چگونه گردش کار تایید فاکتور AP خود را خودکار کنیم؟

فرآیند تأیید AP گردش کار برای دریافت مجوز برای پرداخت فاکتورهای فروشنده (با شرایط پرداخت اعتبار) است که قبل از پرداخت در حساب های پرداختنی گنجانده شده است. خودکار کردن فرآیند تأیید حساب های پرداختنی در شرکت شما ضروری است زیرا باعث صرفه جویی قابل توجه در زمان، کاهش هزینه ها، بهبود مدیریت جریان نقدی و تقویت می شود. کنترل های داخلی، و رضایت تامین کننده را بهبود می بخشد. 

مزایای ساده‌سازی گردش کار تأیید فاکتور AP

کسب و کار شما با اجرای یک سیستم تأیید صحت الکترونیکی کارآمد برای مجوز دادن به پرداخت فاکتور در حساب های پرداختنی به جای استفاده از فرآیند تأیید دستی حساب های پرداختنی، صرفه جویی در زمان و هزینه را تجربه خواهد کرد و از مشکلات و ناامیدی ها جلوگیری خواهد کرد. 

صرفه جویی در زمان و هزینه از کارآمد کردن گردش کار تایید فاکتور AP

هنگامی که شرکت شما گردش کار تأیید فاکتور AP را ساده می کند، از هزینه های اضافی، اتلاف زمان و ناامیدی فرآیند تأیید فاکتور دستی AP جلوگیری می کند:

• مراحل اضافی و وقت گیر در گردش کار تأیید فاکتور AP
• گلوگاه
• اسناد کاغذی مفقود و مفقود شده
• پیگیری های مکرر با تایید کنندگان
• پاسخ دادن به بسیاری از تماس‌ها و ایمیل‌های دریافتی فروشنده درباره وضعیت پرداخت زمانی که فاکتورها به موقع برای پرداخت تأیید نمی‌شوند

ساده‌سازی گردش کار تأیید فاکتور AP با درک فرآیند تأیید دستی ناکارآمد که در حال حاضر وجود دارد در مقایسه با بهره‌وری نرم‌افزار از اتوماسیون AP، با مراحل خودکار، قوانین، مسیریابی و سایر کارایی‌های داخلی آن آغاز می‌شود. برخلاف فرآیند تأیید حساب‌های پرداختنی دستی برای فاکتورهای فروشنده، نرم‌افزار اتوماسیون AP تأییدیه AP الکترونیکی کارآمدی را ارائه می‌کند.

گردش کار ناکارآمد در فرآیند تأیید حساب های پرداختنی دستی

در فرآیند تأیید پرداخت دستی، کارکنان حساب‌های پرداختنی شما ممکن است اسناد کاغذی شامل صورت‌حساب‌های منطبق، سفارش‌های خرید، و اسناد دریافتی را به هر تأییدکننده صورت‌حساب قابل اجرا ارسال کنند. با این حال، این اسناد فرآیند تأیید فاکتور AP از یک منبع نمی آیند یا به طور همزمان ایجاد نمی شوند. 

گردش کار تأیید فاکتور دستی AP ممکن است به معنای استفاده از پوشه‌های فایل موقت در کابینت فایل برای جمع‌آوری اسناد کاغذی در مجموعه‌ای باشد که در فاکتور منگنه شده و به صورت دستی برای تطبیق آیتم‌های خط بررسی می‌شود. (اسناد ابتدا به صورت دستی تأیید شده و توسط بخش حساب های پرداختنی، برای حسابداری کدگذاری شده و در حسابداری یا سیستم ERP کلید می شود تا قبل از ارسال فاکتورها به تأیید کنندگان در فرآیند تأیید AP، آنها را ثبت کند.) 

اگر این سیستم قدیمی مبتنی بر کاغذ شرکت شما برای فرآیند تأیید فاکتور AP است، هزینه‌های تجاری اضافی برای ذخیره‌سازی انبار و بایگانی سوابق کاغذی خواهید داشت. زمانی که زمان حسابرسی مالیات بر درآمد در سال‌های بعد است، برای یافتن صورت‌حساب مورد نظرتان در جعبه‌های سوابق ذخیره شده، زمان اضافه کنید. و امیدوارم فاکتور مورد نیاز تا آن زمان گم نشده باشد. (اگر شرکت شما از سرویس اسکن برای اسکن فاکتورهای کاغذی برای بایگانی دیجیتال استفاده می کند، به جای آن، آن نوع هزینه را اضافه کنید.)

