Finantsteenuste ebamugav vajadus WhatsAppi arhiveerimise järele (Harriet Christie)

2022. aasta septembris saavutasid väärtpaberibörsi komisjon (SEC) ja kaubafutuuride kauplemise komisjon (CTFC) arvelduste kogusummas ligikaudu 1.8 miljardit dollarit.

12 Wall Streeti juhtivat investeerimispanka. Silmapaistvaid institutsioone, mille hulka kuulusid Morgan Stanley, Citigroup, Goldman Sachs ja Bank of America, karistati selle eest, et nad ei jälginud, kuidas töötajad kasutavad volitamata sõnumsiderakendusi, nagu Whatsapp.
kolleegid ja kliendid. 

Uurimine järgnes JP Morganile 200. aasta detsembris määratud 2021 miljoni dollari suurusele trahvile, mille uluväravad ilmselt avanesid. Näib, et võimud on kasutanud seda esialgset 200 miljonit dollarit arveldussummat tööstuse mõõdupuuna, mis tähendab mitteametliku kokkuleppe lõppu.
armuperiood võimaldas ettevõtetel pandeemiaga kohaneda.  

Sellistel monumentaalsetel karistustel on loomulikult olnud seismiline mõju finantsteenuste maastikule, mille tagajärjed ulatuvad ilmselgelt palju kaugemale kui behemotid. Kuid kuidas me sellesse etappi jõudsime ja kuidas saavad ettevõtted seda probleemi lahendada
töötajate käitumist, mida enam ilmselgelt ei sallita?

Mis on WhatsAppiga lahti? 

SEC volitab et pangad peavad arvestust kogu klientide ja maaklerite vahelise suhtluse kohta. Privaatsed vahetused, näiteks WhatsAppi kaudu,
on palju keerulisem jälgida ja andmete ohtu sattumise tõenäosus suureneb ainult siis, kui võrrandisse lisatakse isiklikud seadmed. 

Oluline on märkida, et probleem pole siin WhatsAppis endas; sama mure kehtib ka WeChati, Telegrami ja teiste lühiajaliste sõnumsiderakenduste puhul. Need on raskused nendel krüptitud platvormidel toimuva suhtluse dokumenteerimisel ja sellele järgneval
dokumentide säilitamise nõuete rikkumine, mis on problemaatiline. 

Telefonikõne Väsimus 

Kuni suhteliselt hiljuti oli tarbijatel piiratud valikuvõimalusi, kui nad soovisid reguleeritud ettevõttega ühendust võtta. Näiteks oma pangakonto üle arutlemiseks peavad nad kas helistama või pöörduma oma kohalikku kontorisse, et saada isiklikku teavet.
arutelu. Nüüd saavad nad organisatsiooniga suhelda paljude digitaalsete kanalite kaudu. 

See pole lihtsalt valik, vaid eelistus. Nende hulgas olid WhatsApp, Facebook Messenger ja Telegram

enim allalaaditud rakendusi 1. aasta I kvartalis, ja WhatsAppil endal on astronoomiline
2 miljardit aktiivset kasutajat kogu maailmas. Vastavalt
Forbes, 93% USA tarbijatest soovib suhelda tekstisõnumite teel, kusjuures otsustavaks eeliseks on kiirus, kasutuslihtsus ja (tarbija) platvormide tundmine.  

See toimib mõlemal viisil; Samuti on töötajatel lihtsam ja tõhusam suhelda tööriistade abil, mida nad oma igapäevaelus kasutavad, kui tööandja pakutavad tööriistad. 

Kaugkanalid 

Covid-19 pandeemia katkemine tõi kaasa palju suurema sõltuvuse sõnumsiderakendustest, kuna füüsiline lähedus, isegi kolleegidega, oli keelatud. 2019. aastal kasutas 68.1 miljonit USA mobiiltelefoni kasutajat WhatsAppi suhtlemiseks. See arv on prognoositud

kasvab 85.8. aastal 2023 miljoni kasutajani. Selle uutele digitaalkanalitele tuginemise kõrvalsaadus oli seda kasutavate töötajate arvu suurenemine

isiklikud telefonid või tahvelarvutid äri jaoks, kuna jooned hakkasid hägustuma ning töö- ja isiklik elu põimusid. 

