Una de las principales transacciones entre empresas ocurre cuando un orden de compra se implementa, se completa un artículo o servicio, se factura es enviado por el vendedor y el comprador realiza el pago. Incluso muchas empresas hoy en día todavía hacen esto manualmente, enviando archivos PDF de un lado a otro en correos electrónicos y esperando la intervención humana para completar cada paso.
Por supuesto, la automatización AP y flujos de trabajo de aprobación mejorados Se puede reducir el tiempo que lleva seguir estos pasos, pero ¿qué pasaría si los humanos no crearan un punto de parada en ninguna parte del proceso? Con los pagos EDI, los sistemas informáticos de dos organizaciones pueden comunicarse entre sí para enviar y cumplir órdenes de compra, transmitir facturas y, finalmente, enviar fondos de una cuenta bancaria a la otra.
Los pagos EDI no son lo mismo que las transferencias inalámbricas o Pagos ACH, aunque comúnmente se confunden entre sí. En este artículo, cubriremos la definición de pagos EDI, sus beneficios, los tipos de pagos EDI y las diferencias entre EDI, ACH y EFT.
¿Qué es un pago EDI?
EDI significa "intercambio electrónico de datos" y los pagos EDI utilizan un formato de datos uniforme para transmitir información de pago y otros datos entre computadoras. Las computadoras en diferentes redes pueden usar pagos EDI para enviar y recibir información instantáneamente entre sí.
Las capacidades de la infraestructura EDI no se limitan a los pagos: las empresas pueden utilizarlas para transmitir:
La documentación y comunicación electrónicas han avanzado mucho en los últimos años; La tecnología EDI es el siguiente paso en el camino para avanzar en las relaciones comerciales y optimizar procesos de pago a proveedoresy, a mayor escala, llevar las finanzas y la contabilidad a la era digital.
Reiteramos: el EDI es no una tecnología de sólo pago. Es un método automatizado para estandarizar datos electrónicos y enviarlos entre computadoras.
¿Cuál es un ejemplo de pago EDI en la práctica?
Cuando se realiza un pago EDI, pasa por el mismo ciclo cada vez. Cuando el sistema informático del beneficiario recibe una factura de su proveedor, ésta se presenta en forma de datos electrónicos y la computadora receptora la evalúa y decodifica automáticamente.
Luego, en respuesta, el sistema electrónico del comprador envía un pago que se alinea con el monto de la factura. Por ambos lados, los datos electrónicos se pueden registrar automáticamente en los sistemas ERP de la empresa respectiva gracias a su formato.
La gestión de pagos a proveedores se convierte en una experiencia rápida y sencilla en lugar de una tarea que requiere mucho tiempo y que involucra a varias personas y posibles cuellos de botella. Debido a la estructura y el proceso asociados con los pagos EDI, tanto las pequeñas como las grandes empresas pueden aprovechar los beneficios de este enfoque de vanguardia para el intercambio de información.
Tipos de pagos EDI
Aunque el núcleo de “¿Qué es un pago EDI?” no cambia, hay muchas maneras de implementar la tecnología EDI en su negocio. A medida que los pagos EDI se vuelvan más comunes en las empresas, la tecnología seguirá mejorando y los beneficios de los pagos EDI no harán más que ampliarse.
A partir de ahora, las principales vías para utilizar la tecnología EDI para permitir pagos son los pagos EDI web, los pagos EDI directos y el EDI móvil.
Pagos EDI web
Los pagos EDI se pueden procesar a través de navegadores de Internet estándar a través de Web EDI. Con los formularios en línea, los datos electrónicos se pueden transmitir a través de Safari, Google, Bing y otras plataformas de Internet. Si estás buscando simplificar la liquidación de facturas, Los pagos Web EDI son un excelente lugar para comenzar.
