فرآیند حساب های پرداختنی چیست؟

فرض بر این است که سیستم نوشتاری در بین انسان ها برای ثبت تراکنش های مالی تکامل یافته است. بین النهرین لوح های گلی که قدمت آن به 3000 سال قبل از میلاد باز می‌گردد، حساب‌های سوابق مالی را نشان می‌دهد - اولین تلاش‌ها برای راه‌اندازی «فرایند حساب‌های پرداختنی»، به اصطلاح.  

چرخه ردیابی معاملات بین فروشندگان و مشتریان از آن زمان از طریق Contrugli's تکامل یافته است سیستم حسابداری دوبار ورود, پاچیولی سیستم دفتر کل، فرایند صنعت حمل و نقل ایالات متحده از فرآیند حساب های پرداختنی در دهه 1960، به فرآیندهای خودکار فعلی حساب های پرداختنی که در سراسر جهان اتخاذ شد.

این مقاله عمیقاً به فرآیند حساب‌های پرداختنی، گردش‌های کاری AP، و اینکه چگونه می‌توان همه اینها را با نانو شبکه‌ها خودکار کرد، می‌پردازد.

فرآیند حساب های پرداختنی چیست؟

فرآیند حساب های پرداختنی یک شرکت مدیریت تعهدات پرداخت کوتاه مدت آن به فروشندگان/تامین کنندگان است.

حساب های پرداختنی یا AP مقدار پولی است که یک کسب و کار به فروشندگان/تامین کنندگان خود برای استفاده از کالاها/خدماتشان بدهکار است. پردازش حساب های پرداختنی، پرداخت به موقع به تامین کنندگان و فروشندگان را تضمین می کند. هدف فرآیند AP اطمینان از مشروعیت و صحت هر گونه پرداختی است که از کسب و کار به هر تامین کننده/فروشنده نشات می گیرد.

چرخه کامل فرآیند حساب‌های پرداختنی شامل جمع‌آوری داده‌های فاکتور، کدگذاری مناسب GL، الف مسابقه 3 طرفه فاکتورها، تایید یا پرچم گذاری فاکتورها و در نهایت پردازش پرداخت ها.

فرآیند AP تنها بخشی از کل است فرآیند خرید به پرداخت (P2P). که تمام مراحل فعالیت از درخواست خرید تا خرید و پرداخت های فروشنده را پوشش می دهد.

اکثر کسب و کارها دارای یک بخش AP مجزا هستند که تمام صورتحساب ها/فاکتورهای دریافتی را مدیریت می کند و پرداخت ها به فروشندگان را پردازش می کند. این می‌تواند شامل تعداد زیادی کاغذبازی و ساعت‌های انسانی صرف شده برای تطبیق جزئیات بین فاکتورها، PO و رسیدها باشد.

رویکردهای مدرن مانند اتوماسیون AP می‌تواند به بهینه‌سازی و اضافه‌شارژ کردن کل جریان‌های کاری AP کمک کند و ساعت‌های انسانی را برای کارهای با ارزش بالاتر آزاد کند.

---

به دنبال خودکار کردن فرآیندهای AP دستی خود هستید؟ برای مشاهده اینکه چگونه Nanonets می‌تواند به تیم شما در اجرای انتها به انتها کمک کند، یک نسخه نمایشی زنده 30 دقیقه‌ای رزرو کنید اتوماسیون AP.

نمایش نسخه ی نمایشی

---

فهرست مندرجات

---

ضبط خودکار داده ها، ایجاد گردش کار و فرآیند حساب های پرداختنی را ساده کنید در چند ثانیه بدون نیاز به کد اکنون یک نسخه نمایشی زنده 30 دقیقه ای رزرو کنید.

نمایش نسخه ی نمایشی

---

فرآیند گردش کار پایه AP

مقیاس گردش کار پردازش حساب های پرداختنی سازمان به موارد زیر بستگی دارد:

• تعداد فروشندگان/ارائه دهندگان خدماتی که نیازهای آن را برآورده می کنند
• حجم (و مقدار) پرداخت هایی که انتظار می رود در یک دوره زمانی کوتاه انجام شود
• انواع اسناد مورد نیاز برای اعتبارسنجی هر خرید/تراکنش

بخش AP همچنین ممکن است با بخش های دیگر مانند بخش خرید در عملیات خود همکاری کند.

یک گردش کار ساده از فرآیند AP شامل مراحل زیر است:

• قبض/فاکتور را از فروشنده دریافت کنید
• داده‌های صورت‌حساب/فاکتور را تأیید کنید
• تأیید فاکتور یا خطاهای پرچم گذاری
• در حال پردازش پرداخت نهایی

در پایان فرآیند، مبلغی که در مرحله اول «قابل پرداخت» بود، دیگر بدهی نخواهد بود.  

