برون سپاری حساب های پرداختنی چیست؟

کسب و کارهای در حال رشد باید روابط خود را با بسیاری از تامین کنندگان و فروشندگان حفظ کنند. فروشندگان با استانداردها/رویه های مختلف صورتحساب تمایل به ساخت دارند فرآیندهای حساب های پرداختنی کاملا دست و پا گیر برون سپاری حساب های پرداختنی می تواند به هموارسازی فرآیند AP کمک کند و در عین حال اطمینان حاصل شود که پرداخت ها به فروشندگان به طور موثر تسویه می شود.

درباره حساب های پرداختنی

حساب های قابل پرداخت به کوتاه مدت اشاره دارد بدهی ها توسط یک شرکت از طریق خرید کالا یا خدمات از تامین کنندگان/فروشندگان به صورت اعتباری متحمل شده است. را فرآیند حساب های پرداختنی برای یک شرکت حیاتی است زیرا صورتحساب ها یا فاکتورهای دریافتی را که باید به طور منظم تسویه شوند را پیگیری می کند.

سازمان هایی که به دنبال کاهش بار فرآیندهای AP خود و حفظ جریان روان تجارت هستند، می توانند از خدمات یک حساب های قابل پرداخت شرکت برون سپاری

برون سپاری حساب های پرداختنی چیست؟

برون‌سپاری حساب‌های پرداختنی فرآیند استخدام یک ارائه‌دهنده خدمات تخصصی است که می‌تواند چندین عملکرد AP را که برای کسب‌وکارها در داخل انجام می‌شود، به عهده بگیرد.

شرکت‌های برون‌سپاری حساب‌های پرداختنی به مهارت‌ها، ابزارها و فناوری لازم برای ادغام با فرآیندهای AP موجود سازمان مجهز هستند.

سازمان هایی که با داده های مالی حساس سر و کار دارند ممکن است در استفاده از فروشنده شخص ثالث برای فرآیندهای AP خود مردد باشند. از این رو ممکن است بخواهند به جای آن AP Automation را در نظر بگیرند.

---

می خواهید سفارشی خود را بسازید گردش کار پردازش خودکار فاکتور؟ سر به نانوت و به صورت رایگان شروع کنید! پرداخت فاکتورها را با هوش مصنوعی به صورت خودکار انجام دهید.

---

برون سپاری AP در مقابل اتوماسیون AP

AP برون سپاری شامل واگذاری فرآیندهای حساب های پرداختنی به یک ارائه دهنده تجاری شخص ثالث است. این بدان معنی است که شما از خدمات حساب های پرداختنی یک نهاد خارجی برای انجام معاملات تجاری خود استفاده می کنید. اتوماسیون APدر مقایسه، پذیرش/ادغام یک یک است نرم افزار AP برای استخراج، اعتبارسنجی و تایید فرآیندهای حساب های پرداختنی.

برون سپاری فرآیندهای پرداختنی حساب های شما می تواند به ساده سازی پرداخت ها و صرفه جویی در کار، زمان و خطاها کمک کند. اتخاذ یک نرم افزار اتوماسیون AP می تواند کنترل بهتری را برای شما به ارمغان بیاورد جمع آوری داده های فاکتور، امنیت و کمک به تجزیه و تحلیل بهتر داده ها برای افزایش کارایی کسب و کار. اما متحمل هزینه های دیگری مانند سرمایه گذاری در نرم افزار و اختصاص زمان برای آموزش کارکنان برای استفاده از نرم افزار می شود.

انتخاب بین حساب های پرداختنی برون سپاری یا اتوماسیون کاملاً به اندازه و ماهیت یک تجارت بستگی دارد. در حالی که اتوماسیون AP فرآیندهای AP داخلی آن را آسان تر می کند، برون سپاری برای کسب و کاری که به دنبال کاهش حجم کاری AP است ایده آل خواهد بود.

