La incómoda necesidad de los servicios financieros de archivar WhatsApp (Harriet Christie)

En septiembre de 2022, la Comisión de Bolsa de Valores (SEC) y la Comisión de Comercio de Futuros de Productos Básicos (CTFC) llegaron a acuerdos por un total de alrededor de $ 1.8 mil millones con

12 de los principales bancos de inversión de Wall Street. Las instituciones destacadas, entre las que se encontraban Morgan Stanley, Citigroup, Goldman Sachs y Bank of America, fueron sancionadas por no controlar el uso que hacían los empleados de aplicaciones de mensajería no autorizadas, como Whatsapp, con
colegas y clientes. 

La investigación siguió a la multa de 200 millones de dólares impuesta a JP Morgan en diciembre de 2021, y aparentemente se abrieron las compuertas. Las autoridades parecen haber utilizado esa cifra inicial del acuerdo de 200 millones de dólares como criterio para la industria, lo que significa el fin de un acuerdo no oficial.
El período de gracia permitió a las empresas adaptarse a la pandemia.  

Por supuesto, sanciones tan monumentales han tenido un impacto sísmico en el panorama de los servicios financieros, con repercusiones que van mucho más allá de los gigantes de los que evidentemente se está dando ejemplo. Pero, ¿cómo llegamos a esta etapa y cómo pueden las empresas abordar el problema?
¿Comportamientos de los empleados que claramente ya no serán tolerados?

¿Qué pasa con WhatsApp? 

Los mandatos de la SEC que los bancos mantengan registros de todas las comunicaciones entre clientes y corredores. Los intercambios privados, como los que se producen a través de WhatsApp,
son mucho más difíciles de monitorear, y la probabilidad de que los datos se vean comprometidos solo aumenta a medida que se introducen los dispositivos personales en la ecuación. 

Es importante tener en cuenta que el problema aquí no es con WhatsApp en sí; Las mismas preocupaciones se aplican a WeChat, Telegram y otras aplicaciones de mensajería "efímeras". Son las dificultades para documentar las comunicaciones en estas plataformas cifradas y las consiguientes
contravención de los requisitos de mantenimiento de registros, eso es problemático. 

Fatiga de llamadas telefónicas 

Hasta hace relativamente poco tiempo, los consumidores tenían opciones limitadas a su disposición si querían llegar a una empresa regulada. Para hablar sobre su cuenta bancaria, por ejemplo, tendrían que llamar por teléfono o dirigirse a su sucursal local para una conversación personal.
discusión. Ahora pueden comunicarse con la organización a través de multitud de canales digitales. 

No es sólo una opción, sino una preferencia. WhatsApp, Facebook Messenger y Telegram estuvieron entre los

aplicaciones más descargadas en el primer trimestre de 1, y el propio WhatsApp tiene una astronómica
Mil millones de usuarios activos en todo el mundo. De acuerdo a
Forbes, el 93% de los consumidores estadounidenses quieren comunicarse a través de mensajes de texto, con rapidez, facilidad de uso y familiaridad (consumidor) con las plataformas demostrando ventajas decisivas.  

Esto funciona en ambos sentidos; también es más fácil y más eficiente para los empleados comunicarse a través de herramientas con las que están familiarizados en su vida diaria, que una proporcionada por su empleador. 

Canales remotos 

La interrupción de la pandemia de Covid-19 llevó a una dependencia mucho mayor de las aplicaciones de mensajería, ya que se prohibió la proximidad física, incluso con colegas. En 2019, 68.1 millones de usuarios de teléfonos móviles de EE. UU. accedieron a WhatsApp para comunicarse. Esta cifra se proyecta a

crecer a 85.8 millones de usuarios en 2023. Un subproducto de esta dependencia de los nuevos canales digitales fue un aumento en la cantidad de trabajadores que utilizan

teléfonos personales o tabletas para los negocios, a medida que las líneas comenzaron a desdibujarse y las vidas profesionales y personales se entrelazaron. 

