نحوه ایجاد یک مورد تجاری از پایین به بالا و ارزش محور برای خودکارسازی منبع خود برای پرداخت فرآیندهایی که تأیید می شود. قسمت 4.
My last article covered the import steps of identifying the right technology and designing a realistic transformation roadmap. This article will look at the process of building your business case from a non financial point of view. My next piece will look
at the financials. It is imporant to remember that a business case that is solely focussed on high level financials is probably not going to get signed off and approved. On the other hand, a business case that covers all aspects of your proposed changes and
provides a bottom-up value assessment is far more likely to be. A robust assessment is also likely to help you to drive the tranasformation project through during implementation.
ساختن پرونده کسب و کار شما
By this point in the process, you will know what you want to do, with who, and over what timeframe. The next step in the process is to collate everything you know into a business case document, and then seek approval for investment in the project from your
executive team and / or board members. Interestingly this step is often viewed as being the most stressful part of the whole process. Where do you start? What documentation do you need to prepare? How will it be received? What extra questions will your execs
ask? Do you have a compelling enough story? Will the changes you have proposed be approved?
Despite the focus and importance of a business case document, it is typically the step that gets oversimplified and ends up being numbers focused – rather than being the honest assessment execs are generally looking for. Your business case is not a spreadsheet.
Financials are an important component of the business case, but they are not the only component.
مورد کسب و کار شما باید به سه نکته اساسی توجه داشته باشد تا تأیید شود و به شما کمک کند تا پروژه تحول خود را پیش ببرید:
- اعتماد - شما پرونده تجاری باید به اندازه کافی قوی باشد تا اطمینان حاصل شود که مدیران شما می دانند که درباره چه چیزی صحبت می کنید
- صداقت - این باید یک ارزیابی صادقانه از پروژه پیشنهادی باشد. تعیین مؤلفه هایی که می توانند پروژه را تسریع یا کند کنند، و تعریف فرضیات مالی و تحویل پروژه که ساخته اید.
- حکومت – it needs to plot a clear path with robust monitoring and evaluation points that will ensure that the project delivers on its promises. Having a robust plan that outlines the key ‘transformation’ metrics that need to be achieved and what
corrective action can be applied.
مورد کسب و کار شما باید شامل عناصر زیر باشد:
ارزیابی مدیریت تغییر
Any business case needs to include a detailed assessment of the impact your project is likely to have on your team. You need to outline the ‘people factors’ that are going to both support the implementation of your project, as well as hinder it. To do that
موارد زیر را در نظر بگیرید:
- فرهنگ و نظام ارزشی فعلی شما
- ظرفیت کسب و کار شما برای تغییر، از جمله اینکه چقدر تغییر در حال انجام یا برنامه ریزی شده است
- سبک های رهبری و توزیع قدرت که در سراسر سازمان وجود دارد
- درک پروژه های تحول و تغییر قبلی
- Your middle management’s attitude toward the proposed changes, as they will be key in driving end user adoption
- حمایت اجرایی مورد نیاز برای ایجاد تغییر در سراسر سازمان
برنامه خود را با اهداف استراتژیک گسترده تر تنظیم کنید
Any business case needs to draw a very clear and obvious line from the proposed project to one or more of your organisation’s strategic goals. Then linking that back to the transformation that your proposed changes will deliver. This is vital to gaining
executive support for the project and getting their approval on any spend. This needs to be more detailed than just ‘X
با هدف Y در مورد تحول دیجیتال همسو می شود زیرا یک پروژه دیجیتالی است. بنابراین، چگونه سطح جزئیات مورد نیاز را نشان می دهید؟
- برنامه های استراتژیک سازمانی و سازمانی خود را مرور کنید. اگر آنها وجود ندارند، با تیم اجرایی ارشد خود ملاقات کنید و از آنها در مورد اولویت های استراتژیک کلیدی خود بپرسید.
- سپس نتایج خاص پروژه خود را که از آن اولویت ها پشتیبانی می کند، شناسایی کنید.
- معیارهای موفقیت خود و جدول زمانی پروژه خود را با برنامه استراتژیک سازمانی و/یا سازمانی گسترده تر تنظیم کنید.
یافته‌های خود را با چند ذینفع کلیدی آزمایش کنید تا مطمئن شوید که منطقی هستند - این همچنین کمک می‌کند تا ایده پروژه شما با آن ذینفع را بشناسید.
با ریسک کنار بیایید
ریسک بخش بسیار مهمی از هر فرآیند تصمیم گیری در مورد پرونده تجاری است، بنابراین شما باید نشان دهید که تکالیف خود را انجام داده اید و خطرات مرتبط با پروژه خود را در سه زمینه کلیدی درک کرده اید:
- ریسک های پروژه - چه خطراتی در تحویل پروژه وجود دارد
- خطرات عدم اقدام - خطرات شرکتی که کسب و کار همچنان با آن مواجه است در حالی که پروژه را انجام نمی دهد چیست؟
- ریسک بازگشت سرمایه - عدم دستیابی به بازده مورد انتظار سرمایه چه خطراتی دارد.