ممکن است مداخله شود فرآیندهای مربوط به سفارش خرید، تأییدها و تأییدها.

چرخه کامل فرآیند حساب‌های پرداختنی شامل دریافت سفارش خرید (PO) از بخش خرید، دریافت فاکتور از فروشنده، تطبیق/ اعتبارسنجی PO و فاکتور، تایید پرداخت نهایی به فروشنده است.

این مراحل برای جلوگیری از اشتباهات و تقلب در هزینه ها ضروری است.

---

گردش کار بدون لمس AP را تنظیم کنید و فرآیند حساب های پرداختنی را ساده کنید در چند ثانیه اکنون یک نسخه نمایشی زنده 30 دقیقه ای رزرو کنید.

نمایش نسخه ی نمایشی

---

اسناد مرتبط با فرآیند AP

بسته به مقیاس عملیات، رویه های حساب های پرداختنی یک شرکت ممکن است شامل بسیاری یا همه اسناد زیر باشد:

سفارش خرید (PO)

PO یک توافق نامه الزام آور قانونی است که توسط شرکت برای فروشنده صادر می شود و نوع محصول/خدمت سفارش داده شده و مقدار و قیمت های مورد توافق را اعلام می کند. برای شرکت‌های بزرگ، نهادهای متعددی در فرآیند PO درگیر هستند، از جمله، شخص/بخش درخواست‌کننده کالا/خدمات، بخش خرید، بخش حساب‌های پرداختنی، بخش دریافت‌کننده و فروشنده.

دریافت گزارش

گزارش دریافت کالا/خدمات به منزله تایید کسب کالا/خدمت سفارش داده شده از فروشنده است. جزئیات در گزارش رسید باید با جزئیات موجود در PO صادر شده قبلی مطابقت داشته باشد.

فاکتور فروشنده

همزمان یا پس از دریافت کالای سفارش داده شده، کسب‌وکار فاکتور/صورت‌حساب محصول را از تامین‌کننده کالا/خدمات دریافت می‌کند. در پایان کسب و کار، فاکتور فروشنده نامیده می شود. پردازش فاکتور فروشنده تنها مسئولیت بخش AP است، که جزئیات روی فاکتور را با تطبیق سه طرفه بین PO، گزارش رسید و فاکتور فروشنده تأیید می کند و پرداخت ها را پس از تأیید برنامه ریزی می کند.

کوپن

کوپن‌ها گاهی اوقات برای «ضمانت» کامل بودن فرآیند تأیید استفاده می‌شوند - این کوپن مانند یک نمایه برای اسناد پشتیبانی مانند PO، گزارش رسید، فاکتور فروشنده و غیره است و حاوی اطلاعات تأییدیه‌ها، شماره پرونده و سایر اطلاعات مربوط به آن خاص است. خرید.

تمام این اسناد تا زمانی که پرداخت به طور کامل پردازش نشود در یک پرونده "باز" ​​نگهداری می شود و پس از آن برچسب "بسته" می شود.

برای نشان دادن، فرض کنید که یک خریدار، شرکت Buyer، به 10 درایو قلم برای شرکت نیاز دارد:

• این شرکت برای تامین کننده خود، شرکت تامین کننده، به قیمت مثلاً 15 دلار به ازای هر قلم درایو، سفارش خرید صادر می کند تا ظرف پنج روز تحویل داده شود.

• PO توسط بخش خرید ایجاد می شود، یک نسخه از آن به شرکت تامین کننده، یک نسخه به بخش AP، یکی به بخش ذینفع و یک نسخه برای نگهداری توسط بخش خرید ارسال می شود.

• هنگامی که Supplier Inc. درایوهای قلم را تهیه می کند، یک گزارش دریافت (یا یک گزارش رسید) توسط بخش خرید تهیه می شود و فاکتور فروشنده توسط بخش AP ثبت می شود.

• در این مرحله، بخش AP تطبیق سه طرفه PO، گزارش رسید و فاکتور خرید را انجام می دهد تا بررسی کند که آیا توضیحات، مقدار، هزینه و شرایط در هر سه سند مطابقت دارند یا خیر.

• هنگامی که مطابقت توسط بخش AP تأیید شد، پرداخت شروع می شود.

ممکن است همه شرکت ها تطابق سه طرفه نداشته باشند، اما برای جلوگیری از سوء مدیریت وجوه، تطابق دو طرفه بین PO و فاکتور ضروری است.

---

این نسخه ی نمایشی زنده 30 دقیقه ای را رزرو کنید تا آخرین باری باشد که باید به صورت دستی داده ها را از فاکتورها یا رسیدها در نرم افزار ERP کلید بزنید.

