Ettevõtted, kes kehtestavad arveldusvõlgade parimaid tavasid, suurendavad teabe nähtavust, vähendavad arvete töötlemise aega, säästavad raha, tugevdavad sisekontrolli ja rahavoogude juhtimist, vähendavad pettusi ja vigu ning parandavad suhteid hankijatega. Võlavõlgade parimad tavad on alamhulk parimad raamatupidamistavad. Ettevõtted, kes kasutavad võlgnevuste protsessides ja raamatupidamises parimaid tavasid, saavad olulise konkurentsieelise.
Vastavalt Ardent Partnersi aastaaruandele,2023. aasta e-maksete seis: tee sillutamine targemale tulevikule"
"Võimalus arveid koheselt töödelda on veel üks valdkond, kus klassi parimad organisatsioonid näitavad oma võimekust. Kui see võimalus on ainult 29% kõigist teistest, siis tugevad 69% oma klassi parimatest organisatsioonidest suudavad arveid töödelda ilma käsitsi sekkumiseta, mis on arvehaldurite tabamatu "püha graal".t. "
Ostuvõlgade parimad parimad tavad
10 parimat võlgnevuste võlgade tavasid on järgmised:
- AP protsesside ja raamatupidamise integreerimine sujuvamaks.
- Kasutage arvete vahetuks töötlemiseks intelligentset tehnoloogiapõhist paberivaba AP automatiseerimissüsteemi.
- Rakendage tugevaid sisekontrolle ja erandite märgistamist.
- Sisseehitatud tarnijad ja automatiseerige olekuteavitused hankijaportaali kaudu.
- Automatiseerige arvete digitaalne kahe- või kolmesuunaline sobitamine ostutellimuste ja dokumentide vastuvõtmisega.
- Kasutage automaatseid AP arvete kinnitamise protsesse.
- Elektrooniliste makseviiside optimeerimine.
- Maksimeerige varase makse allahindlusi.
- Maksete ja võlgnevuste saldod pearaamatusse vastavusse viimine.
- Optimeerige nähtavust, mõõdikuid, äriteavet ja AP reaalajas aruandlust.
1 – AP protsesside ja raamatupidamise integreerimise tõhustamine
AP protsesside töövoogude täiustamine paberivaba AP. AP automatiseerimissüsteemil on ERP ehk raamatupidamissüsteemi integratsioon. AP automatiseerimistarkvara aitab teie ettevõttel saavutada oma võlgnevuste arvete töötlemise parimate tavade eesmärke, kasutades sisseehitatud parimaid tavasid maksevõlgade ja automatiseeritud AP töövoogude jaoks.
Eelised:
Suurendage tõhusust ja vältige kitsaskohti maksevõlgade töövoogude sujuvamaks muutmisega. AP automatiseerimine koos ERP integratsiooniga välistab vajaduse täiendavate andmete sisestamise järele raamatupidamissüsteemi, kuna andmed sünkroonitakse süsteemide vahel.
2 – Kasutage intelligentset tehnoloogiapõhist AP automatiseerimissüsteemi
Pilvepõhine kaasaegne AP automatiseerimissüsteem, mida juhivad tehisintellekt (AI), masinõpe (ML), OCR (optiline märgituvastus) ja reeglitel põhinev robotprotsesside automatiseerimine (RPA) korduvate toimingute automatiseerimiseks on juurutamise selgroog. paljud neist parimatest tavadest teie ettevõtte võlgnevuste osas.
Ühtset AP automatiseerimissüsteemi kasutavad sidusrühmad saavad juurdepääsu asjakohastele elektrooniliste dokumentide andmetele, sealhulgas hankija arvele, ostutellimusele, lepingule ja vastuvõtuaruandele koos andmehoidlaga, mis on ühendatud tarnijate portaal.
AI-põhine optiline märgituvastus (OCR) digiteerib ja jäädvustab täpselt hankija arve andmed, sealhulgas reaüksused. Tsentraliseeritud elektroonilised dokumendiandmed on saadaval kasutamiseks arvete automaatseks kontrollimiseks, arvete sobitamiseks ja hankija arvete kinnituse saamiseks.
Eelised:
Lisaks arvete töötlemise tõhususe olulisele parandamisele aitab AI-põhise AP automatiseerimissüsteemi kasutamine teie ettevõttel parandada oma tarnijate suhteid parema suhtluse, sealhulgas maksete oleku ja kiiremate maksete kaudu. Kaasaegne pilvepõhine AP automatiseerimissüsteem välistab paberdokumendid, tugevdab sisekontrolli ning aitab teie ettevõttel visualiseerida ja kontrollida kulutusi ning teha paremaid otsuseid, kasutades üht sidusrühmadele ligipääsetavat süsteemi.
