Kuinka järjestää laskut? – 3 tapaa seurata laskuja helposti

Laskut ovat väistämätön osa elämää. Olitpa yritys, freelance-työntekijä tai palkansaaja, sinulla on varmasti laskuja. Laskujen ylikuormituksen vuoksi menetät ja unohdat osan.

Tehokas laskujen hallinta alkaa paremmalla organisoinnilla, joten et koskaan menetä tärkeää laskua. Mutta kuinka järjestää laskut tehokkaasti? Miten päästä alkuun? Ja mitkä ovat parhaat käytännöt seurata laskuja helposti?

Keskustelemme kolmesta tapaa järjestää laskusi niin, että sinulla on ne aina käden ulottuvilla, kun niitä tarvitset.

---

Miksi laskut pitää järjestää?

Kun yksi henkilö käsittelee vähemmän laskuja, se on helppo hallita. Mutta kun laskut kasvavat, virheitä tapahtuu väistämättä. Tässä on muutamia syitä, miksi sinun kannattaa ottaa laskujen hallinta vakavasti:

Eräpäivien ja summien seurannan menettäminen: Useiden laskujen, niiden päivämäärien ja summien seuraaminen on työlästä tehtävää. Ja jos et saa maksuja, saatat joutua maksamaan ylimääräisen summan.

Vahingot luottopisteet: Oikea-aikaiset laskujen maksut liittyvät luottotietoihisi. Tässä oleva lommo voi maksaa sinulle paljon.

Maksukirjanpito: Yrityksen kannalta on erittäin tärkeää ylläpitää taloudellisia tietoja maksuista, laskuista, laskuista ja muusta, jotta se pysyy vaatimustenmukaisena. Tarkastuksen aikana sinun on esitettävä oikeat ja luotettavat tiedot. Puuttuvat laskut voivat lähettää väärän signaalin ja johtaa intensiivisiin tarkastuksiin.

Tehoton budjetointi: Laskut antavat käsityksen kulutrendeistä ja auttavat sinua pitämään silmällä budjettiasi ja menojasi. Laskujen hallinnan epäonnistuminen voi johtaa budjetin menettämiseen.  

Näiden lisäksi laskujen järjestäminen voi auttaa sinua torjumaan identiteettivarkauksia, hallitsemaan taloustietoja ja varmistamaan laskun oikea-aikaisen maksun.

---

3 tapaa järjestää laskut kuin ammattilainen!

Tässä blogissa käsitellään näitä kolmea tapaa järjestää laskut. Nämä menetelmät on sijoitettu kasvavaan tarkkuuden, tehokkuuden ja luotettavuuden mukaiseen järjestykseen.

• Järjestä laskut manuaalisesti
• Laskujen digitalisointi ja lajittelu työpöydällä
• Laskujen organisoinnin automatisointi automatisoiduilla työnkuluilla

---

Järjestä laskut manuaalisesti

Manuaalinen laskujen järjestäminen edellyttää paperikansioiden ja -kaappien käyttöä kulujen luokittelussa. Voit esimerkiksi luoda kansion, jonka otsikko on "Entertainment Expenses", johon voit tallentaa kaikki viihteeseen liittyvät laskut, kuten päivälliset, ryhmämatkat ja paljon muuta.

Voit järjestää laskut manuaalisesti noudattamalla näitä ohjeita:

• Lajittele laskusi eräpäivän mukaan ja luokittele saapuvat laskut kulutusluokan mukaan.
• Luo laskujen arkistointijärjestelmä. Käytä kansioita tai kaappeja kaikentyyppisille luokille.
• Voit seurata maksuja ja eräpäiviä käyttämällä paperi- tai excel-laskentataulukkoa ja kirjoittamalla muistiin laskun summa, eräpäivä, maksun tila ja luokka.
• Aseta muistutukset mobiililaitteellesi, jotta et unohda laskujen maksuja.
• Suorita maksut niiden erääntyessä ja päivitä kunkin laskun maksutila.
• Tallenna maksetut laskut erilliseen tiedostoon tai arkistoon, jotta aktiivinen laskujen seurantataulukko pysyy hallittavissa.
• Toista tämä kuukausittainen prosessi pitääksesi laskusi järjestyksessä ja hallinnassa.

