico y complejo
Implementar la facturación electrónica puede ser una tarea difícil. Necesita el consenso y el esfuerzo de los equipos internos, como los equipos de TI, adquisiciones, finanzas y, posiblemente, algunos asesores fiscales también para ayudar con las regulaciones del país. La disponibilidad de los recursos necesarios y los conocimientos técnicos para configurar el buen funcionamiento de los sistemas en ambos extremos es un desafío importante que debe resolverse.
Integración de sistema
La integración es uno de los mayores desafíos que se enfrentan durante la ejecución de la facturación electrónica. Las soluciones automatizadas deben garantizar que todos los sistemas, incluidas las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar y los sistemas ERP, permitan un proceso de pago de facturación sin problemas. La integración realizada debe soportar el intercambio del documento cualquiera que sea el formato, permitir validaciones y cumplir con la normativa del país.
renuencia del cliente
La facturación electrónica funcionará solo si hay aceptación para realizar cambios de un proceso manual a uno digital por parte del cliente. Muchos clientes pueden preferir el proceso de la vieja escuela de mantener facturas manuales, especialmente si no existe una ley del país que les obligue a seguir la facturación electrónica. Convencer a los clientes discutiendo los beneficios de antemano e incluso brindar capacitación para manejar el proceso digital puede aliviar los desafíos de la facturación electrónica.
Almacenamiento de datos
Elegir la facturación electrónica puede reducir el almacenamiento de datos requerido en comparación con las facturas en papel. Siendo así, las leyes gubernamentales pueden exigir el almacenamiento de facturas electrónicas durante períodos prolongados. Incluso una organización mediana puede lidiar con numerosas facturas todos los días. Además, es posible que sea necesario mantener documentos adjuntos, como órdenes de compra, recibos de mercancías y contratos, para facilitar el IVA y los fines de auditoría. Esto representa una gran cantidad de almacenamiento de datos, lo que puede resultar cada vez más difícil para las organizaciones.
Errores y retrasos
Pequeños errores pueden conducir a retrasos insuperables. Pueden surgir retrasos debido a versiones incompatibles de las soluciones de facturación electrónica, números faltantes o excesivos en los campos de datos y discrepancias de los datos maestros con los de las facturas de los proveedores. Aunque la facturación electrónica significa un procesamiento sin contacto, este tipo de retrasos pueden requerir la participación humana y volver a hacer todo el proceso de facturación desde cero, lo que hace que sea un gran desafío para el proveedor recibir los pagos.
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¿Cómo elegir el mejor software según los requisitos?
Con el aumento de la demanda de soluciones de facturación electrónica, elegir una buena se convierte en una tarea difícil. Aquí hay algunos consejos importantes que se pueden usar para seleccionar la mejor solución de facturación electrónica para las necesidades comerciales:
Facilita el intercambio de documentos electrónicos.
La solución de facturación electrónica debe soportar la configuración de varios formatos de factura y múltiples formas de pago. Debe permitir el intercambio de documentos entre las partes comerciales sin tener en cuenta su tamaño o capacidades técnicas. Se deben respaldar otros documentos adjuntos necesarios para procesar la factura para que el proceso sea completo.
Fácil integración del sistema
A la mayoría de las empresas les gustaría conservar las funcionalidades de los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP). Una solución de facturación electrónica debe tener la capacidad de integrarse fácilmente con los sistemas y formularios web existentes, y permitir el procesamiento directo (STP) con los sistemas del comprador y del vendedor.
Controles de validación y cumplimiento
Las soluciones efectivas de facturación electrónica deberían poder realizar buenos controles de calidad de datos. Debe validar si se capturan los campos obligatorios, si los datos de la factura coinciden con los de los documentos asociados, como órdenes de compra o contratos, y recibos de mercancías, si cumplen con las reglas comerciales establecidas y si mantienen los criterios de cumplimiento establecidos por los respectivos países.
