Kuidas hallata võlgnevuste sisekontrolli

Kõik ettevõtted peavad asjatundlikult haldama makseid, mida nad võlgnevad teistele inimestele või üksustele. Seda funktsiooni nimetatakse võlgnevused, on kriitiline äritegevuse, finantsjuhtimise ja pikaajaliste suhete loomise jaoks igas tööstusharus. 

Arvestusvõlgade meeskonnad peavad leidma tasakaalu kiiruse ja täpsuse vahel, et saada õiged maksed õigetele partneritele õigel ajal. Maksetega seotud vigade võimalus nõuab mitmete võlgnevuste kontrollide rakendamist kogu ulatuses võlgnevuste protsess. 

Võlavõlgade sisekontrollid on hoolikalt välja töötatud, laialdaselt rakendatud ja pidevalt täiustatud, et kaitsta ettevõtteid makseriskide eest, olenemata sellest, kus AP protsessis need alguse saavad. Uurime eri tüüpi AP juhtelemente, arveldusvõlgade sisekontrolli parimaid tavasid ja seda, kuidas hallata AP juhtelemente tänapäeva digitaalsel maastikul.

Makstavate arvete sisekontrolli mõistmine

Raha väljamaksmisel – olgu see siis kliendile, kes teeb tagastuse, müüjale, kes saadab toorainet või valitsusasutusele, kes kogub makse või tasusid –, on oluline, et töötlemisvead ei segaks. Ettevõte, kellel on raha võlgu, saadab arve, seda arvet töötleb AP meeskond ja seejärel saadab AP meeskond raha arve omanikule. Kui raha on laekunud, on protsess lõpule viidud ja äri võib tavapäraselt jätkata. 

Võlakohustuste sisekontroll on standardite ja nõuete kogum, mis muudab AP protsessid tõhusamaks, vähendab funktsiooniga seotud äririske ja optimeerib pikaajalist rahahaldust. Lühidalt öeldes an tõhus ja tulemuslik AP meeskond mõjutab positiivselt kõiki järgnevaid ärifunktsioone. 

Võlakohustuste riskid

Arved riskid ulatuvad palju kaugemale kui hilinenud maksed ja kahjustatud ärisuhted; kui see on piisavalt tõsine, võib ettevõtte elujõulisus võlgnevuste tõttu kahtluse alla seada. Mõned selle ärifunktsiooni suurimad riskid on järgmised:

• Pettus
• Hilinenud või mittetäielikud maksed
• Auditi nõuete mittejärgimine
• Vale arvehaldus
• Enammakstud summad

Võlakohustuste kontrollide ärifunktsioon

Nõuetekohase rakendamise korral jagavad maksevõlgade sisekontrollid rollid ja vastutused kogu protsessi vältel, tagavad arvete ja maksete täpsuse, vähendavad mitmekordsete maksete riski, säilitavad paberijälge, mida saab auditeerida, ja vähendavad inimlikke eksimusi algusest lõpuni. 

Õigete AP juhtelementidega saavad ettevõtete juhid, kliendid ja teised müüjad rahulikult magada, teades, et pettuse oht on väike, raha ülekandmine toimub kiiresti ja täpselt ning teie organisatsiooni finantsjuhtimine on usaldusväärne. On palju võlgnevuste sisekontrolli parimaid tavasid, mida iga ettevõte peaks eelistama; astume neisse.

Ostjate arvete sisekontrolli tüübid

Võlavõlgade sisekontrollid on jagatud kolme põhikategooriasse: maksekohustuse kontrollid, andmesisestuse kontrollid ja maksete sisestamise kontrollid. Iga kategooria ühtib makseprotsessi peamiste etappidega: sissetulevate arvete kinnitamine, andmete korrektse sisemise salvestamise tagamine ja õige summa raha väljamaksmine makse saajale. 

Tasukontrolli kohustus

Esimest tüüpi võlgnevuste sisekontrollid keskenduvad ettevõtte maksekohustusele. Kui ettevõttele saadetakse sissetulevad arved, peab ettevõte kinnitage iga arve. Need peaksid ühtima saadud kaupade või teenustega ega tohi olla juba töödeldud arvete duplikaadid. Protsessi selles osas peab teie AP-tiim tegema oma hoolsuskohustust järgmiste meetodite abil.