3 – Rakendage tugevaid sisekontrolle ja erandite märgistamist
Võlakohustuste sisekontroll parimad tavad hõlmavad ülesannete õiget eraldamist ja juurdepääsu piiramist tarnija põhifailile. Näiteks tööülesannete lahususe korral ei saa arvete töötlemise eest vastutavad arvete töötlemise eest vastutavad töötajad arveid tasumiseks heaks kiita, makseid ilma nõuetekohase kinnituseta täita, päevikukirjeid teha ega raamatute sulgemiseks pearaamatusse tehinguid kanda.
Võlavõlgade sisekontrolli parimate tavade puhul peaksid tugevad sisekontrollid kasutama tehnoloogiapõhiseid süsteeme võimalike vigade, sealhulgas dubleerivate arvete tuvastamiseks ja märgistamiseks ning võimalike pettuste vältimiseks. Arvete kaks korda tasumata jätmine väldib kulusid, mis vähendaksid rahavoogu teatud ajahetkel või igaveseks, kui müüjad ei väljasta viivitamatult enammaksete krediiti ega maksa raha tagasi.
Eelised:
Pettuste ja vigade vältimiseks peavad ettevõtted säilitama tugeva sisekontrolli. AP automatiseerimislahendus pakub kontrolljälge ja digiteerib tehingud. Hea sisekontroll vähendab ka välisauditi kulusid, kuna auditi lõpuleviimiseks kulub vähem aega.
4 – Sisseehitatud tarnijad ja olekuteatiste automatiseerimine tarnijaportaali kaudu
AP automatiseerimistarkvara sisaldab müüjaportaali kaasates oma ettevõtte tarnijaid ja suhtluse tõhustamine, sealhulgas hankija arve tasumise olek.
Eelised:
Tarnija liitumine AP automatiseerimistarkvara portaali kaudu tagab hankija põhifailis olevate andmete täpsuse ilma dubleerimiseta, seda saab kasutada tarnija maksuvormide (nt W-9 või W-8 vormid) kogumiseks ning näitab makse olekut, maksete ajalugu ja arveid. ajalugu. Tarnijad võivad arveid üles laadida hankijaportaali kaudu või saada e-posti teel või muul võimalikul viisil.
5 – automatiseerige arvete digitaalne kahe- või kolmesuunaline sobitamine
Elektrooniliste arvete sobitamise automatiseerimine on võlgnevuste arvete töötlemise parimate tavade teine element. AP automatiseerimissüsteem peaks toimima 3-suunaline arvete sobitamine rea kaupa ostutellimuste ja aruannete vastuvõtmisega kaupade puhul või arvete kahesuunaline vastavusse viimine ostutellimustega aruannete saamisel ei kehti tasumisele kuuluva arve tehingu tüübile. Teie ettevõte peaks maksma ainult tegeliku tellitud ja saadud kaupade koguse eest kokkulepitud ostutellimuse hinnaga.
Eelised:
Automaatne elektrooniline arvete andmete vastavus rea kaupa ostutellimusega (PO) ja kolmepoolse sobitamise (või kahesuunalise arve ja ostutellimuse sobitamise) aruande saamine tagab, et ettevõtte poolt heaks kiidetud kaubaartiklite kohta võetakse arveid ja tasutakse ainult kui seda nõutakse saadud volitatud kaupade või teenuste jaoks.
6 – Kasutage automaatseid AP arvete kinnitamise protsesse
Automaatne kinnitamine on võlgnevuste protsesside üks parimaid tavasid. AP automatiseerimise tarkvara automatiseerib tasumata arvete kinnitamise protsessi, suunates arved määratud kinnitajale vastavalt ettevõtte eeskirjadele ja piirangutele. The võlgnevuste kinnitamise protsess võib kasutada RPA-d, et automatiseerida kinnituste marsruutimist või anda teile võimalus lisada määratud kinnitajaid. Kui lisate kinnitajaid, võtke arvesse võlgnevuste sisekontrolli parimaid tavasid, sealhulgas tööülesannete eraldamist, nende heakskiitmise taset ja õigust arve tasumiseks kinnitada.