Pagos EDI directos (punto a punto)
A menudo denominados pagos punto a punto, el pago EDI directo se centra en la conexión individual con socios comerciales con los que trabaja regularmente. Al renunciar a los pagos EDI web estándar, se reducen punto a punto las posibles áreas en las que los pagos EDI fallan. Estos también se consideran más seguros y privados, lo que brinda una excelente opción para los grandes vendedores y proveedores que colaboran regularmente en acuerdos de alto valor.
EDI Móvil
Las transacciones EDI móviles, retrasadas debido a la lenta adopción por parte de los usuarios, preocupaciones de seguridad y tamaño de pantalla pequeño, se volverán más comunes a medida que la tecnología se adapte al mundo centrado en los teléfonos celulares en el que vivimos y trabajamos. En los próximos años, más líderes empresariales completarán importantes ofertas directamente desde sus teléfonos.
Diferencias entre EDI, ACH y EFT
Como se analizó, el significado de pago EDI no es exactamente sinónimo de ACH y EFT pagos. Aunque estas opciones de pago electrónico pueden parecer iguales en la superficie, la forma en que funcionan varía y el EDI en sí no es una tecnología de pago, sino más bien una tecnología de transmisión de datos. A pesar de ser diferentes entre sí, es muy común ver que incluso los profesionales de negocios experimentados confundan el intercambio electrónico de datos, la cámara de compensación automatizada y la transferencia electrónica de fondos.
Tanto los pagos EFT como ACH se incluyen en los pagos electrónicos, pero en realidad, ACH es una subcategoría de pagos EFT. Una transferencia electrónica de fondos es la categoría general en juego; abarca ACH, transferencias bancarias y otros canales de pago digitales. Pero no ocurre lo contrario: un ETF no es un tipo de ACH.
En comparación con los pagos ACH, es importante recordar que el EDI no es un pago en sí mismo. En cambio, es un formato de datos que permite a múltiples entidades enviar y recibir información de pago y documentos relacionados sin necesidad de intervención humana. El EDI se puede utilizar en cualquier parte del mundo, ocurre instantáneamente y utiliza redes privadas o Internet para transmitir información. ACH, por otro lado, depende de la red ACH, puede tardar algunos días en transferir fondos y solo funciona dentro de los EE. UU.
"ETF" es un término general para todos los pagos electrónicos, mientras que EDI se refiere a la tecnología de fondo utilizada para transferir información de pago. Aunque estos tres elementos están claramente delimitados, todos desempeñan un papel fundamental en la próxima generación de empresas.
¿Cheques en papel y pagos de facturas por teléfono? Pronto serán cosa del pasado gracias a las tecnologías de pago electrónico.
La siguiente tabla enumera las diferencias entre estos tres sistemas de operación:
EDI (intercambio electrónico de datos) |
ACH (Cámara de Compensación Automatizada, por sus siglas en inglés) |
EFT (Transferencia Electrónica de Fondos) |
|
Definición |
Intercambio electrónico de documentos y transacciones comerciales. |
Transferencia electrónica de fondos entre cuentas bancarias dentro de EE. UU. |
Transferencia electrónica de fondos entre cuentas bancarias. |
Lo que hacemos |
Amplia gama de documentos comerciales (facturas, órdenes de compra). |
Se utiliza principalmente para pagos, incluidos pagos de nómina y facturas. |
Se utiliza principalmente para transferir fondos entre cuentas comerciales. |
El intercambio de datos |
Formatos estandarizados para diversos documentos comerciales. |
Se centra en instrucciones de pago e información bancaria relacionada. |
Se trata principalmente de datos de transacciones e información de cuentas. |
Tiempo de transacción |
Depende de la complejidad del documento; puede ser en tiempo real o por lotes. |
Normalmente se procesa en lotes y puede realizarse al día siguiente o el mismo día. |
Varía; puede ser en tiempo real o tardar unos días hábiles. |
Costo de la transacción |
Los costos varían según el volumen de transacciones y el proveedor de EDI. |
Tarifas fijas o variables según el volumen de transacciones y el servicio. |
Es posible que se apliquen tarifas de transacción, pero a menudo son más bajas que las de los métodos en papel. |