Es más probable que los empleados actúen de manera casual cuando trabajan de forma remota, ya sea que eso signifique tomar descansos más prolongados o enviar mensajes a clientes o colegas a través de un canal no autorizado. Habiendo permitido que estos hábitos de comunicación se establezcan durante un período sostenido, son
Ahora es muy difícil volver a un nivel anterior a Covid, dada la conveniencia y usabilidad inherentes a las que los empleados se han acostumbrado. 

Pagando la cuenta 

JP Morgan
Multa de 200 millones de dólares en diciembre de 2021 fue la primera sanción significativa en una investigación que también ha afectado a la docena de bancos de inversión líderes mencionados anteriormente por una suma de $ 1.8 mil millones. Desde entonces, la represión de la SEC ha seguido ampliándose, a medida que Wall Street

gigantes de capital privado han revelado que están bajo investigación.  

La unidad de ejecución también ha lanzado
consultas sobre protocolos más pequeños de Asesores de Inversiones Registrados (RIA) para comunicaciones comerciales 'fuera del canal'. Los ARI están sujetos a las mismas regulaciones que las empresas más grandes que fueron penalizadas anteriormente, por lo que, si bien es posible que se hayan librado de la emboscada de
Durante las investigaciones iniciales, deben tener en cuenta que, no obstante, están en la mira de los reguladores. 

¿Y ahora qué? 

La situación deja a los líderes empresariales y a los equipos de cumplimiento en un dilema. ¿Deberían sacrificar la comodidad y la eficiencia operativa en aras del cumplimiento, prohibiendo por completo las aplicaciones de mensajería y confiando en su lugar en las soluciones probadas de
¿Correo electrónico, llamadas telefónicas y, en menor medida, redes sociales? 

Esta es probablemente una opción tentadora dada la enormidad de las sanciones que se administran. Ciertamente ha sido el enfoque más popular dado que, en julio de 2022, solo

El 15% de las firmas financieras estaban monitoreando WhatsApp. 

Pero no es tan simple. Prohibir a los empleados el uso de determinados canales no significa necesariamente que se eliminen todos los riesgos. La prohibición de herramientas útiles probablemente generará empleados descontentos y “lagunas de cumplimiento” en el lugar de trabajo.
La opción más segura es que los líderes empresariales comprendan las plataformas que los empleados y consumidores prefieren utilizar y luego desarrollen políticas adecuadas en consecuencia.  

En última instancia, si los empleados quieren utilizar aplicaciones no autorizadas, lo harán, a menos que exista un procedimiento de supervisión para controlarlo correctamente. Esto ha tenido inmensas repercusiones para empresas como Goldman Sachs, Bank of America y otros, que no han tenido éxito con
este paso, a pesar de sus recursos.  

¿Se puede monitorear WhatsApp? 

Sin duda, la opción preferible aquí es capacitar al personal para que utilice las plataformas con las que se sienta más cómodo, minimizando las limitaciones siempre que sea posible.  

Para lograr el cumplimiento en plataformas cifradas como WhatsApp, los líderes empresariales deben asegurarse de poder capturar, preservar y monitorear conversaciones. Es más fácil decirlo que hacerlo, e históricamente el proceso ha sido una fuente de grandes dificultades. Sin embargo, en
En los últimos años se han desarrollado nuevas soluciones específicamente para abordar esta necesidad emergente.  

Al igual que lo habían hecho anteriormente con las plataformas de redes sociales, los principales proveedores de archivos digitales han creado la tecnología para capturar y archivar datos de comunicaciones de aplicaciones como WhatsApp, WeChat, Signal y Telegram. Esto rescata a los líderes empresariales de la frustración
de tener que elegir entre eficiencia y cumplimiento; Ahora ambos pueden coexistir muy pacíficamente. 

Fundamentalmente, las empresas también pueden asignar números secundarios en dispositivos personales, lo que permite a los empleados diferenciar entre contactos comerciales y no laborales, y capturar datos pertinentes en consecuencia. Esto significa que también se puede mantener la privacidad a pesar de una mayor
niveles de escrutinio profesional. 

Sería contrario a la intuición ignorar la creciente demanda de aplicaciones de mensajería cifrada en el lugar de trabajo. Afortunadamente, las empresas ya no tienen que hacerlo.