تصور کنید کشف کنید که یک نظارت ساده در مدیریت هزینه های کسب و کار منجر به صرف ثروت اندکی شده است که ناخواسته صرف هزینه های قابل اجتناب می شود.
این فقط یک سناریوی فرضی نیست. این یک واقعیت برای سازمانهایی است که اهمیت استراتژیک یک سیاست هزینهای با دقت طراحی شده را نادیده میگیرند.
در این بخش، ما یک الگوی خط مشی هزینه ارائه می دهیم که به عنوان مرجعی برای ایجاد خط مشی هزینه خود برای تجارت شما طراحی شده است.
این چارچوب هم برای توانمندسازی کارکنان و هم برای حفظ سلامت مالی سازمان طراحی شده است.
ما در اصل یک خط مشی هزینه سفر خواهیم کرد، یک الگوی همه کاره را پرده برداری می کنیم، و راهنمایی هایی در مورد کاربرد عملی و اتوماسیون آن ارائه می دهیم.
خلاصه: سیاست هزینه
خط مشی هزینه مجموعه قوانینی است که کارمندان را دیکته می کند
- چگونه می توانند پول شرکت را برای هزینه ها خرج کنند.
- چگونه می توانند هزینه ها را جبران کنند.
- در موارد عدم انطباق چه اتفاقی می افتد.
اهداف اصلی یک سیاست هزینه دوگانه است.
اولاً، این سیاست نقش مهمی در مدیریت امور مالی شرکت ایفا میکند و اطمینان حاصل میکند که کارمندان میدانند زمانی که هزینههایی را از طرف سازمان متحمل میشوند، چه انتظاری میرود.
ثانیاً به شرکت کمک می کند تا با قوانین و مقررات مالی مطابقت داشته باشد و از مسائل قانونی و جریمه اجتناب کند. این هدف دوگانه، سیاست هزینه را به ابزاری حیاتی هم برای کارکنان و هم برای سلامت مالی شرکت تبدیل میکند.
اجرای یک سیاست هزینه روشن چندین مزیت کلیدی به همراه دارد:
- جلوگیری از تقلب: با تعیین دستورالعمل های دقیق در مورد هزینه ها، احتمال ادعاهای غیر صادقانه را کاهش می دهد.
- انصاف را تضمین می کند: همه می دانند چه چیزی مجاز است و چه چیزی غیرمجاز است و ادعای هزینه ها را ساده تر و منصفانه تر می کند.
- کنترل بودجه: به کنترل هزینه ها کمک می کند و اطمینان حاصل می کند که هزینه ها با محدودیت های بودجه ای شرکت مطابقت دارند.
الگوی سیاست هزینه
ایجاد یک سند سیاست هزینه موثر برای حفظ کنترل مالی، اطمینان از انطباق، و ارائه شفافیت به کارکنان شما ضروری است.
در اینجا سند الگوی خط مشی هزینه است تا شما را در ایجاد خط مشی هزینه خود راهنمایی کند:
فرمت ورد:
همچنین می توانید یک کپی از الگو را به عنوان سند Google ذخیره کنید:
الگوی سیاست هزینه (پیش نمایش)
[نام شرکت] سند سیاست هزینه
[نام شرکت]
[تاریخ]
شماره نسخه
این سند ممکن است تغییر کند و ممکن است به طور دوره ای به روز شود تا نیازهای در حال تحول [نام شرکت] و کارکنان آن را منعکس کند.
این سند خط مشی هزینه برای راهنمایی کارکنان [نام شرکت] در تصمیم گیری آگاهانه و مسئولانه در مورد متحمل شدن و گزارش هزینه های مربوط به کار طراحی شده است. هدف ما این است که اطمینان حاصل کنیم که تمام هزینهها ضروری، معقول و همسو با اهداف و ارزشهای شرکت ما هستند. با پایبندی به این خط مشی، شفافیت، پاسخگویی و کارایی را در شیوه های مالی خود تقویت می کنیم.
مخارج
برای تسهیل رسیدگی دقیق و منسجم به هزینهها، بسیار مهم است که به وضوح تعریف کنیم که چه چیزی یک هزینه قابل بازپرداخت را در [نام شرکت] تشکیل میدهد. در زیر دسته بندی هزینه هایی که قابل جبران در نظر گرفته می شوند به همراه مثال هایی برای هر دسته برای رفع هرگونه ابهام آورده شده است:
- مسافرت رفتن: هزینه های مربوط به سفرهای کاری از جمله بلیط هواپیما، حمل و نقل زمینی و اسکان. به عنوان مثال، یک بلیط پرواز برگشت برای یک کنفرانس تجاری یا یک بلیط قطار برای یک جلسه مشتری.
- محل اقامت: هزینه هایی که در طول سفر کاری برای اقامت در هتل یا سایر ترتیبات اقامتی انجام می شود. یک مثال می تواند دو شب اقامت در هتل برای یک سمینار تجاری باشد.
- وعده های غذایی: هزینه های معقول برای وعده های غذایی در طول سفر کاری یا جلسات مشتری. این شامل صبحانه، ناهار، و شام است، به عنوان مثال یک جلسه شام با یک مشتری بالقوه است.
- سرگرمی مشتری: مخارج برای پذیرایی از مشتریان، مانند هزینه های غذا یا بلیط رویداد، به شرطی که مستقیماً با توسعه یا حفظ تجارت مرتبط باشد. به عنوان مثال میزبانی از مشتری در یک رویداد ورزشی برای بحث در مورد فرصت های تجاری آینده است.
- لوازم اداری: هزینه اقلام ضروری برای عملیات روزانه دفتر از جمله لوازم التحریر، مواد چاپ و تجهیزات اداری کوچک. به عنوان مثال، خرید خودکار، کاغذ، و کارتریج جوهر برای استفاده در دفتر.