1. Arve kinnitamine

Sõltuvalt teie organisatsiooni struktuurist täpne vastutav roll arvete kinnitused võib olla erinev, kuid üldiselt on üks inimene või väike tiim inimesi, kes vaatavad üle sissetulevad arved, kontrollivad võlgnetava summa õigsust ja kinnitavad selle arve tasumise. 

Seda võib olla raskem teha, kui arvate. Kinnitaja peab teadma, kui palju toodet ostetakse, milline on kokkulepitud müügihind ja kas see toode on kätte saadud. Arve, algse ostutellimuse ja saatekviitungite abil saavad nad teavet selle täpsuse tagamiseks ristkontrollida.

2. Ostutellimuse kinnitamine

Kui ettevõte otsustab ostu sooritada, peaks hankemeeskond selle väljastama ja heaks kiitma ostutellimus. Kui ostutellimus on kinnitatud, antakse sellele tellimuse number ja seda jagatakse müüjaga. See annab arve kinnitajale lihtsa kontrolli enne iga arve tasumise kinnitamist. See on suurepärane viis ülekulu leevendamiseks ja kuluprognooside haldamiseks. 

3. Kolmepoolne sobitamine

Arvete võrdlemise ostutellimustega ja teabe saamist nimetatakse kolmesuunaline sobitamine. See tagab, et tasutud esemed saadi kätte. Sobitamine tuleks teha enne makse autoriseerimist. 

4. Arve või maksete duplikaataudit

Viimane on kontrollida, et arvel olevate ridade eest pole makset juba hankijale saadetud. Varem kasutati seda käsitsi, kuid nüüd kasutavad enamik ettevõtteid tarkvaratööriista, nagu Nanonets, oma süsteemi läbi kammimiseks, seotud arve numbri ja tellimuse numbri otsimiseks ning dubleerivate maksete märgistamiseks.  

Andmesisestuse juhtnupud

Andmesisestuse juhtelemendid – eriti enamikus kasutatavate digitaalsete lahenduste puhul raamatupidamise ja FP&A funktsioonid – on tänapäeval võlgnevuste meeskondade peamised sisekontrollid. Pärast maksekohustuse kindlaksmääramist on paigas andmesisestuse kontrollid, et saada õiged andmed teie arveldusvõlgade tarkvarasse. Olenemata sellest, kas kasutate ERP-d, automatiseerimisplatvormi või tööriistade kombinatsiooni, tuleb eelistada täpset andmete sisestamist. Nendes võlgnevuste sisekontrollis navigeerimiseks on kaks võimalust.

1. Salvestage arve enne kinnitamist

Selle lähenemisviisi korral salvestatakse arve ja sellele vastav deebet kohe, kui AP meeskond selle saatjalt kätte saab. Seejärel saadetakse see heakskiitmisprotsessi kaudu, mille tulemuseks on sageli kiirem töötlemine ja raha väljamaksmine.

2. Salvestage arve pärast kinnitamist

Kui olete mures topeltmaksete pärast, salvestage arve oma süsteemis pärast seda, kui asjakohane asutus on selle sisemiselt heaks kiitnud. Kui eksite ettevaatlikult, on see soovitatav lähenemine. 

3. Makse sisestamise juhtnupud

Võlavõlgade protsesside viimane suurem sisekontrolli tüüp on kõik maksete sisestamise kontrollid. Need keskenduvad kinnitatud ja teie süsteemi üles laaditud arvetega seotud maksete saatmisele. Selle kategooria võlgnevuste kontrollelemendid on järgmised:

4. Tööülesannete lahusus

Ärge määrake samale isikule tšekke koostama ja allkirjastama; hoidke need eraldi, et luua täiendav turvakiht. See tagab ka selle, et teine ​​inimene kontrollib kõike enne makse sooritamist. See võib tunduda lihtne, kuid see mängib olulist rolli üldistes võlgnevuste sisekontrollis. 

5. Tšeki käsitsi allkirjastamine

Hoiduge allkirjatemplitest ja määrake vanamoodne käsitsi tšeki allkirjastamine kõigi tarnijamaksete puhul. Postmarke võivad kasutada volitamata isikud, see võib suurendada pettuse ohtu ja põhjustada juhuslikke topeltmakseid.

6. Ohutu tšeki hoiustamine

Hoidke tšekke lukustatud salvestusalal, mis on eraldi kõigist teie organisatsiooni kasutatavatest allkirjatemplitest.

7. Kontrollinumbrite jälgimine

Jälgides tähelepanelikult kõiki tšekke, mis on kontrolli käigus välja saadetud, saavad AP meeskonnad tuvastada, kas mõni tšekk kaob, ja märgistada probleemi õigete kanalite kaudu.

