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Aprenda a automatizar cuentas por pagar en 30 minutos.
Las cuentas por pagar siempre han sido un centro de costos.
¿Por qué?
Cuentas por pagar maneja el pago de deudas y no tiene una contribución directa al resultado final. ¿Pero es eso cierto?
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Los costos de las cuentas por pagar no son fijos.
Son variables y dependen de las prácticas de cuentas por pagar de su empresa. Los costos de Cuentas por Pagar dependen de:
¿Cuándo estás pagando tus cuentas?
Cuando su equipo liquida las facturas importan mucho, existe la posibilidad de descuentos por pago anticipado y multas por pagos atrasados, y el margen hace una gran diferencia.
Por cada mil millones de dólares gastados en órdenes de compra, hay un margen de 1 millones de dólares en posibles descuentos por pago anticipado.
Por lo tanto, hace una gran diferencia cuando su equipo de cuentas por pagar liquida una factura.
¿Cuáles son los detalles de su contrato de proveedor?
¿Cómo son sus relaciones con sus proveedores? ¿Sus proveedores confían en usted lo suficiente como para permitirle liquidar sus facturas más tarde de la fecha de vencimiento sin grandes sanciones?
Los detalles de su contrato de proveedor afectan directamente los días pendientes de pago, lo que a su vez tiene un efecto directo en la liquidez del efectivo.
¿Cómo está pagando a sus proveedores?
- ¿Paga a sus proveedores con tarjeta de crédito?
- ¿O envías cheques?
- ¿Usas pago electrónico?
Si bien esto puede no tener sentido para las empresas con 10-20 proveedores, esto marca la diferencia para las empresas más grandes.
Las marcas globales pueden tener miles de proveedores en un momento dado. Y en ese caso, una simple reducción de los cargos del 0.5% puede marcar la diferencia.
¿Qué software de cuentas por pagar está utilizando?
La tecnología de cuentas por pagar puede llevar a un aumento de la eficiencia y la productividad.
- ¿Está utilizando un software que acelera el procesamiento de facturas?
- ¿Qué sistema utiliza para el cotejo de PO, SO y facturas?
- ¿Cuál es la tasa de error?
Los errores de OCR de facturas conducen a sistemas de aprobación manual, que requieren tiempo y esfuerzo. Los procesos de facturación pueden ser fluidos, más rápidos y rentables con menos tasas de error.
¿Cuál es su productividad FTE?
¿A cuánto ascienden sus costos de mano de obra? ¿Cuántas facturas borra su FTE semanalmente y cuál es la tasa de error?
Los costos de mano de obra pueden desempeñar un papel vital para las grandes organizaciones, ya que impactan directamente en la métrica de compensación de costos/facturas.
El costo de AP por proceso de factura es de $ 4.98 para los mejores en su clase, mientras que los de peor desempeño gastan $ 12.44 para procesar una factura.
A partir de los factores anteriores, podemos entender que los procesos de cuentas por pagar se pueden optimizar para reducir costos, ser más eficientes y contribuir al resultado final de la empresa, incluso cuando se trata solo de una tarea administrativa.
Check out API de OCR, Automatización de facturas, Pasaporte OCR, Solución de automatización de puntos de acceso, Recibo OCR, Solución de licencia de OCR, o comience su prueba gratuita haciendo clic a continuación.
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¿Cómo convertir Cuentas por Pagar en Centro de Beneficio?
Veamos cómo podemos convertir AP en un centro de ganancias al profundizar en cuatro factores:
- Acuerdos de proveedores
- Automatización de cuentas por pagar
- Productividad del empleado
- Data Analytics
Haga más con el análisis de datos.
“Sin datos, estás ciego y sordo en medio de una autopista”. – Geoffrey Moore.
Comience a recopilar todos sus datos financieros en un solo lugar. Deje que todas sus facturas, reembolsos de empleados, consultas, solicitudes y documentos financieros fluyan en una base de datos.
¿Cómo ayudará esto?
El análisis de datos lo ayudará a comprender el flujo de efectivo y las tendencias de gasto de la empresa, identificar los centros de costos reales y proporcionar visibilidad de las ineficiencias de la empresa.
Obtener los datos en un solo lugar es el primer paso para convertir sus cuentas por pagar en un centro de ganancias. Allana el camino para mapear las ineficiencias en toda la empresa y da una idea de qué software es el mejor para abordar sus problemas.
Aproveche la automatización de cuentas por pagar
Automatización de cuentas por pagar no es nueva tecnología. Empresas de todo el mundo están adoptando Software de automatización de cuentas por pagar y cosechar beneficios. Las nanonets pueden ayudar a las empresas de todos los tamaños a optimizar sus procesos de cuentas por pagar.