- پیشرفته: هزینه های مربوط به فناوری که از بهره وری کار پشتیبانی می کند، از جمله اشتراک نرم افزار، و خرید سخت افزار اضطراری. یک مثال می تواند اشتراک یک ابزار مدیریت پروژه یا خرید یک صفحه کلید جدید به دلیل یک نقص غیرمنتظره باشد.
غیر هزینه
به همان اندازه مهم است که هزینه هایی را که [نام شرکت] بازپرداخت نمی کند، مشخص کنید. این موارد شامل، اما محدود به موارد زیر نیست:
- هزینه های شخصی غیر مرتبط با فعالیت های تجاری.
- جریمه یا جریمه، مانند تخلفات رانندگی یا جریمه دیرکرد.
- مخارج بیش از حد از پیش تعیین شده برای دسته های خاص بدون تایید قبلی.
محدودیت های هزینه ای
ما برای هر دسته از هزینههای قابل بازپرداخت محدودیتهای مخارج روشنی را تعیین کردهایم. این محدودیتها برای راهنمایی کارکنان در اتخاذ تصمیمات عاقلانه درباره هزینهها که با ملاحظات بودجه و اهداف مالی شرکت هماهنگ است، طراحی شدهاند. علاوه بر این، معافیتهای خاص بخش برای رسیدگی به نیازهای منحصر به فرد و الگوهای مخارج مناطق مختلف در شرکت گنجانده شده است.
محدودیت های عمومی هزینه
در زیر جدولی ارائه شده است که حداکثر محدودیتهای مجاز هزینه برای هر دسته از هزینهها را مشخص میکند تا اطمینان حاصل شود که همه هزینهها هم ضروری و هم معقول هستند:
دسته هزینه | حداکثر حد | یادداشت |
---|---|---|
سفر (بلای هواپیما) | $500 | کلاس اکونومی برای پروازهای داخلی |
مسافرت (اسکان) | 150 دلار در هر شب | نرخ اتاق استاندارد |
وعده های غذایی | 25 دلار در هر وعده غذایی | مشروبات الکلی را شامل نمی شود |
سرگرمی مشتری | $100 | به ازای هر فرد، برای استثناء نیاز به تأیید قبلی دارد |
لوازم اداری | 50 دلار در هر سفارش | فقط اقلام ضروری |
پیشرفته | $300 | برای موارد بالاتر از این حد نیاز به تایید قبلی است |
محدودیت های مخارج اختصاصی بخش
برای پاسخگویی به نیازهای تخصصی بخشهای مختلف در [نام شرکت]، ما همچنین محدودیتهای هزینههای خاص بخش را به شرح زیر تعیین میکنیم:
- بخش فروش:
- سرگرمی مشتری: افزایش سقف به 150 دلار به ازای هر نفر برای تطبیق با جلسات بالقوه مشتریان با ارزش بالا.
- سفر: انعطاف بیشتر در بلیط هواپیما تا 700 دلار برای سفرهای بین المللی با تایید قبلی.
- بخش فناوری اطلاعات:
- فناوری: افزایش سقف به 500 دلار برای پشتیبانی از خرید نرم افزار یا سخت افزار تخصصی ضروری برای عملیات بخش.
هر گونه هزینه ای که پیش بینی می شود از این محدودیت ها فراتر رود باید برای پیش تصویب ارائه شود تا از همسویی با محدودیت های بودجه و اهداف عملیاتی اطمینان حاصل شود.
رویه های تایید
کارایی و مسئولیت پذیری فرآیند مدیریت هزینه [نام شرکت] بسیار مهم است. برای اطمینان از این امر، رویههای دقیق و الزامات اسنادی زیر ایجاد میشوند که کارکنان را در فرآیند تأیید هزینه و بازپرداخت راهنمایی میکند.
مسافرت و اسکان
- تایید قبل از سفر:
- کارمندانی که برای سفر کاری برنامه ریزی می کنند باید برنامه سفر و بودجه تخمینی را برای تایید از طریق پورتال آنلاین تعیین شده ما ارسال کنند.
- این ارسال باید حداقل دو هفته قبل از تاریخ عزیمت برنامه ریزی شده انجام شود تا زمان کافی برای بررسی و تایید باشد.
- مستندات پس از سفر:
- پس از بازگشت، کارکنان موظفند تمام رسیدهای مربوط به هزینه های سفر و اقامت را ظرف یک هفته تحویل دهند.
- این شامل پروازها، هتلها و سایر هزینههای مربوط به سفر میشود که باید در پلتفرم مدیریت هزینههای دیجیتال ما آپلود شوند.
هزینه های تجاری
- برای هزینههای متحمل شده در طول جلسات مشتری، خرید لوازم اداری، یا سایر نیازهای مرتبط با کسبوکار، کارمندان باید رسید و شرح مختصری از هدف کسبوکار ارائه دهند.
- این ارسال ها باید از طریق ابزار گزارش هزینه ما ظرف سه روز پس از هزینه انجام شده انجام شود.
هزینه های کلان
- مخارج بزرگ به عنوان هر هزینه منفرد بیش از 2500 دلار یا مجموعه ای از هزینه های مرتبط که مجموعاً از 2500 دلار در یک ماه فراتر می رود تعریف می شود.
- یک پیشنهاد دقیق، شامل منطق، مزایای مورد انتظار و هزینه کل، باید قبل از انجام هزینه به مدیریت سطح بالاتر ارائه شود و توسط آن تأیید شود.
اسناد و رسیدها
برای تسهیل پردازش هزینه کارآمد، مدارک زیر لازم است هنگام درخواست بازپرداخت از طریق پورتال ارائه شود:
- رسید برای تمام هزینه ها، نشان دهنده اثبات پرداخت.
- شرح مختصری از هدف تجاری هر هزینه، افزایش شفافیت و توجیه.
- برای هزینه های مربوط به سفر، برنامه های سفر کامل و اثبات هزینه برای تکمیل ارسال ضروری است.
