حساب های پرداختنی بدون کاغذ: راهنمای پیاده سازی

تبدیل به بدون کاغذ حساب های قابل پرداخت ترسناک است این اغلب به معنای دیجیتالی کردن سال ها داده، آموزش کارکنان و تغییر گردش کار شما است. با این حال، این تغییر می تواند پاداش های قابل توجهی را به همراه داشته باشد.

این را در نظر بگیرید: تحقیقات سطح دریافتند که 50 درصد از کسب‌وکارها با تاخیر در پرداخت‌ها و از دست دادن تخفیف‌ها به دلیل چرخه‌های طولانی تایید دست و پنجه نرم می‌کنند. به طرز شگفت انگیزی، 79 درصد از شرکت های کوچک و متوسط ​​و 68 درصد از شرکت های بازار متوسط، ورودی داده های دستی و روش های ناکارآمد را به عنوان نقطه اصلی درد خود ذکر می کنند. برای شرکت های بزرگ، مسئله اصلی این است که اکثر فاکتورها به صورت کاغذی می رسند و 60 درصد این مشکل را تجربه می کنند.

این ارقام بر نیاز به روشی کارآمدتر و کارآمدتر برای رسیدگی تاکید می کند فاکتورها, سفارشات خریدو مبلغ پرداختی. آیا اتخاذ یک فرآیند حساب های پرداختنی بدون کاغذ می تواند راه حل باشد؟ در این مقاله، به بررسی علت این امر خواهیم پرداخت. ما همچنین شما را در انتقال به یک سیستم بدون کاغذ راهنمایی می کنیم و نکات ارزشمندی را برای تغییر یکپارچه به اشتراک می گذاریم.

حساب های پرداختنی بدون کاغذ چیست؟

اصطلاح حساب های پرداختنی بدون کاغذ به یک فرآیند AP کاملا دیجیتالی اشاره دارد که نیاز به صورتحساب های کاغذی را از بین می برد. شامل بخش AP استفاده از فناوری برای دیجیتالی کردن فاکتورها و اسناد مرتبط، خودکار کردن فرآیند تأیید و انجام پرداخت‌ها از طریق ابزارهای الکترونیکی.

می‌توانید یک پشته فناوری از ابزارهای تخصصی یا نرم‌افزار پرداخت‌پذیر حساب‌های بدون کاغذ جامع ایجاد کنید تا همه جنبه‌ها را در یک مکان مدیریت کنید. در هر صورت، هدف حذف مراحل دستی، کاهش احتمال خطا و افزایش سرعت و کارایی است.

هر کسب‌وکاری می‌خواهد بتواند به‌موقع به فروشندگان خود پول پرداخت کند و برای پرداخت‌های اولیه از تخفیف برخوردار شود. اما کاغذبازی و بوروکراسی اغلب سد راه است. اکسل و ایمیل را به ترکیب اضافه کنید، و از دست دادن فاکتورها، از دست دادن پرداخت ها یا تاخیر در گزارش ها آسان است.

اینجا جایی است که بدون کاغذ بازی را تغییر می دهد. این به کسب و کارها کمک می کند تا فاکتورهای بیشتری را بدون اضافه کردن کارکنان یا افزایش ساعات کاری مدیریت کنند. گیلاس بالای سر؟ استاندارد شده گردش کار AP که شما می توانید برای بهره وری بهتر در طول زمان بهینه سازی کنید.

چرا باید در حساب های پرداختنی بدون کاغذ بروید؟

پردازش یک فاکتور ممکن است بین 15 تا 40 دلار هزینه داشته باشد. اما در اینجا آستر نقره ای وجود دارد: a گزارش AIIM فاکتورهای خودکار نشان می دهد که می توانند هزینه ها را تا 29.2٪ کاهش دهند. فرض کنید ماهانه 10,000 فاکتور را با قیمت 10 دلار پردازش می کنید. این تقریباً 300,000 دلار در سال پس انداز می شود.

اکنون این را در نظر بگیرید: تقریباً یک سوم مشاغل مورد بررسی توانستند هزینه های پردازش فاکتور را حتی بیشتر کاهش دهند: 50٪. این به معنای پس انداز سالانه 600,000 دلار است. چشمگیر است، درست است؟ با این حال، مزایای استفاده از بدون کاغذ فراتر از صرفه جویی در پول است.

