Kuidas automatiseerida oma AP arve kinnitamise töövoogu?

AP kinnitamise protsess on töövoog, mille abil saadakse volitused tasuda hankija arveid (koos kreeditmaksetingimustega), mis sisalduvad võlgnevustes enne tasumist. Arvestusvõlgade kinnitamise protsessi automatiseerimine teie ettevõttes on oluline, kuna see säästab oluliselt aega, vähendab kulusid, parandab rahavoogude juhtimist, tugevdab sisekontrollidja parandab tarnijate rahulolu. 

AP arve kinnitamise töövoo sujuvamaks muutmise eelised

Teie ettevõte säästab aega ja kulusid ning väldib probleeme ja pettumusi, kui rakendab võlakohustuste käsitsi kinnitamise protsessi asemel lihtsustatud elektroonilist AP kinnitussüsteemi arvete maksete autoriseerimiseks. 

Aja- ja kulude kokkuhoid tänu AP arvete kinnitamise töövoo lihtsustamisele

Kui teie ettevõte ühtlustab AP arvete kinnitamise töövoogu, väldib see liigseid kulusid, ajakulu ja pettumusi käsitsi AP arvete kinnitamise protsessiga seoses:

• Täiendavad, aeganõudvad sammud AP arve kinnitamise töövoos
• Pudelikaelad
• Kadunud ja kadunud paberdokumendid
• Korduv jälgimine heakskiitjatega
• Paljudele sissetulevatele hankija kõnedele ja e-kirjadele vastamine makse oleku kohta, kui arveid ei kinnitata õigeaegselt tasumiseks

AP arvete kinnitamise töövoo sujuvamaks muutmine algab praegu olemasoleva ebatõhusa käsitsi kinnitamise protsessi mõistmisest võrreldes AP automatiseerimise tarkvara tootlikkuse kasutamisega koos selle automatiseeritud sammude, reeglite, marsruutimise ja muude sisseehitatud tõhusustega. Vastupidiselt hankija arvete maksevõlgade käsitsi kinnitamise protsessile pakub AP automatiseerimistarkvara sujuvamat elektroonilist AP kinnitust.

Ebaefektiivsed töövood võlgnevuste käsitsi kinnitamise protsessis

Käsitsi maksete kinnitamise protsessis võivad teie võlgnevuse töötajad suunata paberdokumendid, sealhulgas sobitatud arved, ostutellimused ja vastuvõtudokumendid, igale kohaldatavale arve kinnitajale. Need AP arvete kinnitamise protsessi dokumendid ei pärine aga samast allikast ega looda samal ajal. 

AP arve käsitsi kinnitamise töövoog võib tähendada ajutiste failikaustade kasutamist failikappides, et koguda paberdokumente komplekti, mis on arvele klammerdatud ja reaüksuste vastavust käsitsi kontrollitud. (Dokumendid kontrollivad esmalt käsitsi ja vastavad võlgnevuste osakond, kodeeritud raamatupidamise jaoks ja sisestatud raamatupidamis- või ERP-süsteemi, et need salvestada enne, kui arved suunatakse AP kinnitamisprotsessis kinnitajatele.) 

Kui see on teie ettevõtte paberkandjal pärandsüsteem AP arvete kinnitamise protsessi jaoks, on teil paberdokumentide arhiveerimiseks laos ladustamise eest täiendavaid ärikulusid. Kui hilisematel aastatel on tulumaksuauditi aeg, lisage aega otsitava arve leidmiseks salvestatud kirjete kastidesse. Ja loodan, et selleks ajaks pole vajalik arve kadunud. (Kui teie ettevõte kasutab skannimisteenust paberarvete skannimiseks digitaalseks arhiveerimiseks, lisage selle asemel seda tüüpi kulu.)

Tarnija arve käsitsi kinnitamise protsessi probleemid 

Tarnija arve käsitsi kinnitamise protsessil maksevõlgade jaoks on probleeme, mille lahendamine võtab aega ja kulutab raha.

1. Kes on selle konkreetse arve kinnitaja? Kas teatud summat ületavate arvete puhul on makse kinnitamise protsessis vaja täiendavat kinnitust teiselt volitatud isikult?
2. Kas see kinnitaja on kontoris füüsiliselt saadaval, et kinnitada arveid, mida toetavad muud paberdokumendid?
3. Kas kinnitaja kiidab arved kohe heaks või raiskavad AP töötajad aega käsitsi meeldetuletuste saatmisele arve kinnitamise protsessi raames?
4. Kas paberarved ja vastavad dokumendid lähevad selle AP kinnitamisprotsessi käigus kaduma?
5. Võlavõlgade osakond peab arvete puudumisel müüjaga ühendust võtma. See probleem lükkab edasi arvete töötlemise, sealhulgas AP arve kinnitamise protsessi.
6. Kas müüja jätkab toodete õigeaegset tarnimist teie ettevõttesse, kui tema maksed hilinevad märkimisväärselt hilinenud arve kinnitamisprotsessi tõttu?
7. Kas teie ettevõttel tuleb müüjalt maksta kalleid viivistasusid või jääb saamata müüja poolt oma 2/10, neto 30 arve maksetingimustes pakutud varajase makse allahindlused?

Kuidas automatiseerida võlgnevuste kinnitamise protsessi

AP automatiseerimiseks mõeldud tarkvara, sealhulgas automaatne digitaalsete arvete hõivamine ja arvete töötlemine koos elektroonilise AP kinnitusega, muudab teie ettevõte AP arvete kinnitamise töövoo sujuvamaks ning säästab aega ja raha, vältides aeglase ja veaohtliku käsitsi arvete kinnitamise süsteemi probleeme. 