جدول زمانی
- گزارش هزینه های مربوط به سفر باید ظرف یک هفته پس از سفر ارسال شود.
- گزارش سایر هزینه های تجاری ظرف سه روز پس از وقوع هزینه ارائه می شود.
- تایید یا بازخورد در مورد هزینه های ارسالی ظرف سه روز کاری ارائه می شود و بازپرداخت سریع و شفافیت را برای کارکنان تضمین می کند.
ارسال و پردازش دیجیتال
[نام شرکت] از یک پلتفرم مدیریت هزینه دیجیتال [پیوند] برای ارسال و تأیید هزینه ها استفاده می کند.
این بخش دستورالعمل های گام به گام در مورد نحوه دسترسی و استفاده موثر از پورتال را ارائه می دهد.
- URL ورود: با استفاده از هر مرورگر وب به [Portal Link] بروید. این پیوند همچنین در اینترانت شرکت در بخش "منابع کارکنان" موجود است.
- نام کاربری و رمز عبور: اعتبار ورود شما آدرس ایمیل شرکت و رمز عبوری است که ابتدا توسط بخش فناوری اطلاعات ارائه شده است. اگر برای اولین بار وارد سیستم می شوید، از شما خواسته می شود رمز عبور خود را تغییر دهید.
- احراز هویت دو عاملی (2FA): برای امنیت بیشتر، پورتال نیاز به احراز هویت دو مرحله ای دارد. کدی از طریق پیامک یا ایمیل دریافت خواهید کرد که باید آن را در صفحه ورود وارد کنید.
پس از ورود به سیستم، بخش های اصلی زیر را خواهید دید:
- داشبورد: هزینه های ارسالی اخیر خود و وضعیت آنها (در انتظار، تایید یا رد شده) را مشاهده کنید.
- ارسال هزینه جدید: یک ادعای هزینه جدید، از جمله بارگذاری رسیدها و افزودن جزئیات هزینه را وارد کنید.
- گزارش ها: گزارش هزینه های ارسالی خود را در دوره های زمانی انتخاب شده ایجاد کنید.
- تنظیمات: اطلاعات شخصی خود را به روز کنید، رمز عبور خود را تغییر دهید و تنظیمات 2FA خود را پیکربندی کنید.
برای ارسال هزینه جدید:
- به "ارسال هزینه جدید" بروید: روی این گزینه از داشبورد کلیک کنید.
- جزئیات هزینه: فرم هزینه را با جزئیاتی مانند تاریخ، دسته بندی (مثلاً سفر، وعده های غذایی)، مبلغ و شرح مختصری پر کنید.
- رسیدها را بارگذاری کنید: با کلیک بر روی دکمه "آپلود" کپی های دیجیتالی رسید خود را پیوست کنید. پورتال فایل های JPG، PNG و PDF را می پذیرد.
- برای تایید ارسال کنید: ورودی خود را از نظر دقت بررسی کنید، سپس روی "ارسال" کلیک کنید. شما یک ایمیل تایید ارسال خود را دریافت خواهید کرد.
برای بررسی وضعیت و گزارشات،
- برای بررسی وضعیت هزینه های ارسالی خود، به "داشبورد" مراجعه کنید. هر ورودی وضعیت فعلی خود را نشان می دهد.
- برای گزارش های دقیق در مورد هزینه های خود، به بخش "گزارش ها" بروید و معیارهای گزارش را بر اساس محدوده تاریخ، دسته بندی یا وضعیت سفارشی کنید.
اگر در مورد استفاده از پورتال با مشکلی مواجه شدید یا سوالی دارید:
- سوالات متداول و راهنمای کاربر: سوالات متداول و راهنمای کاربر جامع موجود در بخش "راهنما" پورتال را بررسی کنید.
- با میز راهنمایی فناوری اطلاعات تماس بگیرید: برای پشتیبانی فنی، از جمله مشکلات ورود به سیستم یا مشکلات بارگذاری اسناد، با میز راهنمایی فناوری اطلاعات به آدرس ithelp@[companyname].com یا (123) 456-7892 تماس بگیرید.
ملاحظات خاص
در شرایطی که پایبندی به خطمشی چالشهایی را ایجاد میکند، کارکنان تشویق میشوند تا در ارتباط فعالانه با سرپرست مستقیم خود یا تیم مالی شرکت کنند. این رویکرد به دنبال راهنمایی یا بحث در مورد استثناهای بالقوه است تا اطمینان حاصل شود که نیازهای عملیاتی بدون به خطر انداختن یکپارچگی خط مشی برآورده می شوند.
بهترین شیوه ها، منابع و مشارکت ها
برای حمایت از کارکنان [نام شرکت] در مدیریت مؤثر هزینهها و بهکارگیری پساندازهای بالقوه از طریق مشارکتهای استراتژیک، این بخش منابع ارزشمند، بهترین شیوهها و جزئیات مشارکتهای سودمند را ارائه میدهد.
بهترین روش ها و نکات
- پیشاپیش رزرو کنید: برنامه ریزی و رزرو سفر و اقامت در اسرع وقت می تواند هزینه ها را به میزان قابل توجهی کاهش دهد. سعی کنید اینها را حداقل سه هفته قبل رزرو کنید.
- از فروشندگان ترجیحی استفاده کنید: در صورت امکان، از فروشندگان ترجیحی برای سفر، اقامت، لوازم اداری و فناوری استفاده کنید. این فروشندگان از نظر ارزش و کیفیت خدمات بررسی شده اند.
- رسیدهای دیجیتال: کپی دیجیتال تمام رسیدها را نگه دارید. اکثر فروشندگان رسیدهای الکترونیکی را ارائه می دهند که مدیریت و ارسال آنها با گزارش هزینه شما آسان تر است.