تغییر حالت بدون کاغذ به تیم شما اجازه می دهد تا وظایف استراتژیک را اولویت بندی کند. خطای انسانی را به حداقل می رساند و انطباق را تقویت می کند. از طریق پرداخت های سریع، روابط فروشنده را هموار می کند. و ناگفته نماند اثرات زیست محیطی آن. با استفاده از بدون کاغذ، می توانید ردپای کربن شرکت خود را به میزان قابل توجهی کاهش دهید.

سیستم حساب های پرداختنی بدون کاغذ چگونه کار می کند؟

از کارمندان AP بپرسید که کمترین کار مورد علاقه آنها چیست، و آنها احتمالاً به شما خواهند گفت: وارد کردن دستی داده ها. همه جا هست از وارد کردن داده‌های فاکتور گرفته تا پیگیری پرداخت‌ها و تطبیق حساب‌ها، این فهرست ادامه دارد. با یک سیستم حساب های پرداختنی بدون کاغذ، بسیاری از این مبارزه حذف می شود.

اما این همه ماجرا نیست. بیایید به نحوه عملکرد یک سیستم حساب‌های پرداختنی بدون کاغذ و اینکه چگونه می‌تواند جنبه‌های مختلف گردش کار AP شما را ساده‌سازی کند، نگاه کنیم.

1. گرفتن اطلاعات و دیجیتالی کردن اسناد

ممکن است سفارشات خرید، رسیدها و فاکتورها را از کانال های مختلف دریافت کنید - ایمیل، Dropbox، Google Drive، پست یا حتی فکس. به طور معمول، شما باید این داده ها را به صورت دستی وارد کنید یا اسناد کاغذی را در سیستم خود اسکن کنید. این فرآیند زمان‌بر است، مستعد خطا است و پرداخت‌های فروشنده را به تاخیر می‌اندازد.

سیستم‌های پرداختنی بدون کاغذ مانند نانو شبکه‌ها دارای ویژگی‌هایی مانند AI-OCR (تشخیص کاراکتر نوری)، قوانین از پیش تعیین‌شده، و گردش کار خودکار هستند. شما می توانید بدون دردسر از هر کانالی داده های سند را ضبط کنید. این سیستم داده ها را به محض رسیدن اسکن، استخراج و اعتبارسنجی می کند و سپس آنها را دیجیتالی می کند.

ساختاریافته یا بدون ساختار، ارزهای مختلف، مقررات مالیاتی، و زبان - مهم نیست. سیستم می تواند همه چیز را مدیریت کند. تیم شما به برگه های اکسل خیره نخواهد شد و اعداد را به صورت دستی بررسی می کند. در عوض، داده ها به راحتی در دسترس، دقیق و به راحتی قابل جستجو خواهند بود.

2. تأیید و تطبیق گردش کار را خودکار کنید

مرحله بعدی تایید مدارک است. این اغلب شامل مسیریابی آنها به صورت فیزیکی یا از طریق ایمیل به طرف های مسئول برای تأیید در تنظیمات سنتی است. کارمندان AP اغلب مجبورند به طور مکرر پیگیری کنند تا از تأییدیه های به موقع اطمینان حاصل کنند.

علاوه بر این، فاکتورها باید با سفارشات خرید و رسیدهای کالای مربوطه مطابقت داشته باشند تا از فاکتورهای تکراری، تقلب و اشتباه جلوگیری شود. اغلب شامل کشیدن دستی هر سند، چاپ آنها و مقایسه آنها خط به خط است. این سرگرم کننده ترین شغل در جهان نیست، و مطمئناً کارآمدترین کار نیست.

وقتی به سیستم حساب‌های پرداختنی بدون کاغذ تغییر می‌کنید، کل این فرآیند خودکار می‌شود. این سیستم اسناد را بر اساس قوانین از پیش تعریف شده برای تایید به افراد مناسب هدایت می کند. با نانوشبکه‌ها، می‌توانید یادآوری‌ها و هشدارهای خودکار را برای تأییدکنندگان تنظیم کنید، و مطمئن شوید که آنها به موقع امضا می‌کنند. به‌روزرسانی خودکار وضعیت، فرآیند ارتباط شفاف‌تر و کارآمدتر را برای همه طرف‌های درگیر در فرآیند تأیید تسهیل می‌کند. این به روز رسانی ها امکان ردیابی آسان پیشرفت را فراهم می کند و اطمینان می دهد که همه از وضعیت فعلی اسناد آگاه هستند.

