Arve kujutis: kuidas see saab teie AP protsessi automatiseerida

Arvete pildistamine ei ole enam Tähesõdadest pärit futuristlik tehnoloogia. Enamik meist on tänavasiltide reaalajas tõlkimiseks skanninud QR-koodi või kasutanud Google Lensi OCR-i võimalusi. AI ja ML on hiljutised edusammud teinud arve pildistamise tarkvara palju jõulisem, võimaldades AP-meeskondadel automatiseerida mõningaid võlgnevuste protsesside kõige tüütumaid aspekte.

Selles ajaveebi postituses vaatleme, kuidas ja kuidas saab arvete kuvamine aidata maksevõlgade töötlemist automatiseerida Nanonets AP automatiseerimistarkvara saab kogu protsessi automatiseerida, et säästa aega, raha ja ressursse.

Mis on arve pildistamine?

Arvete pildistamine on arvete digiteerimise ja nendest andmete väljavõtmise protsess. See on viis paberarvete teisendamiseks digitaalseteks failideks, mida on lihtsam salvestada, millele on lihtsam juurde pääseda ja mida on lihtsam edasiseks töötlemiseks kasutada.

Arvete pildistamise funktsioon on nüüd arvete automatiseerimise tööriistadesse sisse ehitatud. Need tööriistad mitte ainult ei tuvasta ja tunnevad ära arvete teksti, numbreid ja muud teavet, vaid saavad saata väljavõetud andmed raamatupidamissüsteemidesse või ERP tarkvara edasiseks töötlemiseks.

Arvete kuvamine võib aidata sujuvamaks muuta kogu arveldusvõlgade töövoogu, vähendada käsitsi tööd ning säästa väärtuslikku aega ja ressursse. AP meeskonnad saavad arveid kiiremini ja täpsemalt töödelda ning tõenäolisemalt saate õigeaegsete maksete eest tarnijatelt allahindlusi.

Kuidas arve pildistamine töötab

Olgem ausad – keegi ei armasta arveid käsitsi töödelda. See on aeganõudev, korduv ja sageli AP ametniku töö kõige vähem lemmik osa. Kujutage nüüd ette, et peate kuus töötlema 600–800 arvet. Ainuüksi andmete käsitsi sisestamine võtaks suurema osa meeskonna ajast, jättes vähe ruumi kriitilisemateks ülesanneteks.

Siin aitab arvete töötlemise tarkvara. Tarkvara järgib ülesande täitmiseks tavaliselt kolmeetapilist protsessi.

• Füüsiline arve skaneeritakse, et luua dokumendist digitaalne versioon.
• Arvete andmeid tõlgendatakse kehtestatud konkreetsete ärireeglite alusel.
• Veenduge, et andmed on täpsed ja täielikud, ning saatke need asjaomastele osapooltele vajaliku kinnituse saamiseks
• See salvestatakse edasiseks töötlemiseks ja analüüsiks mis tahes ettevõtte ressursside planeerimise (ERP) süsteemi.

Nüüd on saadaval kahte tüüpi arvete töötlemise tööriistu: reeglipõhine ja AI-põhine. Reeglipõhised süsteemid tuginevad eelnevalt kindlaksmääratud reeglitele, mis põhinevad konkreetsetel märksõnadel või mustritel, mis eeldatavasti arvel leiduvad. AI-põhised tööriistad kasutavad ML-i, et õppida ja ennustada, milliseid andmeid arvetest eraldada ja töödelda.

Reeglipõhise süsteemi võib programmeerida otsima sõna "kokku", millele järgneb dollarisumma, et saada arve kogumaksumus. Reeglipõhised süsteemid võivad olla tõhusad lihtsate arvete töötlemise ülesannete jaoks, kuid neil võib olla raskusi keerukamate arvetega või arvetega, mis ei järgi eeldatavat vormingut.

Nutikas tööriist võib tuvastada erinevaid arvete vorminguid ja kohandada oma töötlemist vastavalt. Arukad tööriistad võivad olla paindlikumad ja täpsemad kui reeglipõhised süsteemid, kuid nende loomiseks võib vaja minna rohkem koolitusandmeid ja teadmisi.

[Varjatud sisu]

Nanonets AP automatiseerimistarkvara kaasas sisseehitatud arve kujutis. Saate arveid hulgi skannida ja üles laadida, andmete väljavõtmist täielikult automatiseerida, arveid õigete kinnitusteni suunata, meeskonnaliikmetele määrata ja hankijatele vaid mõne klõpsuga maksta.

Siin on samm-sammult ülevaade arvete kuvamise toimimisest meie AP automatiseerimistarkvaras.

1. Laadige süsteemi üles arveid mis tahes vormingus, sh PDF- ja pildifailid.
2. OCR-i ja AI-põhiste tehnoloogiate abil saate arvetest kriitilise teabe automaatselt välja võtta.
3. Sobitage arved ostutellimuste ja kaubatšekkidega.
4. Suunake arved õigetele kinnitustele.
5. Maksa hankijatele automaatselt konfigureeritud reeglite alusel.