- به موقع بودن گزارش هزینه: برای اطمینان از پردازش و بازپرداخت سریع، گزارش های هزینه را به سرعت ارسال کنید. ارسال با تاخیر می تواند منجر به تاخیر در بازپرداخت و پیچیده شدن ردیابی بودجه شود.
منابع
- پلتفرم مدیریت هزینه دیجیتال: [نام شرکت] یک پلت فرم آنلاین برای ردیابی و ارسال هزینه ها ارائه می دهد که از طریق اینترانت شرکت قابل دسترسی است. جلسات آموزشی استفاده از این پلتفرم به صورت فصلی برگزار می شود.
- کانال Slack وزارت دارایی: برای سوالات یا توضیحات در مورد سیاست های هزینه، کارمندان می توانند با کانال Slack بخش مالی تماس بگیرند که در ساعات اداری در #expense-queries موجود است.
همکاری های استراتژیک
[نام شرکت] با چندین فروشنده خارجی شراکت ایجاد کرده است تا به کارکنان تخفیف ها و شرایط ویژه ارائه دهد و ارزش و کارایی مخارج مربوط به کسب و کار را افزایش دهد.
- مشارکت در سفر: با TravelCo، کارمندان می توانند از نرخ های تخفیفی برای پروازها و رزرو هتل استفاده کنند. هنگام رزرو از طریق پلتفرم یا برنامه TravelCo از کد شرکتی [TC123] استفاده کنید. [ارتباط دادن]
- لوازم فناوری: TechSolutions قیمت های ویژه ای را در مورد لوازم جانبی و نرم افزار رایانه به کارمندان [Company Name] ارائه می دهد. از طریق پیوند ارائه شده در اینترانت ما و با استفاده از حساب شرکت به این موضوع دسترسی داشته باشید. [ارتباط دادن]
- تخفیف لوازم اداری: OfficeMax با ما برای ارائه تخفیف بر روی لوازم اداری همکاری کرده است. سفارشات را می توان مستقیماً از طریق سیستم تدارکات ما با اعمال تخفیف به صورت خودکار انجام داد. [ارتباط دادن]
برای استفاده از این مشارکت ها، کارمندان باید به کدها و لینک های خاص ارائه شده در اینترانت شرکت مراجعه کنند. برای اولین بار دسترسی یا در صورت مواجهه با مشکلات، تیم تدارکات برای کمک و اطمینان از اینکه کارمندان می توانند از این پیشنهادات استفاده کامل کنند، در دسترس است.
خط مشی عدم انطباق
اطمینان از پایبندی به خط مشی هزینه [نام شرکت] برای حفظ یکپارچگی مالی و مسئولیت پذیری در سازمان بسیار مهم است. این بخش پیامدهای عدم رعایت خط مشی هزینه و فرآیند بررسی و اعتراض به موارد عدم انطباق را بیان می کند.
عدم انطباق با خط مشی هزینه بسته به ماهیت و فراوانی تخلفات می تواند منجر به طیف وسیعی از اقدامات شود:
- اولین تخلف: کارکنانی که برای اولین بار خط مشی هزینه را رعایت نکنند، اخطار کتبی دریافت خواهند کرد و ممکن است ملزم به شرکت در جلسه آموزشی در مورد رعایت سیاست هزینه باشند.
- تخلفات مکرر: تداوم عدم انطباق منجر به اقدامات شدیدتر، از جمله رد بازپرداخت هزینه های ناسازگار، بررسی رسمی با رئیس بخش، و اقدامات انضباطی احتمالی تا و از جمله فسخ خواهد شد.
- تخلفات جدی: ادعای هزینه های متقلبانه یا عمدی گمراه کننده مشمول برخورد انضباطی فوری خواهد بود که ممکن است شامل خاتمه کار و مراحل قانونی باشد.
روند بررسی و اعتراض به شرح زیر است:
- بازنگری اولیه: اگر گزارش هزینه یک کارمند به دلیل عدم تطابق علامت گذاری شود، کارمند اخطاری با جزئیات موضوع خاص دریافت می کند. کارمند این فرصت را خواهد داشت که اسناد یا توضیحات اضافی را برای حل مشکل ارائه دهد.
- استیناف رسمی: در صورتی که کارمند با تصمیم اتخاذ شده پس از بررسی اولیه مخالف باشد، حق دارد به طور رسمی نسبت به تصمیم اعتراض کند. درخواست تجدیدنظر باید ظرف 10 روز کاری پس از تصمیم اولیه به صورت کتبی به اداره دارایی ارسال شود.
- کمیته بررسی استیناف: یک کمیته بررسی استیناف، متشکل از نمایندگانی از امور مالی، منابع انسانی و بخش کارمند، درخواست تجدیدنظر را بررسی خواهد کرد. این کمیته تمام اسناد و مدارک ارائه شده و استدلال ها را برای تصمیم گیری نهایی بررسی می کند.
- تصمیم نهایی: تصمیم کمیته قطعی است و ظرف مدت 10 روز کاری پس از ارسال درخواست تجدیدنظر به اطلاع کارمند خواهد رسید. این تصمیم هر گونه اقدامی را که باید انجام شود مشخص می کند یا حل و فصل موضوع را تأیید می کند.
خطمشی عدم انطباق [نام شرکت] برای ارتقای درک و پایبندی به خطمشی هزینهها و در عین حال ارائه یک فرآیند منصفانه برای رسیدگی و حل مسائل طراحی شده است. این رویکرد تضمین می کند که کارکنان از اهمیت رعایت و عواقب عدم پایبندی به دستورالعمل های تعیین شده آگاه هستند و در نتیجه سلامت مالی و استانداردهای اخلاقی سازمان را حفظ می کنند.
مخاطبین و پشتیبانی
برای اطمینان از دسترسی همه کارکنان [نام شرکت] به راهنمایی و پشتیبانی در مورد خط مشی هزینه، این بخش اطلاعات تماس دقیقی را برای افراد و بخشهایی که مسئول نظارت و کمک به درخواستها و فرآیندهای مربوط به هزینه هستند ارائه میکند.