مشکلات فرآیند تأیید فاکتور دستی فروشنده 

فرآیند تأیید صورت‌حساب فروشنده دستی برای حساب‌های پرداختنی دارای مشکلات ذاتی است که حل آنها به زمان و هزینه نیاز دارد:

1. تایید کننده این فاکتور خاص کیست؟ آیا در فرآیند تأیید پرداخت برای فاکتورهای بالاتر از مقدار مشخص، تأییدیه اضافی از طرف شخص مجاز دوم مورد نیاز است؟
2. آیا این تأیید کننده به صورت فیزیکی در دفتر برای تأیید فاکتورهای پشتیبانی شده توسط سایر اسناد کاغذی موجود است؟
3. آیا تأییدکننده فوراً فاکتورها را تأیید می کند یا کارکنان AP وقت خود را برای ارسال دستی یادآوری به عنوان بخشی از فرآیند تأیید فاکتور تلف می کنند؟
4. آیا فاکتورهای کاغذی و اسناد منطبق در طی این فرآیند تأیید AP گم می شوند؟
5. بخش حساب های پرداختنی باید در صورت عدم وجود فاکتورها با فروشنده تماس بگیرد. این مشکل پردازش فاکتور از جمله فرآیند تایید فاکتور AP را به تاخیر می اندازد.
6. آیا زمانی که پرداخت‌هایش به دلیل تأخیر در فرآیند تأیید فاکتور به تأخیر می‌افتد، آیا فروشنده به ارسال به موقع محصولات به کسب‌وکار شما ادامه می‌دهد؟
7. آیا شرکت شما متحمل هزینه های گران تاخیر پرداخت از سوی فروشنده خواهد شد یا از دریافت تخفیف های پرداخت زودهنگام ارائه شده توسط فروشنده در شرایط پرداخت فاکتور 2/10 خالص 30 خود محروم می شود؟

نحوه خودکارسازی فرآیند تأیید حساب های پرداختنی

با نرم‌افزار اتوماسیون AP، از جمله ضبط خودکار صورت‌حساب دیجیتال و پردازش صورت‌حساب با تأیید AP الکترونیکی، کسب‌وکار شما گردش کار تأیید فاکتور AP خود را ساده می‌کند و با اجتناب از مشکلات سیستم تأیید فاکتور دستی کند و مستعد خطا، در زمان و هزینه صرفه‌جویی می‌کند. 

برای درک نحوه خودکارسازی فرآیند تأیید حساب‌های پرداختنی، نحوه استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون AP را برای ساده‌سازی تأیید AP شرکت خود در نظر بگیرید. بدهی های تجاری. سپس یک نگاه اجمالی به کل گردش کار حساب های پرداختنی در Flow (توسط Nanonets)، یک نرم افزار اتوماسیون AP، تجربه کنید. 

استفاده از نرم افزار AP Automation برای ساده سازی تاییدیه های AP

نرم افزار اتوماسیون AP شامل فرآیندهایی برای تأیید AP است. با Nanonet's Flow، یک محصول نرم‌افزار اتوماسیون AP، کسب‌وکار شما می‌تواند کارایی کسب کند و حداقل هشت ساعت در هفته در AP خود صرفه‌جویی کند. روند تایید، با استفاده از هوش مصنوعی (هوش مصنوعی) و اتوماسیون فرآیند رباتیک فناوری (RPA) کسب‌وکار شما نیازی به تهیه مداوم ایمیل‌های بعدی یا استفاده از کارکنان پرداختنی برای برقراری ارتباط با تأییدکنندگان در طول فرآیند تأیید حساب‌های پرداختنی نخواهد داشت. 

برای تأیید AP، Flow به شما امکان می‌دهد تأییدکنندگان خاصی را برای صورت‌حساب‌های قابل پرداخت حساب‌ها اضافه کنید یا از تأییدیه‌های خودکار مبتنی بر قوانین مبتنی بر هوش مصنوعی استفاده کنید. نرم‌افزار هزینه‌ها و پرداخت‌های خودکار برای انجام تأییدیه‌های شرکت در گردش کار تأیید فاکتور AP کاملاً قابل تنظیم است. خط‌مشی شرکت با این قوانین خودکار برای مسیریابی تأیید AP به تأییدکنندگان مجاز و اعلان‌های تأییدکننده داخلی در سیستم تعبیه شده است. 