در حال حاضر، اجازه دهید بر روی مزایا و معایب برون سپاری حساب های پرداختنی تمرکز کنیم.

مزایای برون سپاری حساب های پرداختنی

برون سپاری حساب های پرداختنی می تواند برای یک تجارت بسیار سودمند باشد. ارائه دهندگان برون سپاری ماهر می توانند فرآیندهای AP شرکت را کارآمدتر کنند. بنابراین جریان نقدی بهبود می یابد. بنابراین تامین کنندگان و فروشندگان می توانند از پرداخت های به موقع بهره مند شوند.

در اینجا چند راه وجود دارد که شرکت ها می توانند از طریق برون سپاری فرآیندهای AP خود سود ببرند:

1. کاهش هزینه

برون سپاری فرآیندهای پرداختنی حساب های شما ممکن است برای یک کسب و کار مقرون به صرفه باشد. فرآیندهای AP داخلی نیازمند استخدام افراد، سرمایه‌گذاری در مواد آموزشی و تجهیزات/نرم‌افزار است که می‌تواند برای یک تجارت بسیار گران باشد. برون سپاری می تواند به جلوگیری از این هزینه های سربار کمک کند و همچنان با توجه به اینکه به ازای هر فاکتور به ارائه دهنده پرداخت می کنید، مقرون به صرفه است.

2. تخفیف های پرداخت اولیه

برون سپاری حساب های پرداختنی می تواند کارایی فرآیندهای AP شما را با ساده کردن فاکتورها و پرداخت های فروشنده افزایش دهد. این می تواند کمک کند تا از پرداخت های مضاعف یا فاکتورهای از دست رفته دوری کنید. از آنجایی که همه چیز سازماندهی شده است، می توانید برای دریافت تخفیف های بهتر، قبض های فروشنده را زودتر تسویه حساب کنید.

3. افزایش بهره وری و بهره وری

برون سپاری فرآیندهای AP شما می تواند به پردازش سریعتر فاکتور کمک کند. شرکت‌هایی که خدمات پرداخت‌نی را ارائه می‌دهند فقط بر روی فرآیندهای AP شما تمرکز می‌کنند. انجام کار سریعتر و دقیق تر. همچنین، با مراقبت از فرآیندهای AP، کارمندان شما می‌توانند روی وظایف با ارزش بالاتر با افزایش کارایی تمرکز کنند که منجر به بهره‌وری بهتر در کل می‌شود.

4. خطاهای کمتر و کاهش تقلب بهتر

جدا از ساده‌سازی صورت‌حساب‌ها، شرکت‌های برون‌سپاری حساب‌های پرداختنی نیز بروز خطا در صورت‌حساب‌ها را کاهش می‌دهند. با اجرای چک‌ها و اعتبارسنجی‌های مناسب، می‌توانند خطاهای موجود در فاکتورها را شناسایی کرده و از پرداخت‌های اشتباه جلوگیری کنند. استفاده از کارشناسان AP و فناوری پیشرفته به آنها کمک می کند تا خطرات را شناسایی کرده و میزان بروز آن را کاهش دهند تقلب.

5. منابع ماهر و آخرین فناوری

شرکت های برون سپاری حساب های پرداختنی از افراد حرفه ای آشنا با جدیدترین ابزارها یا نرم افزارها برای بهینه سازی فرآیندهای AP استفاده می کنند. این بدان معناست که کسب و کار شما با جدیدترین فناوری و ابزارهای با دقت بالا بدون نیاز به سرمایه گذاری در آنها تقویت می شود.

6. پیگیری مداوم

بسیاری از شرکت های برون سپاری حساب های پرداختنی خارج از سایت کار می کنند اما از فناوری مدرنی استفاده می کنند که در هر مرحله قابل پیگیری است. با وجود ردیابی خودکار، کسب‌وکارها می‌توانند در زمان واقعی دسترسی و اطلاعات مربوط به فرآیندهای پرداختی حساب خود را به دست آورند.