- سوالات و توضیحات مربوط به سیاست هزینه: برای سوالات مربوط به دستورالعمل های خط مشی هزینه، هزینه های مجاز، یا فرآیندهای بازپرداخت.
- تماس: جین دو، مدیر سیاست هزینه
- ایمیل: jane.doe@[companyname].com
- تلفن: (123) 456 7890
- آموزش و انطباق: برای پرس و جو در مورد جلسات آموزشی خط مشی هزینه، مسائل مربوط به انطباق، یا گزارش نگرانی های مربوط به بازپرداخت هزینه ها.
- تماس: جان اسمیت، افسر انطباق منابع انسانی
- ایمیل: john.smith@[companyname].com
- تلفن: (123) 456 7891
- کمک پلتفرم مدیریت هزینه دیجیتال: برای پشتیبانی فنی با پلت فرم ارسال هزینه آنلاین، از جمله مشکلات ورود به سیستم، خطاهای ارسال یا نحوه بارگذاری اسناد.
- تماس: IT Help Desk
- ایمیل: ithelp@[companyname].com
- تلفن: (123) 456 7892
- مشارکت فروشنده و تخفیف: برای کمک به دسترسی به تخفیف های فروشنده ترجیحی، سفارش از طریق حساب های شرکت، یا پرس و جو در مورد فروشندگان تایید شده.
- تماس: لیزا گرین، متخصص تدارکات
- ایمیل: lisa.green@[companyname].com
- تلفن: (123) 456 7893
- سوالات عمومی: برای هر سؤال یا کمک دیگری که به طور خاص در بالا ذکر نشده است، کارمندان می توانند با خط پشتیبانی عمومی یا ایمیل تماس بگیرند، جایی که سؤالات به بخش یا فرد مربوطه ارسال می شود.
- ایمیل پشتیبانی عمومی: support@[companyname].com
- تلفن پشتیبانی عمومی: (123) 456-7894
این سند سیاست هزینه، که برای [نام شرکت] طراحی شده است، به عنوان یک راهنمای جامع برای مدیریت هزینههای مربوط به کار به شیوهای عمل میکند که با ارزشهای یکپارچگی، مسئولیتپذیری و مسئولیت مالی سازمان ما همسو باشد.
ما همه کارمندان را تشویق می کنیم که با این خط مشی آشنا شوند، از منابع و تماس های ارائه شده استفاده کنند و متعهد به رعایت بالاترین استانداردهای مباشرت مالی باشند.
بررسیها و بهروزرسانیهای منظم این خطمشی برای منعکسکننده تغییرات در محیط کسبوکار، الزامات نظارتی، یا نیازهای شرکت ما ارسال میشود.
اگر سؤالی دارید یا نیاز به توضیح بیشتر دارید، لطفاً در تماس با مخاطبین مربوطه که در بخش قبلی فهرست شده است، دریغ نکنید.
درک، همکاری و تعامل فعال شما با این خط مشی برای حفظ شهرت و موفقیت [نام شرکت] بسیار ارزشمند است.
از تعهد شما به حفظ این استانداردها و کمک به فرهنگ برتری و صداقت شرکت ما سپاسگزاریم.
انتهای سند
چگونه می توان الگوی سیاست هزینه را برای کسب و کار خود پیاده سازی کرد؟
هنگامی که خط مشی هزینه خود را مطابق با نیازهای تجاری خود تنظیم کردید، گام بعدی پیاده سازی آن در عملیات روزانه کسب و کار است.
اکنون چگونگی مدیریت کارآمد هزینهها را با یک گردش کار دستی ساده، از جمله مراحل از اشتراکگذاری خطمشی تا بهروزرسانی رویهها، بررسی میکنیم.
در ادامه، ما همچنین نگاهی خواهیم داشت به اینکه چگونه نرم افزار مدیریت هزینه مانند Nanonets می تواند فرآیند را از طریق مدیریت خودکار هزینه ها، ارائه ویژگی هایی مانند ارسال آنلاین، اسکن رسید و تأیید مستقیم، ساده تر کند.
گردش کار دستی: مراحل ساده و عملی
- خط مشی را به اشتراک بگذارید: خط مشی هزینه را برای همه ایمیل کنید و آن را در اینترانت شرکت ارسال کنید. مطمئن شوید که استخدامهای جدید نیز آن را دریافت میکنند.
- همه را آموزش دهید: جلساتی را برای توضیح خط مشی برگزار کنید. شامل یک جلسه ویژه برای مدیران در مورد نحوه نظارت بر هزینه های تیم خود.
- هزینه های ارسال: کارمندان هر زمان که هزینه کسب و کار خود را متحمل شوند، فرم هزینه استاندارد را پر می کنند. آنها باید شامل این باشند که این هزینه برای چه بوده است، چقدر هزینه داشته است، و تاریخ وقوع آن.
- طبقه بندی هزینه ها: پس از وارد کردن جزئیات، مسئول امور مالی هر هزینه را به دسته هایی مانند سفر یا وعده های غذایی طبقه بندی می کند. این به سازماندهی همه چیز کمک می کند و گزارش دهی را آسان تر می کند.
- ضمیمه رسیدها: کارکنان باید رسید همراه با فرم های خود را ارائه دهند. اگر رسیدها کاغذی هستند، باید یک عکس واضح بگیرند یا یک اسکن انجام دهند.
- وارد کردن داده ها: شخصی در امور مالی جزئیات را از رسیدهای پیوست شده در سیستم ردیابی هزینه شرکت وارد می کند. این اطمینان حاصل می کند که تمام هزینه ها دقیق و در یک مکان ثبت شده است.
- بررسی و تایید: هزینهها معمولاً ابتدا توسط مدیر کارمند و سپس بخش مالی از طریق یک فرآیند بررسی میشوند تا مطمئن شوند که از سیاست پیروی میکنند.