Archivado y almacenamiento en la nube
Muchos países establecen como criterio el archivado de las facturas electrónicas durante periodos de tiempo más prolongados. Por lo tanto, la solución de facturación electrónica debería ser compatible con los requisitos adecuados de almacenamiento en la nube. Además, el acceso basado en la nube es el modo preferido para el almacenamiento y el acceso durante el procesamiento de facturas y para facilitar los registros de auditoría.
Sistema de apoyo eficiente
Es probable que una buena solución de facturación electrónica ofrezca un buen soporte a sus clientes en términos de características y posiblemente personalización. Debe admitir múltiples idiomas y zonas horarias para adaptarse a asociaciones globales y transacciones comerciales. También debe ser capaz de realizar actualizaciones oportunas para mantenerse al día con cualquier cambio en las reglas o leyes de IVA del país.
Lo que aprendiste
La facturación electrónica es actualmente una marea creciente que muchos países pueden utilizar para lograr buenos beneficios comerciales. Es una de las mejores estrategias que pueden adoptar las empresas para habilitar la digitalización del proceso de facturación. La gestión de los procesos de pago es necesaria y crucial para que todas las empresas sobrevivan en un mundo competitivo. El uso de la automatización en la facturación electrónica garantiza que el proceso de facturación se pueda acelerar, simplificar, hacer seguro, cumplir y puede garantizar buenos rendimientos no solo para el proveedor y el comprador, sino también para los países que lo fomentan.
Preguntas Frecuentes
¿Qué es la facturación electrónica y cómo funciona?
La facturación electrónica o facturación electrónica en resumen se refiere al uso de métodos digitales para crear y enviar facturas a los compradores para el procesamiento de pagos, en lugar de usar facturas en papel regulares.
La facturación electrónica funciona mediante el uso de formatos de datos estructurados que garantizan la interoperabilidad de los sistemas entre el comprador y el vendedor. Las reglas de validación, la adherencia al cumplimiento y el acceso basado en la nube hacen de las facturas electrónicas un documento digital seguro, protegido y legalmente válido para las transacciones comerciales.
¿Es obligatoria la facturación electrónica?
La facturación electrónica es cada vez más popular hasta el punto de que se ha vuelto obligatoria en muchos países para evitar la evasión del GST y aumentar la recaudación de impuestos, con Europa a la cabeza. Mientras que países como México y Brasil utilizan sistemas controlados por el gobierno para exigir la facturación electrónica, el Departamento del Tesoro de EE. UU. ha exigido la facturación electrónica para todos sus proveedores. Del mismo modo, Noruega y Dinamarca han exigido la facturación electrónica para sus transacciones del sector público, y la India ha hecho obligatoria la facturación electrónica para las empresas que cruzan una facturación de 20 millones de rupias para permitir el cumplimiento del GST. Países como el Reino Unido, Alemania, Francia y más buscan hacer que la facturación electrónica sea obligatoria para los sectores públicos.
¿Quién es elegible para la factura electrónica en GST?
La globalización digital emergente ha complicado la tributación y los gobiernos de todo el mundo están aprovechando la tecnología para permitir una tributación metódica. Muchos países ahora requieren la presentación directa de documentos financieros electrónicos directamente desde el sistema ERP de una empresa durante la presentación de declaraciones de impuestos. Tales envíos digitales automatizados permiten una mejor auditoría y cumplimiento por parte de los gobiernos y los organismos fiscales. La facturación electrónica es particularmente útil en este sentido. De acuerdo a un reporte por la Red de Cuentas por Pagar, al menos 56 países adoptaron o estaban considerando seriamente los mandatos de facturación electrónica ya en 2013, una cifra que seguramente ha aumentado desde entonces.
Los tipos de empresas que son elegibles para la facturación electrónica, especialmente a efectos de impuestos y GST, difieren de un país a otro. La mayoría de los países que cuentan con un sistema GST tienen criterios de elegibilidad para la facturación electrónica.