همچنین سیستم به طور خودکار فاکتورها را با سفارش خرید و رسید کالا مطابقت می دهد. در صورت عدم تطابق یا عدم تطابق، هشداری را ایجاد می کند و به شما امکان می دهد خطاها را زودتر متوجه شوید و از تأخیر یا اختلاف در پرداخت جلوگیری کنید. این اتوماسیون کار دستی را کاهش می دهد و احتمال خطا، فعالیت متقلبانه و ضرر مالی احتمالی را به میزان قابل توجهی کاهش می دهد.

3. پرداخت ها را به صورت الکترونیکی پردازش کنید

پردازش پرداخت ها معمولاً شامل اسناد و مدارک زیادی است. چک ها، حواله ها، پیش نویس های بانکی - شما نام ببرید. این روش‌های سنتی به منابع نیاز دارند، به زمان پردازش اضافه می‌کنند و پرداخت‌های فروشنده را به تاخیر می‌اندازند.

کارمندان AP شما باید هر پرداخت را به صورت دستی ثبت کنند و اطمینان حاصل کنند که مبلغ صحیح به فروشنده مناسب ارسال می شود. آنها باید این پرداخت‌ها را پیگیری کنند، صورت‌حساب‌های بانکی را بررسی کنند و در صورت بروز اختلافات را حل کنند. در نهایت، آنها باید با زحمت این پرداخت ها را با فاکتورهای اصلی و دفتر کل تطبیق دهند. این فرآیند هم زمان بر و هم مستعد خطا است.

اما با سیستم حساب‌های پرداختی بدون کاغذ، جریان یکپارچه داده و گردش کار خودکار تضمین می‌کند که این چالش‌ها به طور موثر کاهش می‌یابند. این می تواند با بانک یا پردازشگر پرداخت موجود شما یکپارچه شود تا پرداخت های روان و ایمن را تسهیل کند. می‌توانید روش پرداختی را انتخاب کنید که برای شما مناسب است - ACH، کارت اعتباری، انتقال سیمی یا حتی کارت‌های مجازی.

به عنوان مثال، Nanonets با Stripe و QuickBooks ادغام می شود و پرداخت های ساده را تسهیل می کند و در عین حال سوابق مالی شما را به روز نگه می دارد. می توانید پرداخت ها را با توجه به جریان نقدی و شرایط فروشنده برنامه ریزی کنید.

سیستم های بدون کاغذ همچنین می توانند به طور خودکار هر پرداخت و فاکتور و جزئیات فروشنده مربوطه را ثبت کنند. این بدان معناست که دیگر ضبط دستی و بررسی متقابل صورت‌های بانکی وجود ندارد. عدم تطابق، در صورت وجود، توسط سیستم در زمان واقعی علامت گذاری می شود و به تیم شما اجازه می دهد آنها را به سرعت و کارآمد حل کند. این سیستم همچنین تضمین می کند که تمام پرداخت ها به طور دقیق با فاکتورهای اصلی و دفتر کل تطبیق داده می شوند.

4. گزارشگری و مسیرهای حسابرسی را خودکار کنید

با سیستم های مبتنی بر کاغذ، این وظایف اغلب به زمان و تلاش بیشتری نیاز دارند. شما باید پشته‌های فاکتورها، رسیدها و سایر اسناد را بررسی کنید و به صورت دستی داده‌ها را وارد کرده و به آنها ارجاع دهید تا گزارش‌ها ایجاد شود. حفظ یک مسیر حسابرسی واضح نیز یک چالش است، زیرا از دست دادن رد پای اسناد کاغذی آسان است.

با یک سیستم بدون کاغذ، داده های شما به طور خودکار در یک مخزن مرکزی ذخیره و مدیریت می شوند. این امر بازیابی داده ها و تولید گزارش را آسان می کند. چه در پایان ماه، حسابرسی، یا پیش بینی مالی، شما می توانید فورا به داده های مورد نیاز خود دسترسی داشته باشید.

گزارش دهی خودکار و بلادرنگ زمان صرف شده برای تلفیق دستی داده ها را کاهش می دهد. همچنین بینش های ارزشمندی در مورد عملیات مالی شما ارائه می دهد و به شما کمک می کند روندها را شناسایی کنید، ناهنجاری ها را شناسایی کنید و تصمیمات مبتنی بر داده را بگیرید.

