5 viisi mobiilikõnede ja SMS-ide salvestamiseks eeskirjade järgimiseks (Steve Dourdil)

Kui töötate finantsteenuste valdkonnas, on teie organisatsioonil tõenäoliselt olemas mingisugune mobiilsidesalvestuslahendus. Kuigi teatud ettevõtetel ei pruugi olla regulatiivset nõuet mobiilside salvestamiseks, otsustavad paljud siiski.
parimatest tavadest.

Suurele osale ettevõtetest on mobiilikõnede ja tekstisõnumite salvestamine aga juba aastaid olnud vajalik elutõde. Ja nagu hiljutised trahvid USA-s on rõhutanud, võtavad regulaatorid SMS-ide ja muude jälgimata kasutamise suhtes karmima seisukoha kui kunagi varem.
mobiilsed sõnumiplatvormid.

See lühike artikkel annab veidi tausta mobiilse kõnesalvestuse ("MVR") arengust ja toob välja viis erinevat lähenemisviisi, mida pakume oma klientidele mobiilside salvestamiseks, arhiveerimiseks ja jälgimiseks, et järgida
FCA, MiFID II, SEC, CFTC, FINRA ja muud regulatiivsed nõuded.

Mobiilikõnede salvestamise sünd

Mobiilikõnede salvestamine Ühendkuningriigi finantsteenustes on olnud kasutusel alates 2011. aastast, mil FSA (nüüd FCA) eemaldas ametlikult mobiiltelefonide lindistamise nõuetest mobiiltelefoni erandi. Kõik ettevõtted ei olnud mõjutatud. Aga need, kes olid suhteliselt
vähe võimalusi.

Mobiiltelefonide salvestamise tehnoloogia oli lapsekingades, turul oli vaid käputäis tarnijaid. Kõrged kulud, aga ka tehnilised probleemid, nagu pikad viivitused, katkenud kõned ja aku tühjendamine, osutusid sageli kasutuselevõtu takistuseks. Neil algusaegadel
paljud ettevõtted otsustasid lihtsalt keelata mobiiltelefonide kasutamise ettevõtte äritegevuses.

Teised ettevõtted tegid koostööd, et teha reguleerivatele asutustele lobitööd, et taastada mobiiltelefonide erand või vähemalt oodata, kuni tehnoloogia on küpsenud, kuid nende hüüded jäid kurtidele kõrvadele. RegTechi kogukond teadis aga, et olemasolevad lahendused on kohmakad ja
ebausaldusväärne. Kuna reguleerivad asutused jätkasid oma seisukohta, oli vaja teha parandusi.

MiFID II ja mobiilsete salvestuslahenduste levik

Kuna mobiilsed vastavussalvestuslahendused arenesid järgmiste aastate jooksul ja uued süsteemid muutusid kättesaadavaks, kasvas ka kasutuselevõtt. Euroopa reguleeriva asutuse ESMA poolt MiFID II kasutuselevõtt 2018. aastal suurendas samuti oluliselt mobiilisalvestuse nõude ulatust.
RegTechi müüjate vaheline konkurents oli äge, kõik võitlesid hammaste ja küüntega, et võita osa sellest uuest, kasutamata turust.

Kui CoVID tabas 2019. aasta lõpus ja pani maailma kahe järgmise aasta jooksul luku taha, esitati ettevõtetele taas väljakutse kehtestada uued salvestusmeetmed. Ettevõtted, kes tuginevad pärand telefonisüsteemidele, leidsid, et nende töötajad
nüüd pidi suhtlemiseks kasutama mobiile. Paljude jaoks tähendas see seda, et tuli esimest korda leida mobiilsidesalvestuse pakkuja – kuni selle ajani olid töötajad alati kasutanud salvestatud kontoritelefone.

Rohkem vedas neil, kes olid oma kõneteenused juba pilve viinud. Kuid silmast silma kohtumised ka aknast väljas ning videokoosolekuteks ja koostööks mõeldud ühtsete suhtlusvahendite, nagu MS Teams ja Zoom, hüppeline tõus on reguleeritud
ettevõtted olid sunnitud leidma viise ka nende salvestamiseks.

Vahepeal näitasid FCA karmid hoiatused pärast umbes aastat kestnud leebemat suhtumist selgelt, et ettevõtetel on nüüd olnud piisavalt aega uute vastavuskontrollide kehtestamiseks ja neilt oodatakse töötajate suhtlust kaugjälgimist sama tõhusalt kui
nad oleksid kontorikeskkonnas.

Paljud ettevõtted võtavad alles nüüd meetmeid selle nõuetele vastavuse lünga täitmiseks. Mobiilside kasutamise tohutu kasv alates 2020. aastast, sealhulgas sõnumsiderakenduste, nagu WhatsApp ja WeChat, kasutamine on tähendanud, et paljude ettevõtete jaoks on mobiilid muutunud nende peamiseks kasutuseks.
sidevahendid. See on sundinud ettevõtteid kas esimest korda kasutusele võtma MVR-lahenduse või leidma pikaajalisema lahenduse pandeemia alguses kiiruga kasutusele võetud salvestussüsteemide asendamiseks.