- صدور بازپرداخت: پس از تایید، بخش مالی ترتیبی می دهد که هزینه در لیست حقوق و دستمزد بعدی یا طبق برنامه بازپرداخت شرکت بازپرداخت شود.
- بررسی و حسابرسی: تیم مالی به صورت دورهای گزارشهای هزینهها را در مقابل خطمشی بررسی میکند تا هرگونه مشکل یا تقلب را پیدا کند.
- به روز رسانی و بازخورد: بازخورد کارمندان را در مورد فرآیند هزینه جمع آوری کنید و سیاست یا رویه ها را در صورت نیاز به روز کنید تا کارها به خوبی پیش برود.
گردش کار خودکار با نرم افزار مدیریت هزینه
یک نرم افزار مدیریت هزینه خودکار مانند Nanonets سیاست هزینه را در یک گردش کار ساده پیاده سازی می کند.
بیایید ببینیم چگونه
- شروع کنید: ثبت نام کنید app.nanonets.com.
- برپایی: خط مشی هزینه خود را در حساب NanoNets خود پیکربندی کنید. بررسی های اعتبارسنجی و مسیریابی تایید را اضافه کنید.
- ارسال آنلاین: کارمندان هزینه های خود را به سادگی با آپلود یک نسخه اسکن شده یا دیجیتالی از رسید خود فوراً در NanoNets ثبت می کنند!
- استخراج داده ها: NanoNets به طور خودکار دادهها را از رسیدهای ارسالی مانند تاریخ، مقدار و تاجر استخراج میکند، بنابراین نیازی به وارد کردن دستی دادهها را از بین میبرد و مطمئن میشود که دادههای هزینه شما همیشه دقیق هستند.
- مرتب سازی خودکار: سپس NanoNets هر هزینه را بر اساس چارچوب خطمشی و طبقهبندی شما، مانند سفر یا وعدههای غذایی، در دستهبندی مناسب دستهبندی میکند.
- بررسی خط مشی: همانطور که طبقه بندی می کند، NanoNets هر هزینه را بر اساس قوانین خط مشی شما بررسی می کند. به طور خودکار هر موردی را که برای بررسی مناسب نیست علامت گذاری می کند.
- تایید مستقیم: این سیستم بر اساس قوانینی که شما تنظیم کرده اید، مانند مقدار هزینه یا بخش، هر هزینه را برای تأیید به مدیر مناسب هدایت می کند. این امر روند تایید را سرعت می بخشد.
- بازپرداخت سریع: پس از تأیید، هزینه ها به طور خودکار برای بازپرداخت ردیف می شوند. NanoNets میتواند به نرمافزار حسابداری شما پیوند دهد تا این کار را بدون مراحل اضافی انجام دهد.
- بینش و گزارش: NanoNets گزارشها و تجزیه و تحلیلهایی را در مورد الگوهای مخارج و رعایت سیاستها ارائه میکند و به شما تصویر واضحی از کجا میرود.
برای مطالعه بیشتر، در اینجا لیستی از بهترین نرم افزارهای مدیریت هزینه در بازار وجود دارد که به شما کمک می کند سیاست هزینه خود را به راحتی اجرا کنید.
- محتوای مبتنی بر SEO و توزیع روابط عمومی. امروز تقویت شوید.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. به خودت قدرت بده دسترسی به اینجا.
- PlatoAiStream. هوش وب 3 دانش تقویت شده دسترسی به اینجا.
- PlatoESG. کربن ، CleanTech، انرژی، محیط، خورشیدی، مدیریت پسماند دسترسی به اینجا.
- PlatoHealth. هوش بیوتکنولوژی و آزمایشات بالینی. دسترسی به اینجا.
- منبع: https://nanonets.com/blog/sample-employee-business-expense-policy-template/
- : دارد
- :است
- :نه
- :جایی که
- $UP
- 1
- 10
- 2000
- 2024
- 2F به
- 32
- ٪۱۰۰
- a
- درباره ما
- بالاتر
- قبول می کند
- دسترسی
- در دسترس
- دسترسی
- لوازم
- تطبیق
- محل اقامت
- مطابق
- حساب
- مسئوليت
- حسابداری (Accounting)
- حساب ها
- دقت
- دقیق
- عمل
- اقدامات
- فعالیت ها
- اضافه کردن
- اضافه
- اضافه کردن
- اضافی
- علاوه بر این
- نشانی
- خطاب به
- پایبند بودن
- تبعیت
- چسبیدن
- پیشرفت
- مزیت - فایده - سود - منفعت
- پس از
- در برابر
- هدف
- تراز
- هم راستا
- هم ترازی
- تراز می کند
- معرفی
- اجازه دادن
- مجاز
- در امتداد
- همچنین
- همیشه
- ابهام
- مقدار
- an
- علم تجزیه و تحلیل
- و
- پیش بینی
- هر
- نرم افزار
- استیناف
- کاربرد
- اعمال می شود
- روش
- مناسب
- تصویب
- تائیدیه
- تصویب
- تایید کرد
- هستند
- مناطق
- استدلال
- AS
- همکاری
- کمک
- کمک کردن
- At
- ضمیمه کردن
- مراجعه كردن
- حسابرسی
- تصدیق
- خودکار
- بطور خودکار
- اتوماسیون
- فایده
- در دسترس
- اجتناب از
- مطلع
- دور
- مستقر
- BE
- بوده
- قبل از
- از طرف
- بودن
- در زیر
- مفید
- مزایای
- بهترین
- بهترین شیوه