Seguridad |
La transmisión de datos cifrada garantiza un intercambio seguro de documentos. |
Seguro, con protocolos para proteger los datos durante la transferencia electrónica. |
Seguro, pero existen vulnerabilidades si no se transmite de forma segura. |
moderna |
Requiere integración con sistemas internos para la creación de documentos. |
Se integra con los sistemas bancarios; Integración limitada con otros sistemas. |
Se integra con sistemas internos para transferencias de fondos fluidas. |
Casos de uso |
Ideal para empresas con intercambios de documentos complejos (comercio minorista, fabricación). |
Ampliamente utilizado para nóminas, pagos a proveedores y liquidaciones de facturas. |
Comúnmente utilizado para nóminas, pagos a proveedores y facturas recurrentes. |
Uso internacional |
Ampliamente utilizado a nivel mundial para el comercio internacional y la gestión de la cadena de suministro. |
Se utiliza principalmente dentro de los EE. UU. y en transacciones internacionales limitadas. |
Ampliamente utilizado internacionalmente para pagos transfronterizos. |
Beneficios de los pagos EDI
Del mismo modo automatización de procesos robóticos ha comenzado a cambiar las finanzas y la contabilidad para siempre, los pagos EDI están trazando un nuevo camino para la dinámica de pagos entre compradores y vendedores.
Sin requerir intervención humana, los errores de datos son casi imposibles, la información no se puede perder en el proceso y los pagos se realizarán a tiempo, siempre. Los beneficios que se derivan de un enfoque elevado mediante pagos EDI son:
Productividad
Gestión de facturas de proveedores. Ahora es mucho más fácil. Un proceso que solía requerir tiempo y atención de múltiples profesionales dentro de múltiples organizaciones ahora se puede completar de forma autónoma, liberando tiempo de cuentas por cobrar y cuentas por pagar equipos que tradicionalmente gestionan e impulsan este tipo de transacciones.
Gestión de relaciones mejorada
Menos pagos atrasados o problemas en el proceso hacen que la dinámica entre proveedores sea más positiva que nunca. Cuando su organización sepa que puede recibir pagos y realizar pagos a tiempo y sin problemas, todos estarán más felices. Perseguir pagos atrasados o resolver errores de pago puede generar frustración, desconfianza y ruptura en las relaciones comerciales.
Reducción de errores
Los datos transmitidos no pueden corromperse en un pago EDI. Es decir, debido a que la computadora copia y envía datos automáticamente, no hay posibilidad de que un error humano manual mezcle un número, registre una cantidad incorrecta o envíe un pago al destinatario equivocado.
Cambio de enfoque funcional
El aumento de la productividad asociado con los pagos EDI puede ayudar a transformar las funciones financieras y contables. Con más tiempo en su época, los expertos de estos equipos tendrán el ancho de banda para ser más estratégicos, colaborar con sus colegas y resaltar nuevas áreas de oportunidad utilizando herramientas de automatización.
Los pagos EDI están reemplazando a los pagos manuales
Entonces, al fin y al cabo, el EDI es una forma avanzada de enviar y recibir información de pago detallada. Ayuda a las empresas en su viaje de transformación digital y cambia el panorama para el futuro de los pagos seguros.
La tecnología EDI está desplazando los procesos de pago manuales; ¡Es hora de que se vayan! Cuando tomamos procesos manuales que consumen mucho tiempo y los reemplazamos con herramientas tecnológicas manejables, todos ganan.
De la misma manera que los pagos EDI están reemplazando un proceso manual, automatización de finanzas y contabilidad está escalando con las mismas intenciones. ¿Las anotaciones del diario que solías pasar horas preparando? Ahora se pueden automatizar. ¿Reparar los desequilibrios en la balanza de comprobación no ajustada? Mucho de eso se puede automatizar. Estamos siendo testigos de una revolución de la automatización; en lugar de luchar contra ello, trabajemos juntos para descubrir cómo aprovecharlo al máximo.
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- Fuente: https://nanonets.com/blog/edi-payments/
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