Plussat:

• Se on yksinkertainen menetelmä.
• Kuka tahansa voi ylläpitää laskuja yhdessä paikassa noudattamalla näitä ohjeita.

Miinukset:

• Vaatii paljon manuaalista työtä.
• Kulutustrendien tunnistaminen on haastavaa.
• Kuitit voivat kadota tai vaurioitua helposti.

---

Laskujen digitalisointi ja lajittelu digitaalisesti

Laskujen digitalisointi voi auttaa vähentämään laskujen vahingoittumisen tai menettämisen riskiä. Järjestä laskut digitaalisesti noudattamalla näitä ohjeita:

• Ensimmäinen askel on digitoida laskut. Voit ottaa kuvia laskuistasi puhelimellasi.
• Voit myös käyttää laskun skannerisovellus poimimaan tietoja laskusta ja digitoimaan laskut tehokkaasti.
• Lataa skannatut kuvat työpöydällesi.
• Luo kansioita kulutusluokan perusteella ja lataa laskut määritettyihin kansioihin.
• Käytä tiedostojen nimeämiskäytäntöä tunnistaaksesi nopeasti jokaisen laskun, kuten laskun tyypin ja päivämäärän.
• Järjestä digitaaliset laskut alikansioihin luokkien tai eräpäivien perusteella.
• Voit tehdä tämän työpöydälläsi tai verkkojärjestelmässä, kuten Google Drivessa, Sharepointissa tai muissa.
• Käytä nyt laskentataulukkoa tai taloushallinnon työkaluja seurataksesi laskun eräpäiviä, maksun tilaa ja summia.
• Aseta automaattiset muistutukset varmistaaksesi laskujen oikea-aikaisen maksamisen.
• Varmuuskopioi digitaaliset laskusi suojattuun pilvipalveluun suojautuaksesi tietojen katoamiselta.

Plussat:

• Helpompi luokitella ja seurata maksuja ja suorittaa talousanalyysiä.
• Laskujen digitaalinen tallentaminen eliminoi laskujen katoamisen tai vahingoittumisen riskin.

Miinukset:

• Taloustietojen tallentaminen digitaalisesti voi herättää huolta tietoturvasta.
• Sinun on suoritettava koko harjoitus jokaista uutta laskua varten.
• Sinun on luotava useita varmuuskopioita, jotta et menetä tietoja.  

---

Laskujen organisoinnin automatisointi automatisoiduilla työnkuluilla

Automatisoidut työnkulut ovat loistava tapa poistaa manuaalisia tehtäviä laskujen järjestämisessä. Useimmat laskujen organisointitehtävät ovat sääntöpohjaisia, mikä tarkoittaa, että ne voidaan koodata helposti.

Platformit kuten Nanonetit voi auttaa sinua automatisoimaan laskun organisoinnin käyttämällä koodittomia työnkulkuja, asiakirjojen luokittelijatja turvallinen pilvitallennus. Tältä näyttää automatisoitu laskunhallinnan työnkulku Nanonetsissa:

• Saapuva lasku ladataan automaattisesti Nanonetsiin käyttämällä asiakirjan latausvaihtoehtoja.

• Lasku reititetään sitten OCR-malliin, josta poimitaan tarvittavat tiedot, kuten laskun summa, eräpäivä, maksuosoite, maksuehdot ja paljon muuta.

