چگونه فایل های دیجیتال را به طور موثر سازماندهی کنیم؟

مرتب نگه داشتن فایل های دیجیتالی کاری سخت، بسیار خسته کننده و ضروری است. فایل های سازمان یافته یافتن، مستندسازی و استفاده کارآمد از اطلاعات را آسان تر می کند. اگر یک سند را در زمان مناسب پیدا نکنید، چگونه از آن استفاده می کنید؟

و لذا تشکیل پرونده باید جدی گرفته شود. اما چگونه باید شروع کرد؟ و اگر خسته کننده است، آیا می توانید آن را خودکار کنید؟

در این وبلاگ به سوالات مدیریت فایل شما پاسخ خواهم داد و روشی مطمئن برای خودکارسازی و سازماندهی فایل های دیجیتال در خلبان خودکار به شما ارائه خواهم کرد! پس بیایید شروع کنیم.

---

چگونه فایل های دیجیتال را سازماندهی کنیم؟

این وبلاگ به دو روش برای سازماندهی فایل ها می پردازد:

• مرتب سازی دستی فایل ها روی دسکتاپ
• سازماندهی خودکار فایل ها

بیایید به مراحل مربوطه نگاه کنیم.

چگونه فایل ها را به صورت دستی سازماندهی کنیم؟

به همین راحتی و خسته کننده است. شما ممکن است در حال حاضر آن را انجام دهید.

اما در اینجا نحوه انجام بهتر آن آورده شده است.

• فایل ها را از ایمیل ها جمع آوری کنید یا اسناد را از منبع به صورت دستی دریافت کنید.
• به محض اینکه یک فایل برای شما می آید، آن را تغییر نام دهید. نام آن را به درستی بر اساس محتوا، تاریخ، یا هر نامگذاری تعیین شده توسط دفتر شما تغییر دهید.
• ویروس های موجود در فایل را بررسی کنید.
• آن را در پوشه مناسب قرار دهید. مطمئن شوید که نام پوشه فایل های موجود در داخل پوشه را توضیح می دهد. از به کار بردن نام های عمومی خودداری کنید. در عوض، هنگام نام‌گذاری پوشه‌ها و فایل‌ها خاص باشید.
• اطمینان حاصل کنید که فایل را در هر نقطه از پایگاه داده در صورت لزوم آپلود کرده اید. برای مثال، یک فاکتور مشتری باید در CRM آپلود شود و در نمایه مشتری ذخیره شود و جزئیات باید در پایگاه داده فروش آپلود شود.
• مطمئن شوید که گزارشی از محل ذخیره فایل‌ها را مستند و نگهداری می‌کنید تا همکارانتان بتوانند به راحتی آنها را پیدا کنند.
• اکنون، هر بار که یک فایل جدید دریافت می کنید، این کار را تکرار کنید.

---

چگونه فایل ها را به صورت خودکار سازماندهی کنیم؟

اولین سوال این است که آیا می توانید فایل ها را به صورت خودکار و بدون هیچ خطایی سازماندهی کنید؟

خب بله. اگر فرآیند مناسبی برای نام‌گذاری فایل، مکان پوشه‌ها و الزامات پردازش داده‌ها داشته باشید، می‌توانید کل فرآیند را آسان‌تر خودکار کنید.

بسیاری سیستم های مدیریت اسنادمانند نانو شبکه‌ها، تمام ویژگی‌های لازم را دارند که سازماندهی فایل را به طور یکپارچه خودکار می‌کند.

در اینجا این است که چگونه جریان با نانو نت ها به نظر می رسد:

• فایل به صورت خودکار آپلود می شود به شبکه های نانو با گزینه های آپلود سند. می‌توانید اسناد را به‌طور خودکار از ایمیل‌ها، رایانه‌های رومیزی، Drive Sharepoint و موارد دیگر آپلود کنید.

• مرتب سازی خودکار تمام فایل های دریافتی خود را به راحتی با یک طبقه بندی اسناد، که فایل ها را بر اساس محتوا، نام یا نوع آنها بدون کمک شما مرتب می کند.
• تغییر نام فایل بر اساس محتوا– بر اساس نوع سند، فایل شما به یک مدل OCR ارسال می شود که در آن داده ها از سند استخراج می شوند. بر اساس این داده ها، نام فایل شما تغییر خواهد کرد. به عنوان مثال، فاکتورها را می توان به عنوان - "تاریخ" - "SupplierName" - "شماره فاکتور" تغییر نام داد.
• سند را در پوشه مورد نظر ذخیره کنید – بر اساس اطلاعات، گردش کار می تواند به طور خودکار اسناد را در مکان مورد نظر مانند Drive، CRM یا ERP آپلود کند و داده ها را به راحتی در زمان واقعی همگام سازی کند.
• یک پایگاه داده قابل جستجو ایجاد کنید - دفعه بعد که می خواهید یک فایل را جستجو کنید، فقط نام آن را تایپ کنید و مکان آن را خواهید دانست.