7. عدم کمبود نیروی کار

فرآیندهای AP، اگر به دلیل غیبت کارمند قطع شود، می تواند چندین برابر شود و کسب و کار را سنگین کند. ارائه دهندگان برون سپاری نیروی کار کافی (و تیم های پشتیبان) برای ورود و مدیریت فرآیندهای AP شما دارند.

معایب برون سپاری حساب های پرداختنی

در حالی که برون سپاری حساب های پرداختنی شما ممکن است بدون مشکل به نظر برسد، مشکلاتی وجود دارد که یک کسب و کار همچنان می تواند با برون سپاری با آنها مواجه شود. در زیر برخی از معایبی که می تواند با برون سپاری AP ایجاد شود ذکر شده است.

1. اعتبارسنجی خطا

شرکت های برون سپاری ممکن است همیشه در نحوه برخورد با فرآیندهای AP شما شفاف نباشند. علیرغم استفاده از فناوری مدرن، خطاها همچنان محتمل است. این خطاها اغلب ممکن است مورد توجه قرار نگیرند. همچنین، ممکن است تغییرات در فرآیندهای شما توسط شرکت‌های برون‌سپاری که فرآیندهای AP شما را مدیریت می‌کنند، به طور کامل اجرا نشوند، که منجر به خطاها یا دوباره کاری‌های بیشتر می‌شود.

2. کنترل فرآیند کمتر

هر شرکتی که با بهترین شیوه های حساب های پرداختنی داخلی موظف است کنترل بیشتری بر فرآیندهای خود داشته باشد. موارد اضطراری را می توان با تایید مستقیم اولویت بندی کرد و بلافاصله رسیدگی کرد. با ارائه‌دهنده شخص ثالث، باید طبق شرایط و زمان‌بندی آن‌ها بازی کنید. آنها ممکن است دورتر واقع شوند و عدم شفافیت در فرآیندها می تواند به یک مسئله جدی تبدیل شود.

3. مسائل مربوط به تکرار

بسیاری از شرکت های برون سپاری حساب های پرداختنی بر اساس هر فاکتور شارژ می کنند. از این رو، اگر کسب و کار شما فاکتورهای تکراری را به اشتراک می گذارد، باید برای آن نیز پرداخت کنید. اگر ارائه دهندگان برون سپاری تسهیلات لازم برای شناسایی فاکتورهای تکراری را نداشته باشند، در نهایت کسب و کار هزینه های بیشتری را نسبت به نیاز متحمل می شود.

4. کمتر انعطاف پذیر

یک شرکت برون سپاری حساب های پرداختنی می تواند شرایط و ضوابط خاصی داشته باشد که ممکن است کار را برای کسب و کار شما انعطاف پذیر نکند. اگر قرارداد با فروشنده استثنائات را در پردازش پوشش نمی دهد، کسب و کار شما باید به طور جداگانه با آن برخورد کند. این می تواند منجر به پیچیدگی، دوباره کاری و ناراحتی بیشتر شود.

5. بیش از حد وابستگی

توانایی واگذاری مسئولیت های مهم AP ممکن است خوب باشد، اما هزینه دارد. واقعیت این است که شما به شدت به ارائه‌دهنده برون‌سپاری برای خدمات پرداختنی که شامل تراکنش‌های حیاتی است، وابسته می‌شوید. بنابراین اگر ارائه دهنده با چالش هایی مانند نقض امنیتی یا حتی ورشکستگی مواجه شود، ممکن است فرآیندهای شرکت شما به طور ناگهانی متوقف شود.

6. حریم خصوصی و مسائل امنیتی

کسب‌وکارها باید به خاطر داشته باشند که هنگام افشای اطلاعات مالی و دسترسی به داده‌های حساس و در عین حال برون‌سپاری فرآیندهای AP، حریم خصوصی خود را از دست می‌دهند.