EE. UU. es la única economía importante que no tiene un sistema de IVA o GST y, por lo tanto, aún no existe un marco o mandato para la facturación electrónica en ese país. Sin embargo, algunos estados de EE. UU. están recurriendo lentamente a la facturación digital. Por ejemplo, la Business Payments Coalition (BPC), dirigida por el Banco de la Reserva Federal de Minneapolis, promueve la adopción de pagos electrónicos de empresa a empresa (B2B), datos de remesas y facturación. Una iniciativa actual de BPC es desarrollar y mantener los estándares y requisitos para permitir el intercambio extensivo de facturas electrónicas.
¿Cuál es el propósito de la factura electrónica?
El propósito de usar una factura electrónica es superar la necesidad de usar facturas en papel y aumentar la eficiencia del proceso de pago de facturas. Las organizaciones buscan aumentar los ahorros en términos de costo, esfuerzo y tiempo, además de aumentar la velocidad y la precisión desde el momento de la creación de la factura hasta el momento en que se liquidan los pagos. La digitalización de las facturas electrónicas también ayuda a cumplir con las normas de IVA y de cumplimiento y a garantizar la seguridad de los documentos importantes para las auditorías.
¿Cuál es la diferencia entre factura y factura electrónica?
Una factura es un documento de papel comercial que se envía de un proveedor al comprador para cobrar el pago de bienes y servicios. Una factura en papel escaneada o que se crea en Word se llama factura digital. Las facturas electrónicas son archivos de datos de facturas emitidos mediante intercambio electrónico de datos (EDI) o formatos de lenguaje de marcado extensible (XML) o mediante formularios web estándar basados en Internet.
¿Cómo se genera la factura electrónica?
Las facturas electrónicas son creadas por proveedores o vendedores a través de un software de contabilidad o facturación. Los siguientes son los pasos para generar una factura electrónica:
- Primero se completa el esquema de factura electrónica con parámetros obligatorios y luego se crea un archivo JSON
- Se genera un número de referencia de factura (IRN) único
- Luego, la factura electrónica se firma digitalmente y se genera un código de respuesta rápida (QR) para que se pueda acceder incluso a través de dispositivos portátiles.
- La factura se carga en el portal de registro de facturas (IRP) para su aprobación
- Los datos cargados se comparten con el E-way bill y el sistema GST
- El JSON firmado digitalmente junto con el IRN y el código QR se devuelve al vendedor mediante el portal y el comprador también recibirá la factura en su ID de correo electrónico.
¿Quién está exento de la facturación electrónica?
Los tipos de negocios que están exentos de la facturación electrónica también varían entre países. En India, por ejemplo, las compañías de seguros, los bancos y las instituciones financieras, las agencias de transporte de mercancías, los proveedores de servicios de transporte y las unidades en la zona económica especial, las zonas de libre comercio y las zonas de almacenamiento están exentas de presentar facturas electrónicas para GST/impuestos. ZUGFeRD, NLCIUS y Finvoice son algunos de los estándares de facturación electrónica utilizados en toda la UE, con información sobre qué tipos de empresas son y no son elegibles o están exentas de la facturación electrónica. Todos estos estándares se basan en el estándar EN 16931 (modelo de datos semánticos) y pueden consultarse para obtener más detalles sobre las exenciones.
¿Qué es el software de facturación electrónica?
Una solución o software de facturación electrónica es una herramienta utilizada para agilizar el proceso de facturación en cuentas por pagar (AP). Utiliza formatos de datos estructurados para hacer que los sistemas de proveedores y clientes sean compatibles y usa el mapeo de campo apropiado para una mejor interoperabilidad. El software generalmente usa una base de datos basada en la nube o Saa para acceso y almacenamiento.
¿Cuál es el límite para una factura electrónica?
El límite para las facturas electrónicas varía entre países y es mejor obtener la información sobre los límites especificados del departamento de impuestos del país correspondiente. Por ejemplo, en India, las empresas con una facturación de 50 Cr. – 100 Cr. están obligados a presentar facturas electrónicas a efectos fiscales.
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