نمایش نسخه ی نمایشی

---

اهمیت مدیریت AP و گردش کار حساب های پرداختنی

مدیریت فرآیندهای حساب های پرداختنی برای عملکرد کارآمد یک تجارت بسیار مهم است:

• پرداخت سریع قبوض را تضمین می کند که برای اعتبار یک شرکت مهم است و به ایجاد روابط سالم با فروشندگان کمک می کند.
• پرداخت های سریع همچنین از هزینه های معوقه، جریمه ها یا هزینه های تاخیر جلوگیری می کند.
• پردازش حساب‌های پرداختنی، هزینه‌های بیش از حد را کنترل می‌کند و از پرداخت‌های چندگانه/تکراری برای یک محصول/خدمت جلوگیری می‌کند.
• نیازها و خریدهای شرکت را پیگیری می کند که به جلوگیری از تاخیر و وقفه در عملکرد روزانه شرکت کمک می کند.
• این همه اقدامات خرید را برای بازیابی آسان یکپارچه می کند.
• پردازش AP تقلب را از طریق پیگیری و بررسی دقیق در هر مرحله از فرآیند تدارکات حذف می کند.
• همچنین با استفاده از تسهیلات اعتباری ارائه‌شده توسط فروشندگان، به مدیریت بهتر جریان نقدی کمک می‌کند.

وسعت فرآیند AP

فرآیند حساب‌های پرداختنی تقریباً تمام پرداخت‌هایی را که توسط یک تجارت برای کالاها و خدمات انجام می‌شود (به جز حقوق و دستمزد) در بر می‌گیرد. AP سوابق تمام جنبه های مالی خریدهای انجام شده توسط شرکت را نگهداری می کند که برای اهداف حسابرسی و مالیاتی بسیار مهم است.

اهداف اصلی AP عبارتند از:

• برای اطمینان از قانونی بودن و دقیق بودن پرداخت ها
• برای استفاده از پرداخت های اولیه یا تخفیف های پویا.

ادغام کنترل‌های داخلی در فرآیند AP، به‌ویژه در فرآیندهای خودکار، پرداخت‌های متقلبانه یا نادرست را حذف می‌کند و در عین حال تضمین می‌کند که تمام صورت‌حساب‌ها حساب می‌شوند.

---

تیم AP خود را از کارهای مربوط به کوه های کاغذی نجات دهید. برای مشاهده اینکه چگونه Nanonets می تواند تمام فرآیندهای AP شما را خودکار کند، یک نسخه نمایشی رزرو کنید.

نمایش نسخه ی نمایشی

---

چالش های فرآیند AP

در اینجا برخی از رایج ترین چالش های پردازش AP آورده شده است:

تاخیرهای زمانی

این به ویژه در مورد پردازش دستی AP صادق است زیرا اسناد کاغذی باید در جداول و بخش‌ها جابجا شوند. این می تواند باعث تاخیر در پردازش فاکتور و پرداخت به فروشنده شود. تأخیر در چرخه پرداخت حساب می تواند منجر به دریافت دیرهنگام اقلام سفارش داده شده، رتبه اعتباری ضعیف، روابط ضعیف با فروشندگان و کارمزد/جریمه شود.

خطاهای تطبیق

تطبیق سه طرفه برای اطمینان از اینکه تمام فاکتورهای فروشنده به درستی پرداخت می شوند ضروری است. زمانی که خطاهای ورود داده یا اطلاعات صورت‌حساب نادرست وجود داشته باشد، ممکن است مغایرت ایجاد شود، که شناسایی یا رفع آن ممکن است زمان ببرد.

مدیریت استثناء

بخش های حساب های پرداختنی باید با استثناهایی مانند اطلاعات ناقص و غیر منطبق در فاکتورها برخورد کنند که می تواند منجر به تاخیرهای پرهزینه شود.

خریدهای غیر ضروری

عدم وجود کنترل ها و پست های بازرسی کافی در چرخه حساب های پرداختنی می تواند منجر به خریدهای غیرضروری یا غیرمجاز شود.

کلاهبرداری و دزدی

تیم های AP باید به طور مداوم در برابر کلاهبرداری و سرقت، چه از داخل شرکت و چه از خارج، هوشیار باشند.

اسناد گم شده

کاغذبازی می تواند منجر به جا انداختن و از بین رفتن اسناد مهم مانند فاکتورها شود. این می تواند منجر به مشکلات زیادی در چرخه پرداخت حسابداری شود که از اصطکاک با فروشنده شروع می شود تا عملیات تاخیری.