Eelised:
Automaatne arvete kinnitamine tagab tõhususe, paberdokumentide kadumise või puudumise ning kiirema kinnitamise määratud kinnitajate poolt, kes saavad kinnitada kõikjal. AP automatiseerimissüsteemid märgistavad maksevigade vältimiseks erandid ja dubleerivad arveid.
7 – Elektrooniliste makseviiside optimeerimine
Võlavõlgade parimad tavad hõlmavad pigem elektrooniliste maksete tegemist kui pabertšekkide kasutamist müüjatele maksmiseks. Petturid on suurendanud pabertšekkide varguse sagedust posti teel ja tšekkide pesemist, et pettuse teel kontrollida makse saajaid ja summasid ning varastada maksjatelt raha. Lisaks rahalise kahju riskile nõuavad pabertšekkide printimine, isiklikult või ettevõtte templitega allkirjastamine, tšekkide ümbrikutesse täitmine ja tšekkide postitamine tarbetult personali aega ja kuluvad teie ettevõttele raha.
Elektrooniliste rahaülekannete (EFT) tüübid hõlmavad USA siseriiklikke ACH-makseid, sarnaseid süsteeme väljaspool Ameerika Ühendriike pangakontolt pangakontole, pangaülekandeid, PayPali ja digitaalse rahakoti ülekandeid. Teie ettevõte peaks asendama pabertšekkide kirjutamise kuluefektiivse elektroonilise makseviisiga. Ülemaailmsete maksete puhul on välisvaluuta vahetamine oluline ka müüja arvete tasumisel võlgnevustes.
Eelised:
Elektrooniliste maksete tegemine vähendab maksekulusid arve kohta, suurendab efektiivsust, vähendab pettuseriski, tagab keskkonnasäästlikkuse ja suurendab kasutatavate makseviiside tüüpe.
8 – maksimeerige varajase maksmise allahindlusi
Tarnijate poolt arvetingimustena pakutavate varajase makse allahindluste maksimeerimine (nt 2/10 neto 30) on üks olulisemaid parimaid tavasid võlgnevuste puhul, kuna see on kulude vähendamise strateegia, mis parandab kasumlikkust ja rahavoogu. Kui teie ettevõte tasub oma arved täissummas 10. päeva asemel 30. päevaks, võib see tasumisele kuuluva arve summat vähendada 2% allahindluse võrra. Allahindlus ei ole 2% aastas, see on 2 päevaga teenitud 10%, seega tasub seda võtta.
Teie AP automatiseerimissüsteem kiirendab arvete töötlemist ja hankija arvete kinnitamist, võimaldades neid varajase makse allahindlusi õigeaegselt teha, võttes arvesse arvete arvete töötlemise parimaid tavasid. Kui kasutate järjekindlalt varajase makse allahindlusi, aitab teie finantsmeeskond pigem kaasa äritulemustele, kui seda iseloomustatakse ärikuluna.
Eelised:
Varajase makse allahindluste teenimine ja võtmine säästab märkimisväärselt raha (eriti suurte varude ostude puhul) ning parandab rahavoogu, brutomarginaali ja kasumlikkust.
9 – viivitamatult vastavusse viima maksete ja arvete saldod
Maksete ja võlgnevuste saldod pearaamatuga kiiresti ja korrapäraselt vastavusse viia, et avastada võlgnevuse vigu ja eeskirjade eiramisi ning tagada sularahasaldo usaldusväärsus. Leppimist on kõige parem teostada automatiseeritud protsessina, mitte kasutada käsitsi koostatud arvutustabeleid.
Eelised:
AP automatiseerimissüsteemid viivad automaatselt vastavusse maksed ja arvete saldod. Tänu sellele on sularaha ja võlgnevuste saldod täpsemad ning raamatud saab kiiremini sulgeda.
10 – optimeerige nähtavust, mõõdikuid, äriteavet ja reaalajas AP aruandlust
Võlavõlgade parimate tavade hulka kuulub reaalajas nähtavuse saamine võlgnevuste, kavandatud maksete ja ärikulude kohta.
Ettevõtted saavutavad need parimad tavad arveldusvõlgade protsessi eesmärkide osas, kasutades AP automatiseerimist koos reaalajas andmeanalüütikaga, sealhulgas mõõdikutega AP KPI-d, tehisintellektiga täiustatud äriteave ja parem võlgnevuste aruandlus. Mis õigeaegselt võlgnevuste aruanded, saavad raamatupidamis- ja finantsosakonnad need aruanded üle vaadata maksete õigeaegsuse osas, lahendada hankijate lahknevuste probleeme või vaidlusi ning soovi korral nõuda teie ettevõtte krediidijääkide tagasimakseid harvaesinevatelt hankijatelt.