For each of the risks, you need to identify the likelihood, impact, risk rating and mitigation strategy and an owner. Project risks should be derived from your project planning process, these are usually the risks that are highlighted in the business case.
The areas that are usually missed are the inaction risks and the ROI risks.
خطر عدم عمل
The risk of inaction refers to the very real corporate risks that a business faces when they are changing their procurement and accounts payable process. Every business faces these risks, the question is to how high those risks are, based on the systems
and processes you already have in place. There are generally 10 corporate risks across a business’s procurement and accounts payable processes that you need to be aware of:
- فاکتورهای تقلبی - خطر اینکه فاکتوری را بپردازید که نباید پرداخت کنید
- عدم انطباق تامین کننده – this incorporates a whole range of supplier-side non-compliance risks around the types of documentation/processes that you require them to hold. The risk here is that you start working with a supplier that doesn’t have the
required documentation in place or an existing supplier’s documentation lapses. This could include compliance to:- الزامات زیست محیطی، اجتماعی و حاکمیتی (ESG)
- برده داری مدرن
- بیمه
- اعتباربخشی های صنعت
- ارزیابی های صنعت
- فاکتورهای تکراری - خطر این که شما یک فاکتور را دو بار برای یک تامین کننده پرداخت کنید.
- رعایت مالیات - خطر این که به دلیل مشکلات مربوط به داده ها یا فرآیندهای خود، قادر به پیروی از موارد/قوانین مالیاتی مربوطه نباشید.
- مخارج ماوریک - خطر هزینه غیرمجاز شرکت برای کالاها/خدمات.
- تصویب هزینه کنید - این خطر که شما نتوانید تأیید هزینه شرکت برای کالاها/خدمات را مطابق با سیاست ها و رویه های مالی خود نشان دهید.
- ثبت اطلاعات فاکتور نادرست - این خطر که داده‌های فاکتور را به‌طور نادرست دریافت می‌کنید و منجر به مشکلاتی در مورد پرداخت‌های تامین‌کننده می‌شود
- تضاد منافع - خطر این که تصمیمات مربوط به هزینه شرکت بدون ارزیابی واضح از تضاد منافع گرفته شود (مثلاً قراردادی به دوست کارمند یا سایر منافع تجاری اعطا شود).
- Contract lifecycle risk – این ریسک طیف وسیعی از ریسک‌های مرتبط با قرارداد را شامل می‌شود که شامل موارد زیر می‌شود:
- شرایط قرارداد نامطلوب و/یا بالقوه مضر که بدون ارزیابی ریسک مناسب قرارداد توافق شده است
- اسناد قرارداد مفقود است
- تایید قراردادها توسط کارکنان غیرمجاز
- قراردادها ناآگاهانه به پایان می رسد
- آسیب رساندن به روابط تامین کننده - این ریسک به مسائلی مربوط می شود که می تواند در فرآیند خرید شما برای پرداخت ایجاد شود که می تواند به رابطه شما با تامین کنندگان آسیب برساند. این می تواند شامل عواملی مانند:
- پرداخت های فاکتور با تاخیر، تاخیر یا از دست رفتن
- هزینه بالای خدمات به دلیل فرآیندهای پیگیری دستی
- سفارشات از دست رفته یا نادرست به دلیل فرآیندهای سفارش دستی
- اختلال در کسب و کار - این ریسک به این احتمال مربوط می شود که خرید اصلی شما برای پرداخت عملیات تجاری به دلیل خروج کارکنان کلیدی که دانش فرآیند کلیدی و دستی را در اختیار دارند، مختل شود.
ریسک در بازگشت سرمایه
If you have been able to follow the process up to this point, you should have a clear idea of how and when value will be delivered through your proposed project, all of which will be determined by a series of assumptions. The risks on ROI are the risks of
those assumptions not being met.
For example, if you’ve calculated that lowering your invoice processing costs will be driven by supplier adoption of more automated invoicing channels, what happens if the adoption is slower than expected? What mitigation strategies can you put in place
to ensure that the assumptions are close to reality?
من توصیه می کنم تمام زمینه های مزایای مورد انتظار را مرور کنید:
- مزایای فرآیند صورتحساب
- مزایای پردازش PO
- مزایای مربوط به تدارکات
- مزایای مربوط به مردم
- مزایای مرتبط با کارایی
و سپس انجام یک ارزیابی ریسک بر اساس آن مناطق برای شناسایی احتمال، تأثیر و استراتژی کاهش.
In our experience, articulating non-financial aspects of a business case go a long way to build trust, demonstrate your expertise and prime your Executive for the financial side of the business case. In my next piece, I will look at adding these key financials
to your business case.