---

از کدام نرم افزار برای مرتب سازی خودکار فایل ها استفاده کنیم؟

از سیستم‌های مدیریت اسناد می‌توان برای مرتب‌سازی فایل‌های دیجیتالی در خلبان خودکار استفاده کرد. به دنبال ویژگی های زیر در نرم افزار بگردید تا فایل ها را به راحتی سازماندهی کنید:

• یکپارچگی - این یک امر ضروری است زیرا برای آپلود و صادرات یکپارچه اسناد نیاز دارید.
• اتوماسیون کار – گردش کار مبتنی بر قانون به شما امکان می دهد وظایف اسناد خود را بدون نیاز به مداخله خارجی خودکار کنید.
• طبقه بندی اسناد - برای سازماندهی فایل ها، باید اسناد ورودی را در دسته های مختلف مرتب کنید. طبقه‌بندی‌کننده اسناد به شما کمک می‌کند این کار را انجام دهید.
• OCR - برای پردازش اسناد، باید بدانید که چه چیزی در آن اسناد وجود دارد. OCR داده ها را استخراج می کند و به سیستم کمک می کند تا نوع سند را درک کند.
• ذخیره سازی امن اسناد - در صورتی که می خواهید اسناد را ذخیره کنید، نرم افزار باید فضای ذخیره سازی را فراهم کند.

در حال حاضر، بسیاری از نرم افزارهای مدیریت اسناد در بازار وجود دارد. ما پوشش داده ایم بهترین سیستم های مدیریت اسناد در وبلاگ ما اینجا کلیک نمایید. در اینجا برخی از برترین ها آورده شده است نرم افزار DMS در بازار:

#1. نانو شبکه ها

#2. هادل

#3. Alfresco One

#4. OpenKM

#5. eFileCabinet

در اینجا نحوه مقایسه آنها با یکدیگر آمده است:

---

آیا می خواهید کارهای دستی تکراری را خودکار کنید؟

مبتنی بر جریان کار نانو شبکه ها را بررسی کنید نرم افزار پردازش اسناد. استخراج داده ها، اجرای گردش کار و ذخیره اطلاعات در خلبان خودکار!

---

استفاده از نانو شبکه برای سازماندهی فایل ها

Nanonets یک پلت فرم اتوماسیون گردش کار مبتنی بر هوش مصنوعی با نرم افزار OCR داخلی است. Nanonets کاملاً بدون کد است پلت فرم مدیریت گردش کار استفاده از آن بسیار آسان است، در 1 روز راه اندازی می شود و دارای بیش از 5000 ادغام است.

شما می توانید به طور خودکار فایل های خود را با طبقه بندی اسناد Nanonets سازماندهی کنید اتوماسیون هوشمند. هر نوع سندی باشد، نانوشبکه ها می توانند سند را مرتب، طبقه بندی، پردازش و برای شما ذخیره کنند.

در اینجا یک نمونه نمایشی کوتاه از نحوه استفاده از Nanonets برای خودکارسازی پردازش فاکتور آورده شده است:

[محتوای جاسازی شده]

نانوشبکه ها می توانند وظایف زیر و موارد دیگر را انجام دهند:

آیا مورد استفاده خاصی در ذهن دارید؟

با تیم ما تماس بگیرید یا یک آزمایش رایگان را شروع کنید. اگر به کمک نیاز دارید، تیم ما گردش کار را برای شما تنظیم می کند.

---

چرا نانوشبکه ها را انتخاب کنیم؟

Nanonets چندین قالب برای خودکارسازی دارد فرآیندهای سند، اما شما همچنین می توانید مورد استفاده خود را در کمتر از 15 دقیقه ایجاد کنید.

• به راحتی اسناد را از منابع داده مانند Gmail، درایو، Outlook و موارد دیگر ضبط کنید.
• استخراج داده ها از اسناد با دقت بیش از 95 درصد
• OCR API پیشرفته
• رابط کاربری آسان برای استفاده
• پلت فرم بدون کد
• هر فرآیندی را با گردش کار به صورت خودکار انجام دهید
• ایجاد توابع منطقی پیچیده برای تأیید اسناد
• قالب ها و گزینه های سفارشی سازی آسان
• انتخاب گسترده ای از ادغام
• کنترل دسترسی مبتنی بر نقش
• دنباله حسابرسی سیاهههای مربوط
• قیمت گذاری شفاف - بررسی طرح های قیمت گذاری
• پشتیبانی 24 × 7

---

هر فرآیند فایل مانند آپلود، پردازش، بایگانی یا تأیید را با گردش کار بدون کد نانونت ها به صورت خودکار انجام دهید.