در مورد مسیرهای حسابرسی، سیستم تمام فعالیت‌ها، از دریافت فاکتور گرفته تا پرداخت، از جمله همه تأییدیه‌ها و تغییرات انجام شده را ثبت می‌کند. این سطح از شفافیت مسئولیت پذیری را تضمین می کند، انطباق را ساده می کند و بررسی مسائل یا اختلافات احتمالی را آسان تر می کند. علاوه بر این، ادغام با ERP یا نرم افزار حسابداری شما تضمین می کند که تمام داده های مالی هماهنگ و به روز هستند و خطر عدم دقت و تکرار را کاهش می دهد.

5. فروشندگان را به روز نگه دارید و شفافیت را حفظ کنید

در تنظیمات سنتی، مدیریت ارتباط با تامین کننده می تواند بسیار چالش برانگیز باشد. تأخیر در پرداخت ها، از دست دادن فاکتورها و عدم ارتباط می تواند رابطه شما با فروشندگان را تیره کند. به علاوه، پیگیری شرایط و ترجیحات هر تامین کننده می تواند دلهره آور باشد.

با این حال، سیستم حساب های پرداختنی بدون کاغذ این فرآیند را ساده می کند. پردازش و تأیید سریع‌تر فاکتورها به این معنی است که پرداخت‌ها به موقع انجام می‌شود که رضایت فروشنده را افزایش می‌دهد. این سیستم همچنین تمام اطلاعات فروشنده شما را به صورت مرکزی ذخیره می کند و دسترسی و مدیریت آن را آسان می کند.

پورتال‌های تامین‌کننده خودکار به فروشندگان اجازه می‌دهند فاکتورهای خود را ارسال کنند، وضعیت پرداخت را ردیابی کنند و در زمان واقعی با هم ارتباط برقرار کنند و نیاز به ایمیل‌های رفت و برگشتی یا تماس‌های تلفنی را کاهش دهند. اعلان‌ها، هشدارها و یادآوری‌های خودکار در صورت تأخیر یا مغایرت برای هر دو طرف ارسال می‌شود و در نتیجه شفافیت و سوء تفاهم‌ها کاهش می‌یابد.

علاوه بر این، این سیستم می‌تواند شرایط پرداخت، تخفیف‌ها یا سایر اولویت‌های مختلف را برای هر تامین‌کننده داشته باشد و این متغیرها را به‌طور یکپارچه مدیریت کند. این امر انطباق با الزامات فروشنده شما را تضمین می‌کند و شما را قادر می‌سازد از تخفیف‌های پرداخت زودهنگام یا سایر مشوق‌ها، بهینه‌سازی جریان نقدی و تقویت روابط با تامین‌کننده‌تان استفاده کنید.

در پایان روز، انتقال به سیستم حساب های پرداختنی بدون کاغذ فقط صرفه جویی در هزینه و زمان نیست. این در مورد تبدیل فرآیند AP شما به یک عملکرد استراتژیک تجاری است که کارایی، شفافیت و کنترل را به همراه دارد.

چگونه سیستم حساب های پرداختنی بدون کاغذ را پیاده سازی می کنید؟

خوب، پس شما در مورد مزایای سیستم حساب های پرداختنی بدون کاغذ متقاعد شده اید. می توانید ببینید که چگونه می تواند عملیات مالی شما را متحول کند، فرآیندها را ساده کند و کنترل را افزایش دهد. اما چگونه می توانید آن را اجرا کنید؟

در اینجا یک راهنمای پیاده سازی گام به گام آورده شده است تا به شما مسیر روشنی را برای انتقال خود ارائه دهد:

مرحله 1: روند فعلی خود را ارزیابی کنید

مناطقی را که نیاز به بهبود دارند و چالش هایی که با آن روبرو هستید را شناسایی کنید. آیا تاخیر در پرداخت وجود دارد؟ آیا آشتی را دشوار می دانید؟ آیا خطاهای مکرر وجود دارد و این خطاها بیشتر در کجا رخ می دهند؟

با تیم خود صحبت کنید و نظرات آنها را جمع آوری کنید. نقاط درد اولیه آنها چیست؟ بیشتر وقت خود را صرف چه چیزی می کنند؟ چه بخش‌هایی از فرآیند را بیشتر چالش‌برانگیز یا ناامیدکننده می‌دانند؟ این بازخورد می تواند به شما کمک کند تا بفهمید از یک سیستم حساب های پرداختی بدون کاغذ چه نیازی دارید.