نانو شبکه، یک سیستم مبتنی بر ابر با دیجیتال فاکتور ضبط، تأیید AP الکترونیکی را با استفاده از ایمیل، Slack یا نرم افزار آنلاین فعال می کند. برای فرآیند تأیید پرداخت، تأییدکنندگان می‌توانند به سرعت صورت‌حساب‌های فروشنده و هزینه‌های رسید کارمندان را از هر کجا تأیید کنند. 

مروری بر گردش کار حساب های پرداختنی در یک نرم افزار اتوماسیون AP

جریان نرم افزار اتوماسیون AP توسط Nanonets به کسب و کار شما اجازه می دهد فرآیندهای گردش کار حساب های پرداختنی خود را ساده کرده و کارایی را بهبود بخشد. نرم افزار Flow از منوی داشبورد برای موارد زیر استفاده می کند:

• فاکتورها
• رسید
• فروشندگان
• تیم
• آیین نامه ها
• یکپارچگی
• تجزیه و تحلیل ترافیک

نرم افزار اتوماسیون جریان مورد استفاده برای مدیریت حساب های پرداختنی خواهد شد: 

1. دریافت خودکار، خواندن الکترونیکی، و گرفتن داده های صورتحساب توسط آیتم خط با هوش مصنوعی
2. به سرعت فاکتورها را برای پرداخت به موقع پردازش کنید
3. ایجاد و استفاده از قوانین خودکار برای فعال کردن فرآیند تأیید پرداخت الکترونیکی برای صورت‌حساب‌ها، افزودن تأییدکننده، و مسیریابی خودکار به تأییدکنندگان تعیین‌شده برای تکمیل تأییدیه‌های فاکتور. 
4. فاکتورهای تایید شده و کدگذاری شده را با نرم افزار حسابداری خود همگام سازی کنید
5. به شما امکان می دهد فاکتور فروشنده تایید شده را بپردازید (با استفاده از یک شریک پرداخت یکپارچه)

برای وارد کردن فاکتورها به سیستم اتوماسیون Flow AP، فروشندگان می توانند به طور خودکار آنها را از طریق ایمیل یا درایوهای مشترک وارد کنند یا فاکتورها را مستقیماً از طریق Add an Invoice در Flow بارگذاری کنند. Flow با استفاده از فاکتورها را می خواند اتوماسیون هوش مصنوعی تکنولوژی و داده های فاکتور را بر اساس آیتم خطی برای مدیریت فاکتور فروشنده، بررسی، تایید، ضبط و پرداخت. 

پردازش فاکتور برای حساب های پرداختنی شامل مراحل زیر است:

• صورت حساب 
• تایید فاکتور
• تطبیق 3 طرفه فاکتورها با سفارش خرید و دریافت اسناد
• تایید پرداخت فاکتور در فرآیند تایید حساب های پرداختنی
• پرداخت فاکتور. 

در نظر بگیرید پردازش فاکتور به عنوان مجموعه ای از مراحل گردش کار برای کل فرآیند فاکتور به پرداخت در حساب های پرداختنی. پردازش صورت‌حساب، کنترل‌های داخلی را برای شناسایی و پرچم‌گذاری استثناهای خطا افزایش می‌دهد و جداسازی وظایف پردازش فاکتور و تأیید فاکتور را اعمال می‌کند. در این مقاله، ما بر مرحله تایید AP پردازش فاکتور تمرکز می کنیم.  

نتیجه

با نرم‌افزار اتوماسیون AP، از جمله ضبط خودکار صورت‌حساب دیجیتال و پردازش صورت‌حساب با تأیید AP الکترونیکی، کسب‌وکار شما گردش کار تأیید فاکتور AP خود را ساده می‌کند و با اجتناب از مشکلات سیستم تأیید فاکتور دستی کند و مستعد خطا، در زمان و هزینه صرفه‌جویی می‌کند. برای شروع بهبود گردش کار تأیید AP شرکت خود، یک تور محصول را انتخاب کنید یا یک نسخه نمایشی از راه حل اتوماسیون AP را مشاهده کنید. جریان توسط نانو شبکه ها 

• محتوای مبتنی بر SEO و توزیع روابط عمومی. امروز تقویت شوید.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. به خودت قدرت بده دسترسی به اینجا.
• PlatoAiStream. هوش وب 3 دانش تقویت شده دسترسی به اینجا.
• PlatoESG. کربن ، CleanTech، انرژی، محیط، خورشیدی، مدیریت پسماند دسترسی به اینجا.
• PlatoHealth. هوش بیوتکنولوژی و آزمایشات بالینی. دسترسی به اینجا.
• منبع: https://nanonets.com/blog/ap-approval-process/