Automatiseerimine vabastab arvete võlgnevuse meeskonnad, et nad saaksid keskenduda sellistele olulistele ülesannetele nagu kulumustrite analüüsimine, müüjasuhted, vastavus ja hinnaläbirääkimised. See suurendab tõhusust ja tootlikkust.

Põhjused arvete kuvamise ja automatiseerimise kasutuselevõtmiseks teie AP töövoos

Ettevõtted on saanud palju kasu viimastest uuendustest arvete pildistamise tehnoloogias. See on muutnud andmete hankimise lihtsamaks ja produktiivsemaks kui kunagi varem, nii palju arvete automatiseerimine on muutumas normiks ettevõtetele, kes soovivad oma AP töövooge täiustada.

Müüjate jaoks tähendab see kiiremaid makseid ja väiksemat arvevigade riski. Automatiseeritud marsruutimise ja kinnitamise töövood kõrvaldavad vajaduse makseid jälgida või hilinenud tehingutega tegeleda, mis suurendab usaldust ja vähendab maksetega seotud vaidlusi.

Need eelised ei piirdu ainult müüjatega. Teie AP-meeskond saavad kasu automatiseeritud andmesisestustest ja lihtsatest AP-ülesannetest, vabastades nende väärtuslikku aega strateegilistele ülesannetele keskendumiseks, mis toob kaasa paremad suhted tarnijatega, parem sularahahaldus ja tõhusamad läbirääkimised maksetingimuste üle.

Lisateavet selle kohta, kuidas arvete kuvamise automatiseerimine aitab nii AP meeskondadel kui ka hankijatel:

1. Vältida pettusi

Kuna iga arve läheb läbi 2-, 3- või 4-suunaline ostutellimuste ja müügikviitungite vastavusse viimisel arvetega (mida hõlbustab OCR-tehnoloogia), ei saa petturlikud müüjad teie ettevõtet ära kasutada. Samuti takistab see petturlike maksete töötlemist, sealhulgas neid, mis tulenevad ebaõigest andmete sisestamisest, valedest arveldustest või pettustšekkidest.

Lisaks saab seadistada automatiseeritud arvete kinnitamise ning raamatupidamismeeskonna ja audiitorite auditijälje, et lisada veel üks kaitsekiht pettuste eest.

2. Vähendage inimlikke eksimusi

Andmete käsitsi sisestamisel esineb sageli vigu, mis põhjustab valesid makseid, trahve ja pingelisi suhteid müüjatega. Arvete kuvamise ja automatiseerimisega vähenevad need vead märkimisväärselt, kuna tarkvara tabab ja töötleb täpselt arvete andmeid.

See tagab ka selle, et ükski arve ei lähe kaduma ega unune, parandades veelgi teie AP protsessi usaldusväärsust ja tõhusust. Saate õigesti hinnata oma rahavoogu ja astuda vajalikke samme terve rahavoo tasakaalu säilitamiseks.

3. Tagada vastavus

Auditid muutuvad vähem heidutavaks, kuna kogu vajalik dokumentatsioon on hõlpsasti kättesaadav, keskses kohas juurdepääsetav ja jälgitav. Lisaks tagavad integratsioonid ERP-süsteemiga, et kõik tehingud salvestatakse ja jälgitakse reaalajas.

Ülevaatamise ja kinnitamise marsruutimisprotsessid tagavad, et iga arve kontrollitakse vastavalt ettevõtte ja regulatiivsetele poliitikatele. Lisaks saate tarkvaras seadistada maksustamisreegleid ja -eeskirju, et automaatselt arvutada ja rakendada arvetele õigeid maksumäärasid, tagades kohalike ja rahvusvaheliste maksuseaduste järgimise.

4. Säilitage paremaid müüjasuhteid

Müüjad hindavad kiireid vastuseid ja täpseid makseid. Ning automatiseeritud arvete töötlemine tagab kõigi arvete õigeaegse tasumise. Veelgi enam, kuna süsteem hoiab neid automaatsete teavitustega kursis, tunnevad nad end teie ettevõttega tehtavate tehingute suhtes kindlamalt – ja see vähendab vajadust järelmeetmete järele.

Selline läbipaistvuse tase võib viia paremate läbirääkimisteni tingimuste, allahindluste ja võib-olla isegi eksklusiivsete tehingute üle. See muudab ka võimalike vaidluste või probleemide lahendamise lihtsamaks, mis toob kaasa tugevamad ja koostööpõhisemad suhted.

5. Jälgige paremini müüja jõudlust

Kui kogu hankijateave on tsentraliseeritud, muutub nende toimivuse jälgimine ja andmepõhiste otsuste tegemine paremini hallatavaks. Ootamatuid viivitusi laovarude täiendamisel saab vältida, kuna süsteem suudab tarnija ajalooliste andmete põhjal ennustada ja teavitada, kui varu on vaja täiendada.

Selline ettenägelikkus ei taga mitte ainult sujuvat tarneahelat, vaid vähendab ka üle- või alavarude riski, optimeerides seega varude haldamist.