مرحله 2: نیازها و اهداف خود را مشخص کنید

هنگامی که وضعیت فعلی و چالش های خود را درک کردید، مشخص کنید که می خواهید با سیستم جدید خود به چه چیزی برسید. آیا می خواهید سرعت پردازش فاکتور را افزایش دهید؟ بهبود دقت؟ افزایش شفافیت؟ کاهش هزینه های؟

اهداف واضح و قابل اندازه گیری تعیین کنید. به عنوان مثال، ممکن است بخواهید زمان پردازش فاکتور را 50٪ کاهش دهید یا به دقت 100٪ در تطبیق پرداخت دست یابید. سپس، نیازهای عملکردی خود را شناسایی کنید. آیا به گردش کار تایید نیاز دارید؟ در مورد ادغام با ERP یا نرم افزار حسابداری موجود خود چطور؟ آیا گزارش و تجزیه و تحلیل بلادرنگ می خواهید؟ پورتال تامین کننده؟

نیازهای آینده را نیز در نظر بگیرید. همانطور که کسب و کار شما رشد می کند، ممکن است نیاز داشته باشید فروشندگان بیشتری را وارد کنید، حجم بیشتری از فاکتورها را مدیریت کنید یا از مقررات اضافی پیروی کنید. مطمئن شوید که سیستمی که انتخاب می‌کنید می‌تواند مقیاس و سازگاری با این تغییرات داشته باشد.

مرحله 3: تحقیق و ارزیابی راه حل های بالقوه

شروع به تحقیق در مورد سیستم های پرداختنی بدون کاغذ در دسترس کنید. به توضیحات محصول، پست‌های وبلاگ، نظرات مشتریان، مطالعات موردی و ویدئوهای نمایشی نگاه کنید. در صورت امکان در وبینارها یا نمایش محصولات شرکت کنید.

سیستم های پرداختی بدون کاغذ متعددی در بازار موجود است. برخی از آنها سیستم های مستقل هستند، در حالی که برخی دیگر می توانند با ERP یا نرم افزار حسابداری شما یکپارچه شوند. عوامل مختلفی مانند ویژگی های سیستم، سهولت استفاده، مقیاس پذیری، امنیت، پشتیبانی مشتری و هزینه را در نظر بگیرید.

به دنبال ویژگی هایی باشید که به طور خاص نیازهای شما را برطرف می کند. به عنوان مثال، اگر با تاخیر در پرداخت مشکل دارید، سیستمی با یادآوری های خودکار و گردش کار تایید انتخاب کنید. اگر خطاهای ورود داده ها مشکل ساز هستند، سیستمی با فناوری پیشرفته OCR را برای استخراج دقیق و خودکار داده انتخاب کنید.

مرحله 4: فرآیند پیاده سازی را برنامه ریزی و اجرا کنید

پیاده سازی واقعی سیستم حساب های پرداختنی انتخابی شما یک مرحله حیاتی است. این شامل نصب یا راه‌اندازی نرم‌افزار، انتقال داده‌های موجود، راه‌اندازی گردش‌های کاری و آموزش کارکنان است.

در اینجا یک چک لیست از مواردی است که باید در طول فرآیند پیاده سازی در نظر بگیرید:

• مهاجرت داده ها: اطمینان حاصل کنید که تمام داده های موجود شما به طور دقیق و ایمن به سیستم جدید منتقل شده است. این شامل اطلاعات فروشنده، داده‌های فاکتور، سابقه پرداخت و سایر داده‌های مرتبط است.
• تنظیم گردش کار: سیستم را طوری پیکربندی کنید که گردش کار و فرآیندهای تأیید مورد نظر شما را منعکس کند. اطمینان حاصل کنید که سیستم برای رسیدگی به نیازها و نیازهای خاص شما تنظیم شده است.
• انتگرال گیری: اگر سیستم جدید شما نیاز به ادغام با نرم افزارهای دیگر (مانند ERP یا سیستم حسابداری شما) دارد، مطمئن شوید که این ادغام ها به درستی تنظیم شده و به طور کامل تست شده اند.
• آموزش: برای اطمینان از درک نحوه استفاده مؤثر از سیستم جدید، به تیم خود آموزش جامع ارائه دهید. این می تواند شامل جلسات یک به یک، کارگاه های گروهی، یا حتی آموزش های آنلاین خود گام باشد.
• آزمایش کردن: قبل از پخش زنده، سیستم را به طور کامل تست کنید تا مشکلات احتمالی را شناسایی و برطرف کنید. این شامل بررسی دقت انتقال داده ها، آزمایش گردش کار، تأیید ادغام و اطمینان از کاربرپسند و کاربردی بودن سیستم است.
• پشتیبانی: اطمینان حاصل کنید که یک سیستم پشتیبانی قابل اعتماد در محل خود دارید. این می تواند از طرف تیم پشتیبانی مشتری فروشنده یا یک تیم داخلی IT باشد. بهترین کار این است که فردی داشته باشید که بتواند هر مشکلی را در طول اجرا یا پس از اجرا به سرعت حل کند.