Reducción del tiempo de procesamiento de facturas
Uso OCR de facturas para reducir procesamiento de factura tiempo. Nanonets Invoice OCR es un modelo preentrenado que puede extraer automáticamente información relevante como la fecha, los detalles del proveedor, el monto de la factura, el monto del impuesto, la moneda, las direcciones y más eficientemente.
Menos errores de factura
Nanonetas API de OCR da un 95% de precisión y ahorra más del 80% del tiempo. Vea cómo podemos hacerlo por usted también.
Cotejo automatizado de órdenes de compra, orden de compra y facturas
Las nanoredes pueden hacer coincidir facturas, órdenes de compra y recibos más eficientemente que otro software de automatización AP. Además, las nanoredes Emparejamiento de 3 vías se puede configurar usando reglas personalizadas sin ningún desarrollador.
Más información: Coincidencia de órdenes de compra & Cómo OCR órdenes de compra
Etiquetado automatizado de gastos y códigos de LM
Nanonets puede capturar el código GL en facturas, ventas u órdenes de compra y etiquetar automáticamente los gastos utilizando códigos de etiquetado de gastos predefinidos.
Entradas manuales reducidas
Las nanoredes automatizan la entrada manual de datos a partir de documentos en papel, escaneados o electrónicos. Obtenga un recorrido gratuito por el producto de Nanonets
Análisis de gastos automatizado
Obtenga una descripción completa de sus gastos con paneles de gastos. Sumérjase en las tendencias de gasto, identifique puntos críticos y mejore la rendición de cuentas.
Actualizaciones del vendedor
Reduzca las consultas de los proveedores enviando actualizaciones de estado a los proveedores directamente a su correo electrónico. Mejore las relaciones con los proveedores con notificaciones en tiempo real y visibilidad del proceso de pago.
Más información: Administración de proveedores
Flujos de trabajo automatizados
Desde la creación de un informe de gastos hasta la obtención de aprobaciones de gerentes, maneje todas las actualizaciones de comunicación y flujo de trabajo. Cree flujos de trabajo utilizando la interfaz de arrastrar y soltar.
Integraciones fáciles con sistemas ERP
Las nanonets pueden integrarse directamente con software como un sistema ERP de toda la empresa, el software de contabilidad QuickBooks (o de un competidor) y el sistema de gestión de almacenes a través de una conexión API.
Acuerdos de proveedores
Echa un vistazo a todos los acuerdos del proveedor. Trate de negociar por lo siguiente:
Facturación electrónica
Comunique los beneficios de usar facturas electrónicas con su proveedor. Anime a los proveedores a cambiar a las facturas electrónicas, ya que les ayudará a reducir los pagos atrasados, obtener actualizaciones en tiempo real y mantener el mismo formato estructurado de facturas. Muestre comparaciones adecuadas de lado a lado de los costos de usar métodos de pago manuales versus facturas electrónicas y edúquelos de vez en cuando.
Cargos por mora indulgentes y descuentos por pago anticipado
Asegúrese de que sus cargos por mora y los descuentos por pago anticipado se mencionen adecuadamente en los acuerdos. Si no están presentes, hable con el proveedor para incluirlos y asegurarse de que no haya malentendidos en el momento de los pagos. Mientras negocia, presione para que los cargos por mora sean bajos o nulos, pero no sea agresivo.
Cree un plan de incentivos que sea mutuamente beneficioso tanto para el proveedor como para su empresa. Esto asegurará que sus proveedores no se sientan engañados.
Productividad del empleado
Deje que el equipo de cuentas por pagar se concentre en el análisis de gastos, la planificación estratégica y la implementación para optimizar los gastos en lugar de la entrada manual de datos. Con una automatización eficiente de AP, puede liberar el tiempo de su equipo de Cuentas por pagar y utilizar sus conocimientos para tomar decisiones comerciales basadas en datos.
De esta manera, puede hacer que los empleados se concentren en tareas de alto impacto en lugar de tareas menores como la entrada de datos.
Conclusión sobre hacer de las cuentas por pagar un centro de ganancias
El departamento de cuentas por pagar puede contribuir potencialmente al crecimiento de la empresa. Los líderes financieros deben implementar rápidamente un software de automatización de cuentas por pagar y capacitar a los empleados en el uso de la tecnología para crear estrategias que redefinan la trayectoria de crecimiento de la empresa.
En Nanonets, estamos trabajando para automatizar las cuentas por pagar para empresas de todos los tamaños sin comprometer la calidad y la cantidad.
Comuníquese con nuestros expertos en automatización para obtener una llamada de consulta gratuita donde podemos demostrar cómo Nanonets puede impactar su negocio, o ¡Pruebe Nanonets gratis!
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- A través de esta formación, el personal docente y administrativo de escuelas y universidades estará preparado para manejar los recursos disponibles que derivan de la diversidad cultural de sus estudiantes. Además, un mejor y mayor entendimiento sobre estas diferencias y similitudes culturales permitirá alcanzar los objetivos de inclusión previstos.
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