Eelised:
Kõigil sidusrühmadel on siledsüsteemide kasutamise asemel nähtavus ühes reaalajas süsteemis. AP automatiseerimistarkvara pakub otsuste tegemiseks reaalajas armatuurlaudu, analüütikat ja AI-põhist äriteavet. Võlakohustuste automatiseerimissüsteemiga jäädvustate ka arveid varem, et muuta arvete saldod ja ettevõtte kulutused peaaegu reaalajas analüüsimiseks ajakohasemaks.
Järeldus
Digitaalne ümberkujundamine AP automatiseerimistarkvaraga on võlgnevuste parimate tavade eeliste saavutamise võti. Ostjate arvete parimate tavade rakendamiseks avastage AP automatiseerimise tarkvara nimega Flow Nanonets.
- SEO-põhise sisu ja PR-levi. Võimenduge juba täna.
- PlatoData.Network Vertikaalne generatiivne Ai. Jõustage ennast. Juurdepääs siia.
- PlatoAiStream. Web3 luure. Täiustatud teadmised. Juurdepääs siia.
- PlatoESG. Süsinik, CleanTech, Energia, Keskkond päikeseenergia, Jäätmekäitluse. Juurdepääs siia.
- PlatoTervis. Biotehnoloogia ja kliiniliste uuringute luureandmed. Juurdepääs siia.
- Allikas: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-best-practices/
- :on
- :on
- :mitte
- : kus
- $ UP
- 10
- 10.
- 2%
- 2023
- 30
- 30.
- a
- võime
- juurdepääs
- juurdepääsetav
- konto
- raamatupidamine
- Kontod
- võlgnevused
- võlgnevuste automatiseerimine
- täpsus
- täpne
- täpselt
- oi
- Saavutada
- saavutamisel
- tegelik
- lisama
- ADEelis
- AI
- Materjal: BPA ja flataatide vaba plastik
- Ka
- summa
- summad
- an
- analüüs
- analytics
- ja
- aastane
- Teine
- kuskil
- ap automatiseerimine
- kohaldatav
- heakskiit
- kinnitused
- heaks kiitma
- heaks
- tuline
- OLEME
- PIIRKOND
- kunstlik
- tehisintellekti
- Tehisintellekt (AI)
- AS
- At
- audit
- asutus
- volitatud
- automatiseerima
- Automatiseeritud
- Automaatne
- automaatselt
- automatiseerimine
- Automaatika
- saadaval
- vältima
- Selgroog
- Saldo
- saldod
- Pank
- BE
- sest
- on
- Kasu
- Pealegi
- BEST
- parimaid tavasid
- Parem
- vahel
- Raamatud
- kitsaskohti
- sisseehitatud
- äri
- ärianalüüsi
- ettevõtted
- by
- kutsutud
- CAN
- võime
- lüüa
- lööb
- Raha
- rahavool
- tsentraliseeritud
- iseloom
- tegelase äratundmine
- iseloomustatud
- Kontroll
- lähedal
- suletud
- koguma
- Side
- ettevõte
- Ettevõtte omad
- konkurentsivõimeline
- täitma
- Vastavus
- järeldus
- seotud
- Arvestama
- tasu
- järjepidevalt
- leping
- toetaja
- kontrollida
- kontrolli
- Maksma
- kuluefektiivne
- kulud
- krediit
- Autorid
- valuuta
- armatuurlauad
- andmed
- Andmete analüüs
- andmesisestus
- päev
- Päeva
- Otsuse tegemine
- otsused
- näitama
- osakonnad
- määratud
- soovitud
- avastama
- digitaalne
- digitaalne rahakott
- Allahindlus
- soodustust
- avastama
- lahknevus
- vaidlused
- dokument
- dokumendid
- Kodu-
- Ära
- ajendatud
- kaks
- Varajane
- teenitud
- tõhusalt
- efektiivsus
- Elektrooniline
- elektrooniline makse
- element
- kõrvaldab
- suurendamine
- tagab
- kanne
- keskkonna-
- Keskkonnahoiu
- ERP
- vead
- oluline
- looma
- näide
- erand
- vahetamine
- laiendatud
- väline
- lisatasu
- kiiremini
- fail
- rahastama
- finants-
- voog
- eest
- välis-
- välisvaluuta
- igavesti
- vormid
- pettus
- petturid
- Sagedus
- Alates
- täis
- raha
- kasu
- kasumi saamine
- Üldine
- saamine
- Andma
- Globaalne
- Ülemaailmsed maksed
- Eesmärgid
- hea
- kaubad
- bruto-
- käepide
- Olema
- aitama
- aitab
- ajalugu
- HTTPS
- if
- rakendada
- rakendamisel
- parandama
- parandab
- Paranemist
- in
- sisaldama
- hõlmab
- Kaasa arvatud
- Suurendama
- Tõstab
- näitab
- info
- selle asemel
- integratsioon
- Intelligentsus
- Intelligentne
- sisemine
- sekkumine
- sisse
- inventar
- arve
- arvete töötlemine
- arved
- probleem
- küsimustes
- IT
- kirjed
- ITS
- ajakiri
- Võti
- suur
- õppimine
- pearaamat
- vähem
- Tase
- nagu
- piirav
- piirid
- joon
- kaotus
- kadunud
- vähendada
- masin
- masinõpe
- tehtud
- postitamine
- säilitada
- tegema
- Tegemine
- juhtimine
- käsiraamat
- käsitsi
- palju
- Varu
- meister
- sobitamine
- Maksimeerima
- mai..