6. Tõsta AP meeskonna moraali ja tootlikkust

Kujutage ette, et ütlete AP meeskonnaliikmele, et nad ei pea oma kolleege ega meeskonnakaaslasi teistest osakondadest kinnituste saamiseks taga ajama. Või et nad ei pea enam kunagi arveid käsitsi töötlema. Just seda saab arvete kuvamine ja automatiseerimine pakkuda.

Tüütute ja korduvate ülesannete kõrvaldamine võib suurendada tööga rahulolu ja kõrgemat tootlikkuse taset. Lisaks saab meeskond kiire ja täpse arvete töötlemisega vältida viimase hetke kiirustamist ja saavutada parema tasakaalu töö- ja eraelu vahel.

7. Täiustatud finantsprognoosimine

Reaalajas arvete tasumise uuendustega saavad AP meeskonnad ettevõtte rahavoogudest selge pildi. See võimaldab paremat finantsprognoosi ja -planeerimist. Näiteks võib suure maksetähtaja teadmine aidata eelarvet kohandada ja vältida võimalikke rahavooga seotud probleeme.

8. Kasumlikkuse parandamine

Arvete protsessi automatiseerimisega saavad ettevõtted oluliselt vähendada iga arve töötlemise kulusid. See koos varajase makse allahindluste ärakasutamise ja hilinenud maksete trahvide või nõuete täitmisega seotud karistuste vältimisega võib kaasa tuua ettevõtte kasumi märgatava paranemise.

Lisaks võib kasumlikkuse suurenemisele kaasa aidata ka rahavoogude ja eelarve tõhusa prognoosimise võimalus. Mõistes selgelt ettevõtte finantsseisu, saab teha paremaid otsuseid, mis võivad äri kasumlikkust positiivselt mõjutada. 

Arvete kuvamise automatiseerimine suurendab AP tõhusust

Arvete pildistamise ja töötlemise automatiseerimine on osutunud meie klientide jaoks muutlikuks, mille tulemuseks on oluline kulude ja aja kokkuhoid.

[Varjatud sisu]

Marylandis asuv täisteenust pakkuv keskkonna heastamise töövõtja, ACM-i teenused, on selle teisenduse suurepärane näide. Nad integreerisid Nanonetsi OCR-lahenduse oma tegevustesse ja tulemused olid suurepärased – nende arvete töötlemise aeg vähenes 90%.

See, mis varem oli 20-tunnine iganädalane töö, muutus ülesandeks, mille sai lõpetada ühe päevaga. See mitte ainult ei kiirendanud arvete väljavõtmist, vaid tõi kaasa ka õnnelikuma töökeskkonna. ACM teenuste arvete töötlemise kulud langesid järsult. Lisaks said nad oma arveid kiiresti tasudes hankida oma müüjatelt varajase makse allahindlusi.

[Varjatud sisu]

Ascend Properties, suutis Ühendkuningriigis asuv kinnisvarahaldusettevõte pärast automaatse arvete kuvamissüsteemi juurutamist säästa 80% arvete töötlemise kuludest. Neil oli 5 täiskohaga töötajat, kes tegelesid arvete käsitsi töötlemisega. Pärast automatiseerimist vajasid nad ainult ühte, vabastades ülejäänud meeskonna, et keskenduda strateegilisematele ülesannetele.

Lõplik mõtted

Kui kaalute automaatse arvete kuvamissüsteemi juurutamist, on teie ettevõtte vajadustele vastava lahenduse valimine hädavajalik. Otsige süsteemi, mis pakub reaalajas jälgimist, integreerimist teie ERP-süsteemiga ja kohandatavaid kinnitamistöövooge.

Pidage meeles, et eesmärk on muuta teie AP protsessi sujuvamaks, vähendada käsitsi tehtavaid ülesandeid ja parandada oma lõpptulemust. Õige lahendusega saavutate need eesmärgid ja palju muud.

Kontrollima Nanonets OCR ja AP automatiseerimislahendus kõikehõlmava, hõlpsasti kasutatava ja tõhusa viisi jaoks arvete kuvamisprotsessi automatiseerimiseks. Meie täiustatud AI-tehnoloogia abil saate drastiliselt vähendada arvete töötlemise aega, parandada täpsust ja suurendada oma meeskonna tootlikkust.

• SEO-põhise sisu ja PR-levi. Võimenduge juba täna.
• PlatoData.Network Vertikaalne generatiivne Ai. Jõustage ennast. Juurdepääs siia.
• PlatoAiStream. Web3 luure. Täiustatud teadmised. Juurdepääs siia.
• PlatoESG. Autod/elektrisõidukid, Süsinik, CleanTech, Energia, Keskkond päikeseenergia, Jäätmekäitluse. Juurdepääs siia.
• BlockOffsets. Keskkonnakompensatsiooni omandi ajakohastamine. Juurdepääs siia.
• Allikas: https://nanonets.com/blog/invoice-imaging-automate-accounts-payable-processing/