پرداخت مضاعف

ناهماهنگی و ناکارآمدی در اسناد می تواند باعث شود که یک فاکتور دو بار پرداخت شود. همچنین در صورت استفاده از چندین ERP یا نرم افزار مالی، به جای یک سیستم یکپارچه، پرداخت مضاعف نیز ممکن است رخ دهد.

نقاط کور

کاغذ و فرآیندهای دستی با کدورت همراه هستند که تیم های AP را از ردیابی جریان نقدی شرکت در زمان واقعی باز می دارد.

ساده کردن چرخه حساب های پرداختنی

پردازش حساب های پرداختنی را می توان با متمرکز کردن تمام اسناد AP مربوطه و ثبت آنها برای دسترسی آسان ساده کرد.

چنین ساده سازی را می توان با گردش کار خودکار فعال کرد. اتوماسیون اهداف زیر را انجام می دهد:

• به هم ریختگی کاغذ را از بین می برد و در نتیجه زمان پردازش و میزان خطا را کاهش می دهد
• PO و فاکتورها را با پرداخت های الکترونیکی پیوند می دهد که تصویر کاملی از چرخه حساب های پرداختنی را ارائه می دهد.
• کمک به بهبود مدیریت فروشنده و جلوگیری از تقلب فروشنده
• تطبیق سه طرفه بدون دردسر را فعال می کند
• اجازه می دهد تا فرآیند حساب های پرداختنی را با سایر سیستم های تجاری اصلی مانند ERP و CRM ادغام کند.
• برای جلوگیری از خرج کردن بیش از حد یا خریدهای غیر ضروری، امکان راه اندازی چندین پست بازرسی در چرخه پرداختنی حسابداری را فراهم می کند.
• هنگامی که مغایرت در هر مرحله از گردش کار حساب های پرداختنی شناسایی شود، می توان هشدارها و آلارم ها را تنظیم کرد.
• امکان تنظیم مهلت پرداخت را فراهم می کند
• تولید گزارش های دوره ای را برای درک الگوهای هزینه های شرکت و آماده سازی برای ممیزی و مالیات امکان پذیر می کند

---

آیا از وارد کردن دستی داده ها در ERP یا نرم افزار حسابداری خسته شده اید؟ اجازه دهید به شما نشان دهیم که چگونه می توانید کل گردش کار داده AP خود را در چند ثانیه خودکار کنید.

نمایش نسخه ی نمایشی

---

خودکارسازی فرآیند مدیریت AP

اتوماسیون AP بسیاری از چالش‌هایی را که فرآیندهای AP با آن‌ها مواجه می‌شوند، حل می‌کند. نرم افزار اتوماسیون AP مانند Nanonets می تواند به تیم های AP کمک کند:

• کاهش هزینه های AP تا 80٪ برای شرکت ها
• فاکتورها را 10 برابر سریعتر پردازش کنید
• خطاهای تطبیق ناشی از بررسی/تأییدات دستی را حذف کنید
• استثناها را شناسایی کنید، آنها را هوشمندانه مدیریت کنید و آنها را به شخص مناسب هدایت کنیم
• کلاهبرداری، دزدی، پرداخت مضاعف، هزینه‌های غیرمجاز یا هر ناکارآمدی/خلاف دیگری را از بین ببرید.

تیم‌های AP در سراسر شرکت‌ها از نانوشبکه‌ها برای تقویت اتوماسیون AP خود و ایجاد یک گردش کار خودکار سرتاسر استفاده می‌کنند. با Nanonets می توانید یک گردش کار AP را تنظیم کنید که به طور خودکار:

• فایل‌ها و اسناد را از چندین منبع – ایمیل، اسناد اسکن شده، فایل‌ها/تصاویر دیجیتال، ذخیره‌سازی ابری، ERP و غیره می‌کشد.
• داده ها را از تمام اسناد به طور دقیق می خواند و ضبط می کند
• تطبیق و تطبیق هزینه ها (موجودی بازی و اطلاعات سطح SKU)
• تمام جریان های کاری هزینه ها از ایجاد گزارش هزینه تا دریافت تاییدیه های مدیر را مدیریت کنید
• و همه موارد فوق را با هر ERP، نرم افزار حسابداری یا ابزار تجاری انتخابی خود همگام/ادغام کنید
  • ما به راحتی با Sage، Xero، Netsuite، Quickbooks و موارد دیگر ادغام می‌شویم

یک تماس 30 دقیقه‌ای Zoom/Meet رزرو کنید تا همه موارد فوق را در یک نمایش زنده بررسی کنید.

نمایش نسخه ی نمایشی

---

مقالات مرتبط

اتوماسیون حساب های پرداختنی Quickbooks