¿Qué es la contabilidad y cómo automatizarla?

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Como propietario de un nuevo negocio, comprende rápidamente que hay mucho más en la gestión del negocio que su producto o servicio. Mejorar sus habilidades, administrar las relaciones con clientes y proveedores y, quizás lo más importante, mantener registros exactos de sus transacciones. Aquí es donde entra la contabilidad.

Los números asustan a algunas personas.

Tal vez usted es uno de ellos. Puede pensar: “Estaré bien si mantengo una idea aproximada de mis ventas y gastos en mi cabeza. Hasta que empiece, puedo permitirme contratar a alguien para que se ocupe de ese tipo de cosas”.

Esto podría ser un error peligroso. En el peor de los casos, es posible que su empresa no sobreviva a una auditoría financiera en el momento de la declaración de impuestos sin los registros adecuados. En el mejor de los casos, podría terminar con un enredo costoso que resolver cuando contrate a la ayuda de contabilidad adecuada. De cualquier manera, es mejor mantener registros detallados desde el primer día.

Ahora es posible que necesite saber: ¿qué es la contabilidad? ¿Cómo mantengo registros adecuados? ¿Qué son los estados financieros y cómo los obtengo? En este artículo, analizaremos las respuestas a todas estas preguntas y más, para que pueda comenzar su viaje de contabilidad comercial con confianza.

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¿Qué es la contabilidad?

La contabilidad es el proceso de mantener registros financieros para su negocio. Una pequeña empresa unipersonal puede salirse con la suya manteniendo registros financieros escritos en un cuaderno, pero las grandes empresas necesitan entradas detalladas.

En su forma más simple, tiene que tener sentido para la persona que realiza el mantenimiento de registros. Si su negocio es más grande que una sola persona (propietario único), su contabilidad debe estar en un formato estándar que sea comprensible para todos los involucrados: el propietario, el tenedor de libros o contador, y cualquier profesional externo, como oficiales de crédito o funcionarios de impuestos.

El formato estándar para la contabilidad es el sistema de contabilidad de doble entrada. Su sistema de contabilidad registra el monto de cada transacción en dos lugares diferentes. Cada transacción tiene dos partes:

• Una parte que se registra en el diario general: el registro de todas las transacciones de todas las cuentas;
• El registro de cada cuenta separada es una parte registrada en el libro mayor. El libro mayor tiene diferentes secciones para cada gasto, cuenta de cliente y fuente de ingresos.

El sistema de contabilidad de doble entrada es un sistema integrado de verificación cruzada que reduce el error humano. Los ingresos y egresos se registran para mostrar el flujo de caja general y cómo la transacción afectó partes individuales de su negocio.

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Teneduría de libros frente a contabilidad

Entonces, ¿cuál es la diferencia entre teneduría de libros y contabilidad?

Si ha considerado contratar a cualquiera de estos profesionales para su negocio, puede pensar que un contador es solo un tenedor de libros costoso. Nada mas lejos de la verdad. Los tenedores de libros y los contadores desempeñan funciones vitales para los propietarios de negocios y los directores financieros: atienden diferentes partes del ciclo de vida financiero del negocio.

El tenedor de libros maneja el registro financiero diario de la empresa. Todos los días, el tenedor de libros está ocupado manejando entradas de transacciones, facturando a los clientes y manejando cuentas atrasadas, conciliando cuentas, manteniéndose al día con las cuentas por pagar y supervisando la nómina. Cierra las cuentas al final del mes y equilibra los libros. La contabilidad es la parte práctica del cuidado financiero de la empresa.

Una vez que se hace el trabajo del tenedor de libros, comienza el trabajo del contador. Ella toma la información del mes o del año y crea los estados financieros. Si es necesario, puede auditar los estados financieros y discutirlos con el propietario. Los estados financieros también jugarán un papel clave en la preparación del impuesto sobre la renta para el negocio, otro trabajo para el contador. El contador adecuado también puede ayudar con la planificación fiscal durante todo el año para minimizar la responsabilidad fiscal general. El trabajo del contador es un análisis financiero de alto nivel en comparación con el trabajo del tenedor de libros.

Lo que busca el contador son las razones financieras, los montos atípicos y otros marcadores clave del éxito o fracaso de una empresa. Puede discutir esta información con el propietario de la empresa o el director financiero para que los ejecutivos puedan tener la información que necesitan para tomar decisiones estratégicas para el futuro de la empresa.

Una empresa puede elegir qué nivel de ayuda financiera necesita de un contador o tenedor de libros. Las pequeñas empresas pueden decidir no contratar ayuda de contabilidad y hacer su propia contabilidad diaria. Es posible que solo contraten a un contador durante unas pocas horas al año durante la temporada de impuestos.