Kuna 2023. aasta juulis on tulemas FCA tarbijamaksu määrus ja kahtlemata muud uued eeskirjad ja muudatused, mis tulevad pärast seda, näib, et mobiiltelefonide salvestamise nõue laieneb. Niisiis, millised on saadaolevad valikud? Milline lähenemine
mobiilikõnede ja SMS-ide arhiveerimine sobib teie ettevõttega kõige paremini? Vaatame viit kõige usaldusväärsemat viisi, kuidas seda saavutada…

1. Võrgupõhised mobiilisalvestuslahendused

Ühendkuningriigis asuvate ettevõtete jaoks, kes väljastavad oma töötajatele ettevõtte mobiilseadmeid, on võrgupõhine salvestamine sageli iseenesestmõistetav viis. Kuna kõik kõned ja SMS-id on vaikimisi võrgu tasemel turvaliselt jäädvustatud, pole kasutajate käitumist vaja muuta
ja puudub oht, et kasutajad unustavad salvestamise aktiveerida. Kõik salvestatakse, olenemata sellest.

Kuid mitte kõik võrgud ei paku seda. Vodafone'i MVR-teenus on üldjuhul saadaval ainult suurematele klientidele. Samal ajal võib O2-s salvestamine olla kulukas ja kõrgete seadistamiskuludega. Kui meil on pakkuda ka O2 võrgupõhist salvestamist, siis EE võrk kasutab Kervi oma
oma salvestusplatvormi ning pakub usaldusväärset ja kulutõhusat võimalust ettevõtetele, kes otsivad oma mobiilipargi jaoks kindlat vastavussalvestuslahendust, ning seda usaldab 50% Ühendkuningriigi juhtivatest esimese taseme pankadest.

Oluline on aga see, kas teie organisatsioon on praegu sõlminud lepingu mõne teise operaatoriga. Kui teie praegune mobiilsidevõrgu pakkuja salvestusteenust ei paku, peate üle minema sellisele, mis seda pakub. Kui teil on endiselt leping,
see tähendab alati ennetähtaegse lõpetamise tasu maksmist.

Sel põhjusel leiavad mõned ettevõtted, et muud võimalused võivad olla sobivamad, vähemalt lühiajaliselt.

2. Rakendusepõhised mobiilisalvestuslahendused

Rakendusepõhine salvestamine pakub vaieldamatult kõige paindlikumat lähenemist ettevõtetele, kes soovivad salvestada mobiilikõnesid ja tekstsõnumeid. Rakendusepõhised mobiilsed salvestustooted töötavad Apple'i ja Androidi seadmetes ning on võrguagnostilised, mis tähendab, et ettevõtted ei pea
mobiilsidevõrku vahetada. See tähendab ka seda, et nad ei piirdu Ühendkuningriigis asuvate töötajatega.

Tavaliselt on rakendusepõhised lahendused seotud virtuaalse telefoninumbriga, mis erineb seadme SIM-kaardi numbrist. Rakenduse kaudu tehtud või vastuvõetud kõned salvestatakse, samas kui kõik tehtud või vastuvõetud telefoni omavalija kaudu, kasutades seadme SIM-i numbrit,
jäävad salvestamata.

Kuigi see sobib ideaalselt ettevõtetele, kus töötajad kasutavad tööks oma isiklikku mobiiltelefoni ("Bring Your Own Device" või "BYOD" kasutajad), tekitab see mõnikord muret organisatsioonidele, kes ettevõtte telefone väljastavad. Mis siis, kui töötajad jätavad rakendusest mööda ja kasutavad algseadet
helistaja, et kas tahtlikult või tahtmatult teha salvestamata ärikõnesid?

Siiski on viise, kuidas seda vältida. Üks populaarne lähenemine on teisaldada telefoni natiivne helistamisrakendus seadme teise kausta või ekraanile. See hoiab ära kasutajate kogemata salvestamata kõnede tegemise, kuid ilmselgelt ei peatu
nad teevad seda meelega. Kuigi võite vaielda, et kui nad tahavad salvestamisest mööda minna, võiksid nad lihtsalt kasutada teist telefoni ...

Teine lähenemisviis on asendada aluseks olev SIM-kaart ainult andmeside-SIM-iga, mis ei jäta kasutajale muud valikut, kui kasutada salvestatud rakendust. See on tõhus lahendus, kuid tähendab, et telefon tugineb seejärel ainult mobiilsele andmele (4G või WiFi)
kõnede vastuvõtmine – see ei pruugi olla probleem, kuid võib tekitada piiranguid, kui teie töötajatel on ebaühtlane WiFi või reisimine kehva mobiilse andmeside levialaga kohtadesse.

3. SIM-põhised mobiilisalvestuslahendused

Võrgupõhistele lahendustele väga sarnasel SIM-põhisel salvestamisel on palju samu eeliseid ja puudusi nagu võrgu MVR-il – kõned ja tekstid salvestatakse automaatselt ilma kasutaja sekkumiseta, kuid siiski tuleb numbreid olemasolevast eemale viia.
võrku.