• Nyt seuraavissa vaiheissa tapahtuu useita asioita:

1. Laskutiedot on muotoiltu oikein, jos niissä on virheitä. Esim. päivämäärän muoto, isot kirjaimet tai erikoismerkkien poistaminen.
2. Nimeä lasku uudelleen laskun summan, kulutusluokan ja muiden perusteella.
3. Laskutietojen perusteella lasku luokitellaan oikeisiin kululuokkiin.
4. Virheen sattuessa käynnistetään hyväksyntätyönkulku, joka lähettää laskut sinulle manuaalista tarkistusta varten.
5. Voit myös yhdistää laskun tiedot tiliotteeseesi, jotta vältyt ylimääräisiltä kuluilta.

Plussat:

• Virheetön ja luotettava prosessi
• Luo kirjausketjut automaattisesti.
• Ei riskiä menettää, vahingoittaa tai unohtaa laskun maksettavaksi ajoissa.
• Automaatio säästää paljon aikaa, vaivaa ja rahaa.

Miinukset:

• Sinun on yritettävä kerran määrittää työnkulkuja. [Asiantuntijatiimimme voi auttaa sinua määrittämään työnkulkuja.]

---

Miksi käyttää Nanonetsia laskujen järjestämiseen?

[Upotetun sisällön]

Nanonets on AI-pohjainen OCR-ohjelmisto edistyneellä ei-koodilla työnkulun automaatio ja globaali maksualusta. Nanonetsin avulla voit automatisoida minkä tahansa manuaalisen prosessin sääntöpohjaisilla työnkuluilla.

Nanonetsit OCR-ohjelmisto on yksi markkinoiden parhaista. Se voi poimia tietoja mistä tahansa asiakirjasta; PDF-tiedostot, kuvat, käsinkirjoitetut asiakirjat, Excel, Word jne. yli 95 % tarkkuudella ja 10 kertaa manuaalista menetelmää nopeammin.

Sen lisäksi voit käyttää Nanonetsia tietojen poimimiseen asiakirjoista, luokitella asiakirjoja ja käyttää tietokantaa tarkistaa asiakirjat, suorita tietojen rikastaminen tehtäviä ja viedä tietoja eri muotoihin ja tietokantoihin.

Mahdollisuudet ovat rajattomat.

Tässä on joitain syitä harkita Nanonetsia:

• Lataa asiakirjoja automaattisesti useista lähteistä, kuten Gmailista, Drivesta, SharePointista, työpöydästä ja muista.
• Luokittele saapuvat asiakirjat asiakirjaluokittimella.
• Erinomainen asiakirjojen yhdistäminen helppoa asiakirjan vahvistus.
• Poimi tiedot mistä tahansa asiakirjasta alle 15 minuutissa
• Määritä mukautettuja työnkulkuja tietojen parantamiseksi, hyväksyntäautomaatio, Ja enemmän.
• Turvallinen asiakirjojen säilytys ja asiakirjojen arkistointi.
• Saumaton integraatio tietojen synkronoimiseksi yli 5000 ohjelmiston kanssa.
• Täysin muokattavissa ilman koodia käyttöliittymä.
• Ilmainen maahanmuuttoapu.
• 7 päivän ilmainen kokeilu
• Omistautunut asiakasmenestyspäällikkö.
• Roolipohjainen kulunvalvonta
• 24 × 7 tuki

Tässä on esimakua siitä, mitä Nanonets voi tehdä ja paljon muuta:

Yli 30,000 30 käyttäjää käyttää Nanonetsia yli XNUMX miljoonan asiakirjaprosessin automatisointiin. Nanonets on täydellinen valinta yrityksille, jotka haluavat optimoida asiakirjaprosessinsa vankan, turvallisen ja koodittoman alustan avulla.

Onko sinulla mielessä jokin tietty käyttötapaus? Ota yhteyttä tiimiimme jotta voimme auttaa sinua käyttötapauksessasi.

---

Lue lisää:

• SEO-pohjainen sisällön ja PR-jakelu. Vahvista jo tänään.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Tietoa laajennettu. Pääsy tästä.
• Lähde: https://nanonets.com/blog/how-to-organize-bills/