Töötajad käituvad kaugtööd tehes suurema tõenäosusega juhuslikult, olgu selleks siis pikemaid pause või klientidele või kolleegidele volitamata kanali kaudu sõnumite saatmist. Olles lasknud neil suhtlemisharjumustel pika aja jooksul välja kujuneda, on nad
Nüüd on väga raske naasta Covidi-eelsele tasemele, arvestades töötajatele omast mugavust ja kasutatavust, millega on harjunud. 

Arve maksmine 

JP Morgani oma
200 miljonit dollarit trahvi 2021. aasta detsembris oli see esimene oluline karistus uurimise käigus, mis on mõjutanud ka eelnimetatud tosinat juhtivat investeerimispanka 1.8 miljardi dollari ulatuses. SEC-i mahasurumine on sellest ajast alates jätkuvalt laienenud, nagu Wall Street

erakapitali hiiglased on paljastanud, et neid uuritakse.  

Käivitatud on ka täitevüksus
päringud väiksemate registreeritud investeerimisnõustaja (RIA) protokollide kohta kanalivälise ärisuhtluse jaoks. RIAde suhtes kehtivad samad eeskirjad nagu suurematele ettevõtetele, keda varem karistati, nii et kuigi nad võisid säästa varitsusest.
Esialgsete uurimiste käigus peaksid nad meeles pidama, et nad on siiski reguleerivate asutuste sihtpunktis. 

Mis nüüd? 

Olukord jätab ettevõtete juhid ja vastavusmeeskonnad kitsikusse. Kui nad peaksid nõuetele vastavuse taotlemisel ohverdama mugavuse ja töötõhususe, keelavad sõnumsiderakendused otse ja loodavad selle asemel proovitud ja testitud lahendustele
meilisõnumid, telefonikõned ja vähemal määral sotsiaalmeedia? 

See on ilmselt ahvatlev variant, arvestades kohaldatavate karistuste tohutut suurust. See on kindlasti olnud populaarsem lähenemisviis, arvestades, et juulis 2022 lihtsalt

15% finantsettevõtetest jälgis WhatsAppi. 

Kuid see pole päris nii lihtne. Töötajatel teatud kanalite kasutamise keelamine ei tähenda tingimata kõigi riskide kõrvaldamist. Abistavate tööriistade keelamine toob tõenäoliselt kaasa töötajate rahulolematuse ja töökohal lünkade täitmise.
Turvalisem võimalus on see, et ettevõtte juhid mõistavad platvorme, mida töötajad ja tarbijad eelistavad kasutada, ning seejärel töötavad välja sobivad poliitikad.  

Lõppkokkuvõttes, kui töötajad soovivad kasutada volitamata rakendusi, teevad nad seda, välja arvatud juhul, kui selle nõuetekohaseks kontrollimiseks on kehtestatud järelevalvemenetlus. Sellel on olnud tohutud tagajärjed sellistele nagu Goldman Sachs, Bank of America jt, kellel pole õnnestunud
seda sammu vaatamata oma ressurssidele.  

Kas WhatsAppi saab jälgida? 

Eelistatav valik on kindlasti anda töötajatele võimalus kasutada platvorme, millega nad on kõige mugavamad, minimeerides võimaluse korral piiranguid.  

Krüpteeritud platvormidel, nagu WhatsApp, vastavuse saavutamiseks peavad ettevõtete juhid tagama, et nad suudavad vestlusi jäädvustada, säilitada ja jälgida. Seda on lihtsam öelda kui teha ja see protsess on ajalooliselt olnud suurte raskuste allikas. Siiski sisse
Viimastel aastatel on selle esilekerkiva vajadusega tegelemiseks välja töötatud uusi lahendusi.  

Nii nagu varem sotsiaalmeedia platvormide puhul, on juhtivad digitaalse arhiveerimise müüjad loonud tehnoloogia sideandmete jäädvustamiseks ja arhiveerimiseks sellistest rakendustest nagu WhatsApp, WeChat, Signal ja Telegram. See päästab ettevõtete juhid frustratsioonist
valida tõhususe ja vastavuse vahel; mõlemad võivad nüüd väga rahumeelselt koos eksisteerida. 

Oluline on see, et ettevõtted saavad isiklikele seadmetele eraldada ka teiseseid numbreid, võimaldades töötajatel eristada äri- ja tööga mitteseotud kontakte ning koguda asjakohaseid andmeid. See tähendab, et privaatsust saab säilitada ka kõrgendatud tasemel
professionaalse kontrolli tasemed. 

Oleks intuitiivne ignoreerida kasvavat nõudlust krüpteeritud sõnumsiderakenduste järele töökohal. Õnneks ei pea ettevõtted enam seda tegema.