مرحله 5: نظارت و بهینه سازی عملکرد

هنگامی که سیستم حساب های پرداختی بدون کاغذ شما راه اندازی و اجرا می شود، نظارت مستمر بر عملکرد آن و شناسایی زمینه های بهبود یا بهینه سازی ضروری است.

در اینجا لیستی از KPIهایی وجود دارد که ممکن است بخواهید ردیابی کنید:

زمان پردازش فاکتور: این زمان از دریافت فاکتور تا پرداخت آن را اندازه گیری می کند. زمان پردازش کوتاه‌تر می‌تواند نشان‌دهنده یک فرآیند کارآمدتر باشد.

هزینه هر فاکتور: این هزینه کل پردازش یک فاکتور را محاسبه می کند. هزینه های کمتر نشان دهنده یک سیستم کارآمدتر و مقرون به صرفه تر است.

میزان دقت فاکتور: این KPI درصد فاکتورهای پردازش شده بدون خطا را اندازه گیری می کند. نرخ های دقت بالاتر نشان دهنده کاهش اشتباهات پرهزینه است.

نرخ استثناء فاکتور: این درصد فاکتورهایی را که به دلیل مغایرت یا خطا نیاز به مداخله دستی دارند، ردیابی می کند. نرخ استثنای پایین تر می تواند بیانگر یک فرآیند ساده تر و خودکارتر باشد.

زمان چرخه تایید: این زمان از دریافت فاکتور تا زمان تایید آن را اندازه گیری می کند. کاهش این زمان می تواند روند کل حساب های پرداختنی شما را سرعت بخشد.

علاوه بر این، سیستم و تأثیر آن بر تجارت خود را به طور منظم بررسی کنید. دریابید که آیا تیم شما به اهداف خود می رسد؟ آیا مشکلات یا موانعی وجود دارد؟ آیا آموزش اضافی برای تیم شما لازم است؟ آیا این سیستم به دلیل پرداخت به موقع و ارتباط بهتر به بهبود روابط آنها با فروشندگان کمک کرده است؟

بهترین شیوه های سیستم حساب های پرداختنی بدون کاغذ

بدون کاغذ رفتن نیاز به نظم و انضباط و ثبات دارد تا واقعاً مؤثر باشد. ممکن است قبلاً رویه‌های استانداردی برای رسیدگی به حساب‌های پرداختنی مبتنی بر کاغذ ایجاد کرده باشید - مسیریابی فاکتورهای بالاتر از یک آستانه معین برای تأیید مدیریت، همه فاکتورهای ذخیره شده در یک کابینت بایگانی خاص و غیره.

به طور مشابه، هنگام انتقال به یک سیستم بدون کاغذ، باید بهترین روش‌ها را برای به حداکثر رساندن سیستم دیجیتال جدید خود ایجاد کنید.

1. واردات داده ها را به صورت خودکار انجام دهید

اگر تیم شما تمام فاکتورها را به صورت دستی در سیستم بدون کاغذ شما آپلود کند بسیار دردناک خواهد بود. تازه کردن مداوم صندوق ورودی ایمیل و اسکن کردن از طریق پیوست‌ها کارآمد نیست.

درعوض، داشتن ویژگی واردات خودکار داده ها در زمان شما صرفه جویی می کند و احتمال خطا را کاهش می دهد. همچنین جریان روان فاکتورها را بدون هیچ گونه تنگنا یا تاخیر به سیستم تضمین می کند.

Nanonets مجموعه کاملی از گزینه‌های واردات خودکار از جمله ایمیل، ادغام API، OneDrive، Google Drive، Dropbox و Zapier را ارائه می‌کند. مهم نیست که مبدا فاکتورهای شما از کجا باشد، می توانید به راحتی آنها را به صورت خودکار وارد سیستم کنید.