Es posible que las empresas más grandes no puedan salirse con la suya con este bajo nivel de ayuda externa. Pueden tener un departamento de contabilidad interno completo para el trabajo diario y ayuda contable externa para la temporada de impuestos. Para decidir qué nivel de ayuda financiera es adecuado para su negocio, evalúe el presupuesto, la industria, la tasa de crecimiento y las necesidades generales de su negocio.

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¿Cuáles son los dos tipos de contabilidad?

Los dos tipos de contabilidad son la contabilidad de entrada única y la contabilidad de entrada doble.

La contabilidad de entrada única es tan simple como una lista de cifras en un cuaderno o una hoja de cálculo de Excel. Agregue dinero, reste dinero. Si recién está comenzando, esta puede ser una excelente opción para comenzar. Es una copia de su estado de cuenta bancario para su empresa y se puede conciliar con su estado de cuenta bancario al final del mes para mayor precisión.

Sin embargo, una vez que inicie su negocio, superará este método de contabilidad con bastante rapidez. No será eficiente para los profesionales externos, como los preparadores de impuestos o los inversionistas, ver cómo le está yendo a su negocio. Puede parecer que sus ingresos varían enormemente de un mes a otro; si tuvo un gasto particularmente grande, como un pago de seguro al comienzo del año, no podrá reconocer que ese gasto "debería" distribuirse durante todo el año ya que la póliza de seguro cubre todo el año. Una vez que su negocio comience a despegar, es hora de cambiar al sistema de contabilidad de doble entrada.

El sistema de contabilidad de doble entrada registra las transacciones para mostrar qué partes del negocio se ven afectadas por cada transacción. La base del sistema contable de partida doble es la ecuación contable, que establece:

Activos = Pasivos + Patrimonio

Esto significa que para cada transacción, ambas partes de la partida doble deben mantener la ecuación contable en equilibrio.

Si sube una cuenta de activo, también debe subir una cuenta de pasivo o de capital (o ambas). Si un pasivo disminuye, entonces el activo también debe disminuir o el capital debe aumentar para mantenerse equilibrado. Cada transacción se registra de una manera que muestra exactamente qué parte de la empresa se ve afectada por esa transacción específica. Al final del año, el balance muestra cómo la ecuación contable se traslada a los estados financieros de la empresa.

La contabilidad de doble entrada generalmente se ingresa en un sistema de software de contabilidad como Quickbooks o Xero y todo el proceso se puede automatizar utilizando un software de automatización de contabilidad como Nanonetas. Esto se puede hacer de forma manual o automática conectando la cuenta bancaria de la empresa al software.

¿Cuál es la forma más fácil de llevar la contabilidad?

La forma más fácil de llevar la contabilidad es la forma adecuada para su negocio. Un sistema de contabilidad de entrada única puede ser el más fácil si su empresa es muy pequeña. Sin embargo, la facilidad de registrar sus ingresos y gastos en una sola hoja de cálculo de Excel puede verse superada por los inconvenientes de no tener registros contables adecuados para banqueros, inversionistas o preparadores de impuestos.

Si su negocio está creciendo rápidamente, a largo plazo será más fácil tener un sistema de contabilidad que pueda crecer con usted. Un sistema de contabilidad de doble entrada puede requerir un poco más de esfuerzo para configurarlo, pero le servirá desde el comienzo de su empresa hasta el tamaño que crezca.

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¿Cuál es el método más común de contabilidad?

El método de contabilidad de doble entrada es el método más común en todo el mundo. Nadie ha ideado todavía un sistema que sea tan intuitivo y libre de errores como el sistema de contabilidad de doble entrada.

Configuración de contabilidad para empresas

Para configurar la contabilidad de su negocio, tendrá que decidir qué método usará para su contabilidad. Tal vez utilice un software de contabilidad basado en la nube como Nanonets y QuickBooks o tal vez todo lo que necesita es una plantilla de Excel.

Sea cual sea el método que elija, tendrá que pensar detenidamente en todos los gastos y fuentes de ingresos que tiene para su negocio. Si lo necesita, puede cambiar a otro sistema de contabilidad en el futuro después de la expansión del negocio, pero es mejor elegir un sistema que pueda crecer con usted.

• ¿Tiene varias cuentas bancarias o tarjetas de crédito para su negocio que deberán ser contabilizadas?
• ¿Cuántas fuentes de ingresos tiene?
  • ¿Múltiples líneas de productos?
  • ¿Servicios?
  • ¿Otros ingresos, como bienes raíces o ingresos por inversiones?
• ¿A cuántos proveedores paga cada mes?
• ¿Qué tipo de gastos tienes? A cada gasto diferente se le deberá asignar una categoría numerada.
  • Legal
  • Seguros
  • Renta
  • Departamento de Servicios Públicos
  • Viajar
  • Otro

¿Cómo hacer la Contabilidad?