- کتاب
- رزرو
- رزرو
- هر دو
- صبحانه
- به ارمغان می آورد
- مرورگر
- بودجه
- کسب و کار
- توسعه تجاری
- اما
- دکمه
- by
- CAN
- موارد
- کشتی
- دسته
- دسته بندی
- چالش ها
- شانس
- تغییر دادن
- تبادل
- کانال
- بررسی
- بررسی
- چک
- را انتخاب کنید
- ادعا
- ادعای
- وضوح
- کلاس
- واضح
- به وضوح
- کلیک
- مشتری
- مشتریان
- رمز
- کد
- جمع آوری
- مجموعا
- COM
- مرتکب شدن
- تعهد
- کمیسیون
- ارتباط
- ارتباط
- شرکت
- شرکت
- کامل
- انطباق
- مطابق
- جامع
- مصالحه
- کامپیوتر
- نگرانی ها
- کنفرانس
- تکرار
- تایید
- عواقب
- در نظر بگیرید
- ملاحظات
- در نظر گرفته
- استوار
- شامل
- محدودیت ها
- مشاوره
- تماس
- اطلاعات تماس
- زمینه
- ادامه داد:
- کمک
- کنترل
- همکاری
- کپی کنید
- شرکت
- هزینه
- هزینه
- میتوانست
- ساختن
- مجوزها و اعتبارات
- ضوابط
- بسیار سخت
- فرهنگ
- جاری
- سفارشی
- روزانه
- داشبورد
- داده ها
- ثبت داده ها
- تاریخ
- روز
- تصمیم
- تصمیم گیری
- تعريف كردن
- مشخص
- به تاخیر افتاده
- تاخیر
- نشان دادن
- بخش
- گروه ها
- عزیمت، خروج
- بستگی دارد
- شرح
- تعیین شده
- طراحی
- میز
- دقیق
- جزئیات
- جزئیات
- پروژه
- دیکته می کند
- مختلف
- مشکلات
- دیجیتال
- شام
- مستقیم
- جهت دار
- مستقیما
- انضباطی
- با تخفیف
- تخفیف
- كشف كردن
- کشف
- بحث و تبادل نظر
- متقلب
- do
- سند
- مستندات
- اسناد و مدارک
- داری
- داخلی
- دان
- انجام شده
- دوتایی
- دو
- در طی
- e
- هر
- در اوایل
- سهولت
- آسان تر
- موثر
- به طور موثر
- بهره وری
- موثر
- موثر
- از بین بردن
- از بین بردن
- پست الکترونیک
- اورژانس
- کارمند
- کارکنان
- استخدام
- توانمندسازی
- رویارویی
- روبرو شدن
- تشویق
- تشویق
- تعامل
- نامزدی
- افزایش
- اطمینان حاصل شود
- تضمین می کند
- حصول اطمینان از
- وارد
- وارد شدن
- وارد می شود
- سرگرم کننده
- سرگرمی
- ورود
- محیط
- به همان اندازه
- تجهیزات
- خطاهای
- ماهیت
- ضروری است
- ایجاد
- تاسیس
- برآورد
- اخلاقی
- واقعه
- هر کس
- در حال تحول
- مثال
- مثال ها
- تجاوز
- بیش از
- برتری
- انتظار می رود
- مخارج
- توضیح دهید
- اکتشاف
- خارجی
- اضافی
- استخراج
- تسهیل کردن
- FAIL
- عدم
- منصفانه
- عدالت
- آشنا کردن
- امکانات
- باز خورد
- هزینه
- فایل ها
- پر کردن
- نهایی
- سرمایه گذاری
- امور مالی
- مالی
- پیدا کردن
- جریمه
- نام خانوادگی
- بار اول
- مالی
- مناسب
- پرچم گذاری شده
- پرچم ها
- انعطاف پذیری
- پرواز
- پرواز
- به دنبال
- پیروی
- به دنبال آن است
- برای
- فرم
- رسمی
- رسما
- قالب
- اشکال
- ثروت
- پرورش دادن
- چارچوب
- تقلب
- جعلی
- فرکانس
- از جانب
- کامل
- بیشتر
- آینده
- سوالات عمومی
- تولید می کنند
- دریافت کنید
- دادن
- Go
- اهداف
- رفتن
- گوگل
- سبز
- زمین
- راهنمایی
- راهنمایی
- دستورالعمل ها
- راهنمایی
- اداره
- رخ دادن
- اتفاق افتاده است
- اتفاق می افتد
- سخت افزار
- آیا
- سر
- سلامتی
- کمک
- کمک می کند
- اینجا کلیک نمایید
- بالاترین
- استخدام
- نگه داشتن
- میزبانی وب
- هتل
- هتل ها
- ساعت ها
- چگونه
- چگونه
- hr
- HTTPS
- if
- فوری
- انجام
- پیاده سازی می کند
- اهمیت
- مهم
- in
- شامل
- مشمول
- شامل
- از جمله
- افزایش
- وارد آمده
- فرد
- افراد
- اطلاعات
- اطلاع
- اول
- در ابتدا
- سوالات
- نمونه
- دستورالعمل
- تمامیت
- مورد نظر
- از قصد
- بین المللی
- به
- فوق العاده گرانبها
- نیست
- موضوع
- مسائل
- IT
- اقلام
- ITS
- جین
- جان
- سفر
- JPEG
- JPG
- تنها
- نگاه داشتن
- کلید
- دانستن
- می داند
- دیر
- قوانین
- قوانین و مقررات
- رهبری
- یاد گرفتن
- کمترین
- رهبری
- قانونی
- مسائل حقوقی
- روند قانونی
- قدرت نفوذ
- پسندیدن
- محدود
- محدود شده
- محدودیت
- لاین
- روکش شده
- ارتباط دادن
- لینک ها
- فهرست
- ذکر شده
- ll
- ورود به سیستم
- سیستم وارد
- ورود به سیستم
- ورود
- نگاه کنيد
- ناهار
- ساخته
- اصلی
- حفظ
- ساخت
- باعث می شود
- ساخت
- مدیریت
- مدیریت
- مدیر
- مدیران
- مدیریت
- روش
- کتابچه راهنمای
- بازار
- مصالح
- بیشترین
- ممکن است..