شروع یک آزمایش رایگان یا با تیم ما تماس بگیرید، در صورتی که یک مورد استفاده در ذهن دارید!

---

سازماندهی فایل های دیجیتال چه مزایایی دارد؟

چرا باید منابع را در سازماندهی فایل های دیجیتال هدر دهید؟ این ها چند پاسخ برای چرا هستند:

• بهره وری بیشتر: وقتی فایل‌ها سازماندهی شده و به راحتی پیدا می‌شوند، در زمان صرفه‌جویی می‌شود که در غیر این صورت صرف جستجوی آنها می‌شد. کارمندان زمان زیادی را صرف یافتن و بازیابی فایل‌ها می‌کنند که در صورت داشتن پایگاه داده قابل جستجو می‌توانند حذف شوند.
• تصمیم گیری بهتر: با دسترسی آسان به اسناد، می توانید در هر زمان و در هر مکانی به اطلاعات دسترسی داشته باشید و تصمیم گیری بهتر را دشوار می کند.
• بهبود امنیت داده ها: ساختار فایل سازمان‌یافته به کاربران اجازه می‌دهد تا از اسناد مهم تجاری در برابر حذف تصادفی یا دسترسی غیرمجاز نسخه پشتیبان، ذخیره و محافظت کنند.
• صرفه جویی در هزینه: خودکارسازی فرآیند سازماندهی فایل ها می تواند در زمان، هزینه و منابع صرفه جویی کند.
• انطباق بهتر: سازماندهی صحیح پرونده ها می تواند به اطمینان از انطباق با الزامات قانونی و مقرراتی کمک کند.

---

بهترین روش ها برای مدیریت فایل های دیجیتال چیست؟

اکنون بخش مهمی می آید. چگونه مطمئن شویم که از شیوه های مدیریت فایل مناسب پیروی می کنید؟

در اینجا نکاتی وجود دارد که باید هنگام سازماندهی فایل های خود به خاطر داشته باشید:

• یک ساختار پوشه واضح ایجاد کنید: فایل های خود را در پوشه های منطقی با یک سلسله مراتب واضح و قراردادهای نامگذاری سازماندهی کنید.
• اجرای یک قرارداد نامگذاری: از یک قرارداد نام‌گذاری ثابت برای همه فایل‌های خود استفاده کنید، که آنها را به راحتی قابل جستجو و شناسایی می‌کند. از کلمات اختصاری یا فرم‌های کوتاهی که برای افراد دیگر ناشناخته هستند استفاده نکنید.
• از برچسب ها و کلمات کلیدی استفاده کنید: از برچسب ها و کلمات کلیدی مناسب استفاده کنید تا فایل های خود را راحت تر پیدا کنید.
• استفاده از فضای ذخیره سازی ابری: از فضای ذخیره سازی ابری برای اطمینان از دسترسی از راه دور از هر نقطه استفاده کنید.
• فایل های خود را همگام سازی کنید: از همگام‌سازی هم‌زمان برای فایل‌های خود اطمینان حاصل کنید، تا همه نسخه‌های به‌روز فایل‌ها را در همه جا ببینند. شما می توانید از ابزارهایی مانند Nanonets برای همگام سازی فایل های خود در چندین پایگاه داده استفاده کنید.
• از فایل های خود بک آپ بگیرید: همیشه یک کپی از فایل های خود را نگه دارید، در صورتی که همه چیز خراب شود!
• از فشرده سازی فایل استفاده کنید: برای صرفه جویی در فضا، فایل های بزرگ را فشرده کنید و اشتراک گذاری و آپلود آنها را آسان تر کنید.
• از نرم افزار مدیریت اسناد استفاده کنید: از یک نرم افزار مدیریت اسناد برای خودکارسازی فرآیندهای اسناد، افزایش دسترسی و امنیت اسناد استفاده کنید.

مدیریت فایل خود را امروز افزایش دهید

سازماندهی فایل را بدون سوختگی بزرگ با نانونت ها بهبود بخشید. ببینید نانوشبکه‌ها چگونه می‌توانند مدیریت اسناد شما را بهینه کنند و در عین حال 80 درصد در هزینه‌ها و 90 درصد در زمان صرفه‌جویی کنند.

یک آزمایش رایگان شروع کنید or با کارشناسان اتوماسیون ما تماس بگیرید ببینید که چگونه نانو شبکه ها می توانند به شما در مورد استفاده شما کمک کنند.

---

ادامه مطلب:

• محتوای مبتنی بر SEO و توزیع روابط عمومی. امروز تقویت شوید.
• پلاتوبلاک چین. Web3 Metaverse Intelligence. دانش تقویت شده دسترسی به اینجا.
• منبع: https://nanonets.com/blog/how-to-organize-files/