Ya sea que elija un software de contabilidad o un método simple como Excel, comenzará. La mayoría del software de contabilidad es de uso intuitivo y guía al usuario a través de la introducción de transacciones, e Internet está lleno de tutoriales de Excel para principiantes.

Debe ser meticulosamente preciso al ingresar transacciones: el software detectará algunos errores o cuando concilie los libros a fin de mes, pero otros son más insidiosos.

¿Cómo empiezo a llevar la contabilidad para principiantes?

Primero, elija un método de contabilidad que se adapte a las necesidades de su negocio.

En segundo lugar, organice sus registros comerciales para que pueda ingresarlos en su plantilla de Excel o software de contabilidad sin perder ninguna transacción. Los extractos bancarios pueden ayudar con esto.

Si tiene registros atrasados ​​que deben ingresarse de meses anteriores, puede solicitar extractos de cuenta antiguos de su banco. Esto debería darle un registro bastante preciso de los negocios que hizo su empresa en los últimos meses.

En tercer lugar, establezca un horario regular para asegurarse de no atrasarse en su contabilidad. Es posible que las empresas muy pequeñas solo tengan que llevar la contabilidad una vez por semana. Las empresas más grandes tendrán que hacerlo todos los días y pueden requerir un personal de contabilidad interno dedicado para manejar la carga de trabajo.

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Comprender el equilibrio de los libros

Al final del período contable, generalmente al final del mes, deberá "equilibrar los libros". Esto significa revisar sus registros contables y asegurarse de que ambos lados de la ecuación contable coincidan. Hay algunas cosas que deben hacerse al final del período para asegurarse de que su contabilidad sea precisa.

Conciliación de extractos bancarios

Después de fin de mes, recibirá un extracto bancario de su banco. Debe revisar el registro de efectivo de su negocio en el libro mayor para asegurarse de que las transacciones en su libro mayor coincidan con lo que registra su extracto bancario. Si hay diferencias, como un cheque que envió y que aún no se ha cobrado en el banco, debe averiguar por qué.

Intente Plantilla de conciliación bancaria

Balance de prueba

El balance de prueba es otro control que asegura que cada transacción se registre en dos lugares. Debe sumar todos los saldos deudores y todos los saldos acreedores de todas sus cuentas. Deben igualarse.

Si no lo hacen, debe averiguar por qué. Podría ser que un número se ingresó incorrectamente, una transacción se registró de manera descuidada o alguna otra razón. El software de contabilidad a menudo tiene una protección contra errores incorporada para evitar que este tipo de error ocurra en primer lugar.

Cierre de asientos de diario

Hay ciertas cuentas que deben "cerrarse" al final de cada mes y sus saldos se trasladan a otras cuentas permanentes del libro mayor. Todas las cuentas de gastos se cierran al final del mes para que sus saldos puedan trasladarse a la porción de capital de los libros. Esta acción mueve las cuentas de ingresos y gastos, reflejadas en el estado de resultados, a las cuentas de activo y patrimonio, reflejadas en el balance.

Estados Financieros y Contabilidad

Finalmente, una vez que haya completado sus tareas contables diarias, semanales y mensuales, estará listo para incluir esta información en sus estados financieros anuales.

Todas sus cuentas de ingresos y gastos se compilan en un estado de resultados. El estado de resultados muestra sus ventas totales, sus gastos totales y su ingreso o pérdida final. Después de compilar su estado de resultados, los ingresos o pérdidas finales se trasladan a la porción de capital de sus cuentas de balance.

Todas sus cuentas de activos, pasivos y capital se compilan en el balance general. El balance general muestra cómo cada dólar de sus activos se equilibra con la deuda o con el patrimonio del propietario. Tanto el estado de resultados como el balance general son piezas críticas de información sobre la salud y la rentabilidad a corto y largo plazo de su empresa.

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Nanonets para la automatización de la contabilidad

Nanonets es un software de automatización de contabilidad basado en IA con software OCR incorporado que puede manejar todos los aspectos de contabilidad, contabilidad y automatización financiera. Las nanoredes se pueden utilizar para automatizar:

• Procesos de conciliación: conciliación de pagos, conciliación bancaria, de cuentas y de tarjetas de crédito
• Procesamiento de facturas: conciliación, carga, extracción de datos y pago de facturas
• Pago: envíe ACH y transferencias electrónicas directamente desde la plataforma
• Procesos de cuentas por pagar y por cobrar
• Procesos de entrada de datos
• sincronización de datos ERP
• Gestión de juicios de auditoría

He aquí por qué debería considerar Nanonets:

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