معمولاً چنین اشخاص ثالثی از سرورهای داخلی و فضای ذخیره سازی ابری برای ذخیره داده های حساس استفاده می کنند. در حالی که به عنوان دسترسی متمرکز برای هر دو طرف درگیر عمل می کند، داده ها نیز مستعد نقض احتمالی امنیتی و هک هستند.

ارزیابی ارائه دهندگان برون سپاری حساب های پرداختنی

چگونه می توانید نوع مناسبی از خدمات برون سپاری حساب های پرداختنی را انتخاب کنید تا از مزایای لازم بهره مند شوید؟ در اینجا چند دستورالعمل وجود دارد که می توانید برای انتخاب ارائه دهنده برون سپاری حساب قابل پرداخت مناسب دنبال کنید:

• تحقیق در مورد شرکت برون سپاری AP: این یک تمرین خوب است که در مورد یک شرکت برون سپاری AP قبل از شراکت با آنها تحقیق کنید. اطلاعات از طریق توصیفات، نظرات کاربران، یا بازخورد می تواند تاریخچه عملکرد فروشنده را برجسته کند. بررسی پروژه‌های قبلی می‌تواند بینشی در مورد نحوه برخورد آنها با مشتریان، فرآیندهای آنها و غیره ارائه دهد.
• بحث درونی: یک بحث داخلی با مدیریت و کارکنان، قبل از واگذاری فرآیندهای AP به یک ارائه‌دهنده برون‌سپاری، می‌تواند به شفاف‌سازی الزامات مورد نیاز و چالش‌هایی که به طور بالقوه ممکن است ایجاد شود کمک کند. زمانی که شرکت، فروشندگان آن و ارائه دهنده برون سپاری در یک صفحه باشند، کارایی افزایش می یابد و خطاها کاهش می یابد.
• اقدامات حفظ حریم خصوصی و امنیتی را بررسی کنید: شرکت های برون سپاری AP حتی می توانند در کشور دیگری مستقر شوند. قبل از اینکه به شرکت های برون سپاری اجازه دهید کنترل فرآیندهای AP شما را در دست بگیرند، اقدامات امنیتی آنها و نحوه حفظ حریم خصوصی داده های مالی شما را بررسی کنید. این می تواند به ارزیابی خطرات و اقدامات ایمنی در محل برای جلوگیری از نقض امنیت کمک کند.

خدمات برون سپاری حساب های پرداختنی

برون سپاری حساب های پرداختنی به یک روش تجاری محبوب برای بسیاری از شرکت هایی تبدیل شده است که توانایی و ابزار لازم برای رسیدگی به فرآیندهای رو به رشد AP خود را ندارند. بسیاری از شرکت های برون سپاری در سراسر جهان برای ارائه خدمات متعددی در دسترس هستند.

رایج ترین فرآیندهای AP که برون سپاری می شوند عبارتند از سفارش خرید or مطابقت فاکتور (0r تطبیق 3 طرفه)، اتوماسیون فاکتور، حل اختلاف و مدیریت AP. یک کسب و کار بسته به میزان کار و بودجه درگیر می تواند آنچه را که می خواهد برون سپاری کند انتخاب کند.

نتیجه

برون سپاری حساب های پرداختنی یک راه حل مفید برای شرکت ها است تا فرآیندهای AP خود را کارآمد و مقرون به صرفه کنند. کسب‌وکارهای بیشتری به شرکت‌های برون‌سپاری AP برای طراحی مجدد و ساده‌سازی فرآیندهای AP خود، علی‌رغم مشکلات خفیف در مسیر، متکی هستند. استخدام، اتوماسیون یا برون سپاری انتخابی است که کسب و کارها بسته به امکانات، زمان و توانایی خود می توانند انتخاب کنند تا فرآیندهای AP بهتر و کارایی بهتر کسب و کار را تضمین کنند.