Et mõista, kuidas võlgnevuste kinnitamise protsessi automatiseerida, mõelge, kuidas kasutada AP automatiseerimistarkvara oma ettevõtte AP heakskiitmise sujuvamaks muutmiseks. võlad tarnijatele. Seejärel vaadake AP automatiseerimistarkvara Flow (tootja Nanonets) kogu võlgnevuste töövoogu suur pilt. 

AP automatiseerimistarkvara kasutamine AP kinnituste sujuvamaks muutmiseks

AP automatiseerimise tarkvara sisaldab protsesse AP kinnitamiseks. AP automatiseerimise tarkvaratoote Nanonet's Flow abil saab teie ettevõte tõhustada, säästes oma AP-s vähemalt kaheksa tundi nädalas heakskiitmise protsess, kasutades AI (tehisintellekti) ja robotprotsesside automatiseerimine (RPA) tehnoloogia. Teie ettevõte ei pea võlgnevuste kinnitamise protsessi ajal kinnitajatega suhtlemiseks pidevalt ette valmistama järelmeile ega kasutama võlgnevuste personali. 

AP kinnitamiseks võimaldab Flow lisada tasumisele kuuluvate arvete jaoks konkreetseid kinnitajaid või kasutada tehisintellektil põhinevaid reeglitel põhinevaid automaatseid kinnitusi. Automaatne kulutuste ja võlgnevuste tarkvara on täielikult kohandatav ettevõtte kinnituste tegemiseks AP arvete kinnitamise töövoos. Ettevõtte poliitika on süsteemi manustatud nende automatiseeritud reeglitega AP kinnituse suunamiseks volitatud kinnitajatele ja sisseehitatud kinnitajate teatistele. 

Nanonets, pilvepõhine digitaalne süsteem arve püüdmine, võimaldab elektroonilist AP kinnitamist e-posti, Slacki või võrgutarkvara abil. Maksete kinnitamise protsessi jaoks saavad kinnitajad kiiresti kinnitada hankija arveid ja töötajate kviitungeid kõikjalt. 

Ülevaade maksevõlgade töövoost AP automatiseerimistarkvaras

voolama AP automatiseerimise tarkvara by Nanonets võimaldab teie ettevõttel sujuvamaks muuta oma arveldusvõlgade töövooprotsesse ja parandada tõhusust. Flow tarkvara kasutab armatuurlaua menüüd:

• Arved
• tulu
• Tootjad
• meeskond
• Heakskiidud
• Integrations
• Analytics

Kasutatud voo automatiseerimise tarkvara võlgnevuste haldamine järgmist: 

1. Tehisintellektiga saate automaatselt vastu võtta, lugeda ja salvestada arvete andmeid rea kaupa
2. Töötle arveid kiiresti õigeaegseks tasumiseks
3. Looge ja kasutage automatiseeritud reegleid, et lubada arvete elektroonilise maksete kinnitamise protsess, lisada kinnitaja ja automatiseerida määratud kinnitajatele suunamist arvete kinnitamise lõpuleviimiseks. 
4. Kinnitatud ja kodeeritud arved automaatselt sünkroonitakse teie raamatupidamistarkvaraga
5. Võimaldab tasuda kinnitatud hankija arve (kasutades integreeritud maksepartnerit)

Arvete importimiseks Flow AP automatiseerimissüsteemi saavad müüjad need automaatselt importida e-posti või jagatud ketaste kaudu või arved otse Flow'sse üles laadida funktsiooni Lisa arve kaudu. Flow loeb arveid kasutades AI automatiseerimine tehnoloogiat ja kogub arve andmed rea kaupa hankija arvete haldamine, ülevaatamine, kinnitamine, salvestamine ja maksmine. 

Tasumata arvete arvete töötlemine hõlmab järgmisi samme:

• Arve kviitung 
• Arve kinnitamine
• 3-suunaline sobitamine ostutellimuste ja vastuvõtudokumentidega arvetest
• Arve makse kinnitamine võlgnevuste kinnitamise protsessis
• Arve tasumine. 

Arvestama arvete töötlemine töövoo etappide kogumina kogu arve-maksmiseks protsessi jaoks võlgnevustes. Arvete töötlemine täiustab sisekontrolli, et tuvastada ja märgistada veaerandeid ning jõustada arvete töötlemise ja arve kinnitamise kohustuste lahusust. Selles artiklis keskendume arvete töötlemise AP kinnitamise etapile.  

Järeldus

AP automatiseerimiseks mõeldud tarkvara, sealhulgas automaatne digitaalsete arvete hõivamine ja arvete töötlemine koos elektroonilise AP kinnitusega, muudab teie ettevõte AP arvete kinnitamise töövoo sujuvamaks ning säästab aega ja raha, vältides aeglase ja veaohtliku käsitsi arvete kinnitamise süsteemi probleeme. Ettevõtte AP kinnitamise töövoo täiustamise alustamiseks tutvuge tootega või vaadake AP automatiseerimislahenduse demo, voolama autor Nanonets. 

• SEO-põhise sisu ja PR-levi. Võimenduge juba täna.
• PlatoData.Network Vertikaalne generatiivne Ai. Jõustage ennast. Juurdepääs siia.
• PlatoAiStream. Web3 luure. Täiustatud teadmised. Juurdepääs siia.
• PlatoESG. Süsinik, CleanTech, Energia, Keskkond päikeseenergia, Jäätmekäitluse. Juurdepääs siia.
• PlatoTervis. Biotehnoloogia ja kliiniliste uuringute luureandmed. Juurdepääs siia.
• Allikas: https://nanonets.com/blog/ap-approval-process/