2. از ضبط و استخراج هوشمند داده استفاده کنید

هنگامی که کسب و کار شما رشد می کند، ممکن است فاکتورها را در قالب ها، سبک ها، ارزها و زبان های مختلف دریافت کنید. برای مدیریت پیچیدگی ها نمی توانید به OCR ساده و ورود دستی داده ها تکیه کنید.

بخش AP به یک سیستم جمع‌آوری و استخراج داده هوشمند برای درک پیچیدگی‌ها و انطباق بر این اساس نیاز دارد. به این ترتیب می توانید فاکتورهای مختلف را سریع و دقیق پردازش کنید.

نانوشبکه‌ها هوش مصنوعی و بهترین OCR را با هم ترکیب می‌کنند تا بدون توجه به فرمت یا زبان، اطلاعات لازم را از فاکتورها به‌طور دقیق استخراج کنند. داده‌های ساختاریافته، نیمه ساختاریافته یا بدون ساختار - نانوشبکه‌ها می‌توانند همه آن‌ها را مدیریت کنند. این تضمین می کند که می توانید بدون هیچ گونه شکاف داده یا عدم دقت با تامین کنندگان مختلف کار کنید.

3. گردش کار تایید خودکار را پیاده سازی کنید

سفارشات خرید، فاکتورها و سایر اسناد مالی اغلب قبل از پردازش نیاز به تأییدیه های متعدد دارند. گردش کار تایید دستی می تواند کند، مبهم، آسیب پذیر در برابر تقلب باشد و ممکن است منجر به از دست رفتن مهلت پرداخت شود.

خودکار کردن گردش کار تایید شما می تواند این فرآیند را تسریع کند و در عین حال شفافیت را افزایش دهد. می توانید توالی تایید سفارشی را بر اساس مبلغ فاکتور، بخش، پروژه یا هر معیار دیگری تنظیم کنید.

با نانو شبکه ها، می توانید گردش کار تایید خود را بر اساس نیازهای کسب و کار خود سفارشی کنید. می توانید قوانینی را برای سلسله مراتب مسیریابی و تأیید تنظیم کنید تا مطمئن شوید که فاکتورهای مناسب در زمان مناسب به تأیید کنندگان مناسب می رسد. با به‌روزرسانی‌های وضعیت زنده، هشدارهای خودکار و یادآوری‌ها، می‌توانید پیشرفت هر فاکتور را به وضوح پیگیری کنید، شفافیت را حفظ کنید و از تاخیر یا پرداخت‌های از دست رفته جلوگیری کنید.

4. یکپارچه سازی برای حذف سیلوهای داده راه اندازی کنید

تصور کنید ساعت ها را صرف انتقال دستی داده ها از سیستم AP به سیستم پرداخت، سیستم حسابداری یا ERP کنید. این نه تنها وقت گیر است، بلکه مستعد خطا نیز است. اگر یک صفر اضافی به مبلغ فاکتور اضافه شود یا یک نقطه اعشار از قلم افتاده باشد چه؟

یکپارچه سازی بین سیستم های مختلف برای اطمینان از انتقال یکپارچه داده ها و جلوگیری از هر گونه خطا حیاتی است. نه تنها به صرفه جویی در زمان کمک می کند، بلکه با تطبیق و تطبیق خودکار سه طرفه، دقت و قابلیت اطمینان داده ها را نیز افزایش می دهد.

نانو شبکه ها به گونه ای ساخته شده اند که با سیستم های دیگر به خوبی بازی کنند. از ادغام با حسابداری، ERP و سیستم‌های پرداخت محبوب، از جمله QuickBooks، SAP، Oracle، و غیره پشتیبانی می‌کند. داده‌های Nanonets را می‌توان به راحتی با این سیستم‌ها در زمان واقعی همگام‌سازی کرد، سیلوهای داده را حذف کرد و از انتقال داده‌های روان و بدون خطا اطمینان حاصل کرد. به این ترتیب، می توانید بیشتر روی استراتژی تمرکز کنید و کمتر روی وارد کردن دستی داده ها.

5. به طور منظم سیستم خود را بازرسی و بهینه سازی کنید

برای اطمینان از عملکرد بهینه سیستم بدون کاغذ، لازم است که به طور منظم عملکرد سیستم را بررسی و بررسی کنید. اگر معیارهای کلیدی مانند دقت، زمان پردازش و نرخ خطا را ردیابی کنید و همچنین به بازخورد کاربران توجه کنید، کمک خواهد کرد.