- meetod
- meetodid
- Meetrika
- puuduvad
- ML
- Kaasaegne
- raha
- rohkem
- kõige
- peab
- Lähedal
- Vajadus
- läbirääkimistega
- neto
- ei
- teated
- OCR
- of
- pakutud
- on
- Pardal
- Pardal
- ONE
- ainult
- optiline märkide tuvastamine
- optimeerima
- or
- et
- tellimuste
- organisatsioonid
- Muu
- teised
- väljaspool
- Paber
- eriti
- partnerid
- Sillutis
- Maksma
- pöörates
- makse
- maksemeetod
- makseviisid
- maksed
- PayPal
- riik
- kohta
- täitma
- teostatud
- inimene
- plaanitud
- Platon
- Platoni andmete intelligentsus
- PlatoData
- PO
- po sobitamine
- Punkt
- poliitika
- Portal
- omama
- võimalik
- post
- potentsiaal
- tavad
- valmis
- vältida
- hind
- trükkimine
- protsess
- Protsessi automatiseerimine
- Protsessid
- töötlemine
- kasumlikkus
- korralik
- annab
- osavus
- ostma
- ostutellimus
- Ostud
- kogus
- kiiresti
- pigem
- reaalajas
- reaalajas andmeid
- saadud
- vastuvõtmine
- tunnustamine
- leppimine
- vähendama
- vähendab
- Toetused
- regulaarselt
- Suhted
- asjakohane
- usaldusväärsus
- korduv
- asendama
- aru
- Aruandlus
- Aruanded
- Hoidla
- taotleda
- nõudma
- nõutav
- lahendama
- vastutav
- kaasa
- Tulemused
- läbi
- üle vaadata
- Oht
- Robotprotsesside automatiseerimine
- Roll
- Marsruutimine
- Lõuna-Aafrika
- eeskirjade
- s
- Säästa
- Teenused
- peaks
- märgatavalt
- allkirjastamine
- siled
- sarnane
- targemaks
- So
- tarkvara
- lahendus
- kiirused
- kulutama
- Personal
- huvirühmad
- riik
- Ühendriigid
- olek
- Strateegia
- kiirendama
- Sujuvamaks muutmine
- Tugevdama
- Tugevdab
- tugev
- täidis
- mahukas
- tarnija
- Tarnijate
- Jätkusuutlikkus
- süsteem
- süsteemid
- Võtma
- võtmine
- ülesanded
- maks
- meeskond
- tingimused
- kui
- et
- .
- oma
- Need
- see
- Läbi
- aeg
- õigeaegne
- et
- ülemine
- Top 10
- jälg
- tehing
- Tehingud
- üle
- ülekandeid
- Transformation
- Kaks korda
- tüüp
- liigid
- meie
- ühtne
- Ühendatud
- Ühendriigid
- tarbetu
- Unsplash
- ajakohane
- laetud
- kasutama
- Kasutatud
- kasutamine
- müüja
- müüjad
- Kontrollimine
- nähtavus
- visualiseeri
- rahakott
- pesemine
- Tee..
- millal
- kuigi
- WHO
- will
- Traat
- koos
- ilma
- Töövoogud
- väärt
- oleks
- kirjutamine
- aasta
- sa
- Sinu
- sephyrnet