8. Topeltallkirjastamine

Arvestusvõlgade kontroll ei oleks täielik ilma topeltallkirjastamise poliitikata mis tahes maksete puhul, mis ületavad teatud summat. Juht või kõrgema taseme juht võib olla tõhus kaitse, kui mängus on palju raha.

Arvestusvõlgade sisekontrolli parimad tavad

Kõik AP-juhtelementide kategooriad on varustatud parimate tavade soovitustega. Oluline on olla kursis jooksvate võlgnevuste sisekontrolli parimate tavadega, eriti kuna uued tehnoloogiad muudavad AP protsessi sisemiselt ja väliselt. 

Parimad tavad: maksekohustuse kontroll

Et saada maksimaalset kaitset maksekohustuse kontrolli eest, kasutage kindlasti ühtset dokumentide säilitamise lahendust. Kui teie ettevõte aktsepteerib paberarveid, hoiab neid kõiki erinevates kohtades ja neil pole tavapärast protsessi, kuhu need lähevad, lähevad asjad kaduma.

Selle asemel investeerige AP tarkvara nagu Nanonets, mis suudab säilitada iga arve digitaalset koopiat, jälgida kinnitusvoogu ja sobitada arvete andmeid teie organisatsiooni teiste süsteemidega. Tarkvaralahendused võivad ka märgistada duplikaate või teavitada üksikisikuid, kui makse on juba saadetud. Isegi digitaalse tööriista kasutamisel vältige kindlasti huvide konflikte ja hoidke heakskiitmis- ja makseprotsessides kaasatud mitu inimest, et aidata rolle ja kohustusi eraldada. 

Parimad tavad: andmesisestuse juhtelemendid

Andmesisestus on suur inimliku vea kandidaat. Selle asemel, et loota ühele oma AP töötajale, kes sisestab iga arve või ostutellimuse teabe käsitsi, skannige dokumendid dokumentide lugemise tööriista, mis suudab teabe automaatselt eraldada ja levitada seda teie kasutatavate ärisüsteemide kaudu. Flow by Nanonets on kohandatud kõrvaldada andmete käsitsi sisestamine ja suhtleb kõigiga sujuvalt parimad ERP-d, CRM-id ja muud äritööriistad. 

Parimad tavad: maksete sisestamise kontroll

Kooskõlas maksete sisestamise kontrollidega hoidke protsessis kindlasti tööülesannete eraldamist. Te ei soovi, et tšeki kirjutab ja allkirjastab isik, kes arve kinnitas; enne makse tegemist peaksid kõik silmad üle vaatama. Veelgi parem, kaaluge prinditud tšekkide asemel ACH-maksete või pangaülekannete kasutamist. Asjad ei saa kaduda, paberirada on hävimatu ja maksed laekuvad peaaegu kohe. 

Arvestusvõlgade sisekontroll kaitseb teie ettevõtet, tarnijaid ja kliente

Kui soovite innukalt rakendada uusi AP juhtelemente, kuid te pole kindel, kust alustada. Istuge maha ja kontrollige protsessi algusest lõpuni. Kes on kaasatud? Millised on täpsed sammud, mis toimuvad alates arve laekumisest kuni selle tasumiseni? Millised on praeguse protsessi valupunktid? Kuidas tehnoloogia mõjutab

Kui olete nendele küsimustele vastuse saanud, saate enne sekkumist alustada madalalt rippuvate viljade ja keerukamate muudatuste tuvastamist. Vajate inimesi, kes mõistavad funktsiooni väga hästi, et aidata rakendada uusi juhtelemente või värskendatud protsesse, kuid kui need on lõpule viidud, kaitsevad need juhtelemendid teie ettevõtet ja kõiki sellega seotud isikuid või organisatsiooni.

• SEO-põhise sisu ja PR-levi. Võimenduge juba täna.
• PlatoData.Network Vertikaalne generatiivne Ai. Jõustage ennast. Juurdepääs siia.
• PlatoAiStream. Web3 luure. Täiustatud teadmised. Juurdepääs siia.
• PlatoESG. Süsinik, CleanTech, Energia, Keskkond päikeseenergia, Jäätmekäitluse. Juurdepääs siia.
• PlatoTervis. Biotehnoloogia ja kliiniliste uuringute luureandmed. Juurdepääs siia.
• Allikas: https://nanonets.com/blog/internal-controls-for-accounts-payable/