ممیزی های منظم نه تنها به شما در شناسایی مشکلات و تنگناها کمک می کند، بلکه فرصت های بهبود را نیز کشف می کند. بهینه‌سازی سیستم شما بر اساس این بینش‌ها، تضمین می‌کند که با تکامل و رشد کسب‌وکارتان، همچنان نیازهای شما را برآورده می‌کند.

Nanonets تجزیه و تحلیل و گزارش‌دهی در زمان واقعی قوی برای نظارت بر فرآیندهای AP شما فراهم می‌کند. با بینش های عملی، می توانید به طور مداوم عملکرد سیستم خود را بهبود بخشید، خطاها را کاهش دهید، سرعت را بهبود بخشید و کارایی کلی را افزایش دهید.

5. امنیت و رعایت را در اولویت قرار دهید

حفظ امنیت داده های مالی شما یک الزام غیرقابل مذاکره است. به همین ترتیب، اطمینان از انطباق با قوانین و مقررات مختلف برای جلوگیری از مجازات ها و مسائل قانونی بسیار مهم است.

سیستم AP بدون کاغذ شما باید دارای اقدامات امنیتی قوی مانند رمزگذاری، ذخیره سازی امن داده ها و احراز هویت کاربر باشد. همچنین باید به اندازه کافی انعطاف پذیر باشد تا تغییرات در الزامات نظارتی را در خود جای دهد.

نانو شبکه ها امنیت بالایی را برای ایمن نگه داشتن داده های حساس شما ارائه می کنند. با استانداردهای جهانی حریم خصوصی، از جمله GDPR و CCPA مطابقت دارد. از اقدامات امنیتی پیشرفته مانند رمزگذاری داده ها و ذخیره سازی ابری ایمن استفاده می کند. مسیرهای ممیزی نانوشبکه‌ها همچنین یک سوابق واضح از هر اقدامی را حفظ می‌کند و به شما کمک می‌کند از مسئولیت‌پذیری و انطباق با مقررات اطمینان حاصل کنید.

افکار نهایی

انتقال به فرآیند AP بدون کاغذ کار کوچکی نیست. این شامل برنامه ریزی دقیق، استراتژی و اجرا است. با این حال، با ابزارهای مناسب و یک استراتژی موثر، مزایا بر چالش ها بیشتر است. از افزایش کارایی و شفافیت گرفته تا صرفه جویی در هزینه و بهبود امنیت، مزایای سیستم AP بدون کاغذ غیرقابل انکار است.

با بهره گیری از قدرت نانوشبکه ها، کسب و کارها می توانند فرآیندهای AP خود را ساده کنند، به اهداف عملیاتی خود دست یابند و خود را برای رشد آینده آماده کنند. کار دستی و خطاهای مرتبط را کاهش می‌دهد، فرآیند تأیید فاکتور را تسریع می‌کند، دقت داده‌ها را افزایش می‌دهد و ادغام یکپارچه سیستم را تسهیل می‌کند. Nanonets با تمرکز قوی بر امنیت و انطباق، راه حل قابل اعتمادی را برای کسب و کارها ارائه می دهد تا با اطمینان به محیطی بدون کاغذ منتقل شوند.

راه رسیدن به AP بدون کاغذ ممکن است پیچیده باشد، اما با نانو نت ها، ارزش شروع کردن را دارد. فرصت‌های پیش رو - بهبود کارایی، کاهش هزینه، شفافیت و امنیت داده‌ها - این سفر را برای کسب‌وکارهایی که قصد دارند در دنیای دیجیتال اول رقابتی باقی بمانند، ضروری می‌سازد.

• محتوای مبتنی بر SEO و توزیع روابط عمومی. امروز تقویت شوید.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. به خودت قدرت بده دسترسی به اینجا.
• PlatoAiStream. هوش وب 3 دانش تقویت شده دسترسی به اینجا.
• PlatoESG. کربن ، CleanTech، انرژی، محیط، خورشیدی، مدیریت پسماند دسترسی به اینجا.
• PlatoHealth. هوش بیوتکنولوژی و آزمایشات بالینی. دسترسی به اینجا.
• منبع: https://nanonets.com/blog/paperless-accounts-payable/