Kuidas luua tõhus hankestrateegia

Kui teie ettevõtte hankestrateegia on ärieesmärkidega kooskõlas, seal võib olla 4 korda suurem investeeringutasuvus. Kuid hankestrateegial võib olla mitu potentsiaalset eesmärki: keskenduda võib innovatsioonile või kulude vähendamisele või müüjasuhetele, geograafilisele kaugusele ja asukohale või nende ja muude tegurite kombinatsioonile.

Selles artiklis käsitleme hankestrateegiat – mida see termin tähendab, kuidas see toimib, mitut tüüpi hankestrateegiaid ja raamistikke, mille põhjal mõelda ja luua tõhus strateegia, mis aitab teie ettevõttel areneda. 

Mis on hankestrateegia?

Hankestrateegia on terviklik tegevuskava hankeprotsessi rakendamiseks organisatsioonis. See toimib protsessi rakendamise kavandina ja hõlmab tarneahela ülesehitamist, ostude algatamist ja jälgimist, kulude ja riskide haldamist ning tulemuste hindamist koos seatud ärieesmärkidega. Esmane eesmärk on sobitada ostjaid tõhusalt lepinguliste tarnijatega, tõhustada tehinguid, kõrvaldada vigu, minimeerida riske ja hallata tõhusalt ettevõtte kulusid.

Üksikasjalikumalt hõlmab iga samm järgmist:

1. Tarneahela ehitamine: See on hankestrateegia selgroog. See hõlmab tarnijate tuvastamist, hindamist ja valimist, kes suudavad pakkuda vajalikke kaupu ja teenuseid. Eesmärk on luua tugev tarneahel, mis on nii kulutõhus kui ka usaldusväärne.
2. Ostude algatamine ja jälgimine: Hankestrateegia määratleb, kuidas oste tuleks algatada, kinnitada ja jälgida. See hõlmab ostupäringute protokollide seadistamist, kinnitamise töövooge ja kõigi tehingute arvestuse pidamist. See protsess tagab ostuprotsessi läbipaistvuse ja vastutuse.
3. Kulude ja riskide juhtimine: Kulude juhtimine on hankestrateegia põhiaspekt. See hõlmab tarnijatega soodsate tingimuste läbirääkimist, kulude kokkuhoiu võimaluste otsimist ja eelarve haldamist. Sama oluline on riskijuhtimine, mis hõlmab tarneahela katkestuste, hindade volatiilsuse ja tarnijate usaldusväärsusega seotud riskide hindamist ja maandamist.
4. Tulemuste hindamine: Hankestrateegia oluline komponent on selle tõhususe hindamine. See hõlmab hankeandmete analüüsimist, et hinnata tulemuslikkust võrreldes seatud eesmärkidega, tuvastada parendusvaldkonnad ja teha vajalikud kohandused. See pidev hindamine aitab hankeprotsesse ja strateegiaid aja jooksul täpsustada.
5. Tehingute sujuvamaks muutmine: Strateegia eesmärk on muuta hankeprotsessid võimalikult tõhusaks. See hõlmab süsteemide juurutamist, mis hõlbustavad kiiremaid ja veatuid tehinguid, nagu elektroonilised hankesüsteemid, automatiseeritud töövood ja digitaalne lepingute haldamine.
6. Riski minimeerimine: Luues tugevad suhted tarnijatega ja luues mitmekesise tarnijabaasi, aitab strateegia minimeerida riske, nagu tarneahela häired või sõltuvus ühest tarnijast.
7. Ettevõtte kulude haldamine: Lõppkokkuvõttes on hankestrateegia suunatud tõhusale kulude haldamisele. See hõlmab organisatsiooni kulutuste vastavust finantseesmärkidele, kulude kokkuhoidu ja iga ostu väärtuse maksimeerimist.

Sisuliselt tähendab hankestrateegia palju enamat kui lihtsalt kaupade ja teenuste ostmist. See seisneb kogu hankeprotsessi strateegilises juhtimises, et viia see vastavusse organisatsiooni laiemate eesmärkidega, tagades tegevuse tõhususe, finantsseisundi ja konkurentsieelise turul.

Kuidas hankestrateegia töötab

Tõhusa hankestrateegia väljatöötamine hõlmab mitmeid metoodilisi samme, millest igaüks aitab kaasa hankeprotsessi üldisele tõhususele ja edule. Nende mõistmine on võtmetähtsusega, et kasutada seda organisatsiooni edu vahendina. Allpool on toodud peamiste kaasatud sammude jaotus:

Praeguste kulutuste ja nõuete hinnang: Tõhusa hankestrateegia aluseks on organisatsiooni praeguste kulu- ja hankimisharjumuste põhjalik läbimõtlemine. See hõlmab ajalooliste andmete analüüsimist, et teha kindlaks, mida on ostetud, kellelt, mis hinnaga ja millistes kogustes. See hinnang aitab kindlaks teha valdkonnad, kus saab kulutusi vähendada ja kus võib vaja minna paremaid pakkumisi või tarnijaid.

Tulevikunõuete prognoosimine: Lähtudes jooksvate kulutuste hinnangust, hõlmab strateegia tulevaste nõuete prognoosimist. See tulevikku suunatud lähenemisviis aitab prognoosida tulevasi hankevajadusi, võttes arvesse selliseid tegureid nagu kasvuprognoosid, turusuundumused ning võimalikud muutused pakkumises ja nõudluses.

Turu-uuringud ja tarnijate hindamine: Selle strateegia lahutamatu osa on turu-uuringute läbiviimine potentsiaalsete tarnijate tuvastamiseks. See hõlmab tarnijate hindamist selliste kriteeriumide alusel nagu maksumus, kvaliteet, usaldusväärsus ja nende suutlikkus täita organisatsiooni erivajadusi. See seisneb õige tasakaalu leidmises kulutõhususe ja kvaliteedi tagamise vahel.

Tarneahela suhete loomine ja vormistamine: Kui sobivad tarnijad on kindlaks tehtud, on järgmine samm nendega suhete loomine ja vormistamine. See hõlmab tingimuste läbirääkimist, lepingute sõlmimist ja selgete suhtluskanalite loomist. Eesmärk on luua iga tarnijaga stabiilne ja vastastikku kasulik suhe.

Automatiseeritud hankesüsteemide juurutamine: Hankeprotsessi sujuvamaks muutmiseks hõlmab strateegia sageli automatiseeritud süsteemide rakendamist. Need süsteemid hõlbustavad hangete erinevaid aspekte alates ostutellimuste väljastamisest kuni arvete töötlemiseni. Automatiseerimine aitab vähendada käsitsi vigu, kiirendada tehinguid ja parandada üldist tõhusust.

Pidev jälgimine ja täiustamine: Hankestrateegia ei ole määra-ja-unusta-lähenemine. See nõuab pidevat järelevalvet ja hindamist. See tähendab tarnijate toimivuse regulaarset ülevaatamist, hankeandmete analüüsimist ja turumuutustega kursis olemist. Strateegia peaks olema piisavalt paindlik, et kohaneda uue teabe või muutuvate organisatsiooniliste vajadustega, põhinedes samal ajal tugevatel äripõhistel alustel ja selgete eesmärkide seadmisel.

Hangete muutmine konkurentsieeliseks: Hästi teostatud hankestrateegia muudab hanke organisatsiooni konkurentsieeliseks ja võib isegi neljakordistada investeeringutasuvust. Paremate hindade tagamine, kvaliteetsema tarne tagamine, tarneaegade lühendamine või tarneahela usaldusväärsuse parandamine on kõik suure mõjuga äritegevused, mille tähtsust käegakatsutavate äritulemuste jaoks ei tohiks alahinnata.

Neid samme järgides ei tööta hankestrateegia mitte ainult organisatsiooni ostuvajaduste täitmiseks, vaid ka viisil, mis toetab laiemaid ärieesmärke, maksimeerib väärtust ning soodustab pikaajalist kasvu ja jätkusuutlikkust.

Hankestrateegiate tüübid

Hankestrateegia valik on organisatsiooni edu jaoks otsustava tähtsusega, kuna see mõjutab otseselt finantstõhusust ja tarnijate suhteid. Erinevat tüüpi hankestrateegiad vastavad erinevatele ärivajadustele ja -eesmärkidele.

Seetõttu on ettevõtetel soovitatav alustada hankestrateegiat oma praeguste protsesside, vajaduste ja tulevikueesmärkide hindamisega, et nad saaksid valida neile sobiva tüübi. Allpool on toodud teatud tüüpi hankestrateegiad.

1. Ühe allika hange: See strateegia hõlmab kindlate kaupade või teenuste puhul ühele müüjale tuginemist. Selle lähenemisviisi eeliseks on sügavamate suhete arendamine tarnijaga, mis võib viia parema hinnakujunduse, parema kvaliteedi ja reageerivama teenuseni. Siiski kaasnevad sellega ka riskid, nagu sõltuvus ühest tarnijast, ebakonkurentsivõimeline hinnakujundus ja võimalikud tarnehäired.
2. Põhiostutsükkel: See lähenemisviis kasutab enamiku tavatellimuste jaoks tavalisi hankijaid, samas kui suuremate või unikaalsemate ostude puhul allhanget. See loob tasakaalu usaldusväärsete ja pidevate suhete säilitamise vahel usaldusväärsete tarnijatega ja väliste ressursside võimendamise vahel erivajaduste rahuldamiseks.
3. Madala hinnaga hanked: Nagu nimigi ütleb, keskendub see strateegia konkreetse kauba või teenuse madalaima kuluga tarnija leidmisele. Kuigi see on tõhus kulude vähendamisel, võib see mõnikord põhjustada kvaliteedis kompromisse või kasutamata võimalusi parema väärtuse saavutamiseks. Selle strateegia puhul on oluline hoolikalt hinnata kulusid ja kvaliteeti.
4. Mahu konsolideerimine: Siin keskendutakse ostude konsolideerimisele, et saavutada mahusoodustusi. Suuremates kogustes ostes saavad organisatsioonid kokku leppida paremate tariifide üle, vähendades seeläbi üldkulusid. See strateegia on kõige tõhusam siis, kui organisatsioonil on etteaimatavad ja suuremahulised vajadused.
5. Roheline hange: See keskkonnateadlik strateegia seab esikohale ostude tarnijatelt, kes pakuvad säästvaid ja keskkonnasõbralikke tooteid. See peegeldab organisatsiooni pühendumust keskkonnavastutusele ja võib rahuldada ka tarbijate eelistusi roheliste toodete osas.
6. Strateegiline hankimine: See meetod hõlmab pidevat organisatsiooni kulutuste ja tarnijate suhete analüüsi protsessi, et parandada ja ümber hinnata ostutegevusi. Strateegilise hankimise eesmärk on tugevdada ostujõudu, et tagada turul parimad saadaolevad väärtused.
7. Globaalne hankimine: Organisatsioonide jaoks, kes soovivad laiendada oma tarnijate baasi rahvusvaheliselt, avab globaalne hankimine võimaluste maailma. See hõlmab kaupade ja teenuste hankimist üle geopoliitiliste piiride, mille eesmärk on sageli kasutada ülemaailmset tõhusust, nagu madalama hinnaga kvalifitseeritud tööjõud, odavamad toorained ja muud majanduslikud tegurid, nagu maksusoodustused ja madalad kaubandustariifid.

Igal neist strateegiatest on oma tugevad küljed ja kaalutlused ning valik sõltub organisatsiooni spetsiifilistest vajadustest, turutingimustest ja strateegilistest eesmärkidest. Hästi valitud hankestrateegia võib tuua kaasa olulisi eeliseid, sealhulgas kulude kokkuhoidu, tarneahela paremat töökindlust ja paremat konkurentsipositsiooni.

Tõhusa hankestrateegia loomise sammud

1. Ostuvajaduste hindamine: Esimene samm on organisatsiooni praeguste ja tulevaste ostunõuete põhjalik hindamine. See hõlmab arusaamist, millised kaubad ja teenused on äritegevuseks vajalikud, nende sagedus ja kogus. See samm paneb aluse kogu strateegiale, kuna määratleb, mida on vaja hankida.
2. Kulukategooriate eelistamine: Kui ostuvajadused on hinnatud, kategoriseerige ja prioriseerige need selliste tegurite alusel nagu maksumus, kriitilisus ja maht. See samm aitab suunata jõupingutused ja ressursid kõige mõjukamatele valdkondadele, tagades parema kontrolli kulutuste ja tarnijate juhtimise üle.
3. Turu-uuringu läbiviimine: Põhjalik turu-uuring on tarnijate maastiku mõistmiseks ülioluline. See hõlmab potentsiaalsete tarnijate kindlakstegemist, turusuundumuste mõistmist ja hinnakujundusmudelitest ülevaate saamist. Tõhus turu-uuring aitab teha teadlikke otsuseid tarnija valiku ja läbirääkimiste kohta.
4. Eelistatud tarnijate tuvastamine: Tuginedes turu-uuringule, tuvastage potentsiaalsed tarnijad, kes suudavad vastata organisatsiooni vajadustele. Valikukriteeriumid võivad hõlmata kulusid, kvaliteeti, usaldusväärsust ning vastavust ettevõtte väärtustele ja nõuetele. See samm hõlmab ka otsustamist, kas valida hankestrateegiast olenevalt ühest allikast või mitmest tarnijast.
5. Lepingute läbirääkimised: Kui eelistatud tarnijad on kindlaks tehtud, on järgmiseks sammuks lepingute sõlmimine. See hõlmab arutelusid hinnakujunduse, tarnetingimuste, kvaliteedistandardite ja maksetingimuste üle. Eesmärk on sõlmida lepingud, mis pakuvad parimat hinna ja kvaliteedi suhet, tagades samas usaldusväärsuse ja kvaliteedi.
6. Hinnakaartide ja kataloogide koostamine: Korduvate kaudsete kulutuste puhul võib hankeprotsessi lihtsustada eelmääratletud hinna ja spetsifikatsioonidega hinnakaartide ja kataloogide loomine. See samm on eriti kasulik kaupade puhul, mida regulaarselt ostetakse, kuna säästab aega ning tagab hinna ja kvaliteedi järjepidevuse.
7. Tööavalduste ja verstapostide vormistamine: Teenuste hankimisel on ülioluline vormistada tööaruanded (SOW) ja määratleda selged verstapostid. See aitab seada ootusi, jälgida edenemist ja tagada, et teenuse osutamine vastab kokkulepitud tingimustele.
8. Hankepoliitika rakendamine: Oluline on kehtestada selge hankepoliitika ja -juhised. Need eeskirjad peaksid hõlmama selliseid aspekte nagu kinnitamise töövood, kululimiidid ja vastavusnõuded. Nad tagavad, et hankeprotsess on läbipaistev, järjepidev ja vastavuses organisatsiooni eesmärkidega.
9. Pidev jälgimine ja täiustamine: Lõpuks nõuab tõhus hankestrateegia pidevat jälgimist ja täiustamist. See hõlmab tarnijate tegevuse regulaarset ülevaatamist, kulumustrite analüüsimist ning strateegia kohandamist muutuvate vajaduste ja turutingimustega.

Hankestrateegia raamistik

Hankestrateegia raamistik on struktureeritud lähenemisviis, mis viib hankeprotsessi vastavusse organisatsiooni üldiste eesmärkide ja eesmärkidega. See on juhiseks hankeotsuste tegemisel ja hanketegevuse juhtimisel. Tavaliselt toimub see järgmiselt:

1. Kooskõlastamine ettevõtte strateegiaga: Alustuseks veenduge, et hankestrateegia on sünkroonis organisatsiooni üldise ettevõtte strateegiaga. See tähendab, et hankeotsused peaksid toetama ja aitama kaasa laiemale ärieesmärgile, olgu need siis kulude kokkuhoid, kvaliteedi parandamine, innovatsioon, investeeringutasuvuse suurendamine, paremate tarnijasuhete loomine või jätkusuutlikkuse eesmärgid.
2. Hankeeesmärkide määratlemine: Järgmise sammuna tuleb selgelt määratleda hankefunktsiooni konkreetsed eesmärgid. Need eesmärgid võivad muu hulgas ulatuda hankekulude vähendamisest, tarnijasuhete parandamisest, tootekvaliteedi parandamisest kuni eetilise ja jätkusuutliku hankimise tagamiseni.
3. Peamiste toimivusnäitajate (KPI) väljatöötamine: Hankestrateegia edu mõõtmiseks on oluline kehtestada peamised tulemusnäitajad. Sõltuvalt sihitavast laiemast ärieesmärgist võib KPI sisaldada selliseid mõõdikuid nagu saavutatud kulude kokkuhoid, tarnija tulemuslikkuse skoor, lepingu järgimise määr ja hangitud kaupade turule jõudmise aeg.
4. Riskijuhtimine: Raamistik peaks sisaldama kõikehõlmavat riskijuhtimiskava. See hõlmab võimalike riskide tuvastamist hankeprotsessis (nagu tarneahela häired või hindade kõikumine) ja strateegiate väljatöötamist nende leevendamiseks. See hõlmab ka riskijuhtimise strateegiate pidevat jälgimist ja ajakohastamist turutingimuste muutudes.
5. Sidusrühmade kaasamine: Tõhusaks hankeks on vaja organisatsioonis erinevate sidusrühmade kaasamist ja sisseostmist. Raamistik peaks kirjeldama, kuidas nende sidusrühmadega suhelda, sealhulgas määratleda rollid ja kohustused ning luua suhtluskanalid.
6. Tarnijasuhete juhtimine: Raamistiku oluline komponent on suhete haldamine tarnijatega. See hõlmab tarnijate valimise ja hindamise strateegiaid, lepingute üle läbirääkimisi ja käimasolevate suhete haldamist. Keskendumine tugevate, vastastikku kasulike suhete loomisele tarnijatega võib kaasa tuua parema hinna, kvaliteedi ja teeninduse.
7. Pidev täiustamine: Raamistik peaks edendama hankeprotsesside pideva täiustamise kultuuri. See hõlmab hanketavade regulaarset ülevaatamist ja ajakohastamist, parimate tavade ja turusuundumustega kursis olemist ning tehnoloogia võimendamist hanke paremaks tõhustamiseks.
8. Tehnoloogia integreerimine: Tänasel digiajastul on tehnoloogia kaasamine hankestrateegiasse ülioluline. See võib tähendada e-hankesüsteemide, digitaalsete lepingute haldamise tööriistade ja andmeanalüütika platvormide kasutamist. Tehnoloogia abil saab hankeprotsesse sujuvamaks muuta, anda paremaid andmeid ja parandada otsuste tegemist.

Hea hankestrateegia tähtsus

Hea hankestrateegia on ülioluline iga organisatsiooni jaoks, mille eesmärk on tegevuse tõhusus ja rahaline edu. 

Hästi koostatud hankestrateegia üks peamisi eeliseid on märkimisväärne kulude kokkuhoid ja seetõttu paranenud rahaline tervis. Tarnijatega paremate tingimuste läbirääkimiste, jäätmete vähendamise ja kulutuste optimeerimise kaudu võivad organisatsioonid oma tulusid positiivselt mõjutada. Uuringud näitavad, et tõhusad hankestrateegiad võivad tuua kaasa kulude paranemise 10% kuni 25% erinevates kulukategooriates.

Hea hankestrateegia soodustab tugevad suhted tarnijatega, mis võib tuua kaasa mitmeid eeliseid, nagu toodete parem kvaliteet, soodsamad maksetingimused ja parem teenindus. Tugevad tarnijasuhted on tarneahela vastupidavuse ja usaldusväärsuse tagamiseks üliolulised.

Tõhusad hankestrateegiad aitavad tuvastada, hinnata ja riskide maandamine seotud tarneahela häirete, hindade volatiilsuse ja tarnija jõudlusega seotud probleemidega. Selline ennetav lähenemine riskijuhtimisele on sujuva äritegevuse säilitamiseks hädavajalik.

Täpselt määratletud hankestrateegia muudab ka ostuprotsessi sujuvamaks, vähendab halduskulusid ja parandab tehingute töötlemist. See tegevuse tõhusust mitte ainult ei säästa aega, vaid vähendab ka vigade ja viivituste tõenäosust.

Hea hankestrateegia tagab vastavus juriidilistele ja regulatiivsetele nõuetele. Samuti edendab see eetilisi hankimistavasid, mis on tarbijate jaoks üha olulisemad ning võivad tõsta ettevõtte mainet ja brändi väärtust.

Hangete vastavusse viimisel äristrateegiaga saavad organisatsioonid oma ostujõudu suurendada innovatsiooni juhtida. See võib hõlmata hankimist tarnijatelt, kes pakuvad uuenduslikke tooteid ja teenuseid, andes seeläbi organisatsioonile konkurentsieelise turul, mis võib tõsta oma kaubamärki ja hinnakujundust.

Üha enam kasutavad organisatsioonid ka oma hankestrateegiaid selle saavutamiseks jätkusuutlikkuse eesmärgid. See hõlmab hankimist tarnijatelt, kes järgivad keskkonnasõbralikke tavasid, ning säästvate materjalide ja toodete kasutamise edendamist. Lisaks keskkonna heaolusse panustamisele on sotsiaalselt vastutustundlike ettevõtete eesmärkide nimel tegutsevatele kaubamärkidele ja ettevõtetele mitmeid eeliseid.

Järeldus

Hästi läbimõeldud hankestrateegia on midagi enamat kui kulude kokkuhoiu vahend. See võib saada organisatsiooni edu kriitiliseks komponendiks ja selle põhjuseks. Hankeprotsesse tõhusalt hallates saavad organisatsioonid mitte ainult kulusid oluliselt vähendada, vaid ka tugevdada tarnijasuhteid, maandada riske ja viia ostuotsused vastavusse laiemate ärieesmärkidega. 

Hangete strateegilist tähtsust rõhutab selle mõju tegevuse tõhususele, nõuetele vastavusele, innovatsioonile ja jätkusuutlikkusele. Sellisena ei ole aja ja ressursside investeerimine tugeva hankestrateegia väljatöötamisse lihtsalt hea äritava – see on iga tulevikku mõtleva organisatsiooni jaoks hädavajalik.

• SEO-põhise sisu ja PR-levi. Võimenduge juba täna.
• PlatoData.Network Vertikaalne generatiivne Ai. Jõustage ennast. Juurdepääs siia.
• PlatoAiStream. Web3 luure. Täiustatud teadmised. Juurdepääs siia.
• PlatoESG. Süsinik, CleanTech, Energia, Keskkond päikeseenergia, Jäätmekäitluse. Juurdepääs siia.
• PlatoTervis. Biotehnoloogia ja kliiniliste uuringute luureandmed. Juurdepääs siia.
• Allikas: https://nanonets.com/blog/procurement-strategy/