Peamine erinevus võrgu- ja SIM-põhise mobiilikõnede salvestamise vahel on see, et SIM-põhised salvestuslahendused kasutavad MVNO-sid (Mobile Virtual Network Operaators), mitte peamisi võrguoperaatoreid, mis on sageli esindatud paljudes erinevates riikides. See tähendab
neid saavad kasutusele võtta organisatsioonid, millel on rahvusvahelised kontorid, kus töötajaid tuleb registreerida.

See aga maksab. Paljud SIM-põhised MVR-lahendused maksavad ülikalleid andmesidepakettide kasutustasusid, millega kaasneb teatud riikides rändlusel märkimisväärse arvešoki oht. See ei ole üldiselt probleem Ühendkuningriigis, ELis ega
USA-s, kuid ettevõtted, kelle töötajad reisivad väljaspool neid piirkondi, peaksid seda meeles pidama.

4. Seadmepõhised mobiilsed salvestuslahendused

Mobiilikõnede ja SMS-ide salvestamise saab lubada ka seadme tasemel, kuid see on piiratud Androidi telefonidega (Apple võib niimoodi naljakas olla). Pärast tarkvara installimist telefoni salvestatakse kõned ja tekstid seadmesse kohapeal ja saadetakse aadressile
määratud ettevõtte salvestusarhiivi. Kui telefonil pole kõne lõppedes 4G andmesidet ega WiFi signaali, saadetakse salvestus kohe, kui see on saadaval.

Arvestades Apple'i seadmete levikut finantsringkondades, jäetakse see võimalus mõnikord tähelepanuta ("ei ole mingit võimalust, et meie kauplejad oma iPhone'idest loobuksid"). Selle eeliseks on aga see, et see on võrgust sõltumatu ja mitte
mis nõuab kasutaja käitumise muutmist – kõned ja tekstid saadetakse otsevalija/SMS-i funktsiooni abil, täpselt nagu tavaliselt.

5. Pilvepõhised mobiilisalvestuslahendused

Kuna üha enam ettevõtteid viivad oma kõneteenused pilve ja asendavad vana kohapealse PABX-i taristu hostitud telefonisüsteemide ja ühtsete sideplatvormidega (sh Microsoft Teams), muutub pilvepõhine kõnede salvestamine üha populaarsemaks.
populaarne lähenemine.

Kuigi see ei ole rangelt "mobiilisalvestuse" lahendus, kuna see kasutab lauatelefoni numbreid ega paku SMS-e, on sellel valikul mitmeid olulisi eeliseid ja see pakub veel ühe võimaluse mobiilseadmete kaudu toimuva suhtluse salvestamiseks. Paljude ettevõtete jaoks on muutumine
töökeskkond on viimastel aastatel muutnud ka harjumusi.

Hübriid- ja kaugtöö puhul on pilvetelefonisüsteemide kasutamine kõnede tegemiseks ja vastuvõtmiseks, nagu Kervi lipulaev Voxivo platvorm või Microsoft Teams, muutunud paljude ettevõtete jaoks normiks. Töötajad on harjunud, et saavad kasutada oma olemasolevat kontorinumbrit
helistada ja kõnesid vastu võtta kõikjalt, kus on andmesideühendus, mis tahes seadmest, sealhulgas mobiiltelefonist.

Kuna töötajad on juba harjunud kasutama oma ettevõtte pilvepõhise telefonisüsteemi mobiilirakendust ja tunnevad selle kasutajaliidest, olgu selleks MS Teams või mõni muu hostitud PBX, on selle igapäevane kasutamine sama loomulik kui hingamine.

Neid süsteeme saab kõigi kõnede jäädvustamiseks ja arhiveerimiseks hõlpsasti ühendada FCA ja MiFID II-ühilduva salvestusteenusega. Teamsi puhul saab seda isegi laiendada, et salvestada ka videokoosolekuid, IM-vestlust, failide jagamist ja ekraani jagamist (kõikidele kasutajatele
mida on vaja salvestada – need, mis ei pea, ei pea olema).

Kasutades neid tehnoloogiaid, mida nad paljudel juhtudel juba kasutavad ja tunnevad, saavad ettevõtted hoida oma töötajad rahulolevana ja nõuetekohastena, vähendades samal ajal traditsiooniliste mobiilsete salvestussüsteemide kasutuselevõtu ja ressursi kulusid.
vaja nende haldamiseks.

Kuna Microsoft Teams on ülemaailmne platvorm, on selle valiku eeliseks see, et see pakub ühtset globaalset lahendust organisatsioonidele, millel on kontorid üle maailma.

Järeldus

Kuna pakutavaid valikuid on palju, võib teie ettevõtte jaoks sobiva mobiilikõnede salvestamise lahenduse valimine olla segane ja aeganõudev ülesanne. Koostöö sõltumatu ja erapooletu tehnoloogiapartneriga, kellel on aastatepikkune kogemus vastavuse registreerimisel
ruumi, võib muuta kogu protsessi lihtsamaks ja kiiremaks ning aitab vältida kallite ja potentsiaalselt mainet kahjustavate vigade tegemist.