- وعده های غذایی
- نشست
- جلسات
- بازرگان
- با
- با دقت
- گمراه کننده
- پول
- ماه
- بیش
- اکثر
- بسیار
- باید
- نام
- طبیعت
- هدایت
- لازم
- نیاز
- ضروری
- نیازهای
- جدید
- بعد
- اخطار
- اکنون
- اهداف
- رخ می دهد
- وقوع
- of
- ارائه
- ارائه
- پیشنهادات
- دفتر
- on
- یک بار
- ONE
- آنلاین
- قابل استفاده
- عملیات
- فرصت ها
- فرصت
- گزینه
- or
- سفارشات
- کدام سازمان ها
- سازمان های
- سازمان یافته
- دیگر
- ما
- شرکت ما
- خارج
- طرح کلی
- نمای کلی
- طرح کلی
- روی
- نظارت
- نظارت
- نظارت
- خود
- مقاله
- برترین
- مشارکت کرد
- مشارکت
- کلمه عبور
- الگوهای
- پرداخت
- حقوق و دستمزد
- مجازات
- انتظار
- برای
- دوره ها
- شخص
- شخصی
- تلفن
- تصویر
- قطعه
- محل
- برنامه ریزی
- برنامه ریزی
- سکو
- افلاطون
- هوش داده افلاطون
- PlatoData
- نقش
- لطفا
- سیاست
- سیاست
- پورتال
- ممکن
- پست
- پتانسیل
- عملی
- شیوه های
- مرجح
- هدیه
- پیش نمایش
- قبلی
- قیمت گذاری
- چاپ
- قبلا
- بلادرنگ
- مشکلات
- روش
- اقدامات
- روند
- فرآیندهای
- در حال پردازش
- خرید
- بهره وری
- پروژه
- مدیریت پروژه
- ترویج
- بی درنگ
- اثبات
- طرح پیشنهادی
- ارائه
- ارائه
- فراهم می کند
- ارائه
- کشد
- خرید
- خرید
- خرید
- هدف
- کیفیت
- سه ماهه
- نمایش ها
- سوالات
- محدوده
- نرخ
- منطق
- رسیدن به
- مطالعه
- واقعیت
- معقول
- رسید
- گرفتن
- اخیر
- ثبت
- كاهش دادن
- را کاهش می دهد
- مراجعه
- مرجع
- بازتاب
- با توجه
- مقررات
- تنظیم کننده
- رد شد..
- مربوط
- گزارش
- گزارش
- گزارش ها
- نمایندگان
- شهرت
- درخواست
- نیاز
- ضروری
- مورد نیاز
- نیاز
- وضوح
- تصمیم
- رفع
- منابع
- مسئوليت
- مسئوليت
- نتیجه
- نگهداری
- برگشت
- این فایل نقد می نویسید:
- بازبینی
- بررسی
- راست
- نقش
- اتاق
- مسیرها
- مسیریابی
- قوانین
- در حال اجرا
- s
- حفاظت
- نمونه
- ذخیره
- پس انداز
- اسکن
- پویش
- سناریو
- برنامه
- پرده
- بخش
- بخش
- تیم امنیت لاتاری
- دیدن
- به دنبال
- انتخاب شد
- سمینار
- سلسله
- خدمت
- خدمت
- سرویس
- جلسه
- جلسات
- تنظیم
- محیط
- تنظیمات
- چند
- شدید
- اشتراک
- باید
- نشان
- امضاء
- به طور قابل توجهی
- ساده
- ساده شده
- ساده کردن
- به سادگی
- تنها
- شرایط
- شل
- کوچک
- زرگر
- به نرمی
- SMS
- نرم افزار
- مزایا
- کسی
- ویژه
- تخصصی
- خاص
- به طور خاص
- سرعت
- خرج کردن
- هزینه
- صرف
- ورزشی
- استاندارد
- استانداردهای
- آغاز شده
- ساکن
- وضعیت
- ماندن
- گام
- مراحل
- سپاه پاسداران
- ساده
- استراتژیک
- همکاری های استراتژیک
- ساده
- سخت
- موضوع
- ارسال
- مطالب ارسالی
- ارسال
- ارسال
- ارسال
- اشتراک، ابونمان
- اشتراک
- موفقیت
- چنین
- کافی
- تدارکات
- پشتیبانی
- پشتیبانی از
- مطمئن
- SWIFT
- سیستم
- جدول
- گرفتن
- صورت گرفته
- تیم
- فنی
- پیشرفته
- قالب
- قوانین و مقررات
- که
- La
- جهان
- شان
- خودشان
- سپس
- در نتیجه
- اینها
- آنها
- اشیاء
- این
- سه
- از طریق
- بدین ترتیب
- بلیط
- بلیط
- زمان
- جدول زمانی
- به
- هم
- ابزار
- جمع
- پیگردی
- ترافیک
- قطار
- آموزش
- شفافیت
- حمل و نقل
- سفر
- سفر
- دو
- زیر
- درک
- غیر منتظره
- منحصر به فرد
- پرده برداری
- بروزرسانی
- به روز شده
- به روز رسانی
- به روز رسانی
- حمایت
- آپلود شده
- آپلود
- us
- استفاده کنید
- کاربر
- با استفاده از
- معمولا
- استفاده کنید
- استفاده می کند
- اعتبار سنجی
- ارزشمند
- ارزش
- ارزشها
- Ve
- فروشنده
- فروشندگان
- همه کاره
- بررسی شده
- از طريق
- چشم انداز
- نقض
- بازدید
- حیاتی
- هشدار
- بود
- we
- وب
- مرورگر وب
- هفته
- هفته
- چی
- چه زمانی
- هر زمان که
- که
- در حین
- WHO
- اراده
- با
- در داخل
- بدون
- مهاجرت کاری
- گردش کار
- کارگر
- جهان
- خواهد بود
- نوشته
- کتبی
